Warum SharePoint wählen

für Ihr Intranet?

Im Zeitalter der Digitalisierung von Unternehmen und des hybriden Arbeitens sind Online-Datenspeicherdienste und Plattformen für kollaboratives Arbeiten heute Legion. Warum also SharePoint für die Erstellung Ihres Intranets wählen? Welche Funktionen bietet dieses Tool, und vor allem, was sind die wichtigsten Vorteile? In diesem Artikel wirft Mozzaik365 einen Blick auf diese Frage.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Inhalten und zur Teamarbeit für Unternehmen und Verwaltungen. Dieser Dienst ist Teil der Microsoft 365-Suite, die bereits von vielen Unternehmen genutzt wird.

Die Ursprünge eines Referenzwerkzeugs

Die Geschichte von SharePoint begann 2001, als Microsoft zwei Lösungen auf den Markt brachte: die Dokumentenmanagement-Plattform SharePoint Team Services (STS) und den Intranet- und Team-Site-Editor SharePoint Portal Server (SPS). Seitdem hat SharePoint eine Reihe von Weiterentwicklungen durchlaufen, wobei alle drei Jahre eine neue Version vorgestellt wurde. Seit 2013 ist SharePoint online verfügbar und hat sich zu einem Referenzwerkzeug für die Erstellung von kollaborativen Intranets, Content Curation und digitaler Dokumentenverwaltung entwickelt. Bis heute hat die Software mehr als 190 Millionen Nutzer in über 200.000 Organisationen.

SharePoint-Intranets: von einsatzbereit bis individuell

Die SharePoint-Lösung bietet mehrere Anpassungsmöglichkeiten, die an die Bedürfnisse und Zwänge der verschiedenen Organisationen angepasst sind. Sie ermöglicht die Erstellung von :

• "Sofort einsatzbereite" Intranets, die aufgrund ihres Standardcharakters einfach zu implementieren und zu verwalten sind;

• "In-a-Box" Intranets, die dank ihrer Vorkonfiguration schnell eingerichtet werden können und gleichzeitig an die Anforderungen des Unternehmens anpassbar sind;

• "Benutzerdefinierte" Intranets, die vollständig personalisiert sind, aber einen größeren personellen und finanziellen Aufwand erfordern.

Jede Organisation kann die SharePoint-Intranetlösung wählen, die ihren Ressourcen, Erwartungen und Herausforderungen entspricht.

Die wichtigsten Funktionen von SharePoint

Die SharePoint-Lösung bietet außerdem zahlreiche Funktionen, darunter:

• Die Einrichtung von Intranetseiten, die es ermöglichen, die Mitarbeiter über Neuigkeiten, Veranstaltungen und Verfahren des Unternehmens zu informieren;

• Die Einrichtung von Extranet-Sites, die für den externen Austausch konfiguriert sind und die Übermittlung von Informationen und die Arbeit an Projekten mit Partnern außerhalb des Unternehmens ermöglichen;

• Datei- und Dokumentenmanagement zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten mithilfe von Dokumentenbibliotheken und Dateilisten;

• Benutzerdefinierte Inhaltssuche, mit der Mitarbeiter SharePoint-Websites durchsuchen können, um schnell die benötigten Informationen zu finden;

• Content-Management-Workflows ermöglichen die Erstellung automatisierter Prozesse zur Durchführung allgemeiner Aufgaben, z. B. die Genehmigung von Dokumenten, die Benachrichtigung über Aktualisierungen oder die Validierung von Formularen;

• Integration von SharePoint Online mit anderen Tools wie der kollaborativen Kommunikationsanwendung Microsoft Teams, Outlook E-Mail oder dem Online-Dateispeicherdienst OneDrive für eine bessere Zusammenarbeit und Produktivität.

Wie wir sehen, ist SharePoint eine vollständige und flexible Intranetlösung, die den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und ihrem Tätigkeitsbereich gerecht werden kann. Dabei bringt SharePoint den Organisationen verschiedene Vorteile.

