Der ultimative Leitfaden für ein erfolgreiches Onboarding

Dieser Prozess ist deshalb so wichtig, weil nur 12 % der Arbeitnehmer angeben, mit der Einarbeitung durch ihren neuen Arbeitgeber zufrieden zu sein. Darüber hinaus verlassen 22 % der Neuankömmlinge ihren Arbeitsplatz innerhalb der ersten 45 Tage! Für den Arbeitgeber bedeutet dies einen erheblichen Verlust an Zeit, Geld und Energie.

Das Onboarding ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich in ihr neues Umfeld zu integrieren, die tägliche Zusammenarbeit mit ihren Kollegen zu erlernen und sich die Unternehmenskultur anzueignen. Ein Mitarbeiter, der einen umfassenden Onboarding-Prozess durchläuft, hat eine um 58 % höhere Chance, im Unternehmen zu bleiben, als ein Mitarbeiter, der dies nicht tut. Man kann mit Sicherheit sagen, dass Onboarding für Unternehmen mittlerweile unerlässlich ist!

Hier sind unsere Tipps für ein erfolgreiches Onboarding und dafür, dass Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit ins Boot holen.

Vorbereitung vor der Ankunft des neuen Mitarbeiters

Eine Onboarding-Reise muss im Voraus vorbereitet werden.

Vorläufige Mitteilung

Zuallererst ist es wichtig, die Ankunft des neuen Mitarbeiters in den Teams anzukündigen. Diese Ankündigung sollte mit einer kurzen Vorstellung des neuen Mitarbeiters einhergehen, damit sich alle mit seinem Profil, seinen Fähigkeiten, seinen bisherigen Erfahrungen usw. vertraut machen können. Es kommt nicht in Frage, einen neuen Mitarbeiter im Unternehmen zu begrüßen, ohne die Teams vorher zu informieren!

Schließlich ist es wichtig, dem neuen Mitarbeiter vor seiner Ankunft ein umfassendes Willkommenspaket zu schicken. Dieses Paket sollte alle notwendigen Informationen über die Arbeitsweise des Unternehmens enthalten. Denken Sie daran: Ein zufriedener Mitarbeiter ist ein gut vorbereiteter Mitarbeiter! Vergessen Sie auch nicht, ihm alle wichtigen Informationen für seinen ersten Tag zukommen zu lassen: Ankunftszeit, Identität der Personen, die für seinen Empfang zuständig sind, Tagesablauf usw.

Organisation des Arbeitsbereichs

Vergessen Sie nicht, den Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeiters vorzubereiten! Ein sauberer und gut organisierter Schreibtisch vermittelt dem neuen Mitarbeiter einen positiven ersten Eindruck. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle notwendigen Werkzeuge und Geräte am ersten Tag bereit und einsatzbereit sind. Der erste Tag in einem neuen Unternehmen ist in der Regel stressig, und es gibt nichts Schlimmeres, als an einem Ort anzukommen, an dem die Ausrüstung nicht funktioniert.

Verwaltungsverfahren

Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters ist in der Regel mit Verwaltungsvorgängen verbunden. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie alle Vertragsunterlagen und notwendigen Formulare vorbereiten. Machen Sie es dem neuen Mitarbeiter leicht, alle administrativen Formalitäten zu erledigen, wie z. B. die Beschaffung von Zugangsausweisen, die Einrichtung des Computerzugangs usw. Die Reise des Mitarbeiters sollte schnell und unkompliziert verlaufen, ohne dass unnötige Zeit verloren geht.

Begrüßung und Integration am ersten Tag

Dieser Schritt ist entscheidend! Er prägt den ersten Eindruck, den Ihr neuer Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen hat.

