Firmenverzeichnis: Der vollständige Leitfaden

Das Unternehmensverzeichnis ist ein unverzichtbares Instrument der internen Kommunikation und Zusammenarbeit für alle Unternehmen, ob groß oder klein. Dieses Dokument, in dem Porträts und wichtige Informationen über verschiedene Teammitglieder gesammelt werden, ermöglicht es, schnell ein Gesicht und Kontaktdaten mit einem Namen und einer Berufsbezeichnung zu verknüpfen. Es ist äußerst nützlich für aktuelle Mitarbeiter, aber auch für neue Mitarbeiter, Partner und sogar Kunden.

Laut einer von WTW durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2023 stehen die Beziehungen am Arbeitsplatz an dritter Stelle der Faktoren, die zur Mitarbeiterbindung beitragen. In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt kann die Investition in ein modernes Unternehmensverzeichnis eine Lösung sein, um die Interaktionen zwischen den Mitarbeitern zu optimieren, Mitarbeiter zu binden und fluktuationsbedingte Kosten zu senken.

Wie können Sie Ihr eigenes Unternehmensverzeichnis erstellen? In diesem Artikel liefert Mozzaik365 alle Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung Ihres Verzeichnisprojekts. Viel Spaß beim Lesen!

Was ist ein Unternehmensverzeichnis?

Bevor wir uns mit dem Thema befassen, wollen wir zunächst kurz darstellen, was ein Firmenverzeichnis ist und welche Formen es gibt.

Firmenverzeichnis: Definition

Das Unternehmensverzeichnis ist ein Instrument für die interne Zusammenarbeit und Kommunikation. In seiner einfachsten Form erscheint es als ein Dokument oder eine Webseite mit Profilbildern, Namen, beruflichen Kontaktinformationen und Positionen der einzelnen Teammitglieder.

In seiner fortgeschrittenen Version ist das Unternehmensverzeichnis interaktiv und wird im Intranet des Unternehmens gehostet. Es enthält eine Suchmaschine, ein detailliertes Profil für jeden Mitarbeiter (Fähigkeiten, Ausbildung, Interessen usw.) und vor allem ein Organigramm, das einen schnellen Überblick über die hierarchische Struktur des Unternehmens ermöglicht.

Verschiedene Arten von Unternehmensorganigrammen

Das Organigramm eines Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Unternehmensverzeichnisses. Es ist ein internes und externes Kommunikationsinstrument, das die hierarchischen Beziehungen zwischen den verschiedenen Mitgliedern der Organisation visuell darstellt und ein schnelles Verständnis der Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen ermöglicht. Die gewählte Organigrammstruktur spiegelt die Unternehmenskultur und -tätigkeit wider. Es gibt zahlreiche Arten von Unternehmensorganigrammen, darunter:

Hierarchisches oder vertikales Organigramm:

Dieses Modell ist das einfachste und am häufigsten verwendete. Das pyramidenförmige Diagramm hebt die hierarchischen Beziehungen zwischen den Organisationsmitgliedern hervor. Die Position der Mitarbeiter in der Pyramide hängt von ihrer Verantwortungsebene ab. Die oberste Leitung (CEO, Führungskräfte, Vorstandsmitglieder usw.) steht an der Spitze, gefolgt von Abteilungsleitern, mittleren Führungskräften und Mitarbeitern an der Basis der Pyramide.

Horizontales oder flaches Organigramm:

Dieses Schaubild spiegelt eine kooperative Unternehmenskultur wider, in der die Mitarbeiter direkten Kontakt zu den Führungskräften haben und in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden. Die horizontale Struktur weist nur wenige Hierarchieebenen auf, wobei die erste Ebene die Porträts der Führungskräfte und die zweite Ebene die gleichberechtigten Mitarbeiter zeigt.

Gemischtes Organigramm:

Dieses hybride Diagramm kombiniert sowohl vertikale als auch horizontale Elemente. Es ordnet die Personen vertikal nach Verantwortungsebene und horizontal nach Abteilung oder Funktion. Dieser Typ ist für große Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen geeignet.

Matrix-Organigramm:

Dieses Diagramm spiegelt eine Organisationsform wider, bei der die Mitarbeiter mehreren hierarchischen Vorgesetzten unterstellt sind, z. B. einem Projektleiter und dem Finanzleiter des Unternehmens. In diesem Diagramm sind die Unterstellungslinien sowohl vertikal als auch horizontal dargestellt.

Kreisförmiges Organigramm:

Dieses Diagramm ist für kooperative Unternehmen gedacht und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Die oberste Führungsebene befindet sich in der Mitte, und andere Funktionen werden in konzentrischen Kreisen dargestellt, die sich je nach ihrer Position in der Hierarchie vom Zentrum zur Peripherie bewegen.

Warum ein Firmenverzeichnis erstellen?

Das Unternehmensverzeichnis dient mehreren Zwecken und spielt eine Schlüsselrolle, die zwingende Gründe dafür liefert, es für Ihr Unternehmen einzusetzen.