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Die Vorteile eines SharePoint-Intranets

Die Verwendung von SharePoint zur Erstellung Ihres Intranets hat mehrere bemerkenswerte Vorteile:

Optimierte interne Zusammenarbeit

Zunächst einmal fördert ein SharePoint-Intranet die interne Zusammenarbeit. Mit dieser Cloud-basierten Lösung können Sie Team-Sites erstellen. In diesen kollaborativen Bereichen können die an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter Dateien austauschen (Bilder, PDF usw.), gemeinsam Dokumente erstellen und bearbeiten (Excel, Word, PowerPoint usw.) und Arbeitsabläufe einrichten, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren, z. B. die Freigabe eines neuen Berichts. Kurz gesagt, die Gruppenmitglieder können zusammenarbeiten und gemeinsam an ihrem Projekt vorankommen, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden oder gemischte Arbeitsweisen praktizieren.

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Bessere interne und externe Kommunikation

Zweitens: Ein SharePoint-Intranet erleichtert die interne und externe Kommunikation. Dank der Team-Websites können Mitarbeiter, die derselben Abteilung oder Projektgruppe angehören, problemlos Informationen untereinander austauschen, auch wenn sie unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten. Die Organisation kann auch eine Kommunikationsseite einrichten. Ziel ist es, Informationen, Neuigkeiten und Veranstaltungen, die für die Mitarbeiter von Interesse sind, an einem Ort zu bündeln.

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Vereinfachte Dokumentenverwaltung und besser zugängliches Wissen

Ein SharePoint-Intranet ist auch ideal, um Wissen zu zentralisieren und für die Mitarbeiter zugänglich zu machen. Es ist in der Tat einfach, SharePoint in ein EDM, d.h. ein elektronisches Dokumentenmanagement-Tool, zu verwandeln. Mit SharePoint kann das Unternehmen seine Dokumente speichern, die Zugriffsrechte auf sie verwalten, aber auch ihre Geschichte verfolgen, von ihrer Erstellung bis zu ihrer Archivierung durch ihre aufeinanderfolgenden Versionen. Die Dateien sind in Listen und Bibliotheken organisiert. Mit der SharePoint-Suchleiste lassen sie sich leicht auffinden. Als zusätzlichen Bonus können die Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Ideen teilen, indem sie Wiki-Seiten erstellen und mitbearbeiten.

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Eine flexible und sichere Plattform

Ein SharePoint-Intranet bietet sowohl Flexibilität als auch ein hohes Maß an Sicherheit. Die Mitarbeiter können von jedem Medium (Tablet, Smartphone, Computer) und von jedem Ort aus auf ihren digitalen Arbeitsbereich (DWS) zugreifen. Dennoch ist die Datensicherheit gewährleistet. So können Administratoren den Benutzern unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen und die Zugriffsrechte auf die im Intranet gehosteten Inhalte verwalten. Außerdem gehen keine Dokumente mehr in E-Mail-Schleifen verloren. Ein letztes Beispiel: Die Mitarbeiter identifizieren sich nur einmal, um auf ihre verschiedenen Anwendungen zuzugreifen, was das Risiko von Hackerangriffen während der Verbindung begrenzt.

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Leichtere Unterbringung und Integration  

Aus Sicht des Arbeitgebers und der für die Einführung der Lösung verantwortlichen Personen hat ein SharePoint-Intranet einen großen Vorteil: das einfache Hosting und die Integration mit anderen Tools. SharePoint Online wird in der Microsoft Cloud gehostet , sodass kein physischer Server und keine damit verbundene Wartung erforderlich sind. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass SharePoint mit einer großen Anzahl von Anwendungen integriert werden kann, darunter Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Planner, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype Enterprise und Salesforce (um nur einige zu nennen). Das bedeutet, dass Mitarbeiter diese Programme öffnen können, ohne SharePoint zu verlassen, oder von ihnen aus auf SharePoint-Sites zugreifen können.

Produktivere Teams

Als Konsequenz aus den vorangegangenen Punkten ist ein SharePoint-Intranet ein Produktivitätshebel für die Teams und für das Unternehmen. Es zentralisiert und macht mit wenigen Klicks alle Informationen und Tools zugänglich, die die Mitarbeiter für eine effiziente Arbeit benötigen. Es ist nicht nötig, von einem Programm zum anderen zu navigieren, denn SharePoint lässt sich in die Office365-Suite und andere Programme integrieren. Noch besser: Mit SharePoint können die Mitarbeiter Workflows erstellen, um einige ihrer Geschäftsprozesse zu automatisieren (Einkaufsprozesse, Projektgenehmigungen, Dokumentenprüfungen usw.). Ein sehr effektiver Weg zur Steigerung der Produktivität.

