Planen von Aufgaben in Teams mit Tasks

Die Anwendung Tasks on Teams ermöglicht es den Benutzern, ihre individuellen und Teamaufgaben in einer einzigen Anwendung anzuzeigen. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen: Listen, Diagramme, Tabellen, Zeitpläne... Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Aufgaben besser zu planen, in einer Zeit, in der neue Arbeitsmethoden eine optimierte Organisation erfordern. Außerdem zeigt eine Studie des Sapiens Institute, dass die Produktivität von Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, um 22 % gestiegen ist. Die Bereitstellung einer Lösung für die Organisation der Fernarbeit kann sich also nur positiv auf das Wachstum des Unternehmens auswirken.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Tasks zur Koordinierung von Arbeitsprozessen und zur Erleichterung der Aufgabenverteilung zwischen den Mitarbeitern eingesetzt werden können, um sich so an die neuen Möglichkeiten der Hybridarbeit und der Digitalisierung von Prozessen anzupassen.

das Bedürfnis, seine Arbeit zu strukturieren und sich selbst zu organisieren, auch aus der Ferne

Die Gesundheitskrise hat zur Entstehung neuer Arbeitsformen geführt und gleichzeitig die Fernarbeit demokratisiert. Diese Erleichterung hat zwar viele Vorteile mit sich gebracht (Flexibilität, höhere Kreativität und Produktivität, weniger Stress usw.), aber auch die Bezugspunkte der Arbeitnehmer durcheinander gebracht. Sie hat auch einige Schwierigkeiten für die Führungskräfte mit sich gebracht, die nun Remote-Teams leiten müssen, mit allen (positiven und negativen) Folgen, die dies mit sich bringt.

In den letzten Jahren haben die neuen Informations- und Kommunikationstechnologien (NIKT) die Arbeitslandschaft bereits tiefgreifend verändert. Der Erfolg bestimmter Formen der Arbeitsorganisation, wie z. B. das Flex-Office (bei dem den Mitarbeitern keine Arbeitsplätze zugewiesen werden, im Gegensatz zu einer traditionellen Organisationsform, bei der jeder einen festen Platz hat), hat auch das Verhalten verändert und die Mitarbeiter gezwungen, ihre Arbeit auf neue Weise zu strukturieren.

Gleichzeitig wurde festgestellt, dass die massive Verbreitung der Telearbeit zu einer Form der Isolation führen kann. Das Fehlen physischer Verbindungen zu den Kollegen, die Schwierigkeit, den Zusammenhalt im Team aufrechtzuerhalten, und die allgemeine Verbreitung von entmaterialisierten Kommunikationsmitteln (Chats, E-Mails, Videokonferenzen usw.) bedeuten, dass die Arbeit, wie wir sie immer kannten, neu erfunden werden muss. Es liegt auf der Hand: Neue Formen der Arbeitsorganisation haben viele Vorteile und Nutzen. Aber es ist nicht immer einfach, von einer strukturierten Organisation mit einem festen physischen Standort und einer ständigen Präsenz von Kollegen und Managern zu einer flexibleren Organisation überzugehen, in der die Arbeit aus der Ferne und mit einem gewissen Grad an Unabhängigkeit erledigt wird. Der Einsatz neuer Instrumente zur Erleichterung dieses Übergangs ist daher unerlässlich.

Die Schaffung von Instrumenten zur Deckung dieses Bedarfs

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat Microsoft neue Tools eingeführt. Dazu gehören:

• Listen: Mithilfe vorgefertigter Vorlagen können Favoritenlisten angezeigt, verfolgt und verwaltet werden, wo immer Sie arbeiten. Diese Listen können je nach den Bedürfnissen des Teams angepasst und dann mit anderen geteilt werden. Der Vorteil: Sie können in verschiedenen Ansichten (Raster, Kalender, Galerien usw.) eingesehen werden.
• Planer: Diese Anwendung trägt zur Steigerung der Produktivität bei, indem sie Kanban-Tafeln erstellt und die Verwaltung von Aufgaben für jeden Mitarbeiter erleichtert. Die Pläne setzen sich aus Aufgaben zusammen, die erwartete Details wie Fälligkeitstermine enthalten.
• Aufgaben: Die Anwendung Aufgaben ermöglicht die Integration von Einzelaufgaben, die von Microsoft To Do optimiert wurden, und von Teamaufgaben, die von Planner optimiert wurden, an einem einzigen Ort, mit dem Ziel, die zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren.
• Zu erledigen: Hier geht es darum, einen intelligenten Tagesplan zu erstellen, einschließlich intelligenter und personalisierter Vorschläge, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgabenliste zu aktualisieren. Außerdem können mit To Do alle Aufgaben, die mit einem Microsoft-Konto verbunden sind, zentral angezeigt werden. Das Ergebnis ist eine verbesserte Konzentration während des Tages.

Zentralisierung von Arbeitsgruppen und Aufgaben in Teams

Die Integration dieser Tools in Teams ermöglicht die Zentralisierung von Aufgaben und Arbeitsgruppen bei gleichzeitiger Rationalisierung ihrer Nutzung.

Diese Zentralisierung von Arbeitsinformationen an einem Ort vereinfacht den Informationsfluss, reduziert Silos und erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter. Ohne die Integration dieser Tools können wichtige Informationen isoliert werden oder verloren gehen, und es kann zu doppelter Arbeit kommen. Schlimmer noch, die Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit damit, von einem Tool zum anderen zu wechseln, was ihre Arbeitsbelastung noch erhöht.

