Entschlüsselung: 6 Beispiele für interne Kommunikationsstrategien

Die interne Kommunikation, d.h. alle Kommunikationsmaßnahmen, die sich an die Interessengruppen der Organisation richten, ist eine der Säulen des Unternehmens.

Eine gute interne Kommunikationsstrategie ist in der Tat ein starker Faktor für Zusammenhalt, Motivation und Produktivität der Mitarbeiter.

Laut einer OpinionWay-Studie für INside fühlt sich jedoch ein Drittel der befragten Arbeitnehmer in ihrem Unternehmen schlecht informiert, und 20 % von ihnen geben sogar an, dass sie nicht über die notwendigen Informationen verfügen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Mozzaik365 entschlüsselt hier 6 konkrete Beispiele für interne Kommunikationsstrategien, um dieses große Problem zu lösen.

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Warum eine echte interne Kommunikationsstrategie umsetzen?

Würden Sie in Erwägung ziehen, eine externe Kommunikationskampagne ohne ein genaues Ziel, eine klare Zielsetzung, einen Ad-hoc-Plan, einen genau definierten Zeitplan und KPIs zur Erfolgsmessung zu starten? Wahrscheinlich nicht.

Wie die externe Unternehmenskommunikation kann auch die interne Kommunikation nicht improvisiert werden, da sonst die Gefahr besteht, dass sie an Wirksamkeit verliert.

Bei der internen Kommunikation geht es also um klare Ziele (Schulung, Information, Motivation, Zusammenschluss, Loyalität usw.), ein bestimmtes Publikum (alle Mitarbeiter, Führungskräfte, Außendienstteams, Neuankömmlinge während desOnboarding usw .) und die Konzeption einer Kampagne mit kohärenten Instrumenten( interner Newsletter, Informationsveranstaltung, Intranet-Ankündigung, Event usw.).

Der Schlüssel zum Aufbau einer soliden internen Kommunikationsstrategie ? Die Einführung eines echten Kommunikationsplans. Unsere Vorlage für einen internen Kommunikationsplan hilft Ihnen bei der Ausarbeitung.

Auf dieser Grundlage können wir uns nun einige Beispiele für interne Kommunikationsstrategien ansehen, die auf unterschiedliche Ziele zugeschnitten sind.

Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie zur Verbesserung der Arbeitgebermarke

Um wirksam zu sein, muss die interne Kommunikation drei Dimensionen haben. Sie kann natürlich von oben nach unten (von der Hierarchie zu den Mitarbeitern) erfolgen, muss aber auch von unten nach oben (von den Mitarbeitern zum Management) und transversal (von den Mitarbeitern zu ihren Kollegen) erfolgen.

Diese letzte Form der internen Kommunikation wird von den Mitarbeitern besonders erwartet. Tatsächlich fühlt sich laut der oben erwähnten OpinionWay-Studie für INside die Hälfte der befragten Mitarbeiter frustriert darüber, dass sie nicht an der Verbreitung von Informationen innerhalb ihres Unternehmens teilnehmen können.

Im Folgenden finden Sie einige Funktionen, die Ihnen helfen, dieses Problem zu lösen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen zu erhöhen:

• Richten Sie ein soziales Unternehmensnetzwerk in Ihrer Organisation ein. Yammer, das soziale Netzwerk von Microsoft, ermöglicht es Ihnen, Diskussionen und Interessengemeinschaften (Umwelt, Sport, Innovation usw.) zu bilden. So werden Ihre Mitarbeiter zu echten Informationsvermittlern, schaffen Verbindungen zwischen ihnen und stärken ihr Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation.
• Laden Sie Talente ein, Ihre internen Botschafter zu werden, indem sie Inhalte für das Intranet des Unternehmens erstellen . Interessierte Mitarbeiter können zum Beispiel Blogbeiträge über die CSR-Projekte oder die QWL-Initiativen (Quality of Life at Work) des Unternehmens verfassen. Hierfür bietet der Mozzaik365 Digital Workplace ein "Contribution Help"-Modul, das es den Nutzern ermöglicht, Texte dank einer vordefinierten Vorlage einfach zu bearbeiten. Der ideale Weg, um sich in das Leben der Organisation einzubringen.
• Mitarbeiter können auch hervorragende externe Botschafter sein. Die "Social Networking Wall"-Funktion des digitalen Arbeitsplatzes von Mozzaik365 ist ein interessanter Hebel, um eine Strategie zur Förderung der Mitarbeiter einzusetzen.Mitarbeiter Advocacy. Diese Komponente ermöglicht es Ihnen, Veröffentlichungen aus verschiedenen sozialen Medien (Twitter, Facebook, LinkedIn usw.) zu zentralisieren, auf sie zu reagieren und sie auf Ihrem persönlichen Konto zu teilen, ohne den digitalen Arbeitsplatz zu verlassen. Das Ergebnis ist ein besonders positiver Einfluss auf die Arbeitgebermarke.
• Schließlich sollten Sie eine interne Bottom-up-Kommunikation anregen. Verwenden Sie dazu eine Vorschlagsbox und/oder ein Umfrageinstrument, um die Meinungen der Stakeholder des Unternehmens zu sammeln. Diese Rückmeldung wird es der Hierarchie ermöglichen, viele Situationen neu zu betrachten und einige Spannungspunkte zu verbessern. Auch hier bietet der Mozzaik365 Digital Workplace ein Ad-hoc-Modul. Die Komponenten "Ideenbox" und "Umfrage" unseres digitalen Arbeitsplatzes (ENT) ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Standpunkte mitzuteilen und sogar für die relevantesten Vorschläge abzustimmen. Ein demokratischer Prozess, der das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördert.

