Erweiterte Suche neu erfunden von Mozzaik365 und Microsoft

1. Was ist die Funktion "Suchen"?

Die Suchfunktion ist eine der am häufigsten nachgefragten Funktionen der Internetnutzer.

Laut dem kürzlich von We Are Social veröffentlichten "Digital Report" ist die Informationssuche in der Tat der wichtigste Grund, warum Menschen online gehen.

Was also ist eine Suchmaschine und welchen Nutzen hat sie für die Arbeitswelt?

Das werden wir sehen.

1.1. Woraus besteht eine Suchfunktion?

Hinter der scheinbaren Einfachheit der Funktion "Suchen" verbirgt sich ein technisches Werkzeug.

Im Allgemeinen besteht eine Suchmaschine aus :

• Ein Bereich zur Eingabe einer Suchanfrage, die berühmte Suchleiste;
• Ein Algorithmus, der die Daten analysiert, um relevante Inhalte zu finden;
• Ein Anzeigebereich für die Ergebnisse mit Angabe des Titels, des Autors, des Datums oder des Dateityps der jeweiligen Datei.

Aber das ist noch nicht alles. Je nach Ausgereiftheit kann eine Suchmaschine auch erweiterte Optionen enthalten, wie z. B. :

• Suchfilter;
• Suchvorschläge;
• Schaltflächen, die es ermöglichen, auf die vorgeschlagenen Inhalte zu reagieren (z. B. ein Dokument herunterzuladen, ohne es öffnen zu müssen).

1.2 Was ist der Zweck einer Suchfunktion und warum ist sie wichtig?

Diese verschiedenen Merkmale machen die Funktion "Suche" zu einem unverzichtbaren Werkzeug, insbesondere für Arbeitnehmer.

Im beruflichen Kontext garantiert eine Suchmaschine Zeitersparnis und Produktivität sowie einen besseren Arbeitskomfort.

So können die Mitarbeiter mit dem Suchwerkzeug schnell die Dateien, Software oder Kontakte finden, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Es vervollständigt den Prozess des elektronischen Dokumentenmanagements (EDM) und trägt so zu einer besseren Verbreitung von Dokumenten, einem besseren Wissensaustausch und schließlich zu einer besseren internen Zusammenarbeit bei.

Aber Vorsicht, nicht alle Suchmaschinen sind gleich.

Im Internet hat sich die Google-Suche dank der Relevanz ihrer Ergebnisse einen Namen gemacht.

Bis heute hält der amerikanische Riese laut Statcounter 91,43 % des weltweiten Suchmaschinenmarktanteils.

Aber was ist mit den Suchmaschinen an digitalen Arbeitsplätzen? Was ist eine gute "Suchfunktion" an einem digitalen Arbeitsplatz?

Dazu kommen wir gleich.
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2. Profil einer guten Suchmaschine für den digitalen Arbeitsplatz

Als Drehscheibe , die alle Tools, Dokumente und Kontakte zentralisiert, die die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen, muss der digitale Arbeitsplatz natürlich mit einer leistungsstarken "Suchfunktion" ausgestattet sein.

2.1. Eine einfach zu verwendende Komponente

Um den Zugang zu den Ressourcen zu erleichtern, den Mitarbeitern Zeit zu sparen und die interne Zusammenarbeit zu fördern, muss dieses Instrument vor allem einfach zu bedienen sein.

Die Nutzer sollten in der Lage sein, Schlüsselwörter oder Fragen, die ihnen in den Sinn kommen, in die Suchleiste einzugeben und alle relevanten Ergebnisse angezeigt zu bekommen, ohne ihre Anfrage neu formulieren oder eine lange Liste von Antworten durchgehen zu müssen.

2.2. Eine Funktion, die je nach Raum konfiguriert werden kann

Eine gute Suchfunktion am digitalen Arbeitsplatz sollte auch an die Räume angepasst werden können, in denen sie verwendet wird.

Zum Beispiel sollte die Suchleiste im Firmenverzeichnis nur Ergebnisse anbieten, die mit dem Verzeichnis und dem Who's Who in Verbindung stehen.

Auch hier geht es darum, den Erwartungen der Nutzer so gut wie möglich zu entsprechen.

