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The era of standardized, austere and unattractive intranets is over! We now know that good internal communication plays a role in the well-being and motivation of employees. Hence the importance of optimizing the company's communication tools, in particular by setting up a central place for information exchange. A place that generally takes the form of a personalized intranet. But from theory to practice, you need to take the plunge...
Voici donc 6 étapes à suivre pour installer un intranet de communication efficace, de la manière la plus concrète possible.
Qu’est ce qu’un intranet de communication efficace ?
When properly used, the intranet is a real performance lever in terms of internal communication. It is indeed at the heart of employee engagement: not only is it the first tool that new staff meet, but it is also an interface that most employees use on a daily basis to find information. Hence the importance of taking care of both the content and the form.
Une étude du cabinet de PwC publiée en 2017 démontre par ailleurs que les entreprises les plus performantes (c’est-à-dire celles dont le chiffre d’affaires a augmenté de plus de 5% au cours des 3 années précédentes) adoptent une définition plus large du digital, qui va au-delà de l’analogie commune entre digital et informatique. Pour ces entreprises, la transformation digitale ne consiste pas seulement à changer d’outils de travail : il s’agit également de repenser le modèle sur lequel elles sont basées, et de transformer en profondeur les pratiques des salariés. C’est, en ce sens, une véritable révolution culturelle.
As the nerve center of internal communication, the intranet must be adapted to the company's structure and uses. This is why it is important to personalize it, by integrating customized features, and also to make it a central tool and a daily entry point for all employees.
Comment créer un bon intranet de communication ?
Voici maintenant les étapes à suivre pour passer à l’action.
1/ Établir un état des lieux
Before setting up an intranet, it is important to carry out an audit (or inventory) which will allow to determine :
- Les points forts et points faibles de l’entreprise ;
- Les besoins de celle-ci, notamment en matière de communication interne ;
- L’usage actuel de l’intranet ;
- Les éventuels retours utilisateur de l'intranet actuel.
Autrement dit, il est important de répondre aux questions suivantes :
- De quelle solution dispose l’entreprise actuellement ?
- Cette solution donne-t-elle satisfaction ? (on peut s’aider de sondages auprès des utilisateurs et/ou d’une analyse approfondie des KPIs)
- Quel en est l’usage actuel ?
- How does the company want to communicate with its employees, and who are its targets?
- <span>Quels sont les projets de l’entreprise pour les 5 prochaines années ? Comment l’intranet actuel pourra-t-il répondre aux usages de demain ?</span>
À ce titre, on pourra s’aider de ce modèle pour établir une stratégie de communication interne.
🎁 Pour vous inspirer, Mozzaik365 a décrypté 6 exemples de stratégies de communication interne
2/ Réaliser le cahier des charges et le calendrier adéquat
<span>La création d’un cahier des charges est l’une des étapes les plus importantes, qui vient juste après l’état des lieux. Le cahier des charges a vocation à formaliser les besoins des utilisateurs. Concrètement, il doit pouvoir répondre aux questions suivantes :</span>
- Quel est l’objectif de communication interne poursuivi ? Quelles sont les informations que l’entreprise souhaite partager ?
- Quels sont les usages et les médias utilisés pour atteindre ces objectifs ?
- Quelles sont les ressources informatiques dont dispose l’entreprise ?
- Quels sont les besoins techniques ?
- <span>Quelle est la compatibilité des outils actuels avec la solution envisagée ? Quel est l'environnement de l’entreprise ? (formalisation des contraintes techniques)</span>
- Quels sont les livrables attendus ?
- Enfin, selon quel planning réaliser ces objectifs ?
Voici quelques exemples d’usages à prendre en compte dans votre cahier des charges :
→ Un intranet sécurisé qui saura évoluer avec la croissance de l’entreprise ;
→ Integrating your social networks to turn your employees into ambassadors;
→ Des options de ciblage de la communication interne afin de mieux diffuser les informations sans surcharger l’intranet ;
<span>→ La personnalisation des flux d’actualité des utilisateurs, grâce à l’abonnement aux thématiques (le composant “Mes flux” chez Mozzaik365).</span>
📍 Vous ne savez pas par où commencer ? Mozzaik365 vous propose un cahier des charges pour vous aider dans cette phase.
Une fois les besoins constatés, on peut poser les grands jalons pour établir le calendrier du projet, en concertation avec les équipes projet.
