Wissensmanagement in Unternehmen: Die besten Tools

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Einem Bericht des Beratungsunternehmens Deloitte aus dem Jahr 2021 zufolge ist das Wissensmanagement eine der drei größten Herausforderungen für den Erfolg von Unternehmen. Der Erhalt und die Weitergabe von Wissen sind wichtige Faktoren für die Produktivität, die Kundenbindung und sogar die Mitarbeiterbindung. Die Folgen eines schlechten Wissensmanagementsystems können eine große Bedrohung darstellen. Laut einer 2018 von der Videoplattform Panopto veröffentlichten Studie kostet ein ineffektiver Informationsaustausch große amerikanische Unternehmen (17 700 Mitarbeiter) jährlich nicht weniger als 47 Millionen Dollar.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen eine Kultur des Wissensaustauschs einführen und in eine effektive Wissensmanagementlösung investieren. Die Herausforderung? Der Markt für Wissensmanagement-Technologie ist riesig. Laut Market Research wird der globale Markt für Wissensmanagement bis 2030 voraussichtlich 2,1 Billionen Dollar erreichen, was einem Wachstum von 18,3 % im Zeitraum von 2022 bis 2030 entspricht. Um Ihnen bei der Suche nach der für Sie geeigneten Wissensmanagement-Software zu helfen, stellt Mozzaik365 seine Top-Tools für das Wissensmanagement vor und bietet Einblicke, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Lösung helfen, die den Bedürfnissen und Einschränkungen Ihres Unternehmens entspricht. Viel Spaß beim Lesen!

Was sind die Herausforderungen des Wissensmanagements?

Wissensmanagement in Unternehmen beinhaltet die Identifizierung, Sammlung, Organisation, Speicherung, Verteilung und Aktualisierung des Wissens, das während der Geschäftstätigkeit entsteht (relevante Kundendaten, Marktinformationen, Geschäftsprozesse usw.) und für die Tätigkeit des Unternehmens relevant ist. Ein Wissensmanagement-Tool ist eine Software, die die Skalierung und Systematisierung dieses Wissensmanagement-Prozesses ermöglicht. Der Einsatz von Wissensmanagementtechnologien ist aus verschiedenen Gründen unerlässlich.

Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit und binden Sie Kunden

In erster Linie ist ein effektives Wissensmanagement ein echter Gewinn für die Kundenzufriedenheit und -treue. Die Sammlung, Speicherung und Übermittlung von Kundendaten, zum Beispiel durch Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), ermöglicht es, verschiedenen Kundensegmenten maßgeschneiderte Angebote, Kundendienst und sogar Marketingkampagnen anzubieten.

Eine Wissensdatenbank oder ein Inhaltsverwaltungssystem (CMS) und ein Dokumentenverwaltungssystem ermöglichen es dem Kundendienst auch , schnelle, präzise, zuverlässige und konsistente Antworten auf Fragen der Kunden zu geben. Das Wissensmanagement-Tool als solches kann auch dazu verwendet werden, den Kunden eine Dokumentation zur Verfügung zu stellen, die es ihnen ermöglicht, mit wenigen Klicks Antworten auf ihre Fragen zu finden, ohne dass sie das Support-Center des Unternehmens einschalten müssen. Dies führt zu einer Zeitersparnis sowohl für die Kunden als auch für die Kundendienstmitarbeiter, die sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.

🔍 Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, lesen Sie unseren Artikel über die Strategie des Wissensmanagements: der Leitfaden

Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung, binden Sie Mitarbeiter ein und halten Sie sie.

Ein optimiertes Wissensmanagement verbessert auch die Erfahrung der Mitarbeiter, was zu einem besseren Engagement und einer höheren Mitarbeiterbindung führt. Laut einer von Panopto durchgeführten Umfrage geben 60 % der Mitarbeiter an, dass sie Schwierigkeiten haben, auf Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Infolgedessen äußern 81 % von ihnen Frustration, 26 % fühlen sich überfordert, 12 % orientierungslos und 9 % verloren. Diese negative Stigmatisierung kann das Engagement der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen.

Ein robustes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS), ein Content-Management-Tool oder eine Wissensdatenbank können dieses Problem lösen. Mit diesen Wissensmanagementlösungen können die Mitarbeiter problemlos auf die für eine reibungslose Aufgabenerfüllung erforderlichen Ressourcen zugreifen. Darüber hinaus ermöglichen diese Softwareanwendungen den Unternehmen, ihren Mitarbeitern aktuelle Inhalte zur Verfügung zu stellen und so die Informationsflut zu bekämpfen, von der jeder zehnte französische Arbeitnehmer betroffen ist.

