Découvrez comment concevoir une Newsletter interne percutante qui informe, engage et fédère vos équipes. De la planification stratégique aux outils et aux indicateurs de performance, toutes les étapes clés sont couvertes.
Dans le cadre de la digitalisation des entreprises, la newsletter interne s’affirme comme un outil de communication incontournable. Elle permet de faire parvenir des messages importants aux salariés directement dans leur boîte mail, sans les sursolliciter. Il s’agit ainsi d’un levier efficace pour diffuser la culture d’entreprise, garantir un bon niveau d’information et, finalement, booster l’engagement des collaborateurs et la performance.
Mais attention, pour améliorer la communication interne d'une organisation,une newsletter digitale doit être reçue, ouverte, lue et exploitée par son audience cible. Dans cet article, Mozzaik vous donne les clés pour créer une newsletter interne engageante et atteindre cet objectif. Définition, intérêt et méthode pour mettre en place votre courrier électronique interne : vous saurez tout ce qu’il faut savoir.
Qu’est-ce qu’une newsletter interne ?
La newsletter est un outil de communication digitale souvent utilisé par les organisations pour convertir leurs prospects en clients ou pour fidéliser leur clientèle. Alors, qu’est-ce qu’une lettre d’information interne et quels sont ses objectifs particuliers ? On fait le point.
Définition et rôle d’une newsletter interne
Une newsletter interne est un bulletin d’information périodique envoyé par une entreprise à ses salariés sur leur boite mail. On parle également d’infolettre, de courrier électronique interne ou encore de lettre d’information interne.
Le rôle principal de ce média, destiné aux membres de l'organisation, est de transmettre efficacement des informations importantes sans les submerger de données. Il peut relayer des contenus variés (actualités sectorielles, mises à jour RH, conseils, etc.), adaptés à chaque public cible (managers, équipes de terrain, décideurs, etc.).
Cette solution de communication interne est souvent gérée par la Direction des Ressources humaines ou par le département communication interne. Pour mettre en place une newsletter interne réussie, ceux-ci doivent construire une véritable stratégie éditoriale et choisir un bon logiciel d’envoi de newsletter.
Les objectifs d’une newsletter interne
En transmettant des informations fiables, claires et hiérarchisées aux collaborateurs, et cela à un rythme régulier, la newsletter interne permet de :
Améliorer la performance et réduire le risque d’erreur puisque les salariés peuvent s’appuyer sur des objectifs, des connaissances et des procédures actualisés pour bien faire leur travail ;
Renforcer la culture d’entreprise et la cohésion en diffusant les valeurs organisationnelles et en entretenant un lien continu avec les salariés ;
Stimuler l’engagement des collaborateurs et favoriser leur rétention en garantissant à chacun un bon niveau d’information, source de satisfaction au travail.
Pourquoi mettre en place une newsletter interne ?
Il existe plusieurs bonnes raisons de créer une newsletter interne pour son entreprise :
Faciliter l’accès aux informations importantes
La Newsletter interne est une solution de communication interne puissante. Elle vous permet de vous adresser à vos collaborateurs à travers l’un des canaux de communication qu’ils utilisent le plus au quotidien, le tout de manière simple, hiérarchisée et ciblée. Vous pouvez en effet segmenter votre audience et envoyer une newsletter personnalisée à chacune de vos populations internes. Résultat, employés de terrain, salariés du siège ou encore managers reçoivent les informations qui sont importantes pour eux, le tout sans être assaillis de contenus.
Améliorer l’engagement des collaborateurs
Votre newsletter interne est un levier de communication efficace pour faire connaître les objectifs stratégiques de votre organisation à vos collaborateurs et booster leur engagement. Vous pouvez y expliquer vos politiques ou y présenter vos projets à venir. Ce faisant, vous brisez les silos informationnels et permettez à chaque salarié de s’aligner sur les grandes orientations de votre structure.