2.3. Ein Forschungsinstrument für den digitalen Arbeitsplatz

Ein gutes Suchwerkzeug für die Digitale Arbeitsumgebung (DWE) muss schließlich die Suche nach Informationen, Dokumenten, Tools oder Personen auf der Ebene des gesamten Digitalen Arbeitsplatzes ermöglichen .

Ein Mitarbeiter, der z.B. in einem Teams-Kanal nach Informationen sucht, sollte Ergebnisse aus dem gesamten Digital Workplace angeboten bekommen .

Ebenso sollte ein Mitarbeiter, der von der Taskleiste seines Computers aus sucht, in der Lage sein, gleichzeitig in OneDrive, SharePoint, Teams und Yammer zu suchen.

⚙️ Gehen Sie noch einen Schritt weiter und entdecken Sie Microsofts Tools für den Wissensaustausch.

Kommt Ihnen das alles noch etwas abstrakt vor?

Lassen Sie uns einige Anwendungsfälle der Funktion "Suche" untersuchen, wie sie von den Nutzern von Digital Workplaces täglich verwendet werden kann.

3. Einige Anwendungsfälle der Funktion "Suchen

Die Funktion "Suche" kann von den Mitarbeitern auf unterschiedliche Weise genutzt werden.

Hier sind einige Beispiele für Anwendungsfälle:

3.1 Einen Prozess oder ein Tutorial finden

Die Suchfunktion in Verbindung mit dem elektronischen Dokumentenmanagement (EDM) kann von den Mitarbeitern genutzt werden, um einen Prozess oder eine Anleitung leicht zu finden.

Wenn sie mit einer für sie neuen Aufgabe beginnen, fragen sich die Mitarbeiter zu Recht, wie sie vorgehen sollen und wie sie diese Aufgabe im Einklang mit den internen Richtlinien bewältigen können.

Dank der Suchfunktion können die Mitarbeiter mit wenigen Klicks die von ihrem Vorgesetzten formulierten und über eine EDM-Software wie SharePoint aufgelisteten Richtlinien finden.  

🔎 Möchten Sie die Zugänglichkeit, Sicherheit und Qualität Ihrer Dokumentenbasis verbessern? Wir erklären wie Sie SharePoint in ein EDM verwandeln.

3.2. Einen internen Experten finden und kontaktieren

Die Suchmaschine eines Digitalen Arbeitsplatzes kann auch von Mitarbeitern genutzt werden, um einen internen Experten zu finden und zu kontaktieren.

Dazu können die Mitarbeiter im Verzeichnis ihres Unternehmens oder im Who's Who nach Nachnamen, Vornamen, Fähigkeiten oder Abteilungen suchen.

Diese Funktion ist vor allem für Mitarbeiter großer Unternehmen interessant, wenn sie Hilfe zu einem bestimmten Thema benötigen.

Es erleichtert auch das Onboarding von neuen Mitarbeitern, die ihre Kollegen und deren Know-how noch nicht kennen.

🔑 Um noch einen Schritt weiter zu gehen, erfahren Sie, warum das Unternehmensverzeichnis für die interne Zusammenarbeit so wichtig ist.

3.3. Rationalisierung der Arbeit der Finanzabteilung

Das Recherchetool Digital Workplace ist besonders wertvoll für die Finanzabteilung, die eine Vielzahl von Daten sammeln und analysieren muss.

Finanzteams können die Suchfunktion ihres digitalen Arbeitsbereichs nutzen, um schnell an Daten zu gelangen, die mit den Aktivitäten des Unternehmens in Zusammenhang stehen.

Sie können auch das Suchwerkzeug nutzen, um leicht auf Studien und Analysen zuzugreifen, die für die Erstellung ihrer eigenen Berichte nützlich sind.

Schließlich können Finanzexperten ihre Suchmaschine für den digitalen Arbeitsplatz nutzen, um interne Experten zu finden, die sie bei ihren Projekten unterstützen können.

3.4. Erleichterung der Arbeit von Unternehmensteams in der verarbeitenden Industrie  

Die Suchfunktion des digitalen Arbeitsbereichs ist für Unternehmensteams ebenso nützlich wie für Support-Teams.

In der Fertigung können Außendienstmitarbeiter das Suchwerkzeug nutzen, um die Dokumente (Spezifikationen, Zeichnungen usw.), an denen sie arbeiten, schnell zu finden.

