Der Leitfaden zur Optimierung des Projektmanagements in Microsoft Teams

Herausforderungen und Instrumente des Projektmanagements in Unternehmen

Projektmanagement kann als die Tätigkeit definiert werden, die darin besteht, verschiedene Aufgaben und Ressourcen (Personal, Budget, Material) zu organisieren, um ein Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen.

Fragen des Projektmanagements

Ob es sich um eine Veranstaltung, die Einführung eines neuen Produkts, ein Kundenprojekt oder ein internes Transformationsprojekt handelt, Projektmanagement ist in Unternehmen unerlässlich.

Und das aus gutem Grund: Alle Organisationen müssen Projekte durchführen, ob groß oder klein. Aber ohne strukturiertes Projektmanagement sind diese Projekte zum Scheitern verurteilt.

Laut einer Studie, die vom Projektmanagement-Institut (PMI) im Jahr 2020 veröffentlicht wurde, haben Unternehmen, die Projektmanagement nicht als strategische Kompetenz betrachten, eine um 67 % höhere Misserfolgsquote bei Projekten als Unternehmen, die sich der Bedeutung des Projektmanagements bewusst sind.

Dies hat schwerwiegende finanzielle Folgen. Derselben Umfrage zufolge werden 11,4 % der von Unternehmen getätigten Investitionen aufgrund schlechter Projektleistungen vergeudet.

Die Schlüsselrolle der Projektmanagement-Tools

Angesichts dieses Problems sind die Einführung einer Unternehmenskultur, die dem Projektmanagement einen hohen Stellenwert einräumt, und die Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Aber diese Bemühungen reichen nicht aus.

Sie müssen mit der Übernahme von Methoden (Wasserfallmethode, Agile Methode, Lean Management usw.) undProjektmanagement-Tools (GANTT-Diagramm, RACI-Matrix, Kanban-Board usw.) ad hoc verbunden werden.

Um erfolgreich zu sein, müssen die Projekte jedoch vor allem durch Technologie und insbesondere durch Projektmanagement-Software unterstützt werden .

Laut einer 2007 von PWC veröffentlichten Studie basieren 77 % der erfolgreichsten Projekte auf einer Projektmanagement-Software.

Projektmanagement-Software: eine (nicht so) schwierige Wahl

Für welche Projektmanagement-Software sollte man sich also entscheiden? In diesem Bereich ist die Entscheidung a priori umso schwieriger, als das Angebot sehr groß ist.

Es gibt viele Projektmanagement-Programme : Trello, Asana, Microsoft Project (MS Project) oder Monday, um nur einige zu nennen.

Um eine gute Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu gewährleisten, müssen diese Softwareprogramme außerdem mit Kollaborationsplattformen wie Teams oder Slack gekoppelt sein.

So viele Tools, die sich anhäufen und das tägliche Leben der Mitarbeiter erschweren können. Die Lösung? Halten Sie es einfach und nutzen Sie die Microsoft-Suite in vollem Umfang.

🚀Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Themen und Methoden des Projektmanagements in Microsoft Teams.

Projektmanagement-Tools im Microsoft-Ökosystem

Microsoft ist an Projektmanagement interessiert und bietet seit mehreren Jahrzehnten Lösungen in diesem Bereich an.

Ein Beweis dafür ist die berühmte Projektmanagement-Software MS Project, die seit 1984 auf dem Markt ist.

Teams, eine Projektmanagementsoftware mit hohem Mehrwert

Vor allem aber vermarktet Microsoft seit 2017 Teams, eine Anwendung für kollaborative Kommunikation , die einen echten Mehrwert für das Projektmanagement bietet.

Laut einer Studie, die von Forrester im Auftrag von Microsoft im Jahr 2019 durchgeführt wurde:

• Teams spart den Mitarbeitern 4 Stunden pro Woche durch einen besseren Informationsaustausch und eine reibungslosere Zusammenarbeit;

• Teams reduziert mit seiner zuverlässigen Videokonferenzfunktion die Anzahl und Dauer von Besprechungen um 18,9 % pro Woche;

• Für Manager beschleunigt Teams die Entscheidungsfindung um 17,7 %, da sie leichteren Zugang zu strategischen Daten haben;

• Und schließlich befinden sich mit Teams alle Anwendungen und Ressourcen, die die Mitarbeiter benötigen, an einem Ort, wodurch sie mehr als eine Stunde pro Woche sparen.

Teams, eine Drehscheibe für das Projektmanagement

Ja, eine der großen Stärken von Teams besteht darin, dass die Anwendung alle Werkzeuge und Ressourcen zentralisiert, die die Mitglieder des Projektteams zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Insbesondere ist es möglich, Funktionen aus anderer Software direkt in Teams zu nutzen, was für die Projektbeteiligten eine echte Zeitersparnis bedeutet.