Mit der Anwendung "Aufgaben" in Teams werden Informationen aus anderen Microsoft-Anwendungen an einem Ort zusammengeführt. Die Benutzer können dann Aufgaben in den verschiedenen Microsoft-Anwendungen erstellen, ohne sie separat öffnen zu müssen: Sie können zum Beispiel Listen sowie unternehmensweite Aufgaben erstellen, die sie an bestimmte Teams senden können. Ein weiteres Merkmal von Tasks ist die Möglichkeit, eine Aufgabe sowohl auf dem Desktop als auch in den Webanwendungen gleichzeitig zu bearbeiten. Bisher konnten wir die uns zugewiesenen Aufgaben nicht in Planner oder To Do sehen, aber jetzt sind sie alle an einem Ort: Aufgaben.

Aber wie verwendet man Tasks eigentlich?
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1- Auf der Registerkarte "Meine Aufgaben" finden Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben

2- Darunter, auf der Registerkarte "Gemeinsame Pläne", befinden sich die Aufgaben einer Gruppe oder eines Teams.

3- Auf der rechten Registerkarte können Sie eine Aufgabe hinzufügen, ihre Prioritätsstufe und ihre Frist wählen. Sobald die Aufgabe hinzugefügt ist, können Sie Notizen und Unteraufgaben hinzufügen.

4- Sie möchten eine Aufgabe finden, die Sie bereits erledigt haben? Keine Panik, Sie können den Ansichtsmodus von "Aktiv" auf "Erledigt" ändern. Möchten Sie wissen, welche Aufgaben nächste Woche fällig sind? Die gefilterte Ansicht ermöglicht es Ihnen auch, nur die Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum zu sehen: heute, morgen, diese Woche, ohne Fälligkeitsdatum...

5- Sie können die Aufgaben auch nach Wichtigkeit filtern oder nur Aufgaben anzeigen, die ein Fälligkeitsdatum haben.

6- Sie möchten eine neue Liste oder einen neuen Plan erstellen? Auch das ist möglich! Die Liste wird eine individuelle Liste sein, die Ihre persönlichen Aufgaben anzeigt, während der Plan einer Gruppe zugeordnet ist. Sie können also eine Liste mit Ihren persönlichen Aufgaben erstellen, z. B. "Brot kaufen", "30 Minuten Sport treiben"...

☝️ Der Rat von M ozzaik365:

Um schnell auf die Anwendung zuzugreifen, können Sie sie an Ihre Anwendungsleiste anheften: einfach und effektiv.

Beispiele für die Verwendung von Tasks mit Teams

Die Anwendung Tasks, die als Anwendung und Registerkarte verfügbar ist, bringt eine relevante Aufgabenverwaltung in Microsoft Teams. Sie ist eine Zusammenfassung der häufig verwendeten Anwendungen für die Verwaltung und Verfolgung von Zeitplänen (Planner und To Do) und enthält Funktionen, die das Anvisieren, Veröffentlichen und Verfolgen von Aufgaben der Mitarbeiter ermöglichen.

So können Unternehmensleiter beispielsweise Aufgabenlisten für bestimmte Standorte erstellen und veröffentlichen und den Fortschritt durch Echtzeitberichte verfolgen. So erhalten die Mitarbeiter eine Liste der ihnen zugewiesenen Aufgaben direkt auf ihrem Handy oder Computer.

Vorgesetzte können ihren Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und Aktivitäten von ihrem Computer aus steuern. Tasks passt sich an neue Arbeitspraktiken an, indem es die Zuweisung und Erledigung verschiedener Aufgaben erleichtert.

Schlussfolgerung

Es ist eine Tatsache: Die Gesundheitskrise hat die Karten am Arbeitsplatz neu gemischt. Die Zunahme der Telearbeit, das Aufkommen eines neuen hybriden Arbeitsmodells (d. h. die Kombination von Telearbeit und persönlicher Arbeit), die geografische Entfernung der Arbeitnehmer usw. Bei diesen neuen Arbeitsmethoden müssen sich die Arbeitnehmer mit den neuen Praktiken auseinandersetzen, was eine gewisse Zeit der Anpassung erfordert. Aber auch der Einsatz von Instrumenten zur Verwaltung und Überwachung von Aufgaben, die sowohl effizient als auch einfach zu handhaben sind.

Der Einsatz dieser Tools soll es den Mitarbeitern ermöglichen, die Organisation ihrer täglichen Aufgaben zu vereinfachen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit Teams steht den Mitarbeitern eine breite Palette von Funktionen zur Verfügung, die sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben und der Verwaltung ihrer Prioritäten unterstützen. Noch besser ist, dass die Anwendung Tasks es ermöglicht, die von To Do und Planner optimierten Aufgaben an einem einzigen Ort zu integrieren und so eine Priorisierung der Aufgaben zu ermöglichen.

Das Ergebnis ist eine echte Zeit- und Effizienzersparnis und ein Gefühl des Wohlbefindens für die Mitarbeiter, ob sie nun einzeln oder in Teams arbeiten.

Zu beachtende Dinge

📌Tools zur Aufgabenverwaltung und -verfolgung ermöglichen es den Mitarbeitern, die Organisation ihrer Aufgaben zu vereinfachen und das hybride Arbeiten zu erleichtern

📌 Microsoft hat zahlreiche Anwendungen entwickelt, um diesem Bedarf gerecht zu werden: Aufgaben, Planer, Listen, To Do.

📌Die Anwendung Aufgaben ermöglicht es, individuelle Aufgaben, die durch Microsoft To Do optimiert werden, und Teamaufgaben, die durch den Planer optimiert werden, an einem einzigen Ort zu integrieren.