Wie man die interne Kommunikation in Teams verbessert

Laut einer Inside-Opnionway-Umfrage aus dem Jahr 2022 fühlt sich jeder dritte Mitarbeiter nicht ausreichend über Unternehmensnachrichten informiert und ist mit der Art und Weise der internen Kommunikation unzufrieden. Mehr noch: 77 % der Mitarbeiter halten dies sogar für eine Priorität.

Die Bedeutung der internen Kommunikation steht nicht mehr in Frage. Über die einfache Übermittlung von Informationen an die Mitarbeiter hinaus ist sie ein echter Hebel für Zusammenarbeit und Motivation. Allerdings verfügen nicht alle Unternehmen über die Instrumente für eine wirksame interne Kommunikation oder sie wissen nicht, welche Lösungen sie einsetzen sollen.

Was wäre, wenn Teams das Werkzeug wäre, das Sie brauchen? Dieser Artikel erklärt im Detail, wie Sie Ihre interne Kommunikation mit Teams verbessern können und wie Sie mit unserer neuen MODA-Anwendung noch weiter gehen können. Folgen Sie dem Leitfaden!

Warum ist die interne Kommunikation ein wichtiges Thema?

Interne Kommunikation ist mehr als nur die Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter. Im Gegenteil, sie ist ein echter Tugendkreis, der das Engagement der Mitarbeiter verbessert (bekannt als Employee Advocacy) und einen echten Teamzusammenhalt schafft. Die interne Kommunikation fungiert als Megaphon des Unternehmens: So kann sie Botschaften und Werte vermitteln, aber auch zur Schaffung einer kollektiven Identität beitragen und ein Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern aufbauen.

Man sollte meinen, dass es im digitalen Zeitalter einfach wäre, eine wirksame interne Kommunikationsstrategie umzusetzen. Es gibt jedoch viele Herausforderungen, die diese Aufgabe heute erschweren. Zunächst einmal kann hybride Arbeit (ein flexibler Arbeitsmodus, der Face-to-Face- und Telearbeit kombiniert) zu einer Asynchronität zwischen Mitarbeitern, die vor Ort anwesend sind, und denen, die aus der Ferne arbeiten, führen. Wie können wir in diesem Kontext Informationen weitergeben und wichtige Nachrichten übermitteln? Zweitens erleben wir seit einigen Jahren eine zunehmende Verbreitung digitaler Hilfsmittel, die die interne Kommunikation nicht gerade flüssiger machen, sondern manchmal dazu führen, dass zu viele Informationen übermittelt werden. Interne Kommunikation, die zu viel oder zu wenig ist oder Ungereimtheiten enthält, kann zu einem Risiko führen

Misstrauen und mangelnde Motivation der Mitarbeiter.

Wir ertrinken zunehmend in Benachrichtigungen, ob sie nun von unserem Handy oder unserer Mailbox kommen. Nach Angaben von Microsoft brauchen wir mehr als 16 lange Minuten, um uns nach der Bearbeitung einer einzigen E-Mail wieder zu konzentrieren. Vor diesem Hintergrund ist es für ein Unternehmen unabdingbar, neue Kommunikationsmittel zu nutzen, um Informationen möglichst optimal zu übermitteln.

Der Einsatz eines kollaborativen Kommunikationstools wie Teams spart also eine Menge Zeit. Aber das ist nicht der einzige Vorteil.

🤩 Um weiter zu gehen, entdecken Sie den Leitfaden für effektive interne Kommunikation | Tipps

Warum Microsoft Teams verwenden?

Im Jahr 2016 entwickelte Microsoft sein eigenes Tool für die Zusammenarbeit - Teams. Dieses Tool, das ein integraler Bestandteil der Office 365-Suite ist, bietet die Möglichkeit, andere Microsoft-Software zu nutzen, um die anstehenden Aufgaben zu erfüllen.

Es ermöglicht den Nutzern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, über Sprach- und Videoanrufe zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und aus der Ferne im Team an Projekten zu arbeiten. Das Tool ist für alle Arten von Unternehmen konzipiert, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu sehr großen Konzernen, die die Interaktion zwischen Mitgliedern derselben Struktur vereinfachen und den Informationsfluss erleichtern möchten.

Die Zahl der Teams-Nutzer hat sich zwischen 2021 und 2022 fast verdoppelt, von 145 Millionen auf 270 Millionen. Es muss gesagt werden, dass die Covid-19-Krise die Nutzung von Remote-Arbeit und kollaborativen Tools weitgehend demokratisiert hat. Heute werden diese Tools in Unternehmen sehr häufig eingesetzt.

