Votre lieu de travail numérique ne serait rien sans lui : le tableau de bord personnel

Le Digital Workplace est l'un des leviers essentiels de la transformation numérique d'une entreprise. Pour les employés, l'un des éléments essentiels de la Digital Workplace prend la forme d'un tableau de bord personnel. Il s'agit de leur tableau de bord pour toutes leurs applications et informations clés.

Le tableau de bord personnel est l'épine dorsale du lieu de travail numérique. Il matérialise le "je" de l'employé dans l'écosystème des applications. écosystème d'applications de son entreprise. Les experts l'appellent aussi le "Hub de productivité personnelle Les experts l'appellent aussi le "Personal Productivity Hub". Mais pourquoi le tableau de bord personnel est-il essentiel ? C'est à cette question que nous allons répondre dans cet article.

Transformer Microsoft 365 en un véritable lieu de travail numérique

De nombreuses entreprises ont choisi Microsoft 365 et en particulier Microsoft Teams pour créer leur Digital Workplace. En avril 2021, Microsoft comptait 300 millions d'utilisateurs payants. Et pour cause, la suite Microsoft est très complète et les outils communiquent entre eux. Ainsi, ils forment la Digital Workplace : un espace de travail cohérent qui peut être intégré à Teams et SharePoint.

Il peut être utilisé à des fins très diverses : Intranet RH, centre d'aide informatique, site de communication interne, base de connaissances, tout est possible. Pour naviguer plus efficacement dans l'ensemble du contenu et des applications disponibles, les employés ont accès à un tableau de bord personnel.

L'objectif du tableau de bord personnel est de devenir la page d'accueil ( Landing Page) des utilisateurs. Ils y trouvent leur profil, leurs outils et des contenus personnalisés. Il donne accès aux services fournis par Microsoft 365 et Teams, à toutes les applications métiers de l'entreprise, aux dernières actualités, à la liste des tâches de la journée, etc.

En pratique, le tableau de bord personnel est une grille de Widgets. Chaque widget offre une fonctionnalité : l'un affiche les communications internes, un autre les raccourcis, le suivant les derniers documents SharePoint consultés. Ensemble, ils forment un tableau de bord adapté à chaque employé.

Le tableau de bord personnel modernise les habitudes de travail. Alors que nous avions l'habitude d'utiliser un logiciel différent pour chaque usage, nous pouvons désormais planifier des réunions dans Teams, prendre des notes lors d'une vidéoconférence, envoyer un message dans une liste de choses à faire ! Le tableau de bord personnel réunit tous ces outils sur une même page avec une ergonomie jamais atteinte auparavant. Un vrai gain d'efficacité pour chaque employé.

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La personnalisation, le vrai pouvoir du tableau de bord personnel

L'un des fondements du tableau de bord personnel est la personnalisation. Celle-ci s'effectue à deux niveaux : au niveau de l'entreprise et au niveau de l'employé.

👉 Au niveau de l'entreprise : Dans un premier temps, l'entreprise proposera un Tableau de bord composé d'une sélection de Widgets préconfigurés pour chaque population. L'objectif est de fournir les outils les plus pertinents pour que chacun puisse atteindre ses objectifs dans les meilleures conditions. Le tableau de bord du marketing et de la communication sera différent de celui de la finance, qui sera lui-même différent de celui de la vente et de la logistique. Ces choix ne sont pas immuables. Ils constituent plutôt un point de départ.

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👉 Au niveau de l'utilisateur : Dans un second temps, l'employé peut revoir l'agencement de son tableau de bord en fonction de ses goûts et de ses habitudes. L'entreprise conserve néanmoins la possibilité de verrouiller certains éléments. Par exemple, la communication interne pourra imposer l'affichage des informations corporate et la direction opérationnelle pourra imposer l'affichage de la CMR à tous les commerciaux. D'un point de vue ergonomique, ces changements n'ont pas d'impact puisque chaque contenu s'adaptera en fonction de l'espace disponible sur l'écran.

Dans tous les cas, le contenu affiché dans le tableau de bord est personnalisé en fonction des Personas. L'entreprise a la possibilité de choisir la cible du contenu affiché. On pourrait imaginer de pousser des données financières vers la direction ou des informations sur le marché vers les vendeurs sur le terrain. L'utilisateur lui-même peut promouvoir les canaux d'information qu'il juge les plus pertinents en s'abonnant à des thèmes.

