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In diesem Leitfaden stellt Mozzaik365 Ihnen dieses wichtige Werkzeug vor, das darauf abzielt, die internen Kommunikation und Zusammenarbeit, des Wissensmanagements und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Viel Spaß beim Lesen!
Was ist ein Intranet?
In den letzten Jahren sind zahlreiche digitale Lösungen entstanden, die die Zusammenarbeit,Kommunikation, Wissensmanagement, Mitarbeitererfahrungund das Projektmanagement erleichtern. Dazu gehören auch Intranet-Plattformen. Wie definiert man also ein Intranet? Und was unterscheidet es von anderen Technologien? Lesen Sie weiter, um unsere Intranet-Definition und mehr zu erfahren.
Intranet-Definition:
Ein Intranet ist ein Computernetzwerk, das dem Internet ähnelt, aber der Zugang ist auf Mitglieder eines bestimmten Unternehmens oder einer Organisation beschränkt. Moderne Intranet-Plattformen integrieren eine Vielzahl von Funktionen und verwandeln sich sogar in echte digitale Arbeitsplätze. Sie spielen eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der internenKommunikation, der Zusammenarbeit, des Wissensmanagements und der Teamarbeit, insbesondere im Kontext von Telearbeit oder hybriden Arbeitsmodellen. Es handelt sich auch um eine sichere Umgebung innerhalb eines Raums, der nur von einer bestimmten Gruppe von Personen betreten werden kann.
Intranet-Netzwerke können zum Beispiel genutzt werden, um :
- Weitergabe von Informationen und Werbung für Veranstaltungen an die Mitarbeiter;
- Organisieren und überwachen Sie den Fortschritt eines gemeinsamen Projekts;
- Erstellen einer Einführungsseminar oder digitalen Schulungskurs;
- Zentralisieren Sie die Arbeitsmittel, die Ihre Mitarbeiter täglich benötigen;
- Dokumente speichern, freigeben, verwalten und gemeinsam bearbeiten;
- Interne Informationen und Wissen leicht suchen und finden;
- Identifizieren oder finden Sie schnell einen internen Kontakt;
- Interaktion über Chat, Nachrichten, Anrufe, Videokonferenzen, Kommentare usw. ;
- Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, um Feedback zu erhalten;
- usw.
Geschichte des Intranets
Nach Anne Pauline Garbar und Magali Véran erschien der Intranet-Begriff erstmals 1992 in den Schriften von Journalisten, bevor er 1996 von Forrester Research in einem Bericht mit dem Titel "Full service intranet" formalisiert wurde. Bis Ende der 1990er Jahre hinterließen Intranets ihren Stempel in großen Organisationen. Laut einer Studie der Union des Annonceurs hatten im Jahr 2000 bereits 64,3 % der Top-1.500 Firmen in Frankreich ein Intranet.
In seinen Anfangstagen war das unternehmensinterne Intranet hauptsächlich ein starkes Werkzeug für die internes Kommunikationsinstrument , das Zugang zu privater Nachrichtenübermittlung sowie administrativen, kommerziellen oder institutionellen Inhalten ermöglichte. Seitdem hat sich das Intranet erheblich weiterentwickelt, hat zahlreiche Dienste integriert und ist zu einer Lösung für die Zusammenarbeit, das Projektmanagement und das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) geworden.
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Was ist der Unterschied zwischen Intranet, Internet und Extranet?
Internet, Intranet und Extranet sind eng miteinander verwandt.
Das Larousse-Wörterbuch Das Wörterbuch definiert das Internet als ein internationales Netzwerk, das für alle zugänglich ist und "durch die Verbindung von Computern auf der ganzen Welt unter Verwendung eines gemeinsamen Datenaustauschprotokolls (IP für Internetprotokoll)".
Im Gegensatz zum Internet ist das Intranet ein privates Netzwerk, das nur für Mitglieder einer Organisation zugänglich ist. Es basiert auf denselben Protokollen wie das Internet und bietet die gleichen Dienste (Dateifreigabe, Messaging, Online-Software usw.), jedoch im Unternehmensmaßstab.
