Welche Microsoft-Tools die interne Zusammenarbeit in Unternehmen fördern

Die Zusammenarbeit, d. h. das Zusammenarbeiten an einem gemeinsamen Projekt, ist für das Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich. Bezeichnen wir die verschiedenen Interessengruppen in einem Unternehmen nicht gewöhnlich als Mitarbeiter?

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz , so wichtig sie auch ist, stellt eine echte Herausforderung für das Management dar. Das Management muss die Entwicklung von interner Zusammenarbeit fördern und sie aufrechterhalten, auch bei entfernten oder hybriden Arbeitssituationen.

Um diese Herausforderung zu meistern, können sich Manager auf verschiedene Tools für die Zusammenarbeit stützen.

In dieser Hinsicht ist die Microsoft 365 Suite natürlich eine Referenz. Und das aus gutem Grund. Die sich ergänzenden Softwarepakete bilden eine echte kollaborative Arbeitsplattform , die die interne Kommunikation und die Synergien zwischen den Kollegen erleichtert.

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Interne Zusammenarbeit im Unternehmen: ein wichtiger Punkt, der Microsoft Sorgen bereitet

Interne Zusammenarbeit ist eine Form der Arbeitsorganisation, bei der sich die Mitarbeiter an der Verwirklichung eines gemeinsamen Projekts oder Auftrags beteiligen, indem sie sich die Aufgaben auf flexible Weise teilen.

Laut einer 2018 veröffentlichten Studie von Ipsos und OpenMind Kfé gaben 69 % der befragten Arbeitnehmer an, dass kollaboratives Arbeiten den Wissensaustausch fördert, 65 % erklärten, dass es die Produktivität des Teams steigert, 62 % äußerten, dass es die Problemlösung erleichtert, 60 % behaupteten, dass es ein Motivator ist, und 59 % schätzten, dass es die Kreativität anregt.

Es besteht allgemein Einigkeit darüber, dass interne Zusammenarbeit einen positiven Einfluss auf die Teamarbeit, die kollektive Intelligenz, das Engagement der Mitarbeiter und sogar die Produktivität hat. Die Umsetzung dieses Organisationsstils ist daher eine große Herausforderung für Arbeitgeber.

Als echter Anbieter von Lösungen für Unternehmen scheint Microsoft besonders an der internen Zusammenarbeit interessiert zu sein . Der Softwarehersteller entwickelt Anwendungen für einfache und sichere Teamarbeit, sowohl persönlich als auch aus der Ferne.

Was sind nun die von Microsoft entwickelten Tools für die Zusammenarbeit ? Das werden wir jetzt herausfinden.

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Microsoft Office Suite, Version für die Zusammenarbeit

Wahrscheinlich sind Sie mit der berühmten Microsoft Office-Suite vertraut. Aber wussten Sie auch, dass Sie damit verschiedene Arten von Inhalten in Zusammenarbeit erstellen können?

Dank der Microsoft Office Suite ist es in der Tat möglich, Ihre Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, OneNote-Notizbücher und Microsoft-Formulare mit mehreren Personen (Kollegen, Auftragnehmern, Kunden usw.) gemeinsam zu nutzen.

Die Werkzeuge der Microsoft Office Suite bieten den Mitarbeitern vor allem die Möglichkeit, gleichzeitig im selben Medium zu arbeiten und zu bearbeiten. Eine kollaborative Erstellungsfunktion namens"Co-Authoring".  

Noch besser: Mit der Office 365 Suite können die Mitwirkenden jederzeit, von überall und von jedem Gerät (PC, Telefon, Tablet usw.) auf eine aktualisierte Version der gemeinsam bearbeiteten Datei zugreifen. Darüber hinaus werden die von den verschiedenen Nutzern vorgenommenen Änderungen deutlich gekennzeichnet. So kann jeder die Entwicklung des gemeinsamen Dokuments leicht verfolgen.

