Hybrides Arbeiten mit Teams: ein neues Paradigma für die Zukunft der Arbeit

Die Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, und das Aufkommen des hybriden Arbeitens ist einer der auffälligsten Trends der letzten Jahre. Angesichts der globalen Pandemie, die unsere Arbeitsgewohnheiten auf den Kopf stellt, wenden sich immer mehr Unternehmen flexiblen Arbeitsmodellen zu, die Fernarbeit mit Präsenz vor Ort kombinieren.  

Im Jahr 2023 wollen 8 von 10 berechtigten Arbeitnehmern hybride Arbeitsformen nutzen. Mehr als 6 von 10 Managern glauben, dass sie weiter zunehmen werden. Und 80 % von ihnen haben das Gefühl, dass ihr Unternehmen nicht ausreichend auf diese Form der Arbeit eingestellt ist. (Quelle: My Happy Job)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie hybrides Arbeiten mit Microsoft Teams und dem Digital Workplace effektiv umsetzen können.

Schaffen Sie eine hybride Arbeitskultur:

Die Einführung des hybriden Arbeitens beginnt mit einem Kulturwandel innerhalb des Unternehmens. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Fernarbeit gefördert und akzeptiert wird. Kommunikation und Zusammenarbeit müssen erleichtert werden, egal wo die Menschen arbeiten.  

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Förderung von Flexibilität und Autonomie

Die hybride Arbeitsweise bietet den Beschäftigten mehr Flexibilität und Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Es ist wichtig, Richtlinien und Praktiken einzuführen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Zeit effektiv zu verwalten. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit, bei Bedarf aus der Ferne zu arbeiten, und das Vertrauen in die Mitarbeiter, ihre eigenen Aufgaben und Projekte zu verwalten.

Der digitale Arbeitsplatz, der alle für die tägliche Arbeit benötigten Ressourcen und Werkzeuge zusammenführt, erleichtert diese Flexibilität erheblich, indem er einen sicheren Zugriff auf Informationen und Anwendungen unabhängig vom Standort ermöglicht.

Förderung von Selbstvertrauen und Autonomie

Der Schlüssel zu erfolgreichem hybriden Arbeiten liegt darin, den Mitarbeitern genügend Vertrauen und Autonomie zu geben, damit sie ihre Arbeit selbst verwalten können. Seien Sie flexibel, was die Arbeitszeiten angeht, und bewerten Sie die Leistung auf der Grundlage der Ergebnisse und nicht der physischen Anwesenheit im Büro. So können die Mitarbeiter die Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen und ein Gleichgewicht zwischen ihrem Berufs- und ihrem Privatleben herstellen.

Definieren Sie eine klare Politik

Legen Sie klare Richtlinien und eine formelle Politik für hybrides Arbeiten fest. Diese Richtlinie sollte die Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Verfügbarkeit, Kommunikation, Organisation der Arbeitszeit und die mit der Fernarbeit verbundenen Vorteile und Verantwortlichkeiten erläutern. Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinie allen Mitarbeitern auf transparente Weise vermittelt wird.

Fördern Sie Kommunikation und Zusammenarbeit:

Nahtlose Kommunikation und aktive Zusammenarbeit sind in einer hybriden Arbeitsumgebung unerlässlich. Implementieren Sie Prozesse und Tools, die die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Dies stärkt den Zusammenhalt im Team, fördert den Austausch von Ideen und hilft, Probleme schneller zu lösen, unabhängig von der physischen Anwesenheit im Büro.

Sie fragen sich, welches Tool Sie verwenden sollen? Hier ist ein genauerer Blick auf Microsoft Teams und seine Funktionen, um besser zu verstehen, wie diese Anwendung den heutigen Arbeitsplatz revolutioniert.  

Nutzen Sie die erweiterten Funktionen von Microsoft Teams

Microsoft Teams, die kollaborative Kommunikationsplattform von Microsoft, ist ein ideales Werkzeug für die Vereinfachung des hybriden Arbeitens. Mit der Teams-App können Teams virtuelle Meetings abhalten, Ideen austauschen, Dateien gemeinsam nutzen und in Echtzeit zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem geografischen Standort. Teams bietet eine Reihe von fortschrittlichen Funktionen, die die Zusammenarbeit und Produktivität fördern, auch aus der Ferne.