🤩 Um einen Schritt weiter zu gehen, lesen Sie 5 wichtige Anwendungsfälle für Microsoft Teams

Was sind die Merkmale von Teams?

Nachfolgend finden Sie einige der Funktionen von Teams, von denen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer internen Kommunikationsstrategie profitieren können.

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Private Unterhaltungen

Dabei handelt es sich um private Unterhaltungen zur Kommunikation mit einem Mitarbeiter oder einer Gruppe, außerhalb der üblichen Teams. Die Nachrichten sind nur für die Teilnehmer der Konversation sichtbar, so dass sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die speziell für sie bestimmt sind, und leichter nach Informationen suchen können.

Die Befehle des Teams

Dies ist die Liste der häufigsten Aufgaben, die direkt über die Suchleiste zugänglich ist. Geben Sie einfach /files ein, um auf die letzten Dateien zuzugreifen, /mentions, um Erwähnungen zu sehen, und /recorded, um auf gespeicherte Nachrichten zuzugreifen.

Der "Bitte nicht stören"-Modus

In diesem Modus können Sie alle Benachrichtigungen deaktivieren, um in Ruhe an einem Projekt weiterzuarbeiten und nicht unterbrochen zu werden. Das Ziel: Ihre Konzentration und damit Ihre Produktivität zu steigern.

Speichern Sie Ihre Nachrichten

Mit dieser Funktion können Sie wichtige Nachrichten speichern, damit Sie sie später leichter wiederfinden können. Positionieren Sie einfach den Cursor in der oberen rechten Ecke der Nachricht, klicken Sie auf die drei kleinen Punkte und wählen Sie Diese Nachricht speichern. Dies ist besonders nützlich für Team-Projekte.

Nachrichten formatieren und Titel hinzufügen

Hier können Sie Ihren Nachrichten Überschriften hinzufügen, damit sie von Ihren Kollegen sofort gesehen werden und/oder sie auf ein bestimmtes Thema aufmerksam machen. Weitere Formatierungsoptionen stehen zur Verfügung: Sie können den Text fett, kursiv oder unterstrichen machen, die Schriftgröße ändern usw.

Dringende oder wichtige Nachrichten senden

Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten als wichtig oder dringend kennzeichnen und so den Informationsfluss erleichtern.

Anheften von Teams und Lieblingskanälen

Diese Funktion erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und spart wertvolle Zeit.

🤩 Um weiter zu gehen, entdecken Sie die 11 Teams-Tools, die Sie dringend integrieren sollten (mozzaik365.com)

Einrichtung spezieller Teams für interne Nachrichten

Hier geht es darum, alle Ankündigungen, die sich auf Informationen und Neuigkeiten Ihres Unternehmens beziehen, in einem eigenen Team in der Teams-App zu gruppieren.  

Erfolgreiche interne Kommunikation in Teams implementieren

Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie eine effektive interne Kommunikation in Teams einrichten können, Funktion für Funktion.

Erhebungen

Mit der Funktion Umfragen können Sie schnell und einfach die Meinung aller Mitarbeiter einholen. Sie ist besonders für Teamprojekte interessant.

Der eingestellte Modus

Dabei handelt es sich um ein Meeting-Erlebnis, bei dem die Teilnehmer virtuell im selben Raum sitzen, um eine geselligere Besprechung abzuhalten. Auf diese Weise können auch Mitarbeiter, die von unterwegs aus arbeiten, das Gefühl haben, mit ihren Kollegen zusammen zu sein. Ideal zur Stärkung des Teamzusammenhalts.

💡Um weiterzukommen, entdecken Sie Wie erstellt und leitet man eine Microsoft Teams-Besprechung?

Notizen zur Sitzung

Sitzungsnotizen werden verwendet, um die wichtigsten Elemente einer Sitzung festzuhalten.

Das kollaborative Whiteboard

Das kollaborative Whiteboard ermöglicht es den Teilnehmern, Diagramme, Tabellen, Grafiken und Anmerkungen zu erstellen und ihre Projekte anschließend allen Teilnehmern zu präsentieren.

Viva-Verbindungen

Viva Connections ist eine in Teams integrierte Anwendung, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, die Informationen, Unterhaltungen und Werkzeuge zusammenzuführen, die er täglich benötigt.

