Ein kurzer Rückblick: vom Unternehmensportal zum Digital Workplace
Erinnern Sie sich an Unternehmensportale auch Intranets genannt? Das sind statische Seiten, deren Zweck ist es, spezifische Informationen mit den Mitarbeitern des Unternehmens zu teilen.
Für die meisten Anfänger ist es notwendig, ein Intranetseite von einer Internetseite zu unterscheiden. Der Unterschied liegt in der Zugänglichkeit der Seite. Tatsächlich besteht die Besonderheit des Intranets darin, dass es nur intern zugänglich ist, d.h. nur von den Mitarbeitern des Unternehmens.
Von einem statischen Intranet bis zum Digitalen Arbeitsplatz haben einige Entwicklungen stattgefunden. Wie ist der Digitale Arbeitsplatz entstanden?
Vor einigen Jahren war ein Intranet eine einfache statische Seite, die dazu diente, Informationen mit den des Unternehmens zu teilen. Die Abteilungen für Kommunikation und Personalwesen verbreiteten Dokumente und/oder Informationen an die Mitarbeiter in einem Top-Down-Kommunikationsansatz. Die ersten Intranets entstanden Ende der 90er Jahre, genauer gesagt im Jahr 1996: Das ist, als ''Intranet Genie'' veröffentlicht wurde, ein Produkt von Frontier Technologies, das auch die ersten Intranet Software, die speziell für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern entwickelt wurde.
Das Intranet hat sich weiterentwickelt, indem es dynamischer geworden ist und neue Funktionen integriert. Nach einer Phase starker Entwicklung in den 2000er Jahren finden wir heute nun unter anderem unternehmensinterne soziale Netzwerke wie Yammer und Facebook Workplace, Instant Messaging (Teams, Slack...) und Verknüpfungen zu Geschäftstools. Diese Entwicklungen ermöglichen es den Mitarbeitern, von einer einzigartigen und flexiblen digitalen Arbeitsumgebung zu profitieren, die sowohl von einem Computer als auch von einem, Smartphone oder Tablet für mobile Mitarbeiter aus zugänglich ist.
Das Ziel des digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, die Zusammenarbeit und Interaktion zu vereinfachen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich mit den Werten des Unternehmens verbunden zu fühlen und ihr Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
Zusammengefasst bestehtUnterschied zwischen einem Intranet und einem digitalen Arbeitsplatz darin, dass ersteres ein relativ abgegrenztes internes Werkzeug mit begrenzten Funktion ist, während letzterer ein vielseitiger, nahtloser digitaler Arbeitsraum ist. Mit anderen Worten ist der digitale Arbeitsplatz eine digitaler Werkzeugkiste, die Mitarbeiter täglich nutzen. Das Intranet ist also ein Teil des digitalen Arbeitsplatzes.
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Der Begriff "Digital Workplace" wird seit einigen Jahren verwendet, genauer gesagt seit Ende der 2000er Jahre. Obwohl es (noch?) keine offizielle Definition gibt, kann man behaupten, dass es sich um eine digitale (oder digitalisierte) Arbeitsumgebung handelt, die :
Mit anderen Worten, handelt es sich um eine Reihe von Technologien und digitalen Werkzeugen, die für Mitarbeitern bei der Durchführung ihrer täglichen Aufgaben nützlich sind und auf die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten sind. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz, der vorhandenen Tools zentralisiert und vollständig in Geschäftsanwendungen integriert. Daher umfasst der digitale Arbeitsplatz im der Regel folgende Tools (die Liste ist nicht abschließend):
Cloud-Speicherplätze;
Chat-Anwendungen;
Projektmanagement- und Terminfreigabetools ;
Anwendungen für Videokonferenzen;
Werkzeuge zur elektronischen Dokumentenverwaltung.