Wussten Sie schon? Die Software der Microsoft Office Suite kann miteinander verknüpft werden. Wenn Sie Forms und Excel zusammen verwenden, können Sie zum Beispiel Daten von Ihren Kollegen, Lieferanten, Partnern oder Kunden sammeln und diese dann direkt in Excel auswerten.

Aufgaben und Planner & Project, die Projektverwaltungsprogramme von Microsoft

Projektmanagement-Tools sind für die Zusammenarbeit unerlässlich . Unabhängig davon, ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten, müssen die Mitarbeiter ihre Aktionen koordinieren, den Gesamtstatus des Projekts kennen und Dokumente und visuelle Berichte mit ihren Kollegen teilen.

Auch hier reagiert Microsoft auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit drei Tools für die Zusammenarbeit , die in Office 365 integriert und auf das Projektmanagement ausgerichtet sind: Tasks, Planner und Project.

Mit der Planungsanwendung Planner erleichtern Sie die Teamarbeit , indem Sie Kanban-Tafeln erstellen, auf denen jeder Beteiligte den Projektfortschritt problemlos verfolgen kann.

Synchronisiert mit Planner, zentralisiert und priorisiert die Tasks Software die kollektiven Aufgaben (generiert in Planner) und die individuellen Aufgaben (eingegeben über To Do), die zu erledigen sind. Ein Muss zur Steigerung der Produktivität und besseren Koordination.

Die Anwendung "Aufgaben", die ihrerseits in Teams integriert ist, führt alle Daten aus den verschiedenen Microsoft-Anwendungen (Planer, Aufgaben, Listen usw.) an einem Ort zusammen. Dies ist eine echte Zeitersparnis für die Mitarbeiter, die diese Tools einfach nutzen können, ohne sie einzeln öffnen zu müssen.

Und für Ihre komplexesten Projekte erleichtern Sie die Zusammenarbeit mit der Anwendung Microsoft Project. Dieses umfassende Projektmanagement-Tool ist ein Muss , um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Ressourcen, ihre Zuweisung, Überwachung und Analyse des Projekts zu gewährleisten.

Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder Dashboards: Diese Software bietet alle Funktionen, die für ein gutes Management eines ressourcen- und zeitintensiven Projekts (z. B. einer internen Transformation) erforderlich sind.

💡Um weiter zu gehen, lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie Ihre Aufgaben in Teams mit der Aufgaben-App planen

Werfen wir aber einen Blick auf Teams, die "Star " -Plattform für kollaboratives Arbeiten von Microsoft 365.

Teams, das ultimative Tool zur Zusammenarbeit für Microsoft 365

Bei der Erleichterung der Zusammenarbeit setzt Microsoft stark auf Teams.

Teams ist eine echte Plattform für die Zusammenarbeit und bietet viele Funktionen, die für die Teamarbeit vor Ort und aus der Ferne unerlässlich sind .

Zum Beispiel kann die Teams-Software verwendet werden:

Austausch über einen Chat, zu zweit oder in Teams

Teams ermöglicht es den Mitarbeitern erstens, sich in Paaren oder Teams per Chat zu unterhalten . Synchron oder asynchron eingesetzt, erleichtert dieses Tool die Interaktion und Problemlösung.

Laut einer Studie von Forrester, die von Microsoft zitiert wird, verringert sich die Zahl der Besprechungen durch den Einsatz von Chat um durchschnittlich 18,9 %.

Ein echtes "Plus" in einer Zeit, in der laut einer von OpinionWay im Auftrag von Empreinte Humaine durchgeführten Umfrage nur jede zweite Besprechung (52 %) von den Mitarbeitern als produktiv angesehen wird.

Zur Durchführung von Videokonferenzen

Die Teams-Software ist mittlerweile für ihre Remote-Meetings bekannt.

