Das Unternehmensverzeichnis, unerlässlich für die interne Zusammenarbeit

Die Rolle des Unternehmensverzeichnisses geht weit über die einer Liste von Mitarbeitern hinaus. Es muss als echtes Instrument zur Beschleunigung des Austauschs und der Zusammenarbeit konzipiert werden.

Die Definition eines digitalen Arbeitsplatzes ist mittlerweile bekannt: Er basiert auf einer ergonomischen Cloud-Umgebung, die mehrere Tools für die Zusammenarbeit bietet, die in Unternehmensanwendungen integriert sind. In diesem Arbeitsplatz der neuen Generation spielt das Unternehmensverzeichnis eine Schlüsselrolle: Es ist in den Kommunikations- und Austauschwerkzeugen allgegenwärtig und für eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams unerlässlich.

Hybrides Arbeiten führt natürlich zur Entstehung von Silos

Diese entscheidende Rolle des Verzeichnisses ist besonders deutlich geworden, da die Telearbeit zu einem viel wichtigeren Teil des täglichen Lebens der Arbeitnehmer geworden ist. Das hybride Arbeiten, bei dem Phasen der Arbeit vor Ort und zu Hause kombiniert werden, stellt den digitalen Arbeitsplatz in den Mittelpunkt der Zusammenarbeit. Die Nutzung von Microsoft Teams ist während der Niederlassungsphase explodiert, mit einer Rekordzahl von +775% für Microsoft Teams in einigen Ländern wie Italien. Die Studie von Microsoft Research wurde unter mehr als 60.000 Microsoft-Mitarbeitern während der ersten Einschlussphase durchgeführt. Sie unterstreicht die Bedeutung von Collaboration-Tools für effektives Remote-Working. Parallel zur Zunahme der internetbasierten Gruppenarbeit stellten die Forscher jedoch einen Rückgang der Zahl der unternehmensweiten Interaktionen fest: Die Mitarbeiter interagieren viel mehr mit ihren direkten Kollegen, aber viel weniger mit denen in anderen Projektteams und Abteilungen. Bei Microsoft beispielsweise haben die Forscher einen Rückgang der Zeit für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen um 25 % gemessen.

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Ein Tool wie das soziale Unternehmensnetzwerk (CSN) Yammer ermöglicht es dem Nutzer, ständig über die Aktivitäten der Mitglieder seines Netzwerks informiert zu sein und Benachrichtigungen über jeden neuen Beitrag zu erhalten. Gleichzeitig führen Telearbeitsphasen dazu, dass der informelle Austausch an der Kaffeemaschine oder am Rande von Sitzungen ausbleibt. Dies führt zu dem, was Forscher als Fragmentierung des Austauschs bezeichnen. Dank der digitalen Werkzeuge kommunizieren die Arbeitnehmer immer häufiger innerhalb ihres Arbeitskreises, aber viel weniger darüber hinaus! So haben die Forscher festgestellt, dass sich Gruppen von Nutzern bilden, zwischen denen die Kommunikation viel seltener stattfindet.

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Sie sind der Ansicht, dass die Zersplitterung der Nutzer und diese silobasierte Arbeitsweise große Hindernisse für Innovationen darstellen. Neue Ideen und bahnbrechende Innovationen entstehen oft durch die Konfrontation von Standpunkten und die Beschleunigung des Austauschs zwischen Abteilungen. Deshalb muss die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes von Maßnahmen zur Förderung des Austauschs zwischen Arbeitsgruppen begleitet werden.

Umwandlung des Verzeichnisses in ein echtes Tool für die Zusammenarbeit

Das Verzeichnis ist ein wichtiges Instrument, um diese Fragmentierung des Austauschs in einem Unternehmen zu bekämpfen. Die Rolle des digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, dem Benutzer wirksame Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, mit denen er mit jedem im Unternehmen in Kontakt treten kann, um ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen. In diesem Sinne sollte das Verzeichnis die Organisation des Unternehmens widerspiegeln, indem das Organigramm und die Verbindungen zwischen den Mitarbeitern integriert werden. Ein Angestellter, der mehr Informationen über ein zukünftiges Produkt haben möchte, sollte in der Lage sein, das Konstruktionsbüro zu kontaktieren. Ebenso muss eine Nachricht, die ein Kunde an das Callcenter oder über ein soziales Netzwerk schickt, schnell an die richtige Person weitergeleitet werden können, damit das Problem so schnell wie möglich gelöst werden kann. Die Trombinoscope-Funktion von Mozzaik365 ermöglicht es, schnell einen Mitarbeiter im Unternehmen zu finden, wodurch der interne Austausch auf der Plattform flüssiger wird.

Der digitale Arbeitsplatz muss sich "stillschweigende" Informationen zunutze machen

Abgesehen von den Mitgliedschaftsdiensten und den hierarchischen Verknüpfungen der einzelnen Dienste muss das Verzeichnis auch das Know-how der einzelnen Dienste abbilden. Eine Erweiterung wie Mozzaik365 kann mit SharePoint noch weiter gehen und neue Funktionen in die Microsoft 365-Suite bringen. Im Falle des Verzeichnisses kann Mozzaik365 zum Beispiel die Fähigkeiten und Erfahrungen jeder Person besser darstellen.