Das Schöne an eines digitalen Arbeitsplatzes liegt darin, dass ihn jeder im Unternehmens nutzen kann, einschließlich Außendienstmitarbeitern. Dies ermöglicht es allen Benutzern, eingebunden zu sein, unabhängig davon, ob sie vor Ort sind oder nicht. Darüber hinaus bietet der digitale Arbeitsplatz allen Mitarbeitern die Möglichkeit, von überall aus in vollständig sicherer Weise zu arbeiten. Indem er die Arbeit in einer Vielzahl von Situationen und zwar auf völlig sichere Weise zugänglich macht, fördert er die digitale Transformation von Unternehmen.
Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes
Die Vorteile der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes sind zahlreich. Wir werden hier die drei wichtigsten nennen: die Verbesserung der internen Kommunikation, die Stärkung der Teamarbeit (Kollaboration) und die Vereinfachung des Wissensaustauschs. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass diese Vorteile nicht erschöpfend sind und dass jedes Unternehmen viele verschiedene Interessen in der Implementierung eines Digitalen Arbeitsplatzes finden kann.
Verwandeln Sie Ihr Intranet in einen digitalen Arbeitsplatz
Viele Mitteilungen landen oft ungelesen E-Mail-Postfach, der Mitarbeiter. Das kann für die Kommunikationsabteilung frustrierend sein, da sie das Gefühl haben kann, umsonst zu arbeiten und/oder die notwendigen Informationen nicht zirkulieren zu können. Über das Gefühl hinaus hat dies erhebliche negative Auswirkungen auf Unternehmen: zum Beispiel kann es zu einem Verlust der Bindung an die Projekte und Werte der Organisation führen sowie zu einer Verringerung des Gesamtengagements der Mitarbeiter. Das führt in der Regel zu einer Zunahme der Fluktuation...
Da kommt der digitale Arbeitsplatz ins Spiel!
Der digitale Arbeitsplatz erleichtert den Zugang zu Informationen dank eines fortschrittlichen Targetings, das es ermöglicht, die richtigen Informationenzur richtigen Zeit an die richtige Person zu übermitteln. Zusätzlich zu dieser Kommunikationsstrategie können die Mitarbeiter mit Hilfe von Tags die Informationen auswählen, die sie interessieren, um über ein bestimmtes Thema informiert zu bleiben. Dies erhöht die Interaktionsrate bei geteilten Inhalten erheblich und bietet den Mitarbeitern eine echte Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen.
2- Verbessern Sie die Erfahrung der Mitarbeiter und fördern Sie die Zusammenarbeit
Der digitale Arbeitsplatz bietet eine positive und flüssige digitale Erfahrung für Mitarbeiter, indem er viele ihrer täglichen Aufgaben erleichtert. Als Ökosystem vereinfacht er die Zusammenarbeit dank zahlreicher Funktionen: gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Terminen, Videokonferenzen, Instant Messaging, Dokumentenmanagement, Teams (im Falle eines Microsoft Digital Workplace)... Dies ist umso wichtiger, als die heutigen Arbeitsmethoden Telearbeit und persönliche Arbeit kombinieren und geografisch weit entfernte Teams zusammenarbeiten lassen.
Der M angel anZugang zu relevanten Informationen kann für Mitarbeiter viel Zeit verschwenden und letztendlich für Unternehmen letztlich viel Geld kosten. Dank Wissensmanagement-Tools wird der digitale Arbeitsplatz zu einem wichtigen Vermögenswert im täglichen Leben der Mitarbeiter. Auf diese Weise geht das Wissen nicht verloren, wenn ein Experte das Unternehmen verlässt, und die Suche nach Informationen wird vereinfacht.
Wie macht man das? Das ist ganz einfach:
Dank der Verfügbarkeit von Informationen in der Cloud ;
Durch die Versionsverwaltung, bei der an demselben Dokument gearbeitet wird, indem mehrere Versionen gespeichert werden, während es modifiziert wird;
Indem man die Mitarbeiter zu Akteuren bei der Erstellung von Inhalten macht und sie ermutigt, einen Beitrag zu leisten;
Indem man eine Wissensmanagement-Bibliothek bereitstellt und komplexe Dokumentationsstrukturen vermeidet;
Indem man Verfahren und Produktblätter bereitstellt, die dank einer fortschrittlichen Suchmaschine mit 2 Klicks zugänglich sind.