Aus gutem Grund nutzen viele Unternehmen, die einen hybriden Arbeitsmodus (halb vor Ort, halb in Telearbeit) eingeführt haben, die Videokonferenzfunktion von Teams, um die Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern aus der Ferne zu erleichtern.

Mit Team-Videokonferenzen können bis zu 1000 Teilnehmer an verschiedenen Orten (Büros, Sitzungsräume, zu Hause usw.) mit unterschiedlichen Geräten (Bildschirm, Computer, Tablet, Telefon) zusammengebracht werden.

Aber das ist noch nicht alles. Teams Augmented Meetings sind eine großartige Möglichkeit, die kollektiveIntelligenz und Produktivität zu steigern, vor allem durch die Integration verschiedener Funktionen für die Zusammenarbeit wie Microsoft Whiteboard .

Mit dem Microsoft Whiteboard können Sie in Besprechungen Notizen machen und visuelle Darstellungen mitgestalten.

Laut einer 2018 veröffentlichten Studie von Wisembly und IFOP sind 42 % der Führungskräfte der Ansicht, dass die Sitzungen, an denen sie teilnehmen, nicht ausreichend vorbereitet sind, und 48 % geben an, dass sie selten Zugang zu Protokollen haben.

Teams wiederum sind eine Ad-hoc-Reaktion auf die von den Arbeitnehmern geäußerten Bedürfnisse:

Mit Teams ist es in der Tat möglich, während einer Besprechung direkt in der Anwendung Notizen zu machen und das Protokoll anschließend über die Einladung zur Veranstaltung abzurufen.

Darüber hinaus können Teams-Meetings mit Microsoft Whiteboard optimiert werden.

Mit dem virtuellen Whiteboard von Microsoft können Sie vor, während und nach der Besprechung individuelle visuelle Hilfsmittel erstellen oder mitgestalten.

Auf diese Weise können Sie Ihren Austausch gut vorbereiten, die kollektive Intelligenz während der Sitzung anregen , Ihre Interaktionen aufzeichnen und sogar asynchron weiter zusammenarbeiten.  

💡 Lesen Sie unsere Tipps zur Optimierung Ihrer Teams-Meetings mit Microsoft Whiteboard in unserem Blog-Beitrag!

Schaffung spezieller Kanäle für Projektteams

Teams ermöglicht auch die Einrichtung von Kanälen für die Zusammenarbeit, die den Mitgliedern eines bestimmten Projektteams und seinen "Gästen" vorbehalten sind.

Auf diese Weise können die Mitarbeiter miteinander diskutieren und an einem Ort alle Dokumente (Word, PowerPoint usw.), Zeitpläne (Tasks), Budgets (Excel) oder Kenntnisse (Wiki) finden, die sie für die Erfüllung ihrer gemeinsamen Aufgabe benötigen.

Und da an einem Projekt oft auch externe Personen beteiligt sind (Kunden, Dienstleister, Partner usw.), können diese ebenfalls eingeladen werden, dem Projektkanal beizutreten, wobei sie in unterschiedlichem Maße Zugriff auf die verschiedenen gemeinsam genutzten Dateien haben.

Gut zu wissen: Als natürliche Erweiterung von Microsoft integriert Mozzaik365 Teams in den Digital Workplace. Unsere Lösung zentralisiert Informationen, Benachrichtigungen und Nachrichten. Dies erleichtert die Suche nach Dokumenten sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektteammitgliedern erheblich.  

Für einen schnelleren Zugriff auf persönliche Anwendungen

Schließlich ist Teams als echtes Betriebssystem (OS) konzipiert, das eine Vielzahl von Computerprogrammen, Anwendungen und digitalen Ressourcen zentralisieren und artikulieren soll.  

So können Teams-Benutzer die Anwendungen, die ihre Teams benötigen, direkt aus dem Teams Store auswählen und diese Tools nahtlos in Teams integrieren, um ein reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen.

