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Toutes les bonnes résolutions à prendre pour améliorer sa Digital Workplace. Voici une liste non exhaustive, à compléter selon les situations !
1. Alterner communication Top Down et Communication Bottom Up
Situation : La communication Top Down (du haut vers le bas) est une communication descendante, par laquelle la direction communique avec les collaborateurs. A l’inverse, la communication Bottom Up (du bas vers le haut) est une communication ascendante, qui consiste à faire remonter à la direction les informations provenant des salariés. Si l’une peut s’avérer plus pertinente que l’autre dans certains cas, l’idéal reste de mixer les deux.
Solution : Donner la parole à tous, que ce soit en interviewant des collaborateurs dans les actualités publiées sur l’intranet, en demandant du feedback avec des sondages et des boîtes à idées, ou encore en permettant de commenter ou de partager avec Yammer ou le composant "Mur des Réseaux Sociaux". L'objectif : que votre intranet ne consiste pas uniquement en un lieu de communication pour la direction, mais qu’il devienne un lieu de partage.
2. Centraliser la communication, la collaboration et la gestion de la connaissance sur une seule plateforme
Situation : Les outils à disposition des collaborateurs ne sont pas toujours situés au même endroit. De même, ils ne leur permettent pas toujours de travailler en concertation avec leurs pairs. Résultat : une sensation de dispersion, et une performance qui s’en ressent.
Solution : Essayer de proposer des outils qui promeuvent la collaboration et amènent à travailler ensemble, comme le trombinoscope (qui permet à un collaborateur de trouver un expert interne pour l’aider sur une tâche ou une mission), la co-édition de documents, ou encore la mise à disposition de documentation.
💡Pour aller plus loin, découvrez comment créer votre Digital Workplace avec un exemple de cahier des charges.
3. Mettre en place un cercle de contributeurs pour animer l’intranet
Situation : L’intranet peut vite devenir un lieu figé, où les informations se contentent de se croiser. Pour que les collaborateurs s’en emparent, il est important d’en assurer l’animation régulière.
Solution : L’idéal est de faire ce travail à plusieurs, en recrutant des “contributeurs” parmi les salariés. Ceux-ci pourront ainsi produire du contenu ensemble, animer la plateforme et modérer les commentaires. Pensez à définir une ligne éditoriale en amont, pour éviter toute dispersion ou manque de pertinence.
4. Définir une stratégie globale pour sa Digital Workplace
Situation : Un intranet doit être vivant. Faute de stratégie, il arrive que ce lieu manque d’animation, voire se retrouve délaissé par les collaborateurs.
Solution : Choisir des objectifs précis (en termes d’audience, de nombre de partages, de nombre de vues, etc.) et poser des jalons pour les atteindre. Il est également important de mettre en place des KPI afin de mesurer chacun de ces objectifs au fil du temps. Autre mesure à mettre en place : la nomination de personnes garantes du bon fonctionnement de la Digital Workplace, vers lesquelles il sera possible de se tourner en cas de problème.
5. Mettre la Digital Workplace à jour et la faire évoluer
Situation : Pour être attrayante, une Digital Workplace doit être régulièrement actualisée. Elle doit évoluer au fil du temps, notamment en fonction des feedbacks des utilisateurs.
Solution : Confier la responsabilité de l'intranet à une ou plusieurs personnes spécifiques. Autre solution : créer un comité de pilotage qui sera chargé d'analyser et de remanier régulièrement l'intranet. Pour faciliter le travail de ce comité de pilotage, il est important de sonder les utilisateurs sur leurs attentes et leurs suggestions. D'une manière générale, pensez à choisir un outil facile à maintenir et à développer.
6. Faire du Change Management pour créer de l'adoption
Situation : Il ne suffit pas de mettre en place une Digital Workplace pour que celle-ci soit massivement adoptée. Comme pour toute implémentation d’un nouvel outil, les techniques de Change Management doivent être mises à contribution.
Solution : Créer une véritable stratégie de Change Management. Communiquez largement sur le nouvel outil, sur son utilisation et ses bénéfices. Formez également les managers pour qu’ils en fassent la promotion auprès de leurs équipes.
7. Faire la promotion de la Digital Workplace
Situation : Cette mesure s’inscrit dans une stratégie de Change Management. L’objectif est de convaincre les collaborateurs de l’utilité de la Digital Workplace dans leur quotidien, et de les amener à la voir comme un outil essentiel.
Solution : Organiser des démonstrations et/ou des formations auprès des collaborateurs. Avec des exemples concrets à l’appui, ils pourront découvrir les bénéfices de la Digital Workplace. Ne négligez pas les autres moyens de communication : campagnes d’email, affichage, distributions de flyers…