Die Bedeutung eines herzlichen Empfangs

Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters ist sehr wichtig. Sein Eindruck hängt zum Teil davon ab, wie er von seinem Vorgesetzten und seinen Kollegen empfangen wird. Deshalb ist es wichtig, sie mit Enthusiasmus und Freundlichkeit zu empfangen, z. B. durch ein gemeinsames Frühstück. Stellen Sie während dieses Frühstücks (oder zu einem anderen Zeitpunkt des Tages) jedes Teammitglied vor und beschreiben Sie seine Aufgaben. Auf diese Weise können die neuen Mitarbeiter ihre verschiedenen Ansprechpartner identifizieren und sich schnell an ihre neue Umgebung gewöhnen.

Betriebsbesichtigung und Unternehmenspräsentation

Die Begrüßung des Mitarbeiters sollte mit einem Rundgang durch die Räumlichkeiten und einer Einführung in die verschiedenen Abteilungen und Dienstleistungen des Unternehmens fortgesetzt werden. Es ist auch der richtige Zeitpunkt, um die Kultur, die Werte und die Aufgaben des Unternehmens vorzustellen. In diesem Zusammenhang kann dem Mitarbeiter ein zusammenfassendes Dokument (z. B. eine Broschüre) ausgehändigt werden.

Präsentation der Onboarding-Reise

Jetzt ist es an der Zeit, den Onboarding-Prozess klar und präzise zu erklären. Definieren und begründen Sie jeden wichtigen Schritt. Das Ziel ist es, dem Mitarbeiter so viel Transparenz wie möglich zu bieten. Stellen Sie auch alle verfügbaren Ressourcen vor, die er für seine Integration in das Unternehmen benötigen könnte.

Ausbildung und Unterstützung

Dieser Schritt ist Teil der Integrationsphase und sollte nicht vernachlässigt werden.

Positionsspezifische Ausbildung

Nur wenige neu eingestellte Mitarbeiter sind sofort in der Lage, ihre Arbeit effizient auszuführen. Vor der eigentlichen Arbeitsaufnahme muss der Arbeitgeber unbedingt eine oder mehrere Schulungen zu den erforderlichen Fähigkeiten planen und organisieren.

Sie können auch ein Treffen mit einem bestimmten Team oder einem Mitarbeiter des Unternehmens für einen informellen Austausch vereinbaren. Das Wichtigste ist, dass sich der neue Mitarbeiter in seiner Rolle unterstützt fühlt und dass er sachkundige Ansprechpartner hat, die sich um seine Fragen kümmern können.

Dieser Aspekt darf auf keinen Fall vernachlässigt werden, unabhängig davon, ob es sich um ein persönliches Gespräch oder ein Ferngespräch handelt.

Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie erfahren , wie Sie die hybride Arbeit mit Microsoft Teams erleichtern.

Mentoring und Patenschaft

Es ist nicht zwingend erforderlich, aber warum nicht einen Mentor oder einen erfahrenen Kollegen benennen, der den neuen Mitarbeiter unterstützt? Es geht nichts über einen regelmäßigen Austausch mit einem Unternehmensmentor, der seine Erfahrungen weitergeben kann. Ein solcher Austausch fördert auch die Weitergabe von Wissen und Informationen.

Überwachung und Bewertung

Im Laufe der Tage wird sich Ihr neuer Mitarbeiter weiterentwickeln und in sein neues Umfeld integrieren. Planen Sie regelmäßige Treffen ein, um die Fortschritte zu beurteilen.

Zögern Sie bei diesen Treffen nicht, konstruktives Feedback zu geben und Ratschläge zu erteilen, um kontinuierliches Lernen zu fördern.

Teamintegration und Unternehmenskultur

Diese Phase spielt sich in den Tagen und Wochen nach der Ankunft des neuen Mitarbeiters ab und ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding.

Weitere Einblicke erhalten Sie, wenn Sie erfahren , wie Sie Teams für ein erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern einsetzen.

Teambuilding-Aktivitäten

Ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter zur Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen. Diese Momente der Sozialisierung werden ihnen helfen, sich vollständig zu integrieren. Um diesen Prozess zu erleichtern, sollten Sie Aktivitäten organisieren, die soziale Interaktionen fördern und den Teamgeist stärken. Wenn Sie wenig Zeit haben, kann ein einfaches regelmäßiges Mittagessen mit den Teammitgliedern ausreichen.