Darüber hinaus bieten bestimmte Wissensmanagement-Tools (wie Mozzaik365) den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr Wissen mühelos weiterzugeben, z. B. durch die Erstellung von Wiki-Seiten für die Mitarbeitergemeinschaft. Die Möglichkeit, Wissen zu teilen und zur Entwicklung eines kollektiven geistigen Erbes beizutragen, fördert das Gefühl der Anerkennung und stärkt die Motivation der Mitarbeiter.

Verbesserung der Arbeitsqualität und Produktivität

Wissensmanagement-Tools haben natürlich den Vorteil, dass sie die Arbeitsqualität und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Laut Panopto verlieren Mitarbeiter durchschnittlich 5 Stunden pro Woche, weil sie auf Informationen warten. Wissensdatenbanken und Dokumentenmanagementsysteme schaffen hier Abhilfe. Mit diesen Wissensmanagementlösungen werden Ressourcen zentralisiert, organisiert und aktualisiert. Einige Tools, wie z. B. Mozzaik365, integrieren sogar eine anpassbare Suchmaschine und ein Tagging-System, das das Auffinden von Dokumenten weiter vereinfacht.

Im Zusammenhang mit hybrider Arbeit oder Fernarbeit wird eine Wissensmanagement-Software noch unverzichtbarer. Sie ermöglicht den nahtlosen und sicheren Zugriff auf Arbeitsdokumente von jedem Gerät aus (Computer, Smartphone, Tablet usw.). Unabhängig davon, ob sie in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder aus der Ferne arbeiten, haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle ihre aktualisierten Dateien. Sie können ihre Aufgaben auf der Grundlage umfassender, zuverlässiger und aktueller Daten fortsetzen. Das Risiko von Fehlern wird reduziert, und die Mitarbeiter sind voll produktiv.

🌟 Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, erfahren Sie, wie Telearbeit das Wissensmanagement verändert hat.

Stärkung der internen Zusammenarbeit und der kollektiven Intelligenz

Wissensmanagement-Tools sind wertvolle Verbündete, wenn es darum geht, die Zusammenarbeit zu fördern, kollektive Intelligenz zu entwickeln und Innovationen voranzutreiben. Inhalts- und Dokumentenmanagementsysteme rationalisieren die Informationsübertragung, indem sie sie allen autorisierten Mitarbeitern zugänglich machen und so die Teamarbeit vereinfachen.

So ermöglicht Microsoft SharePoint beispielsweise die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit (Co-Authoring), was die Nachahmung fördert, neue Ideen generiert und die Problemlösung vereinfacht. Die Mozzaik365-Erweiterung verwandelt SharePoint in ein echtes Wissensmanagement-Zentrum. Mitarbeiter können ihr Fachwissen mit Hilfe von anpassbaren und replizierbaren Dokumentvorlagen problemlos weitergeben, wodurch Kollegen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams effizienter und innovativer arbeiten können.

Vereinfachen Sie Onboarding und Mitarbeiterbindung

Die Implementierung einer soliden Wissensmanagement-Strategie auf der Grundlage einer effektiven Wissensmanagement-Software ist ein Hebel für die erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter und deren Bindung an das Unternehmen. Die Panopto-Studie zeigt, dass neue Mitarbeiter innerhalb des ersten Monats nach ihrem Eintritt in das Unternehmen durchschnittlich 50 Stunden damit verbringen, Hilfe bei erfahreneren Kollegen zu suchen.

Der Einsatz von Content- und Dokumentenmanagement-Tools reduziert diese Reibungsverluste und verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter in der Onboarding-Phase. Mit diesen Lösungen können Talente einfach auf die Informationen und Ressourcen zugreifen, die sie benötigen, um sich einzuleben, in ihrem eigenen Tempo zu trainieren und ihre Produktivität zu steigern.

Schutz des Unternehmens vor Wissensverlust

Schließlich ist die Einführung einer guten Wissensmanagementlösung für die Sicherung der Daten, der Dokumentation und des Wissens des Unternehmens unerlässlich. Das Wissen der Mitarbeiter wird regelmäßig erfasst und gespeichert, so dass das Risiko eines Wissensverlustes beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgeschlossen ist.