Cette personnalisation de l'interface par les utilisateurs va non seulement améliorer la satisfaction, mais aussi faciliter l'adoption par les utilisateurs ! Ils ont le sentiment de pouvoir adapter l'outil à leurs propres besoins.

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Une interface utilisateur moderne et efficace

L'ergonomie joue un rôle majeur dans l'adoption d'un tel outil par les employés. Il doit permettre à l'utilisateur d'accéder à ses applications sans devoir changer d'environnement. Il doit également lui permettre de retrouver son tableau de bord là où il l'a laissé. Ce fonctionnement "en contexte" permet de réaliser des gains de productivité importants. Avec tous les outils concentrés dans un seul espace virtuel, l'utilisateur peut effectuer ses activités sans avoir l'impression de changer d'outil entre chaque tâche.

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D'autre part, Microsoft donne à l'utilisateur les moyens d'effectuer certaines tâches directement au niveau du widget. Par exemple, l'utilisateur peut sélectionner un rapport Power BI en deux clics et visualiser les données sans quitter le tableau de bord. Les Widgets doivent être actifs (ou opérables) et offrir des fonctionnalités directement exploitables sans obliger l'utilisateur à passer à Power BI dès qu'il souhaite avoir plus d'informations. L'idée principale est de limiter au maximum tout changement de contexte, synonyme de perte d'efficacité et, in fine, de productivité.

Outre ce gain d'efficacité immédiat, l'approche vise à masquer la complexité intrinsèque des outils. Avec les widgets actifs, l'utilisateur n'a plus besoin de se connecter à plusieurs applications tierces et de naviguer dans chacune d'entre elles pour effectuer l'action.

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Microsoft Teams, le centre de productivité

Avec Microsoft Viva, la plateforme Teams sera placée au cœur du tableau de bord personnel . Lancé début 2021, Microsoft affirme avoir conçu Viva comme un outil "100% dédié" à l'expérience utilisateur. Le module "Viva Connections" en particulier est au cœur de l'approche du tableau de bord personnel de Microsoft. Il crée un cadre de tableau de bord personnel qui donnera très simplement accès à toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et SharePoint. Grâce à lui, un lieu de travail numérique basé sur Microsoft Viva peut délivrer toute sa puissance et sa promesse en termes de productivité et d'engagement des employés.

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Dans son enquête mondiale : Les entreprises ne sont pas préparées à l'arrivée d'un véritable lieu de travail numérique , Avanade fait état d'une augmentation de 53 % de l'engagement et de 67 % de la productivité à la suite de l'adoption d'un lieu de travail numérique au sein d'une organisation. En outre, ces gains de productivité sont également bénéfiques pour le personnel opérationnel qui peut passer plus de temps avec les clients ou sur le terrain grâce au temps gagné sur les tâches administratives.

La réussite de ce projet est donc cruciale pour l'avenir d'une entreprise. La disponibilité des modules Microsoft Viva permet de profiter des atouts de la plateforme Microsoft, tandis que l'approche API permet désormais d'intégrer tout type d'application métier sur le tableau de bord personnel . La technologie n'est plus un obstacle et cette maturité des solutions permet aux entreprises de se concentrer sur la simplification des interfaces.

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Pour les utilisateurs, même si la technologie est très abstraite, les gains sont très concrets. Le tableau de bord personnel est la partie émergée de l'iceberg technologique du lieu de travail numérique. Son rôle est crucial pour son adoption. Les entreprises qui ont choisi Microsoft 365 et Teams peuvent compter sur Mozzaik365 pour déployer cette fonction de tableau de bord personnel auprès de leurs employés.

Ce qu'il faut retenir

En résumé, les concepts de base du tableau de bord personnel :

📌 Un environnement unique pour tous les outils de communication, de collaboration et d'affaires

📌 La possibilité pour l'entreprise de personnaliser l'interface et le contenu délivré par persona ;

📌 Une personnalisation supplémentaire pour chaque employé ;

📌 Une ergonomie moderne basée sur la notion de contexte

📌 L'ouverture aux applications métiers grâce aux API ;

📌 L'intégration complète des fonctionnalités de communication et de collaboration de Microsoft Teams et de Microsoft SharePoint.

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