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Virtuelle Treffen

Mit Teams können Sie virtuelle Besprechungen mit nur wenigen Klicks planen und daran teilnehmen. Zu den erweiterten Funktionen gehören das Versenden von Einladungen, das Festlegen von Erinnerungen, das Aufzeichnen von Besprechungen und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen. Diese Funktionen ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, auch wenn die Teammitglieder über verschiedene Standorte verteilt sind.

🚀 Um weiter zu gehen, erfahren Sie wie man ein Microsoft Teams-Meeting erstellt und durchführt .

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Microsoft Teams-Kanäle

Mit Kanälen in Teams können Sie Unterhaltungen, Dateien und Ressourcen nach Team, Projekt oder bestimmten Themen gruppieren. Dies erleichtert das Auffinden relevanter Informationen und ermöglicht es allen, wichtige Diskussionen und Aktualisierungen zu verfolgen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Teammitglieder können sich aktiv an Diskussionen beteiligen, Ideen austauschen und über Fortschritte informiert bleiben.

Online-Dateifreigabe

Mit Teams können Sie Dateien online freigeben, so dass alle Teammitglieder in Echtzeit auf relevante Dokumente zugreifen und diese anzeigen und bearbeiten können. Dies beseitigt die Verwirrung durch unterschiedliche Dateiversionen und erleichtert die Zusammenarbeit aus der Ferne. Darüber hinaus bietet Teams eine Integration mit OneDrive, was die sichere Speicherung und Freigabe von Dateien erleichtert.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Teams bietet Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, wie die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Anmerkungen und Kommentaren. So können Teammitglieder gemeinsam an einem Dokument arbeiten, egal wo sie sich befinden. Die Zusammenarbeit in Echtzeit fördert die Produktivität und den Zusammenhalt im Team, auch aus der Ferne.

Virtuelle Whiteboards

Mit den virtuellen Whiteboards von Teams können Sie Brainstorming betreiben, Notizen machen und visuell im Team arbeiten, auch wenn die Mitglieder aus der Ferne arbeiten. Sie können interaktive Whiteboards erstellen und freigeben, Ideen, Zeichnungen und Bilder hinzufügen und in Echtzeit zusammenarbeiten. Dies erleichtert die Kreativität und die gemeinsame Problemlösung, unabhängig von der Entfernung.

Instant Messaging und Audio-/Videoanrufe

Teams bietet integriertes Instant Messaging sowie hochwertige Audio- und Videoanrufe. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation zwischen Teammitgliedern, sei es um Fragen zu stellen, Informationen auszutauschen oder dringende Angelegenheiten zu besprechen. Audio- und Videoanrufe bieten eine Alternative zu persönlichen Besprechungen und fördern die Fernarbeit.

🤯Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie, wie Sie die Mitarbeitererfahrung mit Microsoft Teams zu optimieren (mozzaik365.com)

Microsoft Viva, die in Teams integrierte Plattform, fördert ebenfalls das hybride Arbeiten.

Microsoft Viva, die Plattform der Wahl für hybrides Arbeiten

Microsoft Viva ist eine integrierte Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die in Microsoft 365 und Microsoft Teams integriert ist. Es ist ein wertvolles Tool zur Erleichterung des hybriden Arbeitens, da es spezifische Funktionen bietet, die die Zusammenarbeit, die Kommunikation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Hier sind einige wichtige Aspekte von Microsoft Viva, die das hybride Arbeiten unterstützen:

Viva-Verbindungen

Viva Connections zentralisiert Unternehmensinformationen, Ressourcen und Neuigkeiten in einer personalisierten, benutzerfreundlichen Oberfläche innerhalb von Microsoft Teams. Dies erleichtert den Zugang zu allen notwendigen Ressourcen, von Unternehmensrichtlinien und Schulungen bis hin zu wichtigen Dokumenten und internen Updates. Hybride Mitarbeiter bleiben mit wichtigen Informationen verbunden, egal ob sie im Büro oder von unterwegs aus arbeiten.

Viva Einblicke

Viva Insights liefert Daten und Statistiken zu Arbeitsgewohnheiten, Wohlbefinden und Produktivität der Mitarbeiter. Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit besser einzuteilen, ihr Arbeitspensum auszubalancieren und Burnout zu verhindern. Für Manager bietet Viva Insights Schlüsselindikatoren, um das Wohlbefinden des Teams zu überwachen und geeignete Maßnahmen zur Unterstützung der Mitarbeiter zu ergreifen.