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Ein zufriedenstellenderes Benutzererlebnis  

Schließlich bietet ein Sharepoint-Intranet eine gute digitale Erfahrung für die Mitarbeiter. Sie können problemlos auf ihren digitalen Arbeitsbereich zugreifen, egal ob sie sich im Außendienst oder im Büro befinden. Über diesen zentralen Einstiegspunkt können sie schnell alle Anwendungen öffnen und nahtlos zwischen ihnen wechseln. Schließlich können sie die Informationen, Nachrichten und Dokumente finden, die sie interessieren, ohne von einer Masse von Daten überwältigt zu werden. Ein gutes Intranet ist in der Tat einer der Schlüssel zur Bekämpfung der Informationsflut in Unternehmen.

Wie wir sehen, sind die Vorteile eines SharePoint-Intranets zahlreich. Wie können Sie also konkret SharePoint nutzen, um ein Intranet für Ihr Unternehmen zu erstellen?

Schritte zur Erstellung eines SharePoint-Intranets  

Jedes Unternehmen mit der Microsoft 365-Suite kann ein SharePoint 365-Intranet ganz einfach erstellen, ohne selbst programmieren zu müssen. Dazu müssen Sie nur ein paar einfache Schritte befolgen:

1. Wählen Sie den richtigen Typ von SharePoint-Website

Gehen Sie zunächst zu Microsoft 365, öffnen Sie SharePoint und wählen Sie den Typ der Website, die Sie erstellen möchten. Sie haben zwei Optionen:

• Erstellen Sie eine Team-Site, um die horizontale Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern eines Projektteams oder einer Abteilung zu verbessern.

• Erstellen Sie eine Kommunikationsseite, um Informationen, Neuigkeiten und Veranstaltungen an die Mitarbeiter Ihrer Organisation weiterzugeben.

2. Erstellen Sie eine Baumstruktur für Ihre SharePoint-Intranetseite

Denken Sie dann über die Baumstruktur Ihres künftigen Intranets nach, d. h. die Organisation der Inhalte und Seiten sowie die Art und Weise, wie zwischen ihnen gewechselt wird. Diese Architektur muss den Bedürfnissen des Endnutzers entsprechen: des Mitarbeiters. Sie muss es ihm ermöglichen, schnell das Nützliche zu finden und mühelos von einer Seite zur anderen zu navigieren. Um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, sollten Sie nicht zögern, sich von einem Integrator begleiten zu lassen.

3. Erstellen und Anpassen von Seiten

Sobald Sie die Struktur Ihres SharePoint-Intranets im Kopf haben, erstellen Sie Seiten und passen sie an, indem Sie Funktionen mit WebPart-Komponenten hinzufügen. Diese Bausteine ermöglichen es Ihnen, mit wenigen Klicks eine Vielzahl von Elementen auf Ihren Seiten zu integrieren (Nachrichten, Dokumentenbibliothek, bevorstehende Ereignisse, Gruppenkalender usw.).

Sobald dies geschehen ist, verfügen Sie über ein brauchbares SharePoint-Intranet. Das Design und die grundlegenden Funktionen von SharePoint können jedoch dazu führen, dass Ihre Teams sich mehr wünschen. Um eine wirklich ansprechende Kommunikations- und Kollaborationsplattform einzurichten: Erstellen Sie ein modernes und attraktives Intranet mit SharePoint, indem Sie Erweiterungen verwenden.

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Optimieren Sie Ihr Intranet mit SharePoint-Erweiterungen

SharePoint-Erweiterungen ermöglichen es Ihnen, ein modernes Intranet zu erstellen, das den Erwartungen und Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entspricht.

Was ist eine SharePoint-Erweiterung?

Eine SharePoint-Erweiterung oder ein Plugin ist ein Computerprogramm, das die Fähigkeiten von SharePoint durch Hinzufügen neuer Funktionen erweitert. Es gibt verschiedene SharePoint-Erweiterungen. Unter ihnen sollte Mozzaik365 von besonderem Interesse für Sie sein...

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