Die 9 besten Intranet-Inhalte zur Einbindung der Mitarbeiter

Das Engagement der Mitarbeiter ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Laut Bleexo halten sich nur 13 % der Mitarbeiter für engagiert. Derselben Quelle zufolge kostet es zwischen 35 % und 250 % des Gehalts, einen Mitarbeiter zu ersetzen. Kosten, die in einigen Fällen vermieden werden könnten. Die Einbindung der Mitarbeiter ist also sehr vorteilhaft: Unternehmen, denen dies gelingt, sind 22 % rentabler. Sie sehen, die Zahlen belegen es: Engagierte Mitarbeiter sind ein Garant für Erfolg! Ein Instrument der internen Kommunikation ist Ihr Verbündeter auf der Suche nach Engagement: der Digital Workplace. Wie können Sie also konkret Ihre Mitarbeiter in Ihrem Intranet einbinden? Hier sind die besten Ideen für Inhalte, die das Engagement der Mitarbeiter fördern.

1. Ankündigungen für Neuankömmlinge

Die Ankunft eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen ist ein wichtiges Ereignis. Die Ankündigung dieses Ereignisses ist eine gute Möglichkeit, die Integration zu erleichtern und den Zusammenhalt zu fördern. Wenn die Mitarbeiter über diese Veränderung Bescheid wissen, können sie ihren neuen Kollegen bei seiner Ankunft besser willkommen heißen. So werden die ersten Momente im Unternehmen positiv sein.  

Um sicherzustellen, dass die Information von allen gesehen wird, ist es ideal, sie im Intranet zu veröffentlichen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie die Ankunft eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Intranet mitteilen können:  

Verwendung der Broschüre für Neuankömmlinge

In einigen Intranets, die mit Mozzaik365 erstellt wurden, ist die Funktion "Newcomers" sofort einsatzbereit. Sie ermöglicht es Ihnen, eine Liste der Personen anzuzeigen, die kürzlich dem Unternehmen beigetreten sind. Dies ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, einen Einblick in die Neuankömmlinge zu geben, sondern gibt Ihnen auch Zugang zu ihrem Profil im Posaunenchor. Mit einem Mausklick können Sie sie kontaktieren und sie willkommen heißen.  

Senden eines Memos

Ein traditionellerer Ansatz ist die Veröffentlichung eines Memos, in dem die Ankunft des neuen Mitarbeiters allen Mitarbeitern angekündigt wird. Diese Praxis wird in Unternehmen häufig angewandt, um die Ankunft oder das Ausscheiden von Schlüsselprofilen anzukündigen. Sie hat jedoch auch ihre Nachteile. Nicht zuletzt, weil die Unternehmensmitteilungen nicht immer gelesen werden und viele Mitarbeiter die Nachricht möglicherweise verpassen.  

Andererseits hat eine Ankündigung im Intranet, die über ein spezielles Widget veröffentlicht wird, den Vorteil, dass sie über einen längeren Zeitraum bestehen bleibt, weniger formell ist und daher leichter zugänglich ist. Sie können die Mozzaik365-Beitragshilfe verwenden, um einen Artikel mit 2 Klicks in Ihrem SharePoint-Intranet in Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu veröffentlichen.

Hier ist ein Beispiel für ein Memo:  

"Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

Wir freuen uns, die Ankunft von [Name des Mitarbeiters] in unserer Abteilung [Name der Abteilung] bekannt zu geben. Er/sie wird ab dem [Datum der Ankunft] zu uns stoßen und die Position von [Name der Position] einnehmen. Seine/ihre Aufgabe wird in [Aufgabe] bestehen.

Wir zählen darauf, dass alle unsere Mitarbeiter ihn/sie herzlich willkommen heißen werden.

💡 Tipp: Vergessen Sie nicht, dieser Notiz ein Foto der Person beizufügen, damit sie erkannt wird.

Organisieren einer Veranstaltung

Wenn die Größe Ihrer Organisation oder Ihres Teams es zulässt, können Sie nach der Annahme des Stellenangebots eine freundschaftliche Veranstaltung organisieren. Bringen Sie Ihre zukünftigen Kollegen an einem Ort oder per Videokonferenz zusammen. Zögern Sie nicht, originell und kreativ zu sein, um diesen Anlass zu feiern! Mozzaik365 bietet einen Eventmanager innerhalb Ihres Microsoft 365 Digital Workplace.