3. Bien choisir son partenaire
Il est désormais temps de cibler vos partenaires potentiels et de requérir une démo pour bien comprendre les outils qu’ils proposent.
Maintenant que vous avez identifié concrètement vos besoins, choisissez le partenaire qui pourra répondre à vos besoins, tant sur la technicité de la mise en place que sur l'accompagnement du projet.
<span>Vous ne savez pas comment faire votre choix ? Privilégiez un partenaire qui sera capable de vous proposer une prestation complète : l’accompagnement dans la conception de votre plateforme, choix des outils, le recueillement des besoins, les conseils d'experts, les ajustements, etc.</span>
Il convient ensuite de s’assurer que la solution mise en place est facile à utiliser pour les salariés. C’est là un point clé : votre intranet doit absolument être intuitif (avec des formats variés, un design Responsive, des rubriques distinctes…) et les informations qui y figurent doivent pouvoir être trouvées rapidement. D’où l’importance d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet, en recueillant leurs besoins, leurs attentes, leurs préconisations, et leur éventuel besoin de se former.
📍 Pour vous guider au mieux dans la conception de votre intranet et s’assurer de sa parfaite intégration dans votre environnement, Mozzaik365 travaille avec un réseau d'intégrateurs partenaires.
4. Constituer une équipe projet et lancer les opérations
Une fois le projet entamé, il est important de constituer une équipe qui regroupe les membres des différents services de l’entreprise, aussi bien au siège que sur le terrain (le cas échéant). Tous les collaborateurs doivent en effet être représentés. Les questions à se poser sont les suivantes : qui sera en charge, et de quelles missions ? Comment se déroulera la prestation de travail avec le partenaire choisi, et avec quelle méthode ?
Chaque membre de l’équipe projet doit avoir un rôle et des responsabilités précises. On peut s’aider au besoin d’une lettre de mission informelle, qui permet de détailler les rôles, missions et objectifs de chacun.
Plusieurs outils peuvent être déployés : Diagramme de Gantt (pour avoir une vision des tâches à accomplir sur la durée), rétroplanning, tableau Kanban… De manière globale, on pensera à réaliser un planning avec des deadlines pour chaque livrable, et de grandes étapes qui permettent de marquer la progression dans le projet.
À noter : lors du lancement de l’intranet, les équipes projet doivent s’imposer comme de véritables ambassadeurs de l’outil. À cette occasion, elles peuvent publier du contenu et guider les salariés dans l’utilisation du nouvel intranet. Ceux-ci seront ainsi plus à même de s’y accoutumer s’ils disposent d’exemples sur la façon de l’utiliser au quotidien.
5. Former les utilisateurs et communiquer
<span>Votre nouvel outil a été déployé ? Il est désormais temps de former les utilisateurs, que ce soit du côté de la communication interne ou du côté des salariés.</span>
5.1. La réalisation d’une campagne de communication pour annoncer la sortie du nouvel outil
C’est une étape importante pour faire connaître l’intranet et ses modalités d’utilisation. Après avoir défini les objectifs et identifié la cible, il convient de choisir le message à faire passer, ainsi que le format adapté.
En fonction de l’entreprise, il peut s’agir d’une campagne physique (affichage dans les locaux, livret d’accueil, etc) ou digitale (emailing, réseaux sociaux…).
5.2. La formation des utilisateurs côté communication interne
The intranet will become the working tool of these users. Hence the importance of determining the use that will be made of it: what information will be disseminated, and how? How often? Which features can be put in place to make the intranet more attractive, and to make it an everyday tool? For example, it could be the News, Knowledge Management or Social Networks features, depending on the needs expressed by the users.
5.3. La formation des utilisateurs côté salariés
L’objectif est de former les salariés aux nouveaux usages induits par la mise en place de l’intranet. Des sessions de formation collectives peuvent ainsi être organisées, avec la direction IT et/ou les équipes projet qui ont participé à la mise en œuvre du nouvel outil. Un accompagnement et un suivi sur le long terme peut aussi être déployé. Pensez enfin à préparer des supports : tutos vidéos ou documents écrits, Playbooks, etc.
Pour vérifier que l’outil a bien été adopté, mesurez les KPI et recueillez les avis des utilisateurs. Une étape à ne surtout pas négliger, car elle permet de mesurer l’adéquation entre votre projet et la réception qui lui a été faite !