Darüber hinaus schützt ein gutes Wissensmanagement-Tool das Unternehmen auch vor dem Verlust wichtiger Dokumente und Informationen, indem es diese sicher speichert. Es ermöglicht auch die Konfiguration des Zugangs zu Ressourcen, um deren Vertraulichkeit zu wahren.

Wie wählen Sie Ihr Wissensmanagement-Tool aus?

Es gibt eine große Auswahl an Wissensmanagement-Lösungen. Im Folgenden finden Sie die Merkmale und Eigenschaften, auf die Sie bei der Auswahl des richtigen Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen achten sollten:

Suchfunktionalität

Einem Bericht von McKinsey aus dem Jahr 2012 zufolge verbringen Wissensarbeiter durchschnittlich 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach internen Informationen oder der Suche nach Kollegen, die ihnen bei bestimmten Aufgaben helfen können. Einer der Hauptzwecke eines Wissensmanagement-Tools ist es, dieses Problem zu lösen.

Eine effektive Wissensmanagementlösung muss über eine "Suchfunktion" verfügen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von einem einzigen Einstiegspunkt aus schnell auf Daten und Dokumente zuzugreifen. Idealerweise sollten Sie sich für eine Technologie entscheiden, die wie Mozzaik365 ein anpassbares Suchzentrum mit der Möglichkeit bietet, Filter und benutzerdefinierte vertikale Suchen einzubinden.

💫 Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, lesen Sie unseren Artikel über Wissensmanagement: Microsoft-Tools

Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Eine gute Wissensmanagement-Software ist benutzerfreundlich und für alle Mitarbeiter zugänglich. Bei der Auswahl Ihres Wissensmanagement-Tools müssen Sie darauf achten, dass es mit den verschiedenen von den Mitarbeitern verwendeten Geräten (Desktop-Computer, Laptops, Smartphones usw.) kompatibel ist. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter die Lösung nutzen und nahtlos zusammenarbeiten, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.

Die gewählte Technologie sollte außerdem so konzipiert und intuitiv sein , dass sie ein optimales Benutzererlebnis bietet und von den Mitarbeitern leicht angenommen wird. Eine gute Idee ist es, in ein Tool zu investieren, das in Ihre bestehende digitale Arbeitsumgebung integriert ist, damit sich Ihre Teams mühelos anpassen können.

Kollaborationsfunktionen und Benutzerfreundlichkeit

Eine der größten Herausforderungen des Wissensmanagements besteht darin, den Wissenstransfer zwischen den Organisationsmitgliedern zu vereinfachen, um insbesondere die kollektive Intelligenz und Innovation zu fördern. Um dies erfolgreich zu erreichen, sollte Ihr Wissensmanagement-Tool über kollaborative und benutzerfreundliche Funktionen verfügen, die die gemeinsame Nutzung und Verbreitung von Wissen fördern, wie z. B.:

• Beitragshilfe mit Dokumentvorlagen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihr Wissen reibungslos zu strukturieren und weiterzugeben.
• Co-Editing-Funktionen ermöglichen die gemeinsame Arbeit an freigegebenen Dateien.
• Integration in die Kommunikationskanäle des Unternehmens, um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, Kommentare abzugeben, zu interagieren und Informationen ohne Reibungsverluste weiterzugeben.

‍Integrationin andere von Mitarbeitern genutzte Tools

Die Integration der gewählten Lösung mit der von den Mitarbeitern bereits verwendeten Software ist ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl Ihres Wissensmanagement-Tools. Durch die Integration mit bestehenden Tools wird die KM-Technologie von den Mitarbeitern effektiver angenommen.

Darüber hinaus ist eine gute Integration auch eine Garantie für die tägliche Produktivität. Die Mitarbeiter können von einem einzigen Punkt aus nach Informationen in ihrem digitalen Arbeitsbereich suchen und nahtlos zwischen den Tools wechseln. Die Einführung einer in Ihren digitalen Arbeitsbereich integrierten Wissensmanagement-Technologie (wie die Mozzaik365 Sharepoint-Erweiterung) ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung eines einheitlichen und nahtlosen digitalen Arbeitsplatzes.