Wie lässt sich generative KI am digitalen Arbeitsplatz einsetzen?
1. Beseitigung von Blockaden und Beschleunigung der Kreativität
Generative KI wird zu einem unschätzbaren Werkzeug zur Überwindung kreativer Blockaden, indem sie eine Vielzahl von kreativen Inputs liefert. Anstatt sich ausschließlich auf Brainstorming-Sitzungen zu stützen, bietet sie kontinuierlich einen Strom innovativer Ideen, inhaltlicher Vorschläge und kreativer Anregungen und befreit die Mitarbeiter von den Zwängen herkömmlicher Kreativmethoden und dem Druck, originelle Konzepte zu entwickeln.
2. Beschleunigung von Verständnis und Forschung
In einem sich ständig weiterentwickelnden Umfeld, das eine rasche Anpassung erfordert, sind interne Kommunikatoren häufig mit der Aufgabe konfrontiert, neue Themen schnell zu erfassen. Generative KI dient als agiler Forschungsbegleiter, der umfangreiche Datensätze schnell durchsucht und komplizierte Informationen zu verdaulichen Erkenntnissen zusammenfasst. Durch die Verdichtung komplexer Konzepte zu verständlichen Zusammenfassungen wird nicht nur der Lernprozess beschleunigt, sondern die Kommunikatoren werden auch in die Lage versetzt, dieses Wissen effektiv im gesamten Unternehmen zu verbreiten und so klarere und besser informierte Kommunikationskanäle zu schaffen.
3. Optimierung der Erstellung und Verbreitung von Inhalten
Generative KI beschleunigt den Prozess der Inhaltserstellung, indem sie Arbeitsabläufe rationalisiert und die Produktivität steigert. Durch die Automatisierung verschiedener Aspekte der Inhaltserstellung erleichtert sie die konsistente Bereitstellung ansprechender und sachdienlicher Informationen auf internen Plattformen. Es rationalisiert die Produktion verschiedener Inhaltsformate, wie z. B. aussagekräftige Blog-Posts, zeitnahe Ankündigungen, informative Newsletter und andere wichtige Materialien. Dieser schnelle und effiziente Mechanismus zur Erstellung von Inhalten sorgt nicht nur für regelmäßige Aktualisierungen, sondern auch für deren Relevanz und Resonanz innerhalb des Unternehmenskontextes und erfüllt die sich verändernden Bedürfnisse der Zielgruppe.
Konkrete Beispiele für generative KI zur Verbesserung der digitalen Erfahrung
Automatisierung des Schreibens wichtiger Dokumente :
Stellen Sie sich ein hochentwickeltes Tool vor, das nahtlos in die Infrastruktur des digitalen Arbeitsplatzes integriert ist, mit Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache ausgestattet ist und in der Lage ist, Sitzungsprotokolle oder umfangreiche Berichte sorgfältig zu analysieren. Dieses Tool destilliert und fasst die wichtigsten Erkenntnisse, Aktionspunkte und kritischen Informationen zusammen und gleicht sie mit den bereitgestellten Informationen ab. Durch die Automatisierung dieser arbeitsintensiven Aufgabe befreit es die Mitarbeiter von der zeitaufwändigen manuellen Synthese umfangreicher Daten, so dass sie sich auf strategische Initiativen und Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.
