Das neue OneDrive: Präsentation und neueste Funktionen

Microsoft OneDrive ist einer der weltweit beliebtesten Online-Dateispeicherdienste, insbesondere bei Unternehmen. Nach Angaben von Microsoft nutzen 85 % der Fortune-500-Unternehmen OneDrive. Der Grund für diesen Erfolg? Die Lösung bietet fortschrittliche Funktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Dokumente gemeinsam zu nutzen, sie online zu speichern und in Gruppen zu bearbeiten.

Im Jahr 2023 entwickelt sich OneDrive weiter. Neue Funktionen wurden auf der Microsoft-Konferenz in Las Vegas im Mai angekündigt. In diesem Artikel wirft Mozzaik365 einen genaueren Blick auf diese Flaggschiff-Anwendung und stellt die neuesten OneDrive-Nachrichten vor . Viel Spaß beim Lesen!

‍Was ist OneDrive?

OneDrive ist eine der Säulen der Microsoft Office 365-Suite. So funktioniert es.

OneDrive: Definition

OneDrive ist der Online-Speicherdienst von Microsoft. Diese Anwendung, die Teil der Office365 Suite ist, ist auf PC, Mac, iOS und Android verfügbar. Sie ermöglicht es Ihnen,:

• Dateien in der Cloud hosten ;
• Sichere Freigabe von Dateien ;
• Arbeiten Sie allein oder mit anderen an Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten.

Eine kurze Geschichte von OneDrive

Die Geschichte von OneDrive begann im Jahr 2007, als Microsoft die Datei- und Fotospeicherplattform "Windows Live Folders" einführte. Umbenannt in "Windows Live SkyDrive", wurde der Dienst 2010 in die Microsoft Office Web Apps integriert. Nutzer können nun ihre Office-Dateien online speichern und von jedem Computer aus bearbeiten. Zwei Jahre später wurde "SkyDrive Pro" geboren, eine Lösung für Unternehmen, die Funktionen für die Zusammenarbeit bietet.

Im Jahr 2013 wurde SkyDrive in "OneDrive" umbenannt. Im folgenden Jahr wurde die Technologie auf Android- und iOS-Plattformen eingeführt . Die Nutzer konnten dann über ihr Smartphone oder Tablet auf ihre Dateien zugreifen. Ein Jahr später, im Jahr 2015, kündigte Microsoft die Möglichkeit an, die Speicherkapazität für alle Microsoft Office 365-Kunden auf 1 TB zu erhöhen.

Microsoft OneDrive wird regelmäßig um neue Funktionen erweitert. So können Nutzer seit 2016 Dateien direkt aus dem Windows File Explorer teilen und Office-Dateien in Echtzeit mitbearbeiten. Eine weitere bemerkenswerte Neuerung: 2020 hat der Redmonder Riese die Sicherheit von OneDrive weiter gestärkt, indem er eine "sichere" Funktion eingeführt hat, die einen verbesserten Schutz für sensible Dateien bietet (doppelte Authentifizierung, Verschlüsselung, Wiederherstellung usw.).
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Was sind die wichtigsten Funktionen von OneDrive?

OneDrive umfasst drei Hauptfunktionen:  

‍Datenspeicherung

OneDrive ist in erster Linie ein Cloud-basierter Filehosting-Dienst. Je nach gewähltem Abonnement profitiert jeder Mitarbeiter von mindestens 1 TB Speicherkapazität und kann Dateien von bis zu 100 GB speichern . Diese können dann dank der OneDrive-Anwendung für Android, iOS und Windows von jedem Gerät aus eingesehen oder geändert werden.

Nutzer können ihre OneDrive-Dateien und -Ordner auch auf ihrem Computer (Mac oder PC) synchronisieren . Auf diese Weise können sie auf ihre Dokumente zugreifen und offline arbeiten. Offline vorgenommene Änderungen werden automatisch synchronisiert , sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist.

Gemeinsame Nutzung von Dateien

Mit OneDrive können Sie Dateien sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens sicher freigeben . Standardmäßig sind die auf OneDrive gehosteten Dateien privat. Falls gewünscht, kann der Eigentümer eines Dokuments einen oder mehrere Benutzer autorisieren, es anzusehen oder zu ändern . Diese Freigabe kann zeitlich begrenzt und jederzeit gestoppt werden.