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Kommunikation und Kollaboration

Man kann nie genug betonen, wie wichtig die Kommunikation ist! Um Ihrem neuen Mitarbeiter die Integration zu erleichtern, sollten Sie die Nutzung interner Kommunikationskanäle wie Instant-Messaging-Anwendungen fördern. Es ist wichtig, dass sie sich regelmäßig mit ihren Kollegen austauschen können. Fördern Sie auch die Zusammenarbeit mit Mitgliedern anderer Abteilungen.

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Mitarbeiterbewertung und -anerkennung

Ein geschätzter Mitarbeiter ist ein glücklicher Mitarbeiter. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ihre Leistungen und Beiträge anerkennen und/oder ihre Fortschritte hervorheben. Achten Sie beim Feedback darauf, dass es konstruktiv ist.

Darüber hinaus ist es auf lange Sicht entscheidend, den Mitarbeitern Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und zum beruflichen Aufstieg zu bieten. Dies wird dazu beitragen, ihr Zugehörigkeitsgefühl und ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen zu stärken.

Welche Onboarding-Tools sollten verwendet werden?

Heute gibt es zahlreiche Onboarding-Tools. Es liegt an jedem Unternehmen, die Tools auszuwählen, die am besten zu seiner Struktur und/oder seinen Bedürfnissen passen. Im Allgemeinen sollte man einige Tools in Betracht ziehen:

• Plattformen für die Personalverwaltung.
• Lernmanagementsysteme, mit denen Sie Online-Schulungsmodule für neue Mitarbeiter erstellen können.
• Intranetportale wie Mozzaik365, über die Mitarbeiter auf verschiedene Ressourcen, Dokumente und Informationen zugreifen können.
• Messaging-Anwendungen und Kommunikationstools wie Microsoft Teams.
• Mobile Anwendungen, um Neuankömmlinge mit allen Informationen zu versorgen, die sie für ihre Einarbeitung benötigen;
• Online-Assessments und Quizfragen, um die Integration neuer Mitarbeiter zu messen;
• Werkzeuge für Projektmanagement und Aufgabenverfolgung;
• Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams, wie Teams und MODA. MODA ist eine Anwendung, mit der Sie Ihre Dashboards direkt in Microsoft Teams entwerfen, erstellen und anpassen können. Mit nur zwei Klicks können Sie Ihre Geschäftstools zentralisieren und die mobile Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern. Das Konzept ist einfach: MODA ist der beste Weg, Ihren Arbeitstag zu beginnen. Alle wichtigen Informationen sind da: Ihre E-Mails, Meetings, Aufgaben, Lieblings-Apps und vieles mehr! Noch besser ist, dass Sie ein spezielles Dashboard für das Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters erstellen können, mit allen Informationen, die mit seiner Ankunft zusammenhängen und für seine Arbeit wichtig sind

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• Wissensmanagementsysteme, die den Informationsaustausch erleichtern.

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Schlussfolgerung

Wie Sie wissen, ist das Onboarding von entscheidender Bedeutung, um eine reibungslose Ankunft neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen zu gewährleisten. Sie ist ebenso wichtig für die Bindung von Talenten und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit. Zur Erinnerung: 22 % der neu eingestellten Mitarbeiter verlassen ihr Unternehmen innerhalb der ersten 45 Tage. Um diese für beide Seiten unangenehme Situation zu vermeiden, ist es wichtig, die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen nicht zu übersehen.

Effiziente Kommunikation vor und nach der Ankunft, Vorbereitung des Computerarbeitsplatzes und der notwendigen Tools für die täglichen Aufgaben, Einrichtung eines Mentorenprogramms, Online- und persönliche Schulungen, Organisation von Begrüßungsveranstaltungen, Implementierung von Onboarding-Tools... Es gibt viele Prozesse, die eingerichtet werden müssen, um eine erfolgreiche Integration Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Jetzt müssen Sie nur noch loslegen!