Viva Learning

Viva Learning ist eine in Microsoft Teams integrierte Lernplattform. Sie ermöglicht den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu Bildungsinhalten und Schulungen, unabhängig davon, ob es sich um ein internes oder externes Unternehmen handelt. Diese Funktion fördert die berufliche Entwicklung und den Wissensaustausch und ermöglicht hybriden Mitarbeitern den Zugang zu Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, unabhängig von ihrem Standort.

Viva Themen

Viva Topics nutzt künstliche Intelligenz, um Wissen zu identifizieren, zu organisieren und unternehmensweit zu teilen. Es ermöglicht die Erstellung von Wissensdatenbanken und Concept Maps zu verschiedenen Themen, was die Suche nach und das Auffinden von relevanten Informationen erleichtert. Dies kann besonders für hybride Mitarbeiter nützlich sein, die auf wichtiges Wissen zugreifen können und über Themen, die für ihre Arbeit relevant sind, auf dem Laufenden bleiben.

📌 Möchten Sie mehr über Microsoft Viva erfahren? Lesen Sie unseren Artikel Microsoft Viva, das Mitarbeitererlebnis im Fokus .

Integration von Teams mit anderen Tools

Die Integration von Microsoft Teams mit anderen Tools ist einer der Schlüsselaspekte zur Erleichterung des hybriden Arbeitens. Hier sind einige Beispiele für Integrationen, die besonders vorteilhaft sein können:

Integration mit Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Aufgabenlisten erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen können. Durch die Integration von Microsoft Planner mit Teams können Sie ganz einfach Aufgaben direkt aus Diskussionen in Teamkanälen erstellen, Aufgaben bestimmten Mitgliedern zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen. Diese Integration gewährleistet eine effiziente Koordination und eine bessere Sichtbarkeit des Projektfortschritts.

Integration mit OneNote

OneNote ist ein Tool zur Erstellung von Notizen für die Zusammenarbeit. Durch die Integration mit Teams können Sie gemeinsame Notizblöcke erstellen, um in virtuellen Meetings Notizen zu machen, Ideen und Informationen auszutauschen und sie strukturiert zu organisieren. Diese Integration erleichtert die Zusammenarbeit an Notizen in Echtzeit und ermöglicht allen Teammitgliedern den Zugriff und die Aktualisierung der Notizen, auch aus der Ferne.

Integration mit SharePoint

SharePoint ist eine Plattform zur Verwaltung von Unternehmensinhalten. Durch die Integration von SharePoint in Teams können Sie in SharePoint gespeicherte Dokumente und Dateien gemeinsam nutzen, mit dem Team synchronisieren und die Zusammenarbeit erleichtern. Teammitglieder können auf Dateien zugreifen, sie in Echtzeit ändern und frühere Versionen verfolgen, ohne die Teams-Umgebung zu verlassen. Diese Integration ermöglicht ein zentrales Dokumentenmanagement und fördert die effektive Zusammenarbeit.

⚡ Um mehr zu erfahren, entdecken Sie warum Sie SharePoint für Ihr Intranet wählen sollten?

Integration mit Power BI

Power BI ist ein Business Intelligence-Tool zur Erstellung interaktiver Berichte und Dashboards. Durch die Integration von Power BI in Teams können Sie Berichte und Visualisierungen mit Teammitgliedern teilen, wodurch Daten leichter zu verstehen sind und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeitinformationen ermöglicht wird. Teammitglieder können auch automatische Benachrichtigungen und Updates zu wichtigen Dashboards direkt in Teams erhalten.

Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie, wie Sie Teams in eine Plattform für Benutzererfahrungen verwandelt

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MODA, die neueste Anwendung von Microsoft Teams

MODA, die von Mozzaik365 entwickelte Microsoft-Teams-Anwendung, macht das hybride Arbeiten viel einfacher.

Was ist die MODA-Anwendung?

Mit MODA können Sie Ihre Dashboards direkt in Microsoft Teams entwerfen, erstellen und anpassen. Mit nur 2 Klicks können Sie die Geschäftstools Ihres Unternehmens zentralisieren und die mobile Erfahrung Ihrer Mitarbeiter optimieren.