Um den Verlust vertraulicher Daten oder die Freigabe sensibler Dokumente zu verhindern, können Unternehmen eine Richtlinie zur Kontrolle der Zugriffsrechte einrichten. Administratoren können zum Beispiel verhindern, dass eine außenstehende Person auf OneDrive zugreift, selbst wenn Inhalte für sie freigegeben wurden.

Zusammenarbeit in Echtzeit

OneDrive ist ein Tool zur Optimierung derZusammenarbeit am Arbeitsplatz. Über diesen Dienst können Mitarbeiter Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien gemeinsam nutzen. Autorisierte Benutzer können über ihren Webbrowser, ihr Smartphone oder ihren Computer auf diese Dateien zugreifen und gleichzeitig arbeiten.

Die von jedem Teammitglied vorgenommenen Änderungen werden automatisch synchronisiert. Auf diese Weise haben alle Teammitglieder sofortigen Zugriff auf die neueste Version des gemeinsam bearbeiteten Dokuments. Die Benutzer können auch Kommentare schreiben, um in Echtzeit zu interagieren, gemeinsam zu brainstormen und schneller Fortschritte bei ihren Projekten zu erzielen.

Was sind die Vorteile von OneDrive?

Microsoft OneDrive bietet eine Reihe von wichtigen Vorteilen , die es ideal für den Einsatz in Unternehmen machen :

Sicherheit und Vertraulichkeit

OneDrive ist eine Cloud-Speicherlösung, die Sicherheit und Vertraulichkeit garantiert. Die von den Nutzern gespeicherten Daten bleiben ihr Eigentum. Darüber hinaus umfasst OneDriveerweiterte Sicherheitsfunktionen. Hier sind nur ein paar Beispiele:

• Datenverschlüsselung. Die auf OneDrive gehosteten Daten werden während der Speicherung und des Transports verschlüsselt. Wenn ein Mitarbeiter sein Handy verliert oder ein Laptop gestohlen wird, sind die Daten des Unternehmens geschützt.  

• Antiviren-Scanning von hochgeladenen Dateien. Wenn ein Dokument in OneDrive platziert wird, wird es automatisch auf mögliche Bedrohungen geprüft.

• Überwachung auf verdächtige Aktivitäten. OneDrive erkennt, meldet und blockiert ungewöhnliche Verbindungsversuche, die von einem neuen Gerät oder einem unbekannten Standort ausgehen.

• Wiederherstellung von gelöschten Dateien. Wenn Sie Dateien versehentlich oder als Folge eines böswilligen Angriffs löschen, können Sie mit OneDrive "gelöschte" Daten wiederherstellen.

Integration mit anderen Microsoft-Diensten

OneDrive ist in verschiedene Anwendungen der Office365-Umgebung integriert, darunter Teams und Outlook, SharePointPowerPoint, Word und Excel. Dank dieser Integrationen können Mitarbeiter PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder in Word geschriebene Texte gemeinsam bearbeiten. Das ist ein echtes Plus für Teams, die in hybriden Umgebungen, an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Aber das ist noch nicht alles. Benutzer können auch über Teams oder SharePoint freigegebene Dateien schnell zu OneDrive hinzufügen.

💡 Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie Was ist Microsoft Teams?

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?

OneDrive und SharePoint sind zwei Microsoft-Lösungen für die Speicherung von Dateien in der Cloud. Während OneDrive jedoch in erster Linie eine Online-Dokumentenbibliothek ist, kann mit SharePoint ein echtes Intranet geschaffen werden , in dem Dokumente, Anwendungen und Arbeitsabläufe gehostet werden können.

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Was ist neu in OneDrive?

Im Jahr 2023 fügt Microsoft neue Funktionen zu OneDrive hinzu. Hier finden Sie eine Übersicht über die neuen OneDrive-Funktionen, die Sie nicht verpassen sollten:

OneDrive-Dateien sind noch besser zugänglich

Mit der neuen OneDrive-Startseite können Benutzer ihre Dateien noch schneller finden , so dass sie ihre Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert nutzen können. Mitarbeiter können jetzt :

• Anzeige aller gespeicherten Dateien in einer einzigen Ansicht;
• Klassifizieren Sie Dateien nach den Personen, für die sie freigegeben sind;
• Zeigen Sie die mit einer bestimmten Besprechung verbundenen Dokumente an;
• Ergebnisse nach Dateityp filtern (PDF, Word, etc.) ;
• Weisen Sie den verschiedenen Ordnern Farben zu, damit sie leichter zu finden sind;
• Markieren Sie ihre"Lieblingsdateien" mit einem Stern, damit sie leichter zu finden sind.

