Erstellen Sie Ihr Unternehmensverzeichnis mit Office 365

1. Das Unternehmensverzeichnis, das Herzstück des Digitalen Arbeitsplatzes

Unternehmensverzeichnis ist ein Verzeichnis, das alle öffentlichen Informationen über die Mitarbeiter eines Unternehmens zentralisiert. Jeder Mitarbeiter hat einen Eintrag, der zusammenfasst, wer er ist, woran er arbeitet, mit wem er zusammenarbeitet und was er tut. Diese Informationen stammen aus Microsoft-Konten, die von der IT-Abteilung erstellt wurden, und aus Informationen, die jeder Benutzer in seinem persönlichen Dashboard eingegeben hat.

Da es Informationen zentralisiert und für alle zugänglich macht, ist das Unternehmensverzeichnis zu einem Muss für Microsoft SharePoint-Intranets und den Digital Workplace im Allgemeinen geworden. Während der Digital Workplace darauf abzielt, die interne Kommunikation zu verbessern, den Wissensaustausch zu fördern und die Zusammenarbeit zu unterstützen, hilft das Verzeichnis dabei, die ersten beiden Herausforderungen zu meistern.

Sie bietet nämlich viele Vorteile, wie z. B. die Hervorhebung der eigenen Fähigkeiten, die Identifizierung der Kollegen und die einfache Kontaktaufnahme mit der richtigen Person.

Die Einrichtung eines Office 365-Unternehmensverzeichnisses ist jedoch kein einfaches Projekt. Sie müssen die Synchronisation mit Ihrer Datenbank einrichten, die Benutzer mit ihrer E-Mail-Adresse authentifizieren, eine konsistente und einheitliche Benutzererfahrung im Digitalen Arbeitsplatz.

Aus diesem Grund hat Mozzaik die Komponente"Trombinoscope" entwickelt, ein Widget, mit dem Sie auf einfache Weise Ihr Firmenverzeichnis in Microsoft erstellen können. Es ist nicht nur sicher und wird ständig aktualisiert, sondern ist auch in verschiedenen Formen erhältlich, um allen Anwendungen gerecht zu werden: Mitarbeiterverzeichnis, Trombinoscope, Organigramm und persönliche Benutzerprofile.  

1.a. Die Vorteile des Unternehmensverzeichnisses für Arbeitnehmer

Das Unternehmensverzeichnis bietet den Mitarbeitern viele Vorteile:

• Die Suche nach einem Experten oder einer Expertise, dank der Suche nach Name, Abteilung, Funktion, Fähigkeiten ;
• Sie können Ihr Profil einsehen und bearbeiten, um Ihre Leistungen und Fähigkeiten hervorzuheben;
• Zugang zu den Profilen anderer Mitarbeiter, um die Aufgaben und Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter besser zu verstehen;
• Verbinden Sie sich mit einem Klick mit dem Profil eines anderen Mitarbeiters, lassen Sie sich zum Nachrichtensystem weiterleiten und beginnen Sie sofort mit der Zusammenarbeit;
• Die Visualisierung von Teams in Form eines Organigramms, um die Organisation des Unternehmens besser zu verstehen.

1.b. Vorteile des Trombinoscope-Webparts für Administratoren

Die fortschrittlichen Funktionen von Mozzaik365 bieten den Administratoren erhebliche Vorteile:

• Verwaltung der in das Verzeichnis importierten Profile, um für jeden neuen Mitarbeiter ein Konto zu erstellen, sobald er an seinem Arbeitsplatz eintrifft;
• Die Auswahl der Felder, die in der Rubrik "Mein Konto" für jeden Benutzer angezeigt werden;
• Anpassung des Formulars zur Profilbearbeitung ;
• Layout und individuelle Gestaltung des Brandings der Komponente in den Farben Ihres Unternehmens;
• Erweiterte Einstellungen zur Anpassung des Tools an Ihre Präferenzen.

2. Wie das Branchenverzeichnis von Mozzaik365 funktioniert

Die Stärke des Trombinoscope-Webparts von Mozzaik365 liegt in seiner Synchronisierung mit Azure Active Directory und Delve.

📍Definitionvon Azure Active Directory:
Azure Active Directory, oder AD, ist ein Cloud-basierter Dienst von Microsoft, der Identitäten und Zugriff verwaltet. Es handelt sich um eine Datenbank, die die Microsoft-Anmeldeinformationen, den Namen und die Lizenz für jedes Mitarbeiterkonto enthält. Es wird von Mitarbeitern verwendet, um sich mit Microsoft 365 und SaaS-Anwendungen zu verbinden.
Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation zu Azure AD

📍DelveDefinition:
Delve ist eine Microsoft 365 Anwendung für Mitarbeiterprofile. Sie ermöglicht es Ihnen, umfangreiche Profile mit einem Foto jedes Mitarbeiters zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation zu Delve.

Der Mozzaik365-Webpart fasst die Daten aus diesen beiden Anwendungen zusammen und stellt sie in einer ansprechenden und einfach zu bedienenden Oberfläche zur Verfügung:

👉 Die Liste der Mitarbeiter und deren Zugänge sind dank Azure Active Directory immer auf dem neuesten Stand;

👉 Die Informationen sind dank Delve vollständig;

👉 Das UX-Design macht das Flipchart zu einem praktischen Werkzeug, das die Möglichkeiten der internen Zusammenarbeit mit Mozzaik365 verzehnfacht.

