Découvrez nos 7 méthodes préférées pour rendre vos équipes plus efficaces.
1. Qu'est-ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est une méthode de travail qui vise à améliorer la cohésion d'une équipe afin d'atteindre des objectifs communs. Le travail en commun, la coopération et l'entraide sont les piliers de cette méthode. En quelques mots, il s'agit tout simplement de mieux travailler ensemble.
Pour ce faire, nous nous appuyons sur le partage et la mise en commun des ressources, des outils et des connaissances. Ainsi, chaque collaborateur apporte sa contribution aux équipes de manière équitable.
Selon l'étude Ipsos/OpenMind Kfé, 69% des employés interrogés pensent que le travail collaboratif a un impact positif sur le partage des connaissances. Soixante-cinq pour cent pensent qu'il a un impact positif sur la productivité des équipes, 62 % sur la résolution des problèmes et 60 % sur la motivation des employés.
Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif ne doit pas être confondu avec le travail coopératif.
La première se définit par l'interdépendance des acteurs, les collaborateurs mettant en commun leurs compétences et leurs responsabilités. La seconde, en revanche, est réalisée par la mise en commun de tâches individuelles. Il n'y a pas de notion d'engagement mutuel, mais simplement une coopération pour atteindre un objectif donné.
2. Quels sont les avantages du travail collaboratif ?
Le travail collaboratif présente de nombreux avantages. Parmi ceux-ci (il est impossible de les énumérer tous !), on peut citer :
- Augmenter la productivité et la performance des équipes ;
- Faciliter les échanges entre les salariés et les équipes ;
- Centralisation des outils de travail ;
- Renforcer la motivation et l'implication des salariés ;
- Stimuler l'intelligence collective ;
- La fluidité de la circulation de l'information et les gains de temps.
3. Quelles sont les différentes méthodes pour optimiser le travail collaboratif ?
Méthode 1 - Utiliser SharePoint
Avec SharePoint, vous pouvez stocker vos documents en ligne et les partager avec différentes équipes. Plus besoin de perdre du temps à envoyer successivement de nouvelles versions de PowerPoint : vous pouvez collaborer sur des documents en ligne et en direct, avec les personnes que vous souhaitez.
Enfin, vous pouvez également créer des sites d'équipe SharePoint pour mieux communiquer avec toutes les parties prenantes, ainsi que des sites de communication pour diffuser des informations à grande échelle.
SharePoint vous permet également de créer des intranets collaboratifs grâce à l'extension naturelle Mozzaik365. Vous pourrez créer de belles pages en quelques clics, ajouter de nombreuses fonctionnalités graphiques et fonctionnelles pour offrir à vos collaborateurs une solution à chacun de leurs besoins (communication, collaboration, gestion des connaissances).
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Méthode 2 - Utiliser des outils de gestion de projet
Pour répondre aux besoins liés à l'émergence de nouveaux modes de travail (numérisation, travail à distance, travail hybride, etc.), Microsoft propose de nombreux outils de gestion de projet. Ces outils permettent de répondre à différents types de besoins, en fonction du projet concerné. Ils peuvent être facilement adoptés par les employés, grâce à l'espace de travail collaboratif optimal et efficace qu'ils offrent.
Parmi ces outils de gestion de projet, on peut citer
- Planificateur: cette application permet de créer des tableaux et de faciliter la gestion des tâches de chaque collaborateur. Chaque plan est composé de tâches qui reprennent les éléments à connaître, tels que les délais ;
- Listes: Grâce à des modèles prêts à l'emploi, les collaborateurs peuvent suivre, gérer et personnaliser leurs listes de tâches, quel que soit leur lieu de travail. Ces listes peuvent ensuite être partagées avec d'autres employés ;
- Tâches: cette application vous permet d'intégrer les tâches individuelles et d'équipe en un seul endroit, et ainsi de hiérarchiser les tâches à accomplir ;
- Microsoft Project: ce logiciel vous permet de planifier la gestion de votre projet, notamment en facilitant les échanges entre les membres de l'équipe.
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Méthode 3 - Utiliser des équipes
Teams est une plateforme de communication et de travail collaboratif qui centralise tous les outils et ressources nécessaires pour rendre le travail de vos équipes de projet le plus efficace possible. Elle répond aux différents besoins d'un projet donné, quelle que soit sa complexité. Il est ainsi possible de créer des équipes et des canaux dédiés à un projet spécifique, afin d'en faciliter la réalisation.
