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Par où commencer ? Comment rédiger pas à pas un cahier des charges pour la création d’un intranet ?
Laissez-vous guider, étape par étape !
1. Réalisez une étude de cadrage
Avant de commencer à rédiger le cahier des charges, commencez par une étude de cadrage. Celle-ci vise à définir le projet à venir ; elle peut prendre la forme d’un atelier pour mieux comprendre les enjeux, les objectifs, les besoins (cas d'usage), et les fonctionnalités nécessaires aux groupes de projets et aux métiers. Présentez ensuite les résultats de l'étude de cadrage et partagez-les auprès des parties prenantes.
2. Faites le point sur ce que vous avez déjà
Pas question de se lancer dans le déploiement d’un projet de Digital Workplace sans faire le point sur ce qui existe déjà en interne. Voici les bonnes questions à se poser :
- De quelle solution disposez-vous actuellement ? Quels sont ses points forts et ses points faibles ?
- Qu’en pensent les utilisateurs et le département IT ?
- À quel besoin principal la nouvelle Digital Workplace devra-t-elle répondre ?
- Quelles sont les nouvelles fonctionnalités dont elle devra se doter ?
Cette analyse doit permettre de mieux comprendre la nature de l’entreprise, ainsi que ses besoins spécifiques. Elle doit s’accompagner d’une description de l’intranet actuel (s’il en existe un) : structure, fonctionnalités, résultats obtenus, limitations rencontrées… Enfin, il convient de faire le point sur les utilisateurs de votre intranet, c’est-à-dire le nombre d'utilisateurs, leur profil, quelle utilisation ils en font. Votre intranet s’adresse-t-il à l’ensemble des collaborateurs ou seulement à une partie d’entre eux ? Lesquels ?
Cet état des lieux préalable vous permettra de mieux comprendre vos besoins, et ainsi de déployer la solution la plus adaptée. Certes, peut-être que votre solution actuelle ne vous donne pas satisfaction et que vous ne jugez pas indispensable de la prendre en compte. Mais c’est justement en l’étudiant attentivement que vous parviendrez à comprendre comment mettre en place une solution améliorée, qui répond aussi bien aux besoins de l’employeur que des salariés utilisateurs.
3. Présentez votre entreprise et le contexte dans lequel elle évolue
Le but de cette étape est de décrire l’ensemble des activités et des projets de l’entreprise, ainsi que son organisation interne (nombre de collaborateurs et de départements, présence ou non à l’étranger, projets éventuels de développement, etc.).
L'objectif de l’entreprise doit ensuite être précisé. Quel est le contexte dans lequel elle évolue ? Quel est le besoin de départ ? Quelles sont les attentes de l’entreprise au regard de ce projet ? Cela peut être, par exemple, le souhait de moderniser l’environnement de travail, de favoriser la communication interne, de renforcer l’engagement des collaborateurs, d’améliorer la transparence de l’information, etc.
4. Décrivez vos besoins fonctionnels, vos objectifs et vos cibles
Vous avez certainement déjà en tête la structure de l’intranet que vous souhaitez mettre en place. Il convient alors de décrire les sections que vous imaginez. En d’autres termes, il s’agit ici de proposer l’arborescence de votre future Digital Workplace.
Voici des exemples des besoins couramment exposés par les entreprises.
Vous avez la possibilité de toutes les conserver, ou de choisir celles qui vous intéressent en priorité :
- Communication et engagement des collaborateurs (ex. : construire des pages à partir d’un modèle et publier le bon contenu à la bonne cible) ;
- Expérience utilisateur (ex. : fluidifier la navigation pour les utilisateurs, offrir un espace numérique de travail moderne et efficace pour s’adapter au télétravail) ;
- Collaboration (ex. : faciliter la collaboration entre les équipes ; permettre la communication entre les équipes terrain et celles des bureaux; optimiser la gestion de projet) ;
- Gestion des connaissances (ex. : favoriser et faciliter le partage des expertises, faciliter la recherche documentaire).
Vous devez par la suite définir vos cibles et faire corréler les besoins identifiés à chacune d’entre elles pour proposer un intranet adapté à chaque groupe d’utilisateurs.
N’oubliez pas d’inclure dans vos besoins fonctionnels les contraintes techniques liées aux Guidelines de la DSI.