Elektronische Dokumentenverwaltung (EDM)

Ein gutes Wissensmanagement-Tool ist vor allem eine effektive Ressource für das Dokumentenmanagement. Es muss den Mitarbeitern einen einfachen und sicheren Zugang zu aktuellen und zuverlässigen Daten ermöglichen. Um dies zu erreichen, muss die gewählte KM-Software Funktionen für die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM) enthalten , um den Lebenszyklus digitaler Dokumente (Erstellung, Indizierung, Speicherung, Aktualisierung, Archivierung, Löschung) zu steuern.

💡 Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie, wie Sie Ihren SharePoint in ein echtes EDM verwandeln können | Der ultimative Leitfaden

Datensicherheit

Datensicherheit ist ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl Ihres Wissensmanagement-Tools. Das intellektuelle Kapital und die vertraulichen Informationen Ihrer Organisation müssen einem Anbieter anvertraut werden, der ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet, sei es bei der Datenspeicherung oder der gemeinsamen Nutzung. Das Hosting in einer sicheren Cloud, die Einhaltung der GDPR oder die Zertifizierung nach ISO 27001:2013 sind wertvolle Garantien für den Schutz vor Informationsrisiken.

Preisgestaltung

Schließlich ist auch die Preisgestaltung ein Element, das bei der Auswahl Ihrer Wissensmanagementlösung zu berücksichtigen ist. Der vorgeschlagene Preis sollte mit dem Budget Ihres Unternehmens übereinstimmen. Bedenken Sie jedoch, dass KM-Software eine Investition ist, die die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und Kosteneinsparungen erzielen soll (weniger Arbeitsausfälle, besseres Personalmanagement usw.). Daher sollten die Kosten der Lösung im Verhältnis zu den erwarteten Gewinnen und vermiedenen Verlusten bewertet werden.

‍BesteWissensmanagement-Lösungen

Angesichts der Herausforderungen, die mit dem Wissensmanagement verbunden sind, und der Vielzahl von Lösungen ist die Auswahl von Wissensmanagement-Software eine echte Herausforderung. Um Ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderung zu helfen, präsentieren wir Ihnen eine Auswahl der besten Wissensmanagement-Tools für Unternehmen.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist ein Tool für die Zusammenarbeit, mit dem sich Informationen sicher speichern, organisieren und gemeinsam nutzen lassen. Es erstellt Team-Websites, die Inhalte, Informationen und Anwendungen zentralisieren, die für die Zusammenarbeit benötigt werden. SharePoint lässt sich gut mit anderen Tools der Microsoft-Suite integrieren und bietet direkten Zugriff auf Datenbanken in Microsoft Teams. Die gemeinsame Bearbeitung von Word-, Excel-, OneNote- oder PowerPoint-Dateien erfolgt nahtlos innerhalb der SharePoint-Teamsite.

👉 Für weitere Informationen, entdecken Sie 4 Schritte zur Erstellung Ihres SharePoint 365 Intranets | 2024 Guide

Mozzaik365

Mozzaik365 ist eine SharePoint Online-Erweiterung, die die Fähigkeiten von SharePoint erweitert und Intranets in einen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz verwandelt. Mozzaik365 vereinfacht die interne Zusammenarbeit, Kommunikation und den Wissensaustausch und erweitert SharePoint zu einem gut gestalteten, funktionalen und sicheren Wissensmanagementzentrum.

Es bietet grundlegende Funktionen wie die Erstellung von Wikis, Unterstützung bei der Beitragsgestaltung, elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) und eine fortschrittliche, anpassbare, codefreie Suchmaschine.

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Zusammenfluss

Confluence ist eine Software für kollaboratives Arbeiten, die mit einem Wissensmanagementsystem des australischen Softwareentwicklers Atlassian ausgestattet ist. Sie ermöglicht das Erstellen, Organisieren, Teilen, Ändern und gemeinschaftliche Kommentieren von Inhalten über "Wikis" (Teamseiten). ‍

Die Suchmaschine von Confluence nutzt künstliche Intelligenz (KI), um die Suche nach Dokumenten zu beschleunigen und sofortige Antworten mit automatischen Seitenzusammenfassungen zu liefern. Confluence lässt sich mit über 3000 Softwareprogrammen integrieren, darunter Slack, Jira, Trello und Microsoft.