2. Der Einführungspfad

Ihr digitaler Arbeitsplatz kann für das Onboarding sehr nützlich sein . Bereiten Sie vor der Ankunft eines Mitarbeiters alle erforderlichen Unterlagen vor und stellen Sie sie auf dem persönlichen Cashboard des Mitarbeiters zur Verfügung. Auf diese Weise hat der Mitarbeiter vom ersten Moment an eine klare Orientierung. So können Sie beispielsweise die Personalunterlagen für Neuankömmlinge, das Organigramm, die Liste der zu absolvierenden Schulungen, nützliche Anwendungen, zu treffende Interessengruppen usw. bereitstellen.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter von dem Moment an einbeziehen, in dem sie den digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens betreten, verankern Sie Gewohnheiten und steigern so die Nutzung der Plattform. Letztlich werden sich Ihre Mitarbeiter stärker engagieren.

3. Gezielte Nachrichten

Was wäre die interne Kommunikation ohne den Austausch von Unternehmensnachrichten? Je nach Thema sind nicht alle Nachrichten für jeden Mitarbeiter gleich wichtig. Dank des digitalen Arbeitsplatzes können Sie Ihre Kommunikation nach geografischem Gebiet, Abteilung, Position usw. ausrichten. Außerdem können Sie Ihre Kommunikation in Bezug auf Tonfall, Tageszeit und Medium anpassen.  

4. Förderung von Veranstaltungen

Unternehmensveranstaltungen zu organisieren ist eine Sache, sie zu bewerben eine andere. Wenn Sie die Sichtbarkeit Ihrer internen Veranstaltungen sicherstellen wollen, ist der digitale Arbeitsplatz Ihr bester Verbündeter. Dank Mozzaik365 können Sie zukünftige Veranstaltungen eingeben, Anmeldungen verwalten und sie sogar im Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeiter erscheinen lassen. Auf diese Weise können Sie an einem einzigen Ort einen Überblick über die anstehenden Veranstaltungen geben und sicherstellen, dass kein Highlight unbemerkt bleibt. Dieser Eventmanager ist in SharePoint und Teams über Viva Connection verfügbar.

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5. Einholung von Stellungnahmen

Eine weitere inhaltliche Idee ist die Belebung des Intranets mit Vorschlagsboxen und Umfragen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Mitarbeiter einzubeziehen und zu engagieren. Es gibt mehrere Verwendungsmöglichkeiten für diese Funktionen:

• Sie möchten Ihre Besprechungsräume umbenennen und suchen nach einem gemeinsamen Thema? Lassen Sie der Fantasie Ihrer Mitarbeiter freien Lauf.
• Möchten Sie das Wohlbefinden und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sicherstellen? Stellen Sie ihnen Fragen über die Organisation, das Arbeitsumfeld und ihre Gefühle. Führen Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Maßnahmen durch, und zögern Sie nicht, Experten zur Unterstützung hinzuzuziehen.
• Möchten Sie wissen, welche Kurse Sie zuerst anbieten sollten? Öffentliches Sprechen? Teams? Ein Team leiten? Fragen Sie sie einfach, wo sie weiterkommen wollen.
• Möchten Sie die Zufriedenheit mit der internen Kommunikation messen? Vielleicht wollen Sie wissen, ob der Newsletter nützliche Informationen liefert. Sie können sie einfach fragen und Ihr Ziel anpassen.  

6. Mitarbeiter hervorheben

In großen Organisationen kennen sich nicht alle Mitarbeiter untereinander. Auch haben sie kein klares Bild von der Arbeit der anderen Abteilungen. Daher kann die Vorstellung von Mitarbeitern und ihrer Rolle im Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit sein, den Mitarbeitern einen Überblick zu verschaffen. Das Videoformat ist dafür ideal, wenn Sie über das entsprechende Fachwissen verfügen.

💡 Tipp: Um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich auch außerhalb ihrer Teams zu treffen, können Sie "Random Lunches" einführen. Dabei wird nach dem Zufallsprinzip eine Gruppe von Mitarbeitern Ihrer Wahl für ein gemeinsames Mittagessen ausgewählt. Der Vorteil? Die Vermeidung von Silos und die Förderung von Synergieeffekten. Es gibt bereits fertige Lösungen, wie z. B. Tribalee.  