Als i-Tüpfelchen zeigt ein neuer Bereich "für Sie" eine personalisierte Auswahl von Dateien an. Diese mit künstlicher Intelligenz (KI) generierten Vorschläge basieren auf anstehenden Meetings, kürzlich geöffneten Dokumenten und als "Favoriten" identifizierten Dateien.

Eine vereinfachte gemeinsame Nutzung

Die Dateifreigabe von OneDrive wurde ebenfalls verbessert:

• Dank des neuen Dialogfelds für die Freigabe können Benutzer ihre Dokumente schnell freigeben, indem sie eine Nachricht an den/die Empfänger anhängen;
• Der Vorgang des "Kopierens" der Dateiverknüpfung (z. B. um sie per E-Mail zu versenden) wird ebenfalls reibungsloser. Eine Benachrichtigung zur Bestätigung des Vorgangs erscheint und schließt sich automatisch.

OneDrive-Anwendung in Teams integriert

OneDrive ist in die Teams-Anwendung für kollaboratives Arbeiten integriert. Die Benutzer können auf alle OneDrive-Funktionen direkt über die Registerkarte "Dateien" von Teams zugreifen .

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Offline über den OneDrive-Browser arbeiten

Mit der neuen Funktion "Offline verfügbar" müssen Dokumente nicht mehr auf einen Computer, ein Tablet oder ein Mobiltelefon hochgeladen werden, um offline zu arbeiten. OneDrive-Benutzer können jetzt direkt über den OneDrive-Browser auf eine Datei zugreifen, auch ohne Internetzugang. Offline vorgenommene Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Öffnen einer Nicht-Office-Datei in einer Desktop-Anwendung

Mit der neuen Funktion "In Anwendung öffnen" können die Nutzer auf OneDrive gespeicherte Nicht-Office-Dateien (PDF, MP4, JPG usw.) in ihren Desktop-Anwendungen öffnen . Sie können diese Dateien dann anzeigen und ändern. Alle vorgenommenen Änderungen werden mit OneDrive synchronisiert.

Neue Version von OneDrive: Was Sie wissen müssen

OneDrive ist ein Online-Dateispeicherdienst, dessen Ursprünge auf die späten 2000er Jahre zurückgehen. Diese Anwendung, die in die Office365-Suite integriert ist, ist ein großer Erfolg für Unternehmen. Und das aus gutem Grund, denn sie bietet einige sehr nützliche Lösungen für Unternehmen:

• Hosting und Archivierung von digitalen Dateien ;
• Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät aus;
• Sicherer Austausch mit Kollegen und externen Partnern;
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten dank der Integration mit Office-Diensten (PowerPoint, Word, Excel usw.).

Microsoft hat kürzlich die Einführung neuer OneDrive-Funktionen angekündigt. Auf dem Programm:

• Eine verbesserte Benutzeroberfläche mit einer Übersicht über die Dateien, einer Klassifizierung nach Person, Besprechung und Dateityp sowie einer benutzerdefinierten Dokumentenauswahl durch KI;
• Vereinfachte Dateifreigabe zur Verwaltung des Dokumentenzugriffs mit nur wenigen Klicks, wobei Sie sicher sein können, dass Sie den Freigabelink richtig kopiert haben;
• Die Integration von OneDrive in Teams, die es Ihnen ermöglicht, die Speicheranwendung zu nutzen, ohne Teams verlassen zu müssen, indem Sie auf die Registerkarte "Dateien" gehen;
• Die Möglichkeit, direkt vom OneDrive-Browser aus offline zu arbeiten ;
• Die Möglichkeit,eine auf OneDrive gehostete Nicht-Office-Datei in der gewünschten Desktop-Anwendung zu öffnen und die vorgenommenen Änderungen auf OneDrive zu speichern.

Sind Sie also bereit, die neuesten OneDrive-Neuigkeiten zu entdecken?