Wie lässt sich die Kommunikation mit der Praxis erleichtern?

Die Coronavirus-Pandemie hat ein neues Licht auf die Einsatzteams geworfen. Das operative Personal, das nun zu Recht als"unverzichtbare Arbeitskräfte" bezeichnet wird, arbeitete an vorderster Front, um dieWirtschaftstätigkeit aufrechtzuerhalten.

Obwohl sie im Mittelpunkt des Geschehens stehen, fühlen sich die Beschäftigten an der Basis marginalisiert. Laut einer von Yoobic durchgeführten Studie ist fast ein iFrontline-Arbeiter von zwei(46 %) sogar das Gefühl, von seiner Organisation abgekoppelt zu sein. Die Folge sind geringere Produktivität, höhere Fluktuation und ein schlechteres soziales Klima.

Angesichts dieser Situation ist es dringend notwendig, eine flüssige Kommunikation zwischen der Zentrale und den Mitarbeitern vor Ort wiederherzustellen. Doch wie kann der Austausch zwischen den operativen Teams und den Unterstützungsdienstenangesichts der Fernarbeit einerseits und des schlechten Zugangs zu den IT-Tools andererseits erleichtert werden?

Mozzaik365 wirft einen Blick auf das Problem und gibt Ihnen Ratschläge, wie Sie dieses heikle Problem lösen können.

Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst: eine strategische Herausforderung

In vielen Unternehmen mangelt es an der Kommunikation zwischen Außendienst und Innendienst. Die Barriere, die allzu oft zwischen den Supportfunktionen und dem Betriebspersonal besteht, ist in mehr als einer Hinsicht schädlich und sollte abgebaut werden.

Und das aus gutem Grund, denn die Wiederherstellung des Kontakts zwischen den verschiedenen Akteuren im Unternehmen trägt zu einer höheren Produktivität bei. Die Kommunikation von oben nach unten ist ein wichtiger Faktor für die Anerkennung der Mitarbeiter. Mehr als 60 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie motivierter und produktiver sind, wenn sie sich von ihren Vorgesetzten wertgeschätzt fühlen (Quelle: Protime-Studie 2021).

Bottom-up und horizontale Interaktionen tragen ebenfalls zur Leistung des Unternehmens bei. Diese Rückmeldungen ermöglichen es, die Temperatur so nah wie möglich an den Fachleuten und Kunden zu halten. Auf diese Weise können wir eventuelle Störungen erkennen und schnell beheben, aber auch gemeinsam Lösungen erarbeiten, die den Gegebenheiten vor Ort voll und ganz gerecht werden.  

Mobile Technologie als Herzstück der Kommunikation zwischen Zentrale und Feld

Obwohl die Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeitern und Mitarbeitern in der Zentrale unerlässlich ist, wird sie allzu oft durch ein praktisches Problem behindert. Im Gegensatz zu ihren Kollegen in der Zentrale haben die Mitarbeiter der ersten Linie nicht immer Zugang zu einem Computer.

Kassiererinnen und Kassierer, Verkäuferinnen und Verkäufer, Zustellerinnen und Zusteller, Haushaltshilfen, Kellnerinnen und Kellner oder auch Bauarbeiter stehen mitten im Geschehen und haben weder die Mittel noch die Zeit, die üblichen internen Kommunikationsmedien zu konsultieren. Intranets, Newsletter und Teamsitzungen scheinen ihnen fremd zu sein.

Die Lösung für diese Kopfschmerzen? Ein Digital Workplace , der über Computer und Smartphone zugänglich ist und sowohl an die Bedürfnisse der Hauptabteilungen als auch der Mitarbeiter im Betrieb angepasst ist. Tatsächlich gaben 58 % der befragten Mitarbeiter an, dass sie sich stärker mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen würden, wenn es über das Mobiltelefon kommunizieren würde. Einfach und effektiv.

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Erstens: Setzen Sie auf eine verstärkte interne Kommunikation

Die Verbesserung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens muss Gegenstand einer echten Strategie mit Meilensteinen und Zielen sein. Es sollte ein spezieller Manager ernannt werden, der das Projekt leitet. Auch die Teams sollten befragt werden, um die bestehende Situation zu erfassen. Zu diesem Zweck können Ad-hoc-Umfrage-Tools verwendet werden, die in den Digital Workplace integriert sind.

Die Einführung eines digitalisierten internen Kommunikationssystems ist ein erster Schwerpunkt. Digitale Lösungen machen es möglich, trotz der Entfernung eine Verbindung herzustellen. Mit besonderem Interesse sollte Microsoft Teams beobachtet werden. Die kollaborative Kommunikationsanwendung zentralisiert den Austausch und erleichtert den Kontakt zwischen den Mitarbeitern. Dadurch wird es möglich, mehr Horizontalität in die Interaktionen zu bringen.

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Auch der Diskurs muss verfeinert werden, um ihn ansprechender zu gestalten und Unterstützung zu gewinnen. Die Übernahme eines für alle verständlichen Lexikons, die Verwendung eines "weichen" Vokabulars, die Vermeidung von direktiven Wendungen und die Verwendung von Emojis sind allesamt Hebel, die dazu beitragen können, den Dialog zwischen den Mitarbeitern im Außendienst und denjenigen, die im Büro oder aus der Ferne arbeiten, sowie zwischen den Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten flüssiger zu gestalten.