Diffuser la culture d’entreprise
Enfin, votre newsletter digitale interne est un excellent moyen de renforcer votre culture d’entreprise. Ce support de communication vous permet de faire rayonner votre identité visuelle et d’aborder des thématiques reflétant vos valeurs organisationnelles. Si l’innovation est l’un de vos principes directeurs, vous pouvez par exemple consacrer une rubrique à ce sujet afin de le faire vivre auprès des salariés.
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Mettre en place une newsletter interne est relativement simple, à condition d’avoir la bonne méthode et les bons outils. Voici les étapes que nous vous invitons à suivre pour créer une infolettre efficace :
# 1 Définir les objectifs de votre newsletter
La première étape pour créer une newsletter interne consiste à définir les objectifs que vous souhaitez atteindre à travers cette dernière. Il peut par exemple s’agir de renforcer votre culture d’entreprise, d’aligner vos équipes sur vos objectifs organisationnels ou encore d’améliorer l’expérience collaborateur pour mieux fidéliser vos talents. Cet exercice est indispensable pour construire votre stratégie éditoriale.
# 2 Identifier votre cible et segmenter vos audiences internes
La deuxième étape pour mettre en place une newsletter interne consiste à identifier votre cible puis à la segmenter en différents sous-groupes afin de proposer à chacun un contenu adapté. Cette démarche vous permettra par exemple d’envoyer une infolettre personnalisée à vos managers, à vos nouvelles recrues ou encore à vos salariés de terrain. En connaissant les besoins, les attentes et les habitudes de vos audiences cibles, vous pourrez ajuster les sujets, le rythme d’envoi et le design de votre courriel à chacune pour le rendre plus engageant.
#3 Choisir le bon contenu pour la newsletter interne
La troisième étape pour réussir la création de la newsletter interne de votre entreprise consiste à déterminer les types de contenus que vous pourrez y aborder au regard de vos objectifs et des attentes de votre audience cible. Ce travail est crucial. En effet, pour que les salariés prennent le temps de lire régulièrement votre infolettre, celle-ci doit leur apporter des informations à haute valeur ajoutée.
Actualités de votre entreprise
Votre bulletin d’information interne peut en premier lieu contenir une rubrique consacrée aux actualités de votre entreprise et de votre secteur d’activité. Vous pourrez par exemple y parler de l’état de votre marché, de vos concurrents, de vos innovations produits ou encore y relayer des articles de presse relatifs à votre structure ou des témoignages de clients satisfaits.
Portraits et interviews d’employés
Les portraits de collaborateurs et les interviews de salariés sont des contenus qui permettent de briser les silos informationnels, d’humaniser votre newsletter, de renforcer la cohésion interne et bien entendu de valoriser vos collaborateurs. Ils sont l’occasion pour les lecteurs de découvrir leurs collègues, de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de développer leur sentiment d’appartenance au collectif.
Conseils pratiques et formations internes
Votre newsletter digitale est un levier efficace pour faire circuler les informations importantes et les connaissances en interne. Vous pouvez y recourir pour mettre en avant des recommandations, des outils ou des ressources utiles pour les collaborateurs, par exemple des articles d’experts internes publiés sur votre Wiki d’entreprise. Il s’agit également du média idéal pour promouvoir des événements auprès des populations concernées.
Quiz, sondages et contenus interactifs
Si vous disposez d’un bon outil d’envoi de newsletter interne, vous pouvez utiliser cette dernière pour interagir avec les collaborateurs et faciliter la communication ascendante. Votre lettre d’information peut en effet relayer des quiz, des sondages ou d’autres contenus interactifs. Ceux-ci sont intéressants pour engager vos collaborateurs, mais aussi pour collecter du feedback qualitatif et quantitatif afin de prendre le pouls du collectif et d’améliorer vos décisions.
Annonces RH
Bien entendu, votre newsletter est un canal de communication efficace pour diffuser vos annonces RH en temps voulu auprès des populations concernées. Vous pouvez par exemple mobiliser cet outil pour animer votre dispositif d’épargne salariale ou pour mettre en avant vos offres d’emploi et faciliter la mobilité interne.