Sie können eine Videokonferenz abhalten, ein Microsoft Whiteboard verwenden, eine mit ToDo erstellte Aufgabenliste oder einen Microsoft Planner-Projektplan einsehen, ohne die Teams-Anwendung zu verlassen.

🚀 Um weiter zu gehen, empfehlen wir unseren Artikel über Microsoft Tools für die interne Zusammenarbeit.

Projektverwaltung mit Microsoft Teams

Wie wir gesehen haben, bietet Microsoft Teams viele Vorteile für das Projektmanagement.

Wie können Sie diese Anwendung also in der Praxis für Ihre Projekte nutzen? Jetzt geht's los.  

Wie bereitet man Teams auf ein neues Projekt vor?

👉 Um Teams für ein neues Projekt einzurichten, fügen Sie zunächst alle Projektbeteiligten zu einem Teams-Team hinzu.

👉 Erstellen Sie dann innerhalb dieses Teams Kanäle, die den verschiedenen Themen im Zusammenhang mit dem Projekt gewidmet sind: Budget, Ergebnisse, Veranstaltungen, Treffen, Überwachung, Kommunikation usw.

Die Einrichtung thematischer Kanäle hat zwei wesentliche Vorteile:

• Für die Mitglieder des Projektteams bedeutet dies eine echte Zeitersparnis, da die Aufteilung der Diskussionen für Klarheit sorgt und die Suche nach Informationen erleichtert;

• So können Sie die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt kontaktieren, ohne die Postfächer aller Beteiligten zu überschwemmen.

👉 Listen Sie schließlich innerhalb Ihres Teams die im Projekt verwendeten Werkzeuge auf und erstellen Sie Verknüpfungen zu ihnen.

Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiter produktiver sein, da sie problemlos von einer Software zur anderen wechseln können.

Außerdem können Personen, die sich dem Projekt im Laufe der Zeit anschließen, schneller in das Projekt eingebunden werden und sich einarbeiten.

Wenn das Erstellen von Teams und Teams-Kanälen nicht Ihre Stärke ist, sollten Sie wissen, dass es Lösungen wie nBold.co gibt, die Ihnen diese Aufgabe erleichtern. Mit nur wenigen Klicks können Sie Teams veröffentlichen, die perfekt an die Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, angepasst sind und auf gebrauchsfertigen Vorlagen basieren.

Wie kann man den Fortschritt eines Projekts in Teams verwalten?

👉 Um ein Projekt in Teams voranzutreiben, erstellen Sie zunächst Listen mit Aufgaben und Unteraufgaben in der ToDo-App und/oder dem Planer-Tool.

Weisen Sie dann die Aufgaben den einzelnen Mitgliedern des Projektteams zu und geben Sie dabei den Zeitrahmen an, innerhalb dessen sie erledigt werden müssen.

Um die Arbeit der Mitarbeiter zu erleichtern, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, verknüpfen Sie SharePoint-Dokumente mit den verschiedenen Aufgaben.

👉 Sie können nun alle Funktionen der Teams-Tools nutzen, um Ihre Projektmanagement-Methodik zu entfalten.

Sie können z. B. eine MS Project-Registerkarte in einem Teams-Kanal erstellen.

Wenn keines der Tools Ihren Anforderungen entspricht, können Sie weitere Anwendungen hinzufügen. Achten Sie aber darauf, dass Ihr Team nicht durch eine Flut von Tools verwirrt wird.

👉 Verfolgen Sieschließlich den Fortschritt Ihres Projekts direktin Teams in der Ansicht "Charts".

Anhand von Diagrammen können Sie den Grad der Fertigstellung jeder einzelnen Projektphase veranschaulichen.

So lassen sich eventuelle Störungen leicht erkennen und schnell Lösungen finden, damit das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.

Wie kann man in Teams an der Projektdokumentation zusammenarbeiten?

Teams ist ein sehr gutes Instrument, um Ergebnisse und praktische Dokumente im Zusammenhang mit dem Projekt(Prozesse, Best Practices usw.) zu erstellen, zu validieren und dem Projektteam zur Verfügung zu stellen.

👉 Mit der Anwendung Teams können Sie tatsächlich ein gemeinsames Dokument erstellen und dann :

• Verwalten Sie die Zugriffsrechte;
• Bearbeiten Sie es mit mehreren Personen;
• Verfolgen Sie Änderungen, die von Mitverfassern vorgenommen wurden;
• Fügen Sie jeden der Kommentare hinzu;
• Markieren Sie Projektteammitglieder, um sie über eine Änderung oder ein Problem zu informieren;
• Speichern Sie die Datei online, so dass die Teammitglieder jederzeit und von überall darauf zugreifen können, indem sie sich einfach mit ihrem Microsoft-Konto anmelden;
• Sehen Sie sich die verschiedenen Versionen an, um zum Beispiel zurückzugehen.