MODA bietet Funktionen, die durch einfaches Klicken und Ziehen von Widgets hinzugefügt werden können. Es ist auch möglich, das fertige Dashboard anzupassen und in der Größe zu verändern, das dann allen oder einigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden kann.  

🌞 Wussten Sie schon? MODA ist jetzt im Microsoft Teams Store erhältlich!

Wie erleichtert das MODA das hybride Arbeiten?

Die MODA-Anwendung befasst sich mit einer Reihe von Fragen:

• Die Schwierigkeit, neue Mitarbeiter richtig einzuarbeiten, insbesondere aus der Ferne
• Schlechte Kommunikation mit den Teams vor Ort,  
• Die Notwendigkeit, die Informationen zu den einzelnen Projekten zu zentralisieren,  
• Die Notwendigkeit einer effektiven und zentralisierten internen Kommunikation,  

• Und die Notwendigkeit, die digitale Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.

Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation mit MODA  

Mit seinen personalisierten Dashboards in Microsoft Teams kann MODA Ihre interne Kommunikation deutlich verbessern. Das Dashboard ermöglicht es Ihnen, Informationen zu priorisieren, sie gezielt an eine Zielgruppe zu verteilen und Mitarbeiter über wichtige Veröffentlichungen zu informieren. Mit MODA können Sie Probleme der internen Kommunikation lösen, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Daten zur Verfügung stellen, die sie benötigen, ohne sie mit unnötigen Daten zu überhäufen.

💡 Um weiter zu gehen, entdecken Sie wie Sie die interne Kommunikation in Teams verbessern können

Optimieren Sie die digitale Erfahrung Ihrer Mitarbeiter mit MODA

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine reibungslosere und angenehmere Benutzererfahrung in Microsoft Teams. Ein optimales Benutzererlebnis führt zu einer leichteren Akzeptanz von Teams, insbesondere bei Neueinsteigern. Mit MODA können Sie eine optimierte digitale Erfahrung schaffen, die die Navigation, den Zugriff auf Informationen und die Zusammenarbeit in Teams erleichtert.

Integrieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich mit MODA.

MODA erleichtert den Integrationsprozess, indem es ein spezielles Dashboard für Neuankömmlinge in Teams erstellt. Dieses kurzlebige Dashboard ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, mit nur wenigen Klicks auf administrative Informationen zuzugreifen, Mitglieder des Unternehmens kennenzulernen, seinen Vorgesetzten und Kollegen zu kontaktieren.  

✒️ Um mehr zu erfahren, entdecken Sie wie Sie Teams für das erfolgreiche Onboarding von Mitarbeitern nutzen können?

Kommunizieren Sie dank MODA einfacher mit den Teams vor Ort.  

MODA ist zu 100 % für die mobile Nutzung optimiert. So können die Mitarbeiter im Außendienst direkt von ihrem Smartphone aus Unternehmensnachrichten verfolgen, ihre Aufgabenliste einsehen und den Feed des sozialen Netzwerks der Organisation einsehen. Mit MODA wird die Kommunikation mit den Außendienstteams einfacher und effizienter.

Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte  

MODA Dashboards bieten jedem Team die Informationen und Links, die es für die erfolgreiche Durchführung seiner Projekte benötigt. Durch die Zentralisierung von Ressourcen und den erleichterten Zugang zu Informationen erleichtert MODA die Zusammenarbeit im Team und erleichtert das Erreichen von Zielen. Dank MODA werden Ihre Projekte reibungsloser und effizienter ablaufen!

📆 Um weiter zu gehen, entdecken Sie den Leitfaden zur Verbesserung Ihres Projektmanagements in Microsoft Teams

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung des hybriden Arbeitens ein wichtiger Schritt ist, um die Unternehmen in die Lage zu versetzen, sich an die neuen Realitäten der Berufswelt anzupassen. Durch die Förderung einer hybriden Arbeitskultur, die Nutzung der fortschrittlichen Funktionen von Teams, die Förderung von Flexibilität und Autonomie sowie die Erleichterung von Kommunikation und Zusammenarbeit können Unternehmen ein leistungsstarkes, ausgewogenes und widerstandsfähiges Arbeitsumfeld schaffen. Das hybride Arbeiten wird sich durchsetzen, und es ist an der Zeit, es vollständig zu übernehmen, um die Zukunft der Arbeit zu gestalten.

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