# 4 Déterminer la fréquence et le timing d’envoi
La quatrième étape pour créer une newsletter interne engageante consiste à identifier le bon rythme et le bon moment pour envoyer votre bulletin d’information. En fonction de vos objectifs, de vos ressources et des différents canaux de communication que vous avez déjà mis en place, vous pouvez miser sur une publication hebdomadaire, mensuelle, voire trimestrielle. Quoi qu’il en soit, la cadence choisie doit être suffisante pour créer une connexion avec vos lecteurs et les fidéliser, sans toutefois les lasser. Parallèlement, pour déterminer le jour et l’heure d’envoi idéal pour être lu par votre audience cible, explorez ses habitudes et faites des tests.
#5 Concevoir un design attrayant et lisible
La forme de votre infolettre est importante pour générer de l’engagement chez vos collaborateurs (ouverture, clic, lecture, partage, etc.). Plusieurs conseils peuvent vous permettre d’améliorer l’expérience utilisateur offerte par votre newsletter et garantir son succès :
Respecter l’identité visuelle et éditoriale de votre entreprise
Pour susciter l’adhésion des lecteurs internes, votre périodique interne doit respecter l’identité visuelle de votre entreprise. Lorsque vous concevez votre template puis rédigez votre newsletter, reprenez la charte graphique (couleurs, logo, polices de caractère, etc.) de votre organisation, mais aussi sa charte éditoriale (ton, règles de style, valeurs, etc.).
Soigner la mise en page et la hiérarchie des informations
Pour être lue par ses destinataires, votre newsletter interne doit également être bien structurée. Afin de faciliter la lecture, aérez votre infolettre et créez des rubriques avec des titres accrocheurs et de courtes descriptions. Par ailleurs, pour retenir l’attention des lecteurs, placez les informations les plus importantes en premier, si possible au-dessus de la ligne de flottaison de votre courriel, dans la partie visible sans scroller. Enfin, pour inciter les collaborateurs à cliquer sur les liens, insérez des boutons d’appel à l’action bien apparents.
Optimiser l’affichage mobile et desktop
Enfin, pour être consulté de manière confortable par tous vos collaborateurs, votre bulletin d’information doit s’afficher correctement sur tous types d’écrans (ordinateur, tablette ou smartphone). Afin de le rendre responsive, évitez les fichiers trop lourds (images, vidéos, GIFs, etc.), utilisez une taille de police de caractère lisible et, surtout choisissez, un outil d’emailing proposant des templates responsives comme Mozzaik365.
# 6 Assurer une diffusion efficace
La dernière étape pour mettre en place une newsletter interne engageante consiste à assurer sa diffusion de façon efficace. Dans cette perspective, nous vous encourageons à :
Choisir un outil intégré à votre environnement de travail
Un outil d’envoi de newsletter intégré à votre environnement de travail facilite la création et la diffusion de votre infolettre, mais aussi son harmonisation avec vos autres canaux de communication. La solution Mozzaik365 Newsletter vous permet par exemple de créer et d’envoyer simplement de belles newsletters, sans quitter votre plateforme collaborative Microsoft 365. Grâce à cet outil, vous pouvez notamment :
Cibler vos audiences en utilisant les groupes de votre annuaire Microsoft365 ;
Personnaliser votre infolettre pour reprendre l’identité visuelle de votre marque ;
Suivre des indicateurs clés de performance (KPI) pour améliorer votre newsletter.
Tester et optimiser les envois
Afin de vous assurer de la qualité de votre newsletter, n’oubliez pas de la prévisualiser avant de l’envoyer à votre liste de diffusion. Par ailleurs, pour rendre votre infolettre plus engageante, réalisez des A/B tests. Le principe est simple : envoyez deux versions différentes de votre périodique (objet d’email ou bouton d’appel à l’action différent par exemple) à deux échantillons d’audience. Ensuite, comparez les performances de chaque variante (taux d’ouverture, taux de clics, etc.). Vous saurez alors quels sont les éléments qui fonctionnent le mieux sur votre public.