Wie Frédéric Veldeman, Digital Strategist & Manager bei Keyrus, während des von Mozzaik organisierten Webinars über die Rolle des digitalen Arbeitsplatzes im Wissensmanagement erklärte, sind 5 % des Wissens explizit und 95 % stillschweigend. Letzteres setzt sich aus der Berufserfahrung eines jeden Mitarbeiters zusammen, aus dem Wissen, das er oder sie während seiner oder ihrer Arbeitszeit, beim informellen Austausch oder sogar in der Freizeit erworben hat. Die Aufgabe eines modernen digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, es jedem zu ermöglichen, diese Informationen zu nutzen, um den richtigen Ansprechpartner zur richtigen Zeit zu finden. Die Intranet-Suchmaschine muss in der Lage sein, eine Verbindung zwischen den Benutzerprofilen im Verzeichnis und allen Inhalten und Kommentaren herzustellen, die von allen gepostet werden. Alle diese informellen Beiträge zu den vom Unternehmen zur Verfügung gestellten sozialen Instrumenten bilden einen Bestand an stillschweigendem Wissen, der es ermöglicht, die Suche auf alle tatsächlichen Kompetenzen der Mitarbeiter auszuweiten.

In diesem Sinne ist es von entscheidender Bedeutung, die Geschäftsexperten zu ermutigen, so viele Inhalte wie möglich auf der Intranet-Plattform zu teilen. Ihre Beiträge und Kommentare sind eine wertvolle Hilfe für die anderen Mitglieder der Organisation und tragen dazu bei, den Wissensstand ihrer Kollegen zu erhöhen. Einerseits führt diese spontane Kommunikation zum Austausch und verbessert so den direkten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Andererseits speisen diese Inhalte in einem auf Microsoft 365 aufbauenden Digital Workplace die Machine Learning-Algorithmen der Plattform. Der Algorithmus lernt, Mitarbeiter auf der Grundlage der im Verzeichnis eingegebenen Basisdaten, aber auch auf der Grundlage der im Intranet veröffentlichten Inhalte zu erkennen. Sobald ein Nutzer also nach einem Experten in einem bestimmten Bereich sucht, kann der Algorithmus ihm eine Liste von Experten vorschlagen, die seiner Anfrage entsprechen.

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Teams, eine Plattform zur Erleichterung der gemeinsamen Nutzung

Laut der Ausgabe 2021 des Arctus Intranet and Digital Workplace Observatory haben sich 72 % der französischen Unternehmen dafür entschieden, beim Aufbau ihres digitalen Arbeitsplatzes auf Microsoft-Lösungen zu setzen. Die Nutzer können auf die in Microsoft 365 enthaltenen Tools zurückgreifen, um mit ihren Kollegen zu interagieren. Sie haben die Wahl zwischen dem RSE Yammer, den SharePoint-Tools und vor allem Office Delve, einem unverzichtbaren Tool, um den Experten für ein Thema zu finden. Das oft übersehene Office Delve ist ein grafisches Tool, das die Algorithmen der künstlichen Intelligenz der Microsoft-Plattform nutzt. Es ist extrem leistungsfähig, weil es den Nutzern hilft, die richtige Person auf Microsoft 365 zu finden. Je relevanter ein Dokument ist, je häufiger es von anderen Nutzern konsultiert und kommentiert wird, desto mehr wird sein Autor als Experte für das Thema angesehen.

Microsoft Teams ist mehr auf Einzelpersonen ausgerichtet und bietet mit seinem "Who"-Bot erweiterte Suchwerkzeuge im Unternehmensverzeichnis. So können Sie mit der Abfrage "Wer ist" eine Person finden, mit "Wer weiß" die Experten zu einem bestimmten Thema. Es ist auch möglich, den direkten Vorgesetzten einer Person sowie alle Mitarbeiter zu ermitteln, die sich mit ihr ausgetauscht haben. Schließlich ist es möglich, alle Teilnehmer einer Teams-Sitzung zu finden, um den Austausch mit ihnen fortzusetzen und die während einer Teams-Videokonferenz ausgetauschten Informationen zu nutzen.

Die Microsoft-Plattform bietet zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit und Möglichkeiten zur Untersuchung von Benutzerdaten. Mit der Trombinoscope-Komponente von Mozzaik365 können Sie einen Mitarbeiter anhand seines Namens, seiner Fähigkeiten, seiner Interessen ... direkt in SharePoint finden. Sie können sein Team einsehen, ihn über Outlook oder Teams kontaktieren und alle Austausche, gemeinsamen Dokumente oder öffentlichen Beiträge mit diesem Mitarbeiter sehen.

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Die Rolle einer Digital Workplace-Lösung wie Mozzaik365 besteht darin, mehr Funktionen als die von SharePoint im nativen Modus angebotenen zu bieten. Dadurch wird die Schnittstelle kohärenter, vollständiger und ergonomischer. In dieser Hinsicht ist das Unternehmensverzeichnis vollständig in den Wunsch integriert, den Benutzern eine völlig einheitliche und übersichtliche Arbeitsumgebung zu bieten, was die eigentliche Definition eines modernen digitalen Arbeitsplatzes ist

Zu beachtende Dinge

Das Branchenbuch :

📌 Fördert das gemeinsame Arbeiten;

📌 Humanisiert die Arbeitsbeziehung in einem hybriden Arbeitskontext;

📌 Schreibt die Fähigkeiten eines Unternehmens um;