Erleichterung der internen und externen Zusammenarbeit und Kommunikation

Das Verzeichnis ermöglicht es den Mitarbeitern, jedem ihrer Kollegen ein Gesicht zuzuordnen, was besonders in großen Organisationen wertvoll ist, in denen sich Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen nicht häufig begegnen. Darüber hinaus bietet ein modernes Unternehmensverzeichnis auch Informationen über die Position, die Fähigkeiten, die Zuständigkeiten und die hierarchischen Beziehungen der einzelnen Mitarbeiter zu ihren Kollegen. Anhand des Unternehmensverzeichnisses können die Mitarbeiter schnell feststellen, an wen sie sich bei Fragen oder zur Unterstützung wenden müssen. Wenn das Verzeichnis (ganz oder teilweise) an Kunden, potenzielle Bewerber und Geschäftspartner weitergegeben wird, können diese Gruppen schnell den richtigen Ansprechpartner finden.

Darüber hinaus bietet das Verzeichnis Zugang zu den professionellen Kontaktinformationen verschiedener Teammitglieder, so dass die Mitarbeiter ihre ausgewählten internen Kontakte leicht erreichen können, ohne Zeit mit der Suche nach E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zu verlieren. Das Unternehmensverzeichnis führt somit zu einer erhöhten Produktivität und einer besseren Erfahrung der Mitarbeiter. Darüber hinaus kann das Verzeichnis, wenn es öffentlich zugänglich gemacht wird, Kunden, Partnern und potenziellen Bewerbern helfen, die Kontaktdaten eines Mitarbeiters leicht zu finden, wodurch Geschäftsmöglichkeiten geschaffen werden und es als Rekrutierungsinstrument dient.

Erleichterung der Integration von neuen Mitarbeitern

Das Verzeichnis ist ein leistungsfähiges Instrument für die erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können es nutzen, um ihre Kontakte zu identifizieren, ihre Kontaktdaten zu finden, sie anzusprechen und sie sogar durch ihre persönlichen Profile (Schlüsselqualifikationen, Interessen, Ausbildung usw.) kennenzulernen. Dank des Verzeichnisses können sich neue Mitarbeiter schnell anpassen, sich in die Unternehmenskultur integrieren und produktiver werden.

Als Bonus können die Verzeichnisse ein Organigramm enthalten. Das Unternehmensverzeichnis hilft neuen Talenten, die Funktionsweise der Organisation besser zu verstehen, die Unternehmenskultur (z. B. ob hierarchisch oder flach) leicht zu erfassen und sogar ihren beruflichen Werdegang innerhalb des Unternehmens zu verfolgen. Aus dieser Perspektive wird das Verzeichnis zu einem Verbündeten bei der Bindung von Talenten.

Rationalisierung der Unternehmensabläufe

Schließlich trägt die Erstellung eines modernen Unternehmensverzeichnisses dazu bei, die Abläufe in der Organisation zu rationalisieren. Diese Übung veranlasst die Führung, die Unternehmenskultur und die hierarchische Struktur zu formalisieren. Während dieses Prozesses können die oberste Führungsebene und die Personalabteilung Funktionsstörungen, Unstimmigkeiten oder Mängel bei der Funktionszuweisung und den Unterstellungsverhältnissen feststellen. Als Instrument für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit dient das moderne Unternehmensverzeichnis auch als Instrument für das Personalmanagement.

Wie erstellt man ein Firmenverzeichnis?

Möchten Sie ein Firmenverzeichnis erstellen und von diesem Instrument profitieren? Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

#1 Definieren Sie Ihren Bedarf und sammeln Sie die erforderlichen Informationen

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Unternehmensverzeichnisses besteht darin, den Zweck zu bestimmen, dem es dienen soll. So können Sie beispielsweise die Organisation Ihres Unternehmens vorstellen, ausführliche Informationen über jeden Mitarbeiter bereitstellen oder einfach einen Überblick über die verschiedenen Gesichter des Unternehmens bieten.

Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt haben, wählen Sie die geeignete Struktur (alphabetische Reihenfolge, geografische Zone, Team oder Darstellung in Form eines Organigramms) und sammeln Sie die notwendigen Informationen für Ihr Verzeichnis (fotografische Porträts, berufliche Informationen, Kontaktdaten der Mitarbeiter, funktionale und hierarchische Verbindungen zwischen den Mitarbeitern usw.).

#2 Wählen Sie das Tool zur Erstellung Ihres Firmenverzeichnisses

Der zweite Schritt besteht darin, ein Tool zu wählen, mit dem Sie das Verzeichnis entsprechend Ihren Anforderungen an Zugänglichkeit, Design und Nutzung einrichten können. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung, darunter:

- Microsoft Office-Software (Word, PowerPoint und Excel): Mit diesen Tools lassen sich Verzeichnisse und Organigramme mit Bildern mithilfe der SmartArt-Funktion leicht erstellen.

