Publié le
6.10.2021
Temps de lecture :
10 minutes

Tout comprendre sur la Digital Workplace | Histoire, définition et solutions

L’apparition de modes de travail hybrides pousse les entreprises à innover et chercher un moyen de connecter ses collaborateurs à distance. Alors que 79% des salariés pensent que le meilleur modèle intègre à la fois le travail sur site et télétravail, les interactions entre les gens restent essentielles. Cependant, seulement 17% des collaborateurs se déclarent satisfaits de leur expérience numérique dans leur environnement de travail. La Digital Workplace apparaît alors comme la solution idéale pour satisfaire ce besoin. Mais pour beaucoup, cette notion est encore floue, voire inconnue. Alors, qu’est-ce qu’une Digital Workplace ? Dans cet article, vous découvrirez son origine, ses avantages ainsi qu’un exemple de solution.

Du portail d’entreprise à la Digital Workplace

Tout a commencé par les intranets.

Souvenez-vous des portails d’entreprise ?

L'intranet est une page statique ayant pour but de partager des informations ponctuelles avec les employés de l’entreprise.

Pour les plus novices, il convient de différencier un intranet d’une page internet. La différence se situe dans l’accessibilité de la page. En effet, la particularité de l’intranet est qu’il est seulement accessible par les collaborateurs de l’entreprise en interne.

De l’intranet statique à la Digital Workplace, il s’est passé quelques années ! Comment la Digital Workplace est-elle née ?

À l’époque, un intranet n’était qu’une simple page statique ayant pour but de partager des informations ponctuelles avec les employés de l’entreprise. Ils avaient pour fonction principale de communiquer les informations importantes aux salariés et la gestion documentaire était alors basique. Les départements Communication et Ressources Humaines partageaient des informations vers les employés dans une démarche de communication descendante.

L’intranet a évolué en se dynamisant et intégrant plus de fonctionnalités. On y retrouve les réseaux sociaux d’entreprises avec entre autres Yammer et Facebook Workplace, la messagerie instantanée dont Teams et Slack, et l’intégration ou le lien vers les outils métiers. Ces évolutions permettent aux collaborateurs de bénéficier d’un environnement de travail digital unique et sans couture. Sans oublier que ces usages sont accessibles depuis un ordinateur, mais également sur un smartphone ou une tablette pour les collaborateurs en mobilité.

L’objectif ?

Il facilite la collaboration et les interactions et permet aux collaborateurs de se rattacher aux valeurs de l’entreprise.

En résumé, la différence entre un intranet et une Digital Workplace est que le premier est un outil interne alors que le second est un espace de travail numérique à part entière. En d’autres termes, la Digital Workplace est une boîte à outils numérique que les collaborateurs utilisent dans leur quotidien. L’intranet est donc une partie de la Digital Workplace.

La Digital Workplace, c’est quoi ?

Il est assez difficile de trouver une définition claire de ce qu’est une Digital Workplace. Nous pouvons dire qu’il s’agit d’un environnement de travail numérique qui (1) met à disposition l’ensemble des informations individuelles et collectives, (2) offre des outils de communication pour mieux collaborer et (3) centralise les applications métiers dont les collaborateurs ont besoin dans leur quotidien.

Le propre d’une Digital Workplace est qu’elle peut être utilisée par tous les collaborateurs d’une entreprise, même les employés de terrain. Cela permet ainsi d’engager l’ensemble des utilisateurs qu’ils soient sur site ou non. C’est un avantage considérable et un vrai levier de croissance pour les entreprises.

Avantages de la Digital Workplace

Mettre en place une Digital Workplace est un projet qui peut être mené par différents services de l’entreprise : Communication, Ressources Humaines, Direction des Systèmes d’Information, Knowledge Management. Chacun a de nombreux avantages en l’implémentant comme améliorer la communication interne, favoriser la collaboration ou encore simplifier la gestion et le partage de la connaissance.

Il y a trois grands avantages à implémenter une Digital Workplace : améliorer la communication interne, favoriser la collaboration, simplifier le partage de connaissances. 

1- Améliorer la communication interne

Créer des communications qui finissent archivées dans la boîte mail, ne sont pas lues par les collaborateurs et génèrent peu d’interaction est très frustrant pour le service communication. Au-delà du ressenti, l’impact négatif est important pour les entreprises : perte d’adhésion aux projets et aux valeurs de l’entreprise induisant une hausse du turnover.

C’est là que la Digital Workplace intervient.

La Digital Workplace facilite l’accès à l’information grâce au ciblage avancé permettant de communiquer la bonne information à la bonne personne au bon moment. De plus, les tags permettent aux collaborateurs de sélectionner l’information qui les intéresse pour rester informés sur un sujet pertinent. Cela permet ainsi d’augmenter significativement le taux d’engagement des contenus partagés.  C’est un gain de temps considérable dans la recherche d’information pour les collaborateurs.