Mit Teams können Sie auch Validierungsprozesse für Ihre Dokumente einrichten.

Sobald der Inhalt fertiggestellt ist, kann er von der zuständigen Stelle (z. B. Ihrem N-1 und dann von Ihnen) überprüft und genehmigt werden.

👉 Aber das ist noch nicht alles. In Teams haben Sie auch die Möglichkeit, Wikis, also informative Seiten, in Ihren Kanälen zu erstellen.

Ein Wiki kann zum Beispiel Feedback oder gute Arbeitsmethoden dokumentieren, um sie mit dem Team zu teilen.

Aber Vorsicht: Die in den Team-Kanälen erstellten Wikis sind nicht für das gesamte Unternehmen zugänglich.

Um Informationen an alle Mitarbeiter weiterzugeben, ist es daher besser, eine Wissensdatenbank einzurichten, die vom gesamten Unternehmen genutzt wird.

Schließlich können Sie mit Teams auch Umfragen oder Fragebögen mit Microsoft Forms durchführen.

Diese Funktion ist ideal für das Sammeln und Organisieren von Daten wie Kundenfeedback , Nutzertestergebnisse, Fehlerberichte usw.

🚀 Togo weiter, schauen Sie sich unseren Artikel an "Wie erstellt man einen effektiven Projektplan mit Teams und SharePoint? ".

Ein Raum für jedes Projekt

An jedem Projekt sind viele Menschen, Austauschmaßnahmen, Werkzeuge, Dokumente und Fristen beteiligt.

Um die Produktivität und den Arbeitskomfort zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen dringend, jedem Ihrer Projekte einen eigenen Arbeitsplatz zuzuweisen.

Dieser Arbeitsbereich kann ein Teams-Kanal, eine SharePoint-Projektseite, ein Projekt-Dashboard oder sogar ein freigegebener Ordner auf einem Laufwerk sein.

Zentralisierung des Austauschs, der Informationen und der Ressourcen

Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, können Sie Konversationen, Dokumente und Informationen zu jedem Projekt in einem einzigen Tool zentralisieren.

Passwörter, Kontaktlisten von Dienstleistern, Sitzungsprotokolle, Ergebnisse und Verträge im Zusammenhang mit einem Projekt werden leicht zugänglich sein.

Mehrere Vorteile

👉 Ergebnis: eine geringere mentale Belastung für die Mitglieder des Projektteams.

Sie müssen nämlich nicht mehr zwischen verschiedenen Projekten jonglieren. Sie können sich rechtzeitig auf jedes einzelne Projekt konzentrieren und effizienter arbeiten.

Noch besser ist, dass alle Projektbeteiligten Zugang zu Informationen über das Projekt haben.

Bei Abwesenheit können sich die Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen und sogar eine verpasste Besprechung nachbereiten.

Schluss mit unvollständigen Zusammenfassungs-E-Mails und vergessenen Informationen, Meetings können genutzt werden, um zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen, Blockaden zu lösen, kurzum, um das laufende Projekt effektiv voranzubringen.

Die bewährte Praxis, für jedes Projekt einen eigenen Bereich einzurichten, erleichtert zudem das Onboarding und diespätere Übergabe des Projekts.

Die Mitarbeiter können problemlos auf alle mit dem Projekt verbundenen Ressourcen und Austauschmöglichkeiten zugreifen. Die Kontinuität des Projekts ist somit gewährleistet.

Da alle Elemente zentralisiert sind, ist es einfach, projekt- und budgetbezogene Kennzahlen zusammenzufassen.

Von da an ist es viel einfacher, Ihre Fortschritte zu verfolgen und sich an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

🚀 Wenn Sie mehr wissen möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel über Verfolgung der KPIs Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Optimierung des Projektmanagements in Microsoft Teams: Fazit

Microsoft Teams ist ein sehr leistungsfähiges Projektmanagement-Tool.

Projektmanager werden mit dieser Anwendung sicher zufrieden sein, denn sie ermöglicht es ihnen, ein Projekt zu organisieren, seinen Fortschritt zu verfolgen und zu dokumentieren, und das alles über eine einzige Schnittstelle.

Für Microsoft-Lizenznehmer wäre die Wahl einer anderen Projektmanagementlösung daher sowohl kostspielig als auch kontraproduktiv.

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