- Online-Grafikdesign-Software wie Canva: Canva ermöglicht die Erstellung schöner Verzeichnisse aus originellen und kostenlosen Vorlagen (einschließlich eines Verzeichnisses im Baumstil). Canva bietet auch einen benutzerfreundlichen und kostenlosen Online-Ersteller von Organigrammen.

- Mindmapping-Software wie Gitmind: Diese Lösung ermöglicht die kostenlose, kollaborative und einfache Erstellung von visuellen Verzeichnissen und Organigrammen unter Verwendung anpassbarer Vorlagen.

- Plattformen für digitale Zusammenarbeit wie Miro: Miro bietet auch ein Tool zur Erstellung von Verzeichnissen und ermöglicht die kostenlose Erstellung eines Online-Organigramms.

- Mozzaik365 Digitaler Arbeitsplatz: Unsere Plattform umfasst eine Verzeichniskomponente, die die Erstellung eines modernen, interaktiven, funktionalen und ästhetisch ansprechenden Verzeichnisses mit einer Suchmaschine, Filtern und Suchvorschlägen (nach Namen, Titel, Fähigkeiten usw.) vereinfacht. Außerdem bietet es detaillierte und anpassbare Benutzerprofile, Schaltflächen zur schnellen Kontaktaufnahme für jeden Mitarbeiter und ein integriertes Organigramm. Durch die Integration Ihres Verzeichnisses und Organigramms in Ihr Microsoft365-Intranet überwinden Sie die größte Einschränkung dieser Tools: ihre statische Natur. Mit der Verzeichniskomponente von Mozzaik365 werden Ihr Verzeichnis und Ihr Organigramm mit der Mitarbeiterdatenbank Ihres digitalen Arbeitsplatzes synchronisiert und automatisch aktualisiert, um die Zusammensetzung und Organisation Ihres Unternehmens in Echtzeit widerzuspiegeln.

#3 Einsatz der Lösung in Ihrem Unternehmen

Der dritte Schritt zur Einführung eines Unternehmensverzeichnisses ist die Bereitstellung der Lösung. Benennen Sie dazu eine oder mehrere Personen, die für die Formatierung und Aktualisierung des Verzeichnisses verantwortlich sind. Erstellen Sie Ihr Verzeichnis mit dem gewählten Tool und geben Sie es dann an die entsprechenden Adressaten weiter. Für eine effektive interne Verteilung sollten Sie Ihr Verzeichnis in das Intranet Ihres Unternehmens stellen.

#4 Werben Sie intern für Ihr Verzeichnis

Der vierte und letzte Schritt besteht darin, das Verzeichnis mit Leben zu erfüllen und es intern zu bewerben. Um sicherzustellen, dass das Verzeichnis von den Mitarbeitern wirklich angenommen wird und zu Ergebnissen führt, sollten Sie es regelmäßig mit Neueinstellungen, Abgängen und Beförderungen aktualisieren. Um die Mitarbeiter mit der Nutzung des Verzeichnisses vertraut zu machen, sollten Sie außerdem Botschafter ernennen und die Präsentation dieses Instruments in den Einführungsprozess für neue Mitarbeiter einbeziehen.

🚀 Sind Sie bereit für die Erstellung Ihres Firmenverzeichnisses? Um Sie bei Ihrem Verzeichnisprojekt zu unterstützen und sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen, laden Sie unsere Checkliste "Einrichten Ihres Unternehmensverzeichnisses" herunter.

Der vollständige Leitfaden für Unternehmensverzeichnisse: Die wichtigsten Erkenntnisse

Ein Unternehmensverzeichnis ist eine Galerie von Porträts, in der alle Mitglieder einer Organisation vorgestellt werden. Es ist ein wertvolles Instrument für die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit und eignet sich sowohl für große als auch für kleine Strukturen. Das Verzeichnis ermöglicht es, einer Stellenbezeichnung ein Gesicht und einen Namen zu geben. In seiner fortgeschrittenen Form kann das Verzeichnis die hierarchische Struktur des Unternehmens (Organigramm) aufzeigen, eine schnelle Kontaktaufnahme erleichtern und detaillierte Informationen über die Mitarbeiter liefern. Es liegt an Ihnen, die Art des Verzeichnisses zu wählen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

Ein in Ihr Intranet integriertes interaktives Verzeichnis, wie die Mozzaik365-Verzeichniskomponente, ist zweifellos ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Verzeichnissen, die den großen Nachteil haben, dass sie statisch sind und schnell veralten, wird diese Art von Verzeichnis automatisch aktualisiert, ermöglicht eine detaillierte Darstellung der Profile, ohne die Übersichtlichkeit zu beeinträchtigen, und kann sogar mit den Tools verbunden werden, die den Mitarbeitern in ihrem digitalen Arbeitsbereich zur Verfügung stehen (z. B. ihre E-Mails).

Wenn Sie an der Implementierung eines intelligenten Verzeichnisses interessiert sind, fordern Sie eine Demo an , um das Who's Who von Mozzaik365 kennenzulernen.