Die Unternehmensteams können auch die Komponente "Recherche" ihres digitalen Arbeitsplatzes nutzen, um Ressourcen zu finden, die ihnen bei der Entwicklung von Produkten helfen, die an die Marktnachfrage angepasst sind (im Internet veröffentlichte Kataloge von Wettbewerbern, Analysen, Kundenrezensionen usw.).

Und schließlich können die Mitarbeiter im Außendienst die Suchmaschine in ihrem digitalen Arbeitsbereich nutzen, um auf einen Blick die Personen zu finden, die sie für die Entwicklung oder Verbesserung eines Produkts benötigen.

Wie wir sehen können, erleichtert die Funktion "Suche", wenn sie gut durchdacht ist, die Arbeit der Mitarbeiter erheblich. Aus diesem Grund haben sich Microsoft und Mozzaik365 verpflichtet, immer leistungsfähigere Suchwerkzeuge anzubieten.
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4. Verbessern Sie Ihre "Erweiterte Suche" mit Microsoft und Mozzaik365

Microsoft und Mozzaik365 bieten branchenführende Suchlösungen zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität, des Wissensaustauschs und der internen Zusammenarbeit.

Hier ist, was Sie wissen müssen:

4.1. Microsoft Search: die von Microsoft vorgestellte Suche

Microsoft Search ist ein von Microsoft entwickeltes Suchwerkzeug, das für die Microsoft 365-Suite relevant ist.

Diese Technologie, die auf Microsoft Graph und Bing basiert, ermöglicht die Suche nach Informationen (Personen, Dateien, Unterhaltungen usw.) in allen Inhalten des Unternehmens und im Internet.

Microsoft Search bietet daher sehr vollständige Suchergebnisse. Aber das ist nicht sein einziger Vorteil...

Diese Funktion verspricht auch eine bessere, reichhaltigere, besser organisierte und konsistentere Sucherfahrung.

Dank künstlicher Intelligenz (KI) werden jedem Nutzer personalisierte Suchergebnisse auf der Grundlage seiner Aktivitäten am Digital Workplace angeboten.

Schließlich bietet die Microsoft-Suche interessante Möglichkeiten für Administratoren.

Dazu können gehören:

• Erlauben Sie den Nutzern, nur bestimmte Inhalte zu sehen;
• Über Suchtrends informiert zu sein, um Ad-hoc-Inhaltezu erstellen;
• Hinzufügen von externen Inhalten zum Index mit Microsoft Graph.

4.2. Erweiterte Suche noch leistungsstärker mit Mozzaik365

Mozzaik365 geht noch weiter, indem es die Microsoft-Suche mit neuen Funktionen bereichert.

Die erweiterte Suche von Mozzaik365 hat ein übersichtliches Design, das es den Benutzern noch einfacher macht, das zu finden, was sie suchen.

Darüber hinaus bietet das Mozzaik365 Digital Workplace "Advanced Search" SharePoint Web Part drei Einstellungsebenen, durch die Administratoren :

1. Legen Sie die Regeln für das Webpart "Erweiterte Suche" fest, um es an den Bereich anzupassen, in den es integriert ist (z. B. das Firmenverzeichnis).
2. Richten Sie Filter und Suchvorschläge für verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedlich ein, um die Suche für alle zu erleichtern.
3. Verwalten Sie die Verwaltung von Benutzerrechten, damit einige Benutzer ihre eigenen Suchwerkzeugeinstellungen nach ihren Bedürfnissen ändern können.

Erweiterte Suche neu erfunden von Microsoft und Mozzaik365: Was Sie wissen müssen

Die Suchfunktion des digitalen Arbeitsplatzes ist ein unverzichtbares Werkzeug in jedem Unternehmen.

In allen Bereichen ermöglicht sie eine Steigerung der Produktivität und des Arbeitskomforts, aber auch die Entwicklung der internen Zusammenarbeit, indem sie den Mitarbeitern den Zugang zu Informationen, Dokumenten, Anweisungen und Personen erleichtert.

Benutzerfreundlichkeit, Konfigurationsmöglichkeiten und eine Suche, die alle Inhalte des Unternehmens abdeckt, sind die Grundelemente einer guten Suchfunktion.

Mit der "Advanced Search"-Komponente von Microsoft Search und Mozzaik365 fügen Microsoft und Mozzaik365 diesen Grundlagen mehrere Funktionen hinzu, um das Sucherlebnis, seine Effizienz und Sicherheit weiter zu verbessern.