📌 Um noch einen Schritt weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie eine eine starke Unternehmenskultur.

Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie zur Unterstützung des Wandels

Nach Angaben von Mckinsey scheitern 70 % der Veränderungsprojekte, vor allem wegen des Widerstands der Mitarbeiter und der mangelnden Unterstützung durch das Management.

Zum Glück kann eine gute interne Kommunikationsstrategie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und die Umstellung erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, die es zu erkunden gilt:  

• Geben Sie der Veränderung einen Sinn, indem Sie die Einzelheiten durch angepasste Inhalte erläutern. Ein zusammenfassender Newsletter , ein ausführlicher Blog-Artikel, eine Infografik, die in den Fluren des Unternehmens ausgehängt wird, eine Informationsveranstaltung oder ein Webinar: Es liegt an Ihnen, das Format bzw. die Formate zu wählen, die für Ihr Publikum am besten geeignet sind.
• Richten Sie einen Fragekasten ein, damit Sie schnell auf die Zweifel und Ängste der Mitarbeiter reagieren können. So verhindern Sie, dass die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter nachlassen.
• Erstellen Sie eine Dokumentenbibliothek, die allen Beteiligten zur Verfügung steht, um den gleichen Informationsstand zu gewährleisten. Diese Bibliothek könnte Video-Tutorials, eine Zusammenfassung der wichtigsten Meilensteine des Veränderungsprojekts, Poster zum Ausdrucken für das Büro oder Materialien für Teamsitzungen enthalten. Sie kann auch auf einer SharePoint-Site gespeichert und über einen Teams-Kanal oder das persönlicheDashboard eines jeden Mitarbeiters freigegeben werden.

Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie zur Einbindung Ihrer Mitarbeiter

Wussten Sie schon? Nach Angaben der Gallup-Organisation könnte Engagement am Arbeitsplatz die Fehlzeiten um 81 % und die Fluktuation um 18 % bis 43 % senken. Darüber hinaus würden Enthusiasmus und Engagement der Mitarbeiter die Produktivität um 18 % und die Kundentreue um 10 % erhöhen.

Kurz gesagt, es ist entscheidend, das Engagement Ihrer Talente aufzubauen oder zu erhalten. Und so geht's:

• Nutzen Sie Ihr soziales Unternehmensnetzwerk (z. B. Microsoft Yammer), um Gemeinschaften zu schaffen, in denen sich die Mitarbeiter austauschen und engagieren können. So können Ihre Mitarbeiter ihre Interessen gemeinsam pflegen und einen echten "Esprit de corps" entwickeln, der zu einem größeren Engagement innerhalb der Organisation führt. Besser noch: Bieten Sie den leidenschaftlichsten Talenten die Möglichkeit, eine Gruppe zu leiten, die ihnen wichtig ist (Abfallrecycling, Technologieüberwachung usw.). Wenn sie voll in das Leben des Unternehmens eingebunden sind, werden sie ihre Begeisterung auch an ihre Kollegen weitergeben!
• Organisieren Sie interne Veranstaltungen und soziale Momente, um die Interaktion zwischen Kollegen zu erleichtern und eine spannende Gruppendynamik zu schaffen. Die Komponente Event Manager des Mozzaik365 Digital Workplace kann Ihnen dabei helfen. Mit diesem Modul können Sie jede Veranstaltung auf das Profil des Benutzers abstimmen und sie direkt auf dem personalDashboard eines jeden Mitarbeiters anzeigen lassen, um mehr Anmeldungen zu generieren. Dank dieses Tools können Sie zum Beispiel eine Teambuilding-Aktion für Neuankömmlinge während des Onboarding Prozess.

