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En 2017, selon une étude menée par Cap'Com, les trois quarts des collectivités et établissements publics interrogés déclaraient disposer déjà d'une telle plateforme, et les trois quarts de ceux qui n'étaient pas encore équipés prévoyaient de créer prochainement un intranet .
Face à l’engouement légitime des administrations et entreprises publiques pour cette technologie une question se pose : comment mettre en place un intranet dans le secteur public ?
Ce sujet vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne les clés pour mener à bien ce projet et trouver un fournisseur adapté aux besoins de votre structure et de vos agents le plus simplement possible.
Bonne lecture !
L’intérêt d’un intranet pour les acteurs du service public
Les intranets sont une solution de communication et de collaboration incontournable pour les acteurs du secteur privé comme pour ceux du secteur public. Selon l’étude Cap’Com susmentionnée, 70 % des organismes publics qui disposent d’un intranet de communication interne considèrent qu’il s’agit d’un outil dont ils ne peuvent pas se passer.
Et pour cause, une plateforme intranet facilite le partage d’informations (informations RH, trombinoscope, etc.) et le ciblage des communications auprès des populations concernées, par exemple grâce à un "Mur d'actualité" personnalisé. Mais ce n'est pas tout...
Un espace numérique de travail favorise également la collaboration interne, notamment lorsque les fonctionnaires et employés pratiquent le télétravail ou exercent sur le terrain. Il donne en effet accès à des outils de co-édition (Microsoft Whiteboard, Excel Live, Word, etc.), à des listes de tâches partagéesou ecore à des wikis permettant de créer une base de connaissances commune.
Enfin, lorsqu'il comprend un réseau social interne (RSE) et porte les couleurs de l’organisme, un portail intranet est un canal de diffusion de la culture de l’organisme et un vecteur de cohésion entre les collaborateurs. Il brise les silos, renforce l’esprit d’équipe et nourrit le sentiment d’appartenance des agents et salariés.
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Les particularités d’un projet d’intranet dans le secteur public
Si les bénéfices d’une Digital Workplace sont identiques pour les structures publiques et pour les entités de droit privé, les projets d'intranet portés par les acteurs publics comportent en revanche certaines spécificités.
En premier lieu, la solution retenue doit présenter un niveau de sécurité informatique maximal afin de garantir l’intégrité des données, en particulier celles des usagers et des administrés. Microsoft365 prévoit par exemple une protection contre les accès non-autorisés et les menaces en ligne, notamment les rançongiciels (Ransomwares) et les emails malveillants.
Ensuite, le prestataire chargé de la création et de la maintenance de l’intranet est désigné à l’issue d’une procédure d’appel d’offres ou choisi auprès d’une centrale d’achat public à l’image de l’Union des Groupements d’Achats Publics, ou UGAP.
💡Le saviez-vous ? L’UGAP est un intermédiaire entre les fournisseurs et les clients publics. Il propose à ces derniers un catalogue d’éditeurs déjà sélectionnés à l’issue d’AO, dans le respect des règles de la commande publique. Grâce à cette centrale d’achat public, les acteurs publics gagnent du temps, font des économies, sécurisent et simplifient leurs achats. Et, cerise sur le gâteau : la Digital Workplace Mozzaik365 est référencée au catalogue multi-éditeurs de l’UGAP !
Les étapes pour mettre en place un intranet dans le secteur public
Compte tenu des particularités relatives aux projets d'intranet portés par des organismes publics, la mise en place d’une Digital Workplace destinée à une administration, une collectivité ou encore une entreprise d’État doit suivre plusieurs étapes elles-mêmes spécifiques. Voici lesquelles :
Étape 1 : Dresser un état des lieux avec les parties prenantes
La première étape en vue de créer un intranet est de faire le bilan de l’existant. À ce stade, si votre structure dispose déjà d’un espace numérique de travail, vous devez collecter du feedback à propos de ce dernier : ce qui convient aux utilisateurs et au pôle informatique, les fonctionnalités manquantes, les pistes d’amélioration, etc.
Etape 2 : Rédiger un cahier des charges
La création d'un cahier des charges est une étape clé dans la mise en place d'un intranet. Ce document servira de feuille de route tout au long du projet, en déterminant les différentes caractéristiques de votre lieu de travail numérique et enfin permettre à votre prestataire de savoir ce que vous attendez de lui.
Votre cahier des charges devra ainsi se découper en différentes sections :
- Une présentation de votre entreprise, de son contexte et de ses objectifs ;
- Une description de vos besoins fonctionnels et de vos contraintes techniques ;
- Une description des prestations attendues de la part de votre fournisseur (planning, livrables, accompagnement, etc.) ;
- Une description de l’intranet que vous désirez obtenir in fine (cas d'usage, expérience utilisateur, etc.).
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