Avec Teams, vous avez la possibilité d'organiser vos projets et vos échanges avec vos collègues. Teams vous permet d'éditer des documents, de gérer vos fichiers SharePoint, mais aussi de notifier à vos collègues une tâche ou une information spécifique sans quitter Teams.
Remarque : vous pouvez épingler vos outils de gestion de projet à vos canaux Teams.
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Méthode 4 - Faire de l'annuaire des entreprises un outil stratégique
Dans un premier temps, encouragez les employés à indiquer leurs compétences, leur formation, ainsi que les projets sur lesquels ils ont travaillé et les outils/logiciels/méthodes qu'ils maîtrisent. Cela optimisera le partage des connaissances et simplifiera le flux d'informations entre collègues.
Ensuite, suggérez à vos employés d'utiliser l'annuaire de l'entreprise pour rechercher des experts internes sur un sujet et leur demander de répondre à leurs questions. Cela devrait devenir un automatisme !
Grâce à la fonction trombinoscope (annuaire d'entreprise) de Mozzaik365, vous pouvez rechercher des experts par leur nom, leur département ou leurs compétences, et également mettre en évidence leurs compétences et leurs réalisations. En fin de compte, la prise de contact est beaucoup plus facile.
Méthode 5 - Créer des raccourcis
Les boutons de raccourci vers tous les outils professionnels vous permettent d'accéder aux outils et de passer plus rapidement d'un espace à l'autre sans vous perdre.
Le lanceur d'applications permet de créer des liens rapides vers des applications directement depuis le poste de travail numérique. Il permet de répondre à deux questions :
- La confusion des utilisateurs face à la multitude d'applications ;
- La mise en œuvre par l'entreprise d'applications destinées au public approprié.
Méthode 6 - Rendez vos réunions plus interactives grâce à Whiteboard
Depuis la crise sanitaire, les réunions en ligne se sont popularisées. 60 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête menée par Owl Labs ont déclaré avoir participé à des réunions vidéo plus souvent en 2020 qu'en 2019. Mais le "tout à distance" peut avoir ses limites, notamment en termes de concentration et d'attention des salariés. D'où l'intérêt de mettre en place des fonctionnalités interactives qui permettent de capter l'attention des participants.
Whiteboard est une application de la suite Microsoft 365, qui prend la forme d'un tableau blanc virtuel interactif. Elle vous permet de rendre tous vos échanges plus collaboratifs, même à distance ! Vous pouvez par exemple l'utiliser lors de vos réunions Teams. En captant l'attention des participants à une réunion, Whiteboard les aide à mieux assimiler les informations échangées et à se sentir plus engagés.
Méthode 7 - Renforcer la culture d'entreprise en impliquant la communauté
85 % des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur l'actualité de l'entreprise. Mais il ne faut pas négliger la communication ascendante, qui part des employés et remonte vers la direction. Plus directe, plus transparente, elle a un impact positif sur l'engagement de vos employés et renforce leur sentiment d'appartenance. Nous savons que la culture d'entreprise est très importante pour créer une cohésion d'équipe et unir les employés autour d'objectifs et de valeurs communs.
Vous pouvez donc aider vos équipes à partager leurs idées grâce à l'outil Boîte à idées, mais aussi recueillir leurs opinions et leurs commentaires grâce à la fonction Enquête.
📌 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une culture d'entreprise forte
4. Pour aller plus loin dans la collaboration interne : créer un Dashboard personnel
Tous ces outils de collaboration peuvent envahir l'espace physique et mental des employés s'ils ne sont pas utilisés correctement. Pour prendre un peu de recul, le Personal Dashboard est la solution idéale. Adapté aux besoins de chacun de vos collaborateurs, il offre aux utilisateurs une interface simplifiée à partir de laquelle toutes les ressources de l'entreprise dont ils ont besoin sont accessibles.
Grâce au Dashboard chaque employé peut organiser son travail comme il l'entend, hiérarchiser ses tâches et accéder à ses raccourcis. Résultat : un esprit plus clair et une meilleure productivité.
Conclusion
Comme nous l'avons vu, le travail collaboratif permet de développer l'intelligence collective d'une entreprise et donc d'augmenter ses performances et sa productivité. Et ce qui se passe en interne se répercute en externe, à travers la perception que les clients ont de l'entreprise. Plus impliqués, plus informés, plus motivés, les salariés transforment la structure de l'intérieur.
Pour mettre en place et optimiser ce travail collaboratif, n'hésitez pas à utiliser les méthodes mentionnées dans cet article. De nombreux outils sont aujourd'hui disponibles pour vous aider à adopter une culture collaborative durable dans le temps.