Die Komponente Trombinoscope ist vielseitig einsetzbar. Deshalb schlagen wir vor, einige seiner Funktionen im Detail zu entdecken.

2.a. Erstellen und Aktualisieren Ihres Profils

Wenn sich ein Mitarbeiter das erste Mal am Digital Workplace anmeldet, authentifiziert er sich mit seinem Microsoft-Konto. Er findet dann sein Profil, wie es auf dem Positivoskop für die anderen Mitarbeiter erscheint. Er kann seine Informationen überprüfen und aktualisieren: Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Profilfoto, Position, Präsentation, Fähigkeiten, durchgeführte Projekte, Interessen usw.

2.b. Suche nach meinen Mitarbeitern

Der Nutzer kann dann das Verzeichnis mit Hilfe der erweiterten Suchleiste durchsuchen. Personalisierte Vorschläge helfen dem Nutzer, seine Anfrage gezielt zu stellen. Sie können zum Beispiel :

• Gehen Sie direkt auf die Profilseite der gesuchten Person.
• Suche nach Funktion, Abteilung, Projektkenntnissen.
• Führen Sie eine kostenlose Suche nach einem beliebigen Immobilienprofil durch.

Eine Suche ermöglicht es, alle in Lille tätigen Vertriebsmitarbeiter zu filtern, die an dem Microsoft Office-Projekt beteiligt waren. Von dieser Liste aus kann man das Profil jedes Mitarbeiters und das Organigramm seines Teams einsehen.

Jetzt muss nur noch der Kontakt hergestellt werden. Mit einem Klick auf das Messaging-Symbol seiner Wahl wird der Nutzer zum Instant Messaging oder zur Mailbox des Unternehmens weitergeleitet.

2.c. Bearbeitung des Profils Ihres Organigramms

Bearbeiten des Flussdiagrammprofils mit Delve

Der Benutzer kann auf eine Schaltfläche klicken, um sein Profil zu bearbeiten. Diese Aktion leitet ihn standardmäßig auf das Microsoft 365-Profilbearbeitungsformular in Delve weiter. Auf dieser Seite kann er nur die Eigenschaften bearbeiten, für die er die Berechtigung zum Ändern hat. Dabei werden die Governance-Einstellungen Ihres Unternehmens berücksichtigt.

Individuelles Formular

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie das Profilbearbeitungsformular in Delve nicht verwenden möchten:

• Es ist nicht wünschenswert, dass Ihre Benutzer das Intranet für diese Aktion verlassen.
• Der Zugang zu Delve ist in Ihrer Organisation eingeschränkt.
• Sie benötigen ein individuelles Bearbeitungsformular.
• Es müssen klare Prozesse definiert werden.

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ein personalisiertes Panelformular zu öffnen. Direkt in Ihrem Unternehmensverzeichnis. Dies kann eine PowerApps-Anwendung, ein Microsoft Forms-Formular oder eine beliebige, von Ihrem Unternehmen erstellte Anwendung/Formular sein.

Durch die Kombination eines Formulars mit den Funktionen von Power Automate in Microsoft 365 können Sie schnell eine Komplettlösung für Ihr Unternehmen erstellen!

Zum Beispiel:

1. Der Nutzer beantragt die Bearbeitung seines Profils.

2. Einige Eigenschaften werden direkt geändert.

3. Andere Eigenschaften erfordern eine vorherige oder nachträgliche Validierung, je nach Eigenschaft durch den Verwalter oder durch die zuständige Abteilung.

Daher könnten viele Ihrer Abteilungen von dieser einfachen Schnittstelle profitieren, über die sie auf die Anfragen Ihrer Mitarbeiter aufmerksam gemacht werden.

2.c. Verwaltung von Profilen, die in das Unternehmensverzeichnis hochgeladen wurden

Profile synchronisieren

Sind Sie bei Microsoft 365 angemeldet? Ihre Benutzerprofile sind wahrscheinlich bereits mit Ihrem Unternehmensverzeichnis synchronisiert. Wenn dies nicht der Fall ist, ist es dennoch möglich, eine Synchronisation als Teil Ihres Projekts einzurichten. Dies kommt allen Ihren Microsoft 365-Funktionen zugute.

Wählen Sie die angezeigten Profile

Nicht alle Profile in Ihrem Unternehmensverzeichnis sind geeignet, Ihren Mitarbeitern angezeigt zu werden:

• Dienstleistungskonten ;
• Benutzer, die das Unternehmen verlassen haben;
• Externe Benutzer...

Sie können eine benutzerdefinierte Abfrage definieren, um auszuwählen, welche Konten ein- oder ausgeschlossen werden sollen. Zeigen Sie zum Beispiel keine Benutzer an, deren E-Mail -old oder -ext enthält.

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Zu beachtende Dinge

Neben der grundlegenden Verwendung der Komponente als vollwertiges Unternehmensverzeichnis können Sie sie auch für :

📌Zusammenfassung des Benutzerprofils auf der Startseite Ihres Intranets anzeigen;

📌Die Mitglieder einer Abteilung oder eines Teams auf der Übersichtsseite der Entität anzeigen;

📌 Verwalten Sie eine Personensuche nach Fähigkeiten.