KnowledgeOwl

KnowledgeOwl ist eine amerikanische Software zur Erstellung und Verwaltung von Wissensdatenbanken. Sie ermöglicht den sicheren internen Austausch von Inhalten oder den Austausch mit einem externen Publikum. KnowledgeOwl eignet sich für Unternehmen, die ihre Produktdokumentation mit Kunden teilen oder ein zugängliches Help Center einrichten möchten, und wird wegen seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, seiner Kosteneffizienz und seines hochwertigen Kundenservices geschätzt.

Begriff

Notion ist eine renommierte kalifornische Produktivitätsanwendung, die über die einfache Erstellung von Notizen hinausgeht. Es verwaltet Projekte, verfolgt Aufgaben, erstellt Wikis und Datenbanken. Mit Notion können Unternehmen internes Wissen speichern, organisieren, abrufen und weitergeben, ohne die Sicherheit zu gefährden. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Notion ist leicht zu erlernen und anzuwenden. Darüber hinaus ermöglicht die API von Notion die Integration mit vielen Tools, darunter Jira, Slack und GitHub.

Haiilo

Haiilo ist eine All-in-One-Plattform für interne Kommunikation mit Sitz in Frankreich. Sie ermöglicht die Erstellung einer Wissensdatenbank, von Dokumentenbibliotheken und Wikis. Diese Lösung umfasst eine Suchmaschine zum schnellen Auffinden von Informationen im Arbeitsbereich und ein Content-Management-System. Die Benutzer schätzen die Einfachheit der Plattform, ihre Benutzerfreundlichkeit und den Service nach dem Kauf.

HubSpot-Wissensdatenbank

HubSpot ist eine renommierte Software für Marketing und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Unternehmen können HubSpot nutzen, um Online-Wissensdatenbanken für ihre Kunden zu erstellen. Die Berichtsfunktion analysiert Suchanfragen, um mögliche Mängel in der bereitgestellten Dokumentation zu identifizieren. Ziel dieses Tools ist es, die Kundenzufriedenheit durch Selbsthilfe zu erhöhen und die Produktivität der Kundendienstteams zu steigern, indem Zeit für komplexere Anfragen freigesetzt wird.

Intalio

Intalio ist ein 30 Jahre alter amerikanischer Softwareanbieter, der Lösungen für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) oder Enterprise Content Management anbietet. Mit diesem KI-basierten Tool können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus ihrer Dokumente und Inhalte (Erfassung, Speicherung, Archivierung, Analyse usw.) verwalten und kontrollieren.

Dokument360

Document360 ist eine britische SaaS-Lösung, mit der Unternehmen Wissensdatenbanken für Kunden (technische Dokumentation, Tutorials, Self-Service-FAQs usw.) und ihre Kundendienst- und Entwicklerteams (Anleitungen zur Fehlerbehebung, Support-Wissensdatenbanken, Integrationsdokumentation) erstellen, gemeinsam nutzen und verwalten können. Diese KI-gestützte Lösung zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die Qualität des Kundendienstes aus.

Die wichtigsten Erkenntnisse über die besten Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement (KM) ist eine große Herausforderung für Unternehmen und stellt einen entscheidenden Hebel für Wettbewerbsfähigkeit und Leistung dar. Wissensmanagement-Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung effektiver Wissensmanagement-Strategien. Im Allgemeinen ermöglichen diese Softwarelösungen die Erstellung, Speicherung, Organisation, Aktualisierung, Archivierung und Löschung von Dokumenten und Informationen. Sie erleichtern auch die Verteilung von Wissen innerhalb des Unternehmens und in einigen Fällen an ein externes Publikum.

Die Wahl einer Technologie für das Wissensmanagement muss sorgfältig überlegt werden. Mehrere Merkmale und Eigenschaften müssen vorhanden sein, darunter:

• Eine leistungsstarke Suchmaschine zum einfachen Auffinden relevanter Informationen.
• Eine einfach zu bedienende Plattform, die die Zusammenarbeit fördert.
• Integration mit anderen von Mitarbeitern verwendeten Tools.
• Fähigkeiten zur elektronischen Dokumentenverwaltung (EDM).
• Informationssicherheit.
• Ein gutes Verhältnis von Qualität und Preis.

Mozzaik365 zeichnet sich in all diesen Aspekten aus und gehört unbestreitbar zu den besten Wissensmanagement-Tools auf dem Markt. Um alle Vorteile unserer Lösung zu entdecken, fordern Sie eine Demonstration an , indem Sie hier klicken.