Collecter des feedbacks pour améliorer votre newsletter
Au-delà des tests comparatifs, pour optimiser votre lettre d’information, allez au contact de votre audience cible. Recueillez les retours des collaborateurs à propos de votre newsletter en leur envoyant un sondage via cette dernière ou via la plateforme de communication de votre entreprise. Ces feedbacks qualitatifs et quantitatifs vous permettront de savoir ce qui plaît à vos lecteurs, ce qui leur convient moins, et d’obtenir des suggestions pour répondre à leurs attentes.
Comment mesurer l’efficacité de votre newsletter interne ?
Les indicateurs clés de performance (key performance indicators, dits KPI) et les retours des utilisateurs sont des données essentielles pour évaluer le succès de votre newsletter et améliorer cette dernière.
Les indicateurs clés de performance (KPIs)
Les principales KPIs de communication qui peuvent vous permettre de mesurer la performance de votre newsletter digitale sont :
Taux d'ouverture
Le taux d’ouverture de votre newsletter correspond au pourcentage de destinataires qui ont ouvert cette dernière. Un taux d’ouverture faible peut par exemple signaler un objet d’email peu attractif, qui ne donne pas envie aux salariés de cliquer pour découvrir le contenu de l’infolettre.
Taux de clics
Le taux de clics renvoie au pourcentage de destinataires qui ont cliqué sur au moins un lien contenu dans votre newsletter. Pour améliorer cette métrique, vous pouvez par exemple retravailler vos boutons d’appel à l’action pour qu’ils attirent davantage l’attention des lecteurs.
Le temps de lecture moyen
Le temps de lecture moyen évalue la durée moyenne que les salariés consacrent à la lecture de votre newsletter. Si celui-ci est faible, cela peut signifier que les contenus présentés dans votre lettre d’information interne n’intéressent pas votre audience cible.
Taux d'engagement
Le taux d’engagement est un indicateur global qui vous permet d’appréhender le succès de votre newsletter de manière générale. Il mesure le pourcentage de destinataires qui ont interagi avec votre infolettre (ouvertures, clics, partages, réponses, scroll, etc.).
Retours et feedbacks qualitatifs
Outre les indicateurs quantitatifs, les feedbacks qualitatifs des salariés sont un bon moyen d’estimer la réussite de votre newsletter et d’identifier des leviers permettant de l’améliorer. Pour comprendre les besoins et attentes des lecteurs, vous pouvez leur soumettre un questionnaire ou leur proposer une boîte à idées via la plateforme collaborative de votre organisation.
Newsletter interne : ce qu’il faut retenir.
Une newsletter interne digitale est un bulletin d’information numérique envoyé de manière périodique par une organisation à ses collaborateurs afin de leur transmettre des messages importants (actualités sectorielles, annonces RH, etc.) de façon synthétique et hiérarchisée.
Les principaux objectifs d’une newsletter interne sont d’améliorer la performance individuelle et collective en diffusant des informations clés (consignes, objectifs stratégiques, etc.), de renforcer la culture d’entreprise en relayant les valeurs organisationnelles et d’engager les collaborateurs en entretenant un lien avec eux.
Pour créer une newsletter interne engageante, qui atteint les objectifs précités, il convient d’établir une solide stratégie éditoriale (audiences cibles, segmentation, types de contenus, fréquence d’envoi, design, etc.), mais aussi de choisir un bon logiciel d’emailing interne.
Mozzaik Newsletter est une solution d’envoi intégrée à votre écosystème Microsoft365. Elle vous permet de créer et diffuser simplement des infolettres personnalisées et responsives que vos collaborateurs pourront consulter sur leur ordinateur, leur tablette ou leur application mobile de messagerie.
FAQ Mozzaik Genius
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Newsletter interne : Définition, objectifs et bonnes pratiques
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