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Le numérique s’est installé dans toutes les activités des entreprises et dans le quotidien des employés. Mais sauriez-vous dire quels outils ont vraiment digitalisé le travail et permis à la Digital Workplace de voir le jour ? C’est ce que vous allez découvrir dans ce top 9 des outils qui ont propulsé votre entreprise en 2021.
Depuis plus de 15 ans, une transformation digitale s’opère chez les entreprises. Brique par brique, elles réinventent leurs activités pour construire un espace de travail performant, unifié et intégré : la Digital Workplace.
En regroupant les fonctionnalités de plusieurs solutions en un seul endroit, elle décuple les possibilités et facilite la communication interne, la collaboration interne et la gestion de la connaissance. Elle est à la fois un outil de productivité individuelle, mais aussi un catalyseur de la performance collective. Elle est véritablement le socle sur lequel le poste de travail de demain sera conçu.
Mais avant d’imaginer de quoi sera fait le futur, penchons-nous sur les applications qui ont digitalisé les entreprises et permis l'émergence de la Digital Workplace.
1. L’intranet, la base de la Digital Workplace collaboratif
Lorsque les intranets se sont démocratisées, les entreprises se sont mises à créer des contenus digitaux pour informer leurs équipes, cultiver la culture d'entreprise et créer un sentiment d'appartenance. Actualités, articles, vidéos, infographies, l'intranet est devenu le media de la communication interne.
La Digital Workplace s’appuie sur les contenus et les sites qui composent l’intranet et va encore plus loin.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace
Premièrement, chaque contenu peut être audiencé et ainsi être diffusé à la bonne personne au bon moment. Cette rationalisation des communications aère le flux d’information envoyé à chaque employé et leur permet de se concentrer sur ce qui compte pour eux. Deuxièmement, en étant intégré aux autres outils, l’intranet n’est plus un site web cloisonné. Il devient plus facile d’accès et plus engageant. On peut désormais consulter l’intranet dans Teams et réagir aux communications.
Les logiciels à connaître :
📌SharePoint et Mozzaik365 pour créer votre intranet
📌Sendinblue, eTarget, MailChimp, MailJet pour les newsletters internes
2. La suite collaborative
Il est devenu difficile de trouver une entreprise qui n'a pas souscrit à des applications de collaboration interne. Google Workspace et Microsoft 365 sont d’ailleurs devenus des incontournables du monde professionnel pour leurs applications collaboratives.
Tout a commencé avec les boîtes mails Outlook, la création de contenus avec Word, Excel, PowerPoint et le stockage de documents et le partage de documents avec SharePoint. Puis Skype a rendu les échanges instantanés. OneNote a même fait de l’ombre à votre prise de note manuscrite et vos Post-Its !
Ces applications étaient déjà compatibles les unes avec les autres mais la Digital Workplace a réussi à les décloisonner et à fluidifier la collaboration interne sans perdre en fonctionnalités. En se basant sur Teams, SharePoint et le Cloud, elle permet de contribuer simultanément sur un document, de notifier un utilisateur à l'endroit précis où il y a matière à échanger. On peut faire les comptes rendus de réunions ensemble et dans la réunion Teams sans passer par un mail. Fini les versions de pièces jointes qui se croisent dans boites mails.
💡 Pour aller plus loin, découvrez 11 applications Teams pour collaborer efficacement
L’autre force de la suite collaborative, c’est sa flexibilité : le champ des possibles est si vaste qu’elle s’adapte à tous les métiers et à toutes les entreprises.
Les suites collaboratives leader du marché :
📌Microsoft 365 de Microsoft
📌G Suite de Google
3. Les outils de communication digitale
Les épisodes de confinement causés par la pandémie de Covid l’ont démontré : les outils de communication sont vitaux pour l’activité des entreprises. La messagerie instantanée, les visioconférences, mais aussi la téléphonie IP et le mobile sont des must have.
💡 Pour aller plus loin, découvrez les 11 autres must-have de la communication interne
Les moyens de communications sont arrivés au compte-goutte dans les entreprises, mais se sont fait une place durable dans notre quotidien. Grâce à eux, le télétravail a pu se démocratiser.
Les logiciels de la suite Microsoft à connaître : :
📌 Outlook pour les emails
📌 Teams pour la messagerie instantanée, les appels, les réunions et les visioconférence
📌 Yammer, le réseau social d'entreprise
Quand Slack est arrivé sur le marché en 2014, il a révolutionné la communication au sein des équipes et des projets. Sa force a été de centraliser tous les échanges, tout en les organisant par thème. La messagerie instantanée n’était plus uniquement utilisée pour les échanges One to One informels, mais aussi pour faire avancer les projets. Microsoft est allé encore plus loin avec Teams en 2017, en intégrant les réunions et la gestion des documents.
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Non seulement ces outils sont de merveilleux facilitateurs pour la collaboration interne, mais ils constituent la base de la Digital Workplace ! Ils s’intègrent sans couture avec les autres applications et créent un environnement de travail collaboratif, simple et cohérent.