7. Übermittlung der Ergebnisse

Eine Sache, die die Mitarbeiter wissen wollen, sind die Ergebnisse des Unternehmens. Diese Informationen geben ihnen nicht nur Aufschluss über den Zustand der Organisation, sondern auch darüber, ob ihre Arbeit erfolgreich war. Dies kann eine Quelle der Motivation sein, aber auch der Infragestellung. Es liegt an Ihnen, den Ergebnissen, die Sie mitteilen, einen Sinn zu geben und in Ihrer Kommunikation positiv zu bleiben.  

Diese Übung muss nicht zwangsläufig auf eine strenge Art und Weise durchgeführt werden. Sie können die Ergebnisse auf originelle Weise vermitteln: mit Infografiken, Videos, lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf! Sie können PowerBI auch in Ihre Teams oder SharePoint integrieren, um Ihre Berichte zu präsentieren.

8. Wertschätzung individueller Erfolge

Die Mitarbeiter werden immer durch den Erfolg des Unternehmens motiviert. Das Ergebnis des Geschäftsjahres hängt zwar vom Weg ab, den die Gruppe eingeschlagen hat, ist aber auch mit den Erfolgen jedes Einzelnen verknüpft. Es ist sehr lohnend, Projekte, Erfolgsgeschichten und Teams hervorzuheben, die über sich hinausgewachsen sind und einen Unterschied gemacht haben. Hier sind einige Beispiele für Situationen, die Sie hervorheben könnten:  

• Entgegennahme einer Auszeichnung ;
• Das Ende eines Entwicklungsprojekts ;
• Vermarktung eines Produkts ;
• Die Unterzeichnung neuer Verträge.

Aber lassen Sie auch die kleinen Erfolge der Teams nicht außer Acht! Dies zu kommunizieren, wird den Mitarbeitern Auftrieb geben. Zum Beispiel:

• Das Ende eines Sprints ;
• Die Einrichtung eines Standorts;
• Die Umsetzung von Methoden oder Prozessen;
• Und viele andere kleine alltägliche Erfolge.

9. Gamification nutzen

Der Heilige Gral der internen Kommunikation besteht darin, die Mitarbeiter erfolgreich einzubinden. Allerdings ist es manchmal schwierig, Feedback zu Mitteilungen oder sogar Beiträge zur Erstellung von Inhalten zu erhalten, insbesondere in sozialen Unternehmensnetzwerken.  

Sie können also Gamification in Ihrem Intranet einsetzen, indem Sie Wettbewerbe anbieten. Sie können zum Beispiel einen Preis für die besten Beitragszahler einführen. Wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie fördern möchten: der Serien-Liker (derjenige mit den meisten "Likes"), der Gesprächigste (derjenige mit den meisten Kommentaren), usw. Entscheiden Sie dann, welche Belohnungen den Mitarbeitern, die diese Auszeichnungen erhalten, angeboten werden sollen. Diese Preise können sich auf einen Geldwert beziehen, wie z. B. Firmengeschenke oder einen Gutschein. Sie können aber auch symbolisch sein, wie z. B. die Erwähnung im Newsletter, ein digitales Abzeichen usw.

Engagement messen

Die Durchführung von Maßnahmen ist eine Sache, aber wie messen Sie den Erfolg von Kommunikationskampagnen? Sie können das Engagement der Mitarbeiter anhand verschiedener Leistungsindikatoren messen:  

• Mitarbeiter-Net-Promoter-Score (eNPS): Dies ist eine Punktzahl von 10, die die Frage beantwortet: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie dieses Unternehmen als einen guten Arbeitsplatz weiterempfehlen würden?
• Fluktuations- oder Erneuerungsrate: Dies ist die Erneuerung der Belegschaft des Unternehmens innerhalb eines Jahres.
• Abwesenheitsquote der Mitarbeiter: Sie misst den Prozentsatz der Mitarbeiter, die in einem bestimmten Zeitraum abwesend waren.
• Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit: als Antwort auf einen zu diesem Zweck entworfenen Fragebogen.

Zu beachtende Dinge

📌 Verschiedene Arten von Inhalten können das Engagement in Ihrem Intranet fördern;

📌 Sie können Gamification nutzen, um Mitarbeiter zu engagieren;

📌 Denken Sie daran, die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen mit gut gewählten KPIs zu messen.

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