🚀 Um dieses Thema weiter zu vertiefen, erfahren Sie, warum Mitarbeiterengagement die Produktivität steigert

Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie zur Verbreitung bewährter Verfahren im Bereich der Cybersicherheit

Cybersicherheit ist ein wichtiges Thema für alle Unternehmen, insbesondere im Zusammenhang mit der digitalen Transformation und der Einführung von Hybridarbeit.

Laut einem von OpinionWay für CESIN durchgeführten Barometer gibt mehr als jedes zweite befragte Unternehmen an, im Jahr 2021 Opfer von einem bis drei erfolgreichen Cyberangriffen gewesen zu sein. Infolgedessen haben 21 % der Befragten eine Verlangsamung der Produktion erlebt, und bei 14 % wurden ihre Daten kompromittiert.

Angesichts der Bedrohung durch Cyberangriffe ist es daher unerlässlich, die Beteiligten des Unternehmens über gute Praktiken im Bereich der Cybersicherheit zu informieren und zu schulen. Um dies zu tun:

• Erstellen Sie ein digitales Dokumentationszentrum zu diesem Thema. Ein Teams-Kanal ist ideal, da er es Ihnen ermöglicht, alle notwendigen Materialien zu zentralisieren und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen (informative Videos, die auf Microsoft Stream gehostet werden, nützliche Links, eine spezielle Checkliste zur Cybersicherheit, die mit Tasks oder List bearbeitet wurde, usw.). Die Mitarbeiter können auch ihre besten Praktiken austauschen und sogar mögliche Bedrohungen für das Unternehmen melden (z. B. eine laufende Phishing-Kampagne ).
• Automatisieren Sie Cybersicherheitsschulungen für neue Mitarbeiter während des Onboarding von Neueinsteigern. Sie können zum Beispiel ein Lernmodul in den formalisierten Onboarding-Pfad mit Microsoft Tasks integrieren. Auf diese Weise wissen neue Mitarbeiter, wann sie den Kurs besuchen müssen, können über einen Link im Dienstplan darauf zugreifen und durch Ankreuzen eines Kästchens bestätigen, dass sie den Kurs besucht haben.
• Nehmen Sie Sicherheitshinweise in den Newsletter und das Intranet Ihrer Organisation auf. Mit der Zeit neigen gute Gewohnheiten dazu, verloren zu gehen. Daher ist es wichtig, regelmäßig "Erinnerungen" zu veröffentlichen, um die Mitarbeiter zur Wachsamkeit aufzufordern, aber auch, um sie über aktuelle Bedrohungen zu informieren.

🚧 Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie die die besten Praktiken für die Cybersicherheit, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben können

Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie, die das Intranet Ihrer Organisation unverzichtbar macht

Laut der eingangs erwähnten OpinionWay-Studie für INside steht das Intranet an zweiter Stelle (nach dem Corporate Social Network) der Medien, die sich Mitarbeiter in ihrem Unternehmen wünschen.

Die Annahme dieses internen Kommunikationsinstruments ist jedoch nicht immer einfach. Ein allgemeines Intranet mit zu wenig Informationen oder mit Informationen, die schlecht priorisiert und ungeeignet sind, stößt wahrscheinlich auf die Verachtung der Mitarbeiter.

Um Ihr Intranet unverzichtbar zu machen, ist es daher notwendig, eine echte interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln:

• Erstellen Sie einen jährlichen internen Kommunikationsplan, um Ihr Intranet das ganze Jahr über mit relevanten und kontextbezogenen Inhalten zu versorgen.
• Verteilen Sie Veröffentlichungen in einem Format, das auf die Zielgruppe und das angestrebte Ziel abgestimmt ist. So kann beispielsweise ein kurzes Video, das auf einem Smartphone angesehen werden kann, die Aufmerksamkeit der Teams vor Ort auf sich ziehen und gleichzeitig eine bestimmte Botschaft wirksam vermitteln.
• Richten Sie die Empfänger Ihrer Beiträge gezielt aus, um zu vermeiden, dass die Mitarbeiter in einer Masse von nutzlosen Informationen ertrinken. Nutzen Sie dazu zum Beispiel die Funktionen des Mozzaik365 Digital Workplace, um Ihr Publikum anzusprechen und die Bereiche und den Informationsfluss je nach Publikum oder Thema zu personalisieren. Dank letzterer können Sie die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Person richten.
• Schließlich, und immer unter dem Gesichtspunkt des Kampfes gegen die "Infobesessenheit" und um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu gewinnen, laden Sie sie ein, ihren Informationsfluss zu personalisieren. Mozzaik365 ENT hebt sich auch in diesem Punkt ab. Es ermöglicht jedem Mitarbeiter, seine Lieblingsthemen zu abonnieren, dank der Funktionen "Meine Feeds" oder "Meine Nachrichten".

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