La Digital Workplace est un excellent moyen de diffuser les valeurs et la culture de son entreprise. Des collaborateurs mieux informés des actions et événements de l’entreprise en deviennent les premiers ambassadeurs. Cela permet de renforcer la culture et l’adhésion au projet de l’entreprise. On observe également une baisse du turnover ce qui représente un gain important pour les sociétés.

2- Améliorer l’expérience collaborateur et favoriser la collaboration

La Digital Workplace offre une expérience numérique très positive aux collaborateurs en facilitant certaines tâches quotidiennes. C’est également un écosystème d’outils qui permet de simplifier le travail collaboratif grâce au partage de document, au partage d’agenda, la visioconférence, et Teams (dans le cas d’une Digital Workplace sur Microsoft). D’autant plus qu’aujourd’hui le travail allie télétravail et présentiel et fait collaborer des équipes éloignées géographiquement.  La Digital Workplace permet de mener à bien des projets de façon agile et fluide.

3- Favoriser le partage de connaissance

Le manque d’accès à l’information peut faire perdre énormément de temps aux collaborateurs et in fine, de l’argent aux entreprises. Grâce à des outils de gestion de la connaissance, la Digital Workplace est un atout majeur au quotidien des employés. Ainsi, les connaissances ne sont plus perdues lorsqu’un expert quitte l’entreprise et la recherche d’information est simplifiée.

Comment ?

  • Grâce à la mise à disposition d’informations sur le Cloud.
  • En faisant du versioning qui consiste à travailler sur un même document en gérant plusieurs versions de celui-ci.
  • En rendant les collaborateurs acteurs de la création de contenu et les poussant à contribuer.
  • En fournissant une bibliothèque de Knowledge Management et en évitant des arborescences de documentations complexes
  • En mettant à disposition des procédures, fiches produits… accessibles en 2 clics.

Microsoft et la Digital Workplace

Microsoft fait de plus en plus d’effort pour rompre les silos de son parc applicatif dans le but d’offrir une expérience sans couture pour l’utilisateur final.

Vous vous demandez peut-être quelle est la position de Microsoft quant à la Digital Workplace et quelles sont les possibilités offertes par la suite d’outils développée par l’éditeur.

Tout d’abord, Microsoft propose une suite d’outils nommée Microsoft 365. Parmi ceux-ci se trouvent des outils collaboratifs puissants tels que :

  • Teams qui comporte un hub d’application et une messagerie
  • Sharepoint qui est la Digital Workplace permettant de créer des sites internes pour les entreprises
  • Et Yammer, le réseau social d’entreprise

Beaucoup d’autres outils sont compris comme Outlook, la suite d’outils bureautique (comprenant Word, Powerpoint…), Delv, Planner…

Depuis l’arrivée de Microsoft 365 (anciennement Office 365), l’éditeur fait de plus en plus d’effort pour rompre les silos de son parc applicatif dans le but d’offrir une expérience sans couture pour l’utilisateur final. L’arrivée de Microsoft Viva courant 2021 en est le parfait exemple.

➡ Découvrez comment Microsoft Viva transforme l’expérience utilisateur.

Néanmoins, le périmètre fonctionnel de la suite Microsoft ne permet pas d’obtenir une expérience fluide et engageante sans l’utilisation de développements spécifiques ou de logiciels intégrés.

Faut-il sortir de Microsoft pour mettre en place sa Digital Workplace ?

Cette solution, bien que séduisante, car beaucoup de Digital Workplace proposent facialement des expériences utilisateur agréables, pose de nombreux problèmes :

  • Le doublement des fonctionnalités : certaines fonctionnalités vont se recouper faisant payer les entreprises deux fois.
  • Des failles de sécurité, car elles se situent dans un environnement externe. De ce fait, les données sont conservées dans deux endroits.
  • Une perte de sens de la roadmap IT, car sortir de Microsoft ne permet pas de rationaliser son parc applicatif.
  • Des utilisateurs noyés sous un trop grand nombre d’applications.

Alors, quelle solution pour utiliser Microsoft comme Digital Workplace à part entière ?

Une solution alternative qui ne demande pas de développement spécifique existe. La stratégie de Microsoft est basée sur le partenariat qui complète les fonctionnalités de ses solutions. Mozzaik fait partie de ces partenaires et propose une solution fluide et complète pour mettre en œuvre votre Digital Workplace depuis votre environnement Microsoft. Cette solution permet de créer un espace entièrement personnalisé en moins de 3 semaines.

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