Unterstützung bei der Erstellung personalisierter Inhalte
Ein fortschrittliches, in den Digital Workplace eingebettetes KI-System, das mit Algorithmen für maschinelles Lernen ausgestattet ist, schneidet Nachrichten und Inhalte auf verschiedene Mitarbeitersegmente zu und sorgt so für maximales Engagement und Relevanz. Dieses KI-gesteuerte System analysiert sorgfältig das Benutzerverhalten, die Vorlieben und die bisherigen Interaktionen, um eine personalisierte und gezielte Kommunikation zu erstellen. Durch die dynamische Anpassung von Sprache, Tonfall und Inhaltsstruktur optimiert es die Resonanz von Nachrichten für unterschiedliche Mitarbeitergruppen, was letztlich deren Aufnahmefähigkeit erhöht und eine stärkere Auseinandersetzung mit den vermittelten Informationen fördert. Dieser personalisierte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Inhalte zu vermitteln, die nicht nur hochgradig relevant sind, sondern auch bei jedem einzelnen Mitarbeiter auf große Resonanz stoßen, was die Effektivität der Kommunikation insgesamt steigert.
Schnelligkeit bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien
Generative KI ist ein leistungsfähiger Verbündeter bei der schnellen Entwicklung unterschiedlicher Kommunikationsmaterialien wie Newsletter, Präsentationen und mehr. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und der Verarbeitung natürlicher Sprache beschleunigt sie den Erstellungsprozess, indem sie mehrere Schritte bei der Inhaltserstellung automatisiert. Dazu gehören die Erstellung erster Entwürfe, Layout-Vorschläge und sogar die Einbindung visueller Elemente. Durch diese Beschleunigung wird die Zeit, die normalerweise für die Entwicklung solcher Materialien benötigt wird, erheblich verkürzt, so dass die Mitarbeiter ohne den arbeitsintensiven manuellen Aufwand effizient ausgefeilte Newsletter und Präsentationen erstellen können. Durch die Integration von Generative AI wird der Workflow für die Erstellung von Inhalten gestrafft, so dass schnell professionelle Kommunikationsmaterialien erstellt werden können, die auf bestimmte Bedürfnisse oder Ereignisse innerhalb des Unternehmens zugeschnitten sind.
Wie schafft man einen digitalen Arbeitsplatz?
1. Erkennen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse
Die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes muss den konkreten Bedürfnissen eines Unternehmens entsprechen. Stellen Sie sich zunächst die Frage, was Ihre spezifischen Bedürfnisse sind und welche Ziele damit verbunden sind. Möchten Informationsfluss verbessern? Das Zugehörigkeitsgefühl Ihrer Mitarbeiter stärken? Das Dokumentensuche und Informationsaustausch unter den Mitarbeitern verbessern? Diese Identifikationsphase sollte es Ihnen ermöglichen, sich auf die einzurichtenden Prozesse zu konzentrieren und somit einen relevanten und effizienten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann.
2. Definieren Sie einen digitalen Arbeitsplatz Manager
Es kommt nicht in Frage, ein Projekt für einen digitalen Arbeitsplatz ohne die Benennung eines Managers zu starten! Unabhängig von der Bezeichnung (HR-Manager, IT-Manager usw.) diese Person haben mag, sie wird sicherstellen müssen, dass das Projekt reibungslos verläuft: Implementierung von Tools, Schulung der Mitarbeiter, Unterstützung des Wandels usw. Außerdem sollte er oder sie für Fragen der Mitarbeiter verfügbar sein und Kundendienstleistungen nach dem Verkauf erbringen.
3. Denken Sie daran, Ihre Mitarbeiter zu schulen
Die Arbeitsmethoden und/oder -mittel von heute auf morgen zu ändern ohne die Mitarbeiter darauf vorzubereiten, ist oft kontraproduktiv. Wenn Sie möchten, dass die Implementierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes so reibungslos wie möglich verläuft und von den Mitarbeitern massiv angenommen wird, müssen Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld darauf vorbereiten, indem Sie ihnen erklären, warum diese Veränderungen stattfinden und warum sie nützlich sind. Dies kann durch die Erstellung eines Benutzerhandbuchs mit allen relevanten Informationen oder durch die Organisation von Fernschulungen folgen. Je besser die Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen vorbereitet sind, desto schneller werden sie sie übernehmen!
Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, seine digitalen Transformation zu vernachlässigen. Es handelt sich tatsächlich um einen notwendigen Schritt, um die Akzeptanz einer digitalen Kultur im Unternehmen und die dazugehörigen Werkzeuge zu fördern. In konkreten Begriffen bedeutet dies, digitale Technologien nicht nur zugänglich, sondern auch vorteilhaft für die Mitarbeiter zu machen nutzbar zu machen. Dies erfordert eine Vielzahl von Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen. Auf diese Weise wird die Akzeptanz des Digitalen Arbeitsplatzes stärker und schneller erfolgen.
5. Messen Sie die Leistung Ihres digitalen Arbeitsplatzes
Die Leistung eines digitalen Arbeitsplatzes zu messen,ist wichtig. Und anders als man vielleicht denkt, muss diese Phase vor der Entwicklung des Projekts durchdacht werden! Die Definition der KPIs (Key Performance Indicators) Ihres digitalen Arbeitsplatzes ermöglicht es Ihnen, präzise Ziele und die Mittel zu ihrer Erreichung festzulegen. Diese Ziele können beispielsweise die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit oder Steigerung der Anzahl von Leads sein. Und wenn Sie feststellen, dass die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen, bietet dies die Möglichkeit, Änderungen an Ihrem digitalen Arbeitsplatz vorzunehmen, mit dem Ziel der kontinuierlichenVerbesserung.
SharePoint, der digitale Arbeitsplatz für die Erstellung interner Websites für Unternehmen.
Viele andere Tools sind in Microsoft 365 enthalten: Outlook, the Office Suite (einschließlich Word und Powerpoint), Planner, Delve, usw.
Seit der Einführung von Microsoft 365 (ehemals Office 365) unternimmt der Anbieter immer mehr Anstrengungen, die Silos seiner Anwendungsplattform zu durchbrechen, um eine nahtlose Erfahrung für den Endbenutzer zu bieten. Die Einführung von Microsoft Viva im Jahr 2021 ist ein perfektes Beispiel dafür.
Allerdings ermöglicht der funktionale Umfang der Microsoft Suite keine flüssige und ansprechende Erfahrung ohne die Verwendung spezifischer Entwicklungen oder integrierter Software.
Sollten Sie Microsoft verlassen, um Ihren digitalen Arbeitsplatz einzurichten?
Diese Lösung ist zwar attraktiv, wirft aber viele Probleme auf. Der Austritt aus Microsoft bedeutet nämlich, dass :
Verdoppelung von Merkmalen: Einige Merkmale werden sich überschneiden, so dass Unternehmen doppelt zahlen müssen;
Sicherheitsmängel, da die Daten an zwei Orten gespeichert werden;
Einen Verlust des IT-Fahrplans, denn das Verlassen von Microsoft ermöglicht es nicht, die vorhandenen Anwendungen zu rationalisieren;
Benutzer werden von zu vielen Anwendungen erdrückt .
Also welche Lösung gäbe es, um Microsoft als vollwertigen digitalen Arbeitsplatz zu nutzen?
Es gibt eine alternative Lösung, die keine spezielle Entwicklung erfordert. Die Strategie von Microsoft basiert in der Tat auf Partnerschaften, die die Funktionen seiner Lösungen ergänzen.
Mozzaik365 ist einer dieser Partner. Wir bieten eine flüssige und vollständige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihren digitalen Arbeitsplatz aus ihrer Microsoft-Umgebung heraus zu implementieren. Es ist einfach und schnell: unsere Lösung ermöglicht es, einen vollständig angepassten Raum in weniger als 3 Wochen zu schaffen!
Ein Digital Workplace vereint digitale Tools im Intranet des Unternehmens. Es ist sowohl für Außendienst- als auch für Innendienstteams zugänglich und soll die digitale Erfahrung der Mitarbeiter verbessern.
Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und einem digitalen Arbeitsplatz?
Der Digital Workplace ist eine Erweiterung des Intranets und konzentriert sich auf die interne Zusammenarbeit. Es ist eine digitale Arbeitsumgebung, die für jeden und überall zugänglich ist.
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