Schließlich ist das Extranet eine Erweiterung des Intranets. Es handelt sich um ein sicheres Netzwerk, das Internetprotokolle verwendet und es einer Struktur ermöglicht, Informationen sicher mit externen Partnern (Lieferanten, Dienstleistern, Kunden usw.) auszutauschen.
Was ist die Rolle des Intranets?
Die moderne Intranet-Plattform hat mit all ihren neuen Funktionen nicht nur eine, sondern eine Vielzahl von Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf heutiger Organisationen unerlässlich sind.
Übermittlung von Informationen
Würdige Erben der ersten Intranets, erleichtern Intranet 2.0-Plattformen die Übermittlung von Informationen. Über das Intranet können das Management, die Personalabteilung oder die Kommunikationsabteilung Nachrichten an die Mitarbeiter über Unternehmensnachrichten, Stellenangebote oder bevorstehende Veranstaltungen weitergeben.
Verbreitung der Unternehmenskultur
Das Intranet spielt auch eine Rolle bei der Schaffung einer starken Unternehmenskultur. Tatsächlich kann es mit den Farben der Organisation geschmückt werden, um zu einem Medium zur Verbreitung ihres Arbeitgebermarkenimages zu werden. Es ist auch ein bevorzugter Kanal, um die Geschichte der Organisation zu erzählen, ihre Werte darzulegen, ihre Mission zu erinnern und letztendlich ihre Kultur hervorzuheben.
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Stärkung des Engagements der Mitarbeiter
Das Intranet der neuen Generation ist auch darauf ausgelegt das Engagement der Mitarbeiter zu stärken. Auf einem privaten Unternehmensnetzwerk können Mitarbeiter ihre Meinung äußern mitreden und sich am Leben ihres Unternehmens beteiligen. Sie können sich durch Kommentare zu Veröffentlichungen ihres Arbeitgebers äußern, an Umfragen teilnehmen, ihr Wissen über auf der Plattform veröffentlichte Blog-Artikel teilen oder die Beiträge ihrer Organisation in ihren eigenen sozialen Netzwerken weiterleiten, ohne das Intranet zu verlassen.
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Förderung des internen Zusammenhalts
Mit seinen zahlreichen horizontalen Kommunikationsmitteln fördert das soziale Intranet auch die interne Kohäsion. Die von Nachrichtensysteme, Chat-Räume und unternehmensinternen sozialen Netzwerke, ermöglichen es den Mitarbeitern, miteinander zu kommunizieren, nahtlos zusammenzuarbeiten und Verbindungen zu schaffen. Mitarbeiter können formell interagieren, zum Beispiel im Rahmen einer Projektgruppe. Sie können aber auch in einem informelleren Modus kommunizieren, indem sie indem sie eine Konversationsgruppe für ein gemeinsames Interesse. (Sporttraining, Innovationen usw.) in einem internen sozialen Netzwerk erstellen.
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Erleichterung der internen Zusammenarbeit
Eine der wichtigsten Aufgaben des Intranets besteht darin, die Zusammenarbeit zu optimieren. Werkzeuge, die die Interaktion zwischen den Mitarbeitern fördern, erleichtern die interne Zusammenarbeit. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil des Intranets. Das private Netz ermöglicht es auch, Dateien gemeinsam zu nutzen, zu speichern und sogar gemeinsam zu bearbeiten. Wenn sich die Mitarbeiter in ihre Intranet-Plattform einloggen, finden sie alle ihre Arbeitsdokumente in der jeweils aktuellen Version. Dies ist ideal, um die Effizienz zu steigern, selbst wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.
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Sicherung von Unternehmensdaten
Das Intranet spielt auch eine wichtige Rolle bei der Sicherung von Unternehmensdaten. Über dieses private Netz können vertrauliche Informationen und Dateien sicher ausgetauscht werden, da nur Mitglieder des Unternehmens auf die Plattform zugreifen können. Um die Sicherheit des Intranets zu gewährleisten, können die Administratoren den Benutzern auch verschiedene Rechte zuweisen, um ihre Aktionen oder die Informationen, die sie sehen können, zu begrenzen.