Um den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern vor Ort und denen in der Zentrale zu stärken, ist es auch notwendig, die gegenseitige Kenntnis zu verbessern. Aus der Ferne ist es schwierig, den Überblick über Arbeitsplatzwechsel zu behalten oder die Rolle der einzelnen Personen und die damit verbundenen Zwänge zu erkennen ("Warum antwortet die Zentrale nicht innerhalb von 24 Stunden auf meine E-Mail?").

Auch wenn es notwendig ist, reicht es nicht aus, einUnternehmensverzeichnis, ein Trombinoskop oder eine Ankunftswand zu führen, um Eindruck zu hinterlassen. Überlegen Sie daher, ob Sie nicht einprägsame Kommunikationsmaßnahmen (Artikel und Interviews mit Mitarbeitern, Berichte in der Zentrale oder vor Ort), immersive Erlebnisse (Besuch von Workshops, Einladung, einen Kollegen auf einer Mission zu begleiten usw.) und ein unterhaltsames Schulungsangebot (mit einer Mikro-Learning-Anwendung wie z. B. Sparted ) einführen.
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Weitergehender Wissensaustausch

Die Verbreitung von Informationen, Ideen, Know-how und bewährten Verfahren innerhalb des Unternehmens ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil. Er verbessert die Produktivität (das Rad muss nicht neu erfunden werden), stärkt den Zusammenhalt zwischen den Beteiligten und fördert das Entstehen einer Art kollektiver Intelligenz. Die gemeinsame Nutzung von Wissen sollte daher durch die Einführung eines echten Wissensmanagements gefördert werden.

Um verwertbar zu sein, muss das Wissen zunächst dokumentiert und organisiert werden, damit alle Mitarbeiter davon profitieren können. Ein Teil des Wissens aus der Praxis wird die Überlegungen der Teams in der Zentrale bereichern(Einblicke in die Kunden, technische Zwänge usw.). Anderes Wissen, das von den Unterstützungsfunktionen generiert wird, wird die Geschäftsexperten aufklären und ihre Handlungen leiten (administrative Zwänge, Änderungen in der aktuellen Gesetzgebung, usw.).

Durch die Zentralisierung von Wissen und die Erleichterung seines Ausdrucks ist der digitale Arbeitsplatz der Grundpfeiler eines effektiven und nachhaltigen Wissensmanagements. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Kompetenzen und Projekte regelmäßig in ihrem persönlichen Dashboard zu aktualisieren . Auf diese Weise können sie von ihren Kollegen leicht abgerufen werden, wenn diese ihr Fachwissen benötigen. Ein Beispiel, dem man folgen sollte? Die Freyssinet-Gruppe, ein weltweit tätiger Spezialist im Bauwesen, hat es geschafft, seine Zentrale mit seinen Teams auf den Baustellen kommunizieren zu lassen, indem sie ein echtes Wissensmanagement-Wiki" (mit)geschaffen hat.

Schulungen und Workshops, an denen Mitarbeiter der Hauptverwaltung und Fachleute aus der Wirtschaft teilnehmen, sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, die gegenseitige Unterstützung und den Erfahrungsaustausch innerhalb der Organisation zu fördern. Diese können von Angesicht zu Angesicht oder über eine kollaborative Kommunikationsanwendung wie Microsoft Teams stattfinden.

Entdecken Sie die 11 Teams-Anwendungen, die Sie integrieren müssen dringend

💡 Microsoft setzt darauf, dass das Mitarbeitererlebnis in den kommenden Jahren ein wichtiges Anliegen der Unternehmen sein wird. Deshalb bringt das amerikanische Unternehmen Viva auf den Markt, die Plattform für Mitarbeitererlebnisse.

Schaffung einer Unternehmenskultur und von Teamgeist

Um die Kommunikation zwischen Geschäfts- und Büroabteilungen zu erleichtern, sollten Sie eine starke Unternehmenskultur schaffen und den Teamgeist fördern.

Dazu müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen informiert und transparent sind. Erläutern Sie die von der Zentrale getroffenen Entscheidungen, reagieren Sie auf die von den verschiedenen Interessengruppen geäußerten Frustrationen und Fragen und sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen innerhalb Ihrer Organisation angemessen verbreitet werden. Auch hier ist der Einsatz eines digitalen Arbeitsplatzes , der über Handy und Computer zugänglich ist, eine große Hilfe.

Schaffen Sie außerdem Gelegenheiten für Mitarbeiter im Außendienst und in der Zentrale, sich informell auszutauschen. Das Feiern von Arbeitsjubiläen, das Organisieren von Erfolgspartys oder das Planen von Teambuilding-Aktivitäten sind alles gute Gelegenheiten, um "persönlich" zusammenzukommen, sich gegenseitig kennenzulernen und Synergien zwischen den Mitarbeitern zu entwickeln. Auch hier ist der Einsatz eines digitalen Arbeitsplatzes eine große Hilfe. Er ermöglicht es Ihnen, Ihre Veranstaltungen einfach zu verwalten und sie für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen.

Zu beachtende Dinge

📌 Die Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern ist eine echte Herausforderung.

📌 Um sie effektiv zu erreichen, ist es daher notwendig, sowohl die Art und Weise der Interaktion als auch die Kommunikationskanäle anzupassen.

📌 Die Einführung einer mobilen Anwendung, die eine reibungslose Authentifizierung und Navigation sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem PC ermöglicht, ist ein Muss. Während Sparted diese Anforderung bereits erfüllt, geht Microsoft Teams mit der Viva-Plattform, die sich auf die Mitarbeitererfahrung konzentriert, ebenfalls in diese Richtung.