🤩 Wenn Sie mehr wissen möchten, lesen Sie den Leitfaden zur Verbesserung Ihres Projektmanagements in Microsoft Teams

Viva Engage

Viva Engage ist die neueste Funktion von Teams, die als Verbindungs- und Sozialisierungsplattform für die Mitglieder eines Unternehmens dient. Es ermöglicht den Nutzern, Nachrichten zu veröffentlichen und Fotos, Videos und andere Inhalte hochzuladen. Das Ziel ist es, eine Gemeinschaft zu schaffen und sich zu engagieren, ähnlich wie bei den sozialen Netzwerken, die wir alle kennen.

Viva Amplify

Viva Amplify ist eine interne Kommunikationsanwendung, die die Wirkung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens erhöht, indem sie stärkere Botschaften, interne Kampagnen und klare visuelle Benachrichtigungen innerhalb der Microsoft 365 Umgebung erstellt.

Unternehmenskommunikator

Mit der Anwendung "Company Communicator" können Sie Nachrichten erstellen und in einer einzigen Unterhaltung an mehrere Teams oder eine große Anzahl von Personen senden. Sie kann zur Begrüßung von Neuankömmlingen, zur Bekanntgabe wichtiger Informationen oder zur Verbreitung von Nachrichten in großem Umfang verwendet werden.

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Wie kommt man mit MODA in Microsoft Teams weiter?

Die neue MODA-Anwendung fügt Teams neue Funktionen hinzu und ist eine Antwort auf die neuen Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der internen Kommunikation stellen müssen.

Angesichts des Überangebots an digitalen Tools und der daraus resultierenden Fragmentierung der Informationen ermöglicht MODA die Erstellung intuitiver und zu 100 % anpassbarer Dashboards, die in Teams integriert sind. Sein zusätzlicher Wert? Sein intuitiver Charakter und sein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Ziel ist es, eine einfache Arbeitsumgebung zu schaffen, die vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst ist, und so Ihre tägliche Produktivität zu verbessern.

💫 Um einen Schritt weiter zu gehen, entdecken Sie Verwandlung von Teams in eine Plattform für Benutzererfahrung.

Ein personalisiertes Dashboard mit ein paar Klicks

MODA ist eine 100%ige SaaS-Anwendung, die es ermöglicht, vollständig angepasste Dashboards mit nur 2 Klicks zu erstellen. Die Mitarbeiter können ihre eigene Arbeitsumgebung mit mehreren verfügbaren Vorlagen erstellen und sich auf das Wesentliche ihrer Aufgaben konzentrieren, ohne Gefahr zu laufen, durch eine Flut von Informationen abgelenkt zu werden.

Das Dashboard kann für alle Mitarbeiter oder nur für einige von ihnen zugänglich gemacht werden. Es kann auch für die Onboarding-Phase verwendet werden, ein heikler und wichtiger Schritt für Unternehmen.

Zentralisierung der wichtigsten Informationen

MODA zentralisiert alle Informationen, die die Mitarbeiter benötigen, an einem Ort.

So können viele Funktionen in Teams hinzugefügt werden, wie z. B. :

• Meine Aufgaben,
• Meine nächsten Treffen,
• Meine Emails,
• Wand zur sozialen Vernetzung,
• Nachrichten,
• Meine Lieblingsanwendungen.
  

Das Ergebnis ist ein individuelles Dashboard, auf dem Informationen ausgewählt, priorisiert und dann an alle Mitarbeiter oder nur an bestimmte Personengruppen verteilt werden können.

💪 Um noch weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeitererfahrung mit Microsoft Teams optimieren (mozzaik365.com)

Ein optimales mobiles Erlebnis

MODA ist auf mobilen Geräten verfügbar, was eine reibungslose und optimale Nutzung ermöglicht. Alle Mitarbeiter können davon profitieren, auch Außendienstmitarbeiter, Telearbeiter und Mitarbeiter, die unterwegs sind.

All dies zur Verbesserung und Optimierung der internen Kommunikation Ihres Unternehmens.

Schlussfolgerung

Interne Kommunikation ist für das reibungslose Funktionieren eines jeden Unternehmens unerlässlich. Mit der Verbreitung digitaler Tools kann es jedoch schwierig sein, eine Strategie umzusetzen, die sowohl angemessen als auch effektiv ist. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Möglichkeit für die Mitarbeiter, ihre digitale Umgebung zu personalisieren, bietet Teams eine optimale interne Kommunikationserfahrung. Warum probieren Sie es nicht aus?