Verbesserung der Erfahrungen der Mitarbeiter
Und zu guter letzt bietet das Intranet den Mitarbeitern ein besseres digitales Erlebnis. Auf dieser Plattform sind alle Anwendungen und Informationen, die die Mitarbeiter für eine effiziente Arbeit benötigen, an einem Ort zu finden. Das Tüpfelchen auf dem i ist, dass diese in einer übersichtlichen, benutzerfreundlichen und anpassbaren Oberfläche präsentiert werden können. All dies verbessert das Benutzererlebnis und damit auch das Erlebnis der Mitarbeiter.
📖 Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für ein gutes digitales Erlebnis
Welche Vorteile bietet die Nutzung eines Intranets?
Mit all diesen Funktionen ist das Unternehmensintranet definitiv ein unverzichtbares Instrument, zumal die Vorteile eines Intranets zahlreich sind. Hier sind nur einige von ihnen:
Höhere individuelle und kollektive Produktivität
Der Hauptnutzen eines Intranets ist die Steigerung der individuellen und kollektiven Produktivität. Laut einer Studie von McKinsey können Unternehmen, die soziale Technologien wie Intranets nutzen, um die Kommunikation, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zu verbessern, die Produktivität ihrer Mitarbeiter um 20-25 % steigern.
Verbessertes Markenimage und Arbeitgebermarke
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Einführung eines Unternehmensintranets ist die Verbesserung des Markenimages und der Arbeitgebermarke. Dank dieses Tools können Unternehmen problemlos Kampagnen zur Förderung der Mitarbeiter starten und ihre Mitarbeiter zu Botschaftern machen. Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie, denn laut einer Studie von PostBeyond haben Unternehmensbotschaften eine 561 % größere Reichweite, wenn sie von Mitarbeitern in ihren sozialen Netzwerken und nicht über die Unternehmenskanäle geteilt werden.
Talentbindung leicht gemacht
Laut einer Umfrage von OpinionWay und Grant Alexander halten 60 % der befragten Führungskräfte die Bindung von Talenten für das wichtigste HR-Thema des Jahres 2023. Das Intranet ist das ideale Instrument für die Bindung von Mitarbeitern. Dank dieses Instruments ist es möglich, einen optimalen Onboarding-Prozess einzurichten und neue Mitarbeiter richtig einzubinden. Dies ist ein ganz entscheidender Schritt für die Bereitschaft der Mitarbeiter, im Unternehmen zu bleiben. Das Intranet verbessert auch die Erfahrung der Mitarbeiter , indem es eine angenehme, flüssige digitale Arbeitsumgebung bietet. Ein Vorteil, der auch bei der Bindung von Talenten eine entscheidende Rolle spielt. Der Beweis liegt auf der Hand: Laut einer von Zapier durchgeführten Studie gibt 1 von 6 jungen Menschen (Generation Z und Millennials) an, bereits einen Arbeitsplatz wegen ungeeigneter Technologie verlassen zu haben.
Einsparungen und ROI für die Organisation
Der letzte wichtige Vorteil der Nutzung eines Intranets ist finanzieller Art. In erster Linie werden durch die Einführung eines Intranets verschiedene Kosten und Ausgaben für das Unternehmen reduziert. So stellt beispielsweise allein die Verringerung der Zahl der erfolglosen Einstellungen eine erhebliche Einsparung dar. Nach Angaben von Hay kann ein Besetzungsfehler einen Arbeitgeber zwischen 45.000 und 100.000 Euro kosten. Letztlich führt die Implementierung eines modernen Intranets zwischen Kostensenkung und Produktivitätssteigerung zu einem bemerkenswerten Return on Investment (ROI). Laut einer Studie von MVware aus dem Jahr 2017 beträgt der ROI eines Digital Workplace durchschnittlich 150 %. Noch besser: Laut einer Studie von Forrester und Microsoft aus dem Jahr 2019 würde die Kommunikations- und Kollaborationsanwendung Microsoft Teams, die in Intranets unter Microsoft 365 - wie Mozzaik365 - integriert ist, innerhalb von 3 Jahren einen ROI von 832 % erzielen!
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