Auf individueller Ebene kann jeder Mitarbeiter sogar seine Lieblingssoftware an seinen Teams-Bereich anheften. So können sie leichter auf ihre persönlichen Anwendungen zugreifen, ohne die Teams-Plattform verlassen zu müssen.

Das Ergebnis ist eine echte Zeitersparnis für die Mitarbeiter und eine optimierte Arbeitserfahrung.

💡 Um einen Schritt weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie Ihr Team mit Teams auf die nächste Stufe hebt.

Das Organigramm mit Fotos oder das Unternehmensverzeichnis, ein kollaboratives Werkzeug mit ungeahnten Möglichkeiten

Das Organigramm mit Fotos, oderFirmenverzeichnis ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit in jeder Organisation. Es ermöglicht den Beteiligten, die Namen, Positionen, Aufgaben und Fähigkeiten ihrer Kollegen schnell zu identifizieren und sie mit wenigen Klicks zu kontaktieren.

Dieses Kollaborationstool in Ihrem Intranet ist besonders nützlich für neue Mitarbeiter und vereinfacht deren Einarbeitung erheblich. Sie können sich mit den verschiedenen Mitgliedern des Unternehmens vertraut machen (Gesicht, Rolle, Funktionen, Fachwissen usw.) und ihre Kontaktdaten leicht abrufen.

Noch besser: Das Unternehmensverzeichnis ermöglicht die Suche nach Kompetenzen innerhalb der Organisation. Ideal für die effiziente Suche nach dem richtigen internen Experten, auch in großen Gruppen.

💡 Wie wir bereits in einem früheren Artikel erläutert haben, ist dank des Mozzaik365 Digitalen Arbeitsplatzes können Sie einfach ein Organigramm erstellen, direkt in Ihrem SharePoint-Intranet erstellen.

Microsoft-Tools für die Zusammenarbeit, Hebel der Inklusion

Bei der internen Zusammenarbeit geht es darum, dass Menschen zusammenarbeiten. Bestimmte Vorkehrungen können erforderlich sein, wenn ein oder mehrere Teammitglieder besondere Bedürfnisse haben, wie z. B. Seh-, Hör- oder Mobilitätsbehinderungen.

Auch hier hat Microsoft ein offenes Ohr für seine Mitarbeiter. Der Softwarehersteller bietet eine ganze Reihe von Lösungen für die Barrierefreiheit an, die es allen Mitarbeitern ermöglichen, in vollem Umfang an Unternehmensprojekten teilzunehmen.

Dank der automatischen Untertitel für Besprechungen und Besprechungsnotizen können Menschen mit einer Hörbehinderung ohne Probleme an Videokonferenzen teilnehmen. Der Farbkontrast von Dokumenten und SharePoint-Seiten und das immersive Lesen von Dokumenten sind für Sehbehinderte konzipiert. Schließlich ermöglicht das sprachgesteuerte Schreiben Mitarbeitern mit motorischen Einschränkungen, Texte zu schreiben.

Microsoft-Software, die die interne Zusammenarbeit im Unternehmen fördert: Fazit  

Wie Sie sehen können, bietet Microsoft eine breite Palette von Software zur Förderung der internen Zusammenarbeit in Unternehmen.

Unter diesen Tools für die Zusammenarbeit sind einige, wie die Office 365 Suite , auf die gemeinsame Erstellung von Inhalten ausgerichtet. Andere, wie Planner und Tasks, ermöglichen die Verwaltung von Projekten. Wieder andere, wie das Tool für die kollaborative Fernarbeit Teams, erleichtern die Kommunikation zwischen den Beteiligten, und wieder andere sind Vektoren der Inklusion.

Für eine noch reibungslosere und nahtlosere Erfahrung kann die gesamte oben genannte Software für die Zusammenarbeit in Ihren Mozzaik365 Digital Workplace integriert werden. Dies ist der perfekte Weg, um Ihre Zusammenarbeit in Gang zu bringen.