Wie man Wissen durch gute Forschung verfügbar macht

Die Weitergabe von Wissen ist für Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Verbesserung der Prozesse, Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Stärkung der Unternehmenskultur und der Verbindung zwischen den Teams... Die Vorteile sind vielfältig. Glücklicherweise gibt es im digitalen Zeitalter Werkzeuge, die den Informationsaustausch erleichtern.

Wie können Sie die Vorteile des Wissensmanagements in Microsoft nutzen? Wir stellen Ihnen die erweiterte Suchfunktion von Mozzaik365 und ihre Vorteile vor.

1. Wissensmanagement, was ist das und warum ist es wichtig?

Wissensmanagement ist ein Prozess, der darauf abzielt, Wissen innerhalb des Unternehmens mit Hilfe verschiedener Instrumente und Methoden zu teilen und/oder zu organisieren. Es entstand Mitte der 80er Jahre in den Vereinigten Staaten aus der Notwendigkeit heraus, Wissen besser zu verwalten, von der Speicherung bis zur gemeinsamen Nutzung. Es zielt darauf ab, eine Wissensbasis zu schaffen, auf die leicht zugegriffen werden kann, insbesondere durch die Weitergabe von Informationen zwischen den Mitarbeitern.

Und es steht viel auf dem Spiel, denn laut einer Studie der Information and Management Association verbringt ein Mitarbeiter durchschnittlich 7,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen, ohne sie zu finden!

Aufgrund der Entwicklung von Teams, der schnellen Veränderungen innerhalb von Organisationen und der ständig steigenden Fluktuation (laut INSEE lag die durchschnittliche Fluktuationsrate in Frankreich im Jahr 2021 bei 15 %) ist das Risiko eines Informationsverlusts in Unternehmen immer größer.

Das Wissensmanagement ermöglicht es, diese Defizite zu überwinden, indem es die Verwaltung, Organisation, Speicherung und Rationalisierung der Informationen und des Wissens des Unternehmens verbessert.

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2. Die zwei Formen des Wissens

Es gibt zwei Arten von Wissen:

• 📢 Das erste ist das explizite Wissen. Es ist dasjenige, das auf artikulierte Weise ausgedrückt wird, durch Dokumente, Videos, Computersysteme usw. Es ist physisch übertragbar: z. B. technische Datenblätter, Verfahren, Produktkataloge, Chartas, Zeugnisse, Verkaufstechniken... Die Herausforderung des expliziten Wissens liegt in seiner Speicherung: Die Dokumente müssen daher leicht zugänglich sein.
• 💭 Das zweite ist stillschweigendes Wissen. Es macht den größten Teil des Wissens in der Wirtschaft aus. Es handelt sich um angeborenes oder von einer Person erworbenes Wissen, das nicht auf einem Datenträger festgehalten wird: Das Know-how oder die in einem bestimmten Bereich erworbene Erfahrung ist zum Beispiel stillschweigendes Wissen. In der Tat ist es schwieriger zu formalisieren. Das Risiko, dieses Wissen zu verlieren, ist auch größer, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies zeigt, wie wichtig es ist, stillschweigendes Wissen mit explizitem Wissen zu verknüpfen.

Darüber hinaus stellen wir fest, dass die Wissenszirkulation ein evolutionärer Fluss ist und nicht eine einfache Speicherung von Daten wie in einer festen Bibliothek. Es sind also angepasste Werkzeuge erforderlich, um die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Wissen zu erleichtern.

3. Wie speichert man Unternehmenswissen mit SharePoint?

Digitale Werkzeuge sind von unschätzbarem Wert für die Verbreitung von Informationen und die Sicherung von Wissen.

Mit SharePoint ist es möglich, Wissensmanagementbereiche zu erstellen und sie entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens zu strukturieren. So können Sie beispielsweise Bereiche für Buchhaltung, Personalwesen, Marketing, Vertriebsinformationen usw. erstellen.

Aber worum geht es eigentlich?

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Arbeitssoftware, die es ermöglicht, Dokumente zu speichern, zu organisieren, freizugeben und zwischen Kollegen zu konsultieren. Zu diesem Zweck werden SharePoint-Sites als sichere Bereiche für die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Dateien eingerichtet.

Mit Mozzaik365 können Sie Funktionen zu SharePoint hinzufügen und ein DMS erstellen, das vollständig in Ihren digitalen Arbeitsplatz integriert ist. So können Sie das Wissen Ihrer Teams zentralisieren und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Jeder Mitarbeiter kann die Inhalte mit seinem eigenen Wissen anreichern, und die Tag-Verwaltung und die erweiterte Suche machen den Prozess der Informationsverbreitung innerhalb des Unternehmens flüssiger.  

SharePoint ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Dateien zu erstellen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sind: Videos, Checklisten, Wikis, Anleitungen usw. Und wenn Sie die Veröffentlichung von Dateien auf bestimmte Personen beschränken wollen, können Sie Validierungsworkflows erstellen oder die Zugriffsrechte detailliert verwalten. Einfach und praktisch.

📌 Um weiter zu gehen, erfahren Sie wie man SharePoint in ein DMS verwandelt

4. Wie kann man Wissen über die Suchfunktion verfügbar machen?

Informationen können zwar gespeichert sein, aber sie nützen nichts, wenn sie nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Die Suchfunktion von Microsoft ist daher unerlässlich, damit die Benutzer die benötigten Informationen finden und ohne Zeitverlust in der Datenbank navigieren können.

🚀 Um noch weiter zu gehen, entdecken Sie die Microsoft-Tools für den Wissensaustausch
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So ist der Microsoft-Suchalgorithmus in der Lage, Informationen aus mehreren Quellen abzurufen und durch künstliche Intelligenz zu lernen. Wenn Sie diese Funktion richtig einstellen, können Sie die Benutzererfahrung optimieren. Und um die besten Einstellungen vorzunehmen, können Sie einen Integrator hinzuziehen.

Konkret setzt sich die Suchfunktion aus 3 Elementen zusammen:

• Eine Suchleiste;
• Filter;
• Ein Bereich, der die Ergebnisse und Anpassungselemente anzeigt.

Die Suche muss relevant sein, damit für jedes in die Leiste eingegebene Wort die richtigen Dokumente angezeigt werden. Zu diesem Zweck durchsucht Microsoft Search die Titel, die Wissensdatenbank, aber auch Autoren, Tags, Inhalte und andere von der KI generierte Kriterien. Die Ergebnisse werden mit Aktionsschaltflächen (Herunterladen, Teilen, Bearbeiten, im Browser öffnen usw.) präsentiert, damit das Dokument so schnell wie möglich verwendet werden kann.

Es werden auch Vorschläge gemacht, damit Sie noch schneller zum Ziel kommen. Wenn Sie z. B. "Personalwesen" in die Suchleiste eingeben, werden Vorschläge zu diesem Stichwort angezeigt.  

💡 Zu wissen: Die Informationen können nach Themen gruppiert werden, um einen Überblick zu erhalten und die richtigen Informationen leicht zu finden.  

Allerdings gibt es einige Einschränkungen bei der Verwendung der Microsoft-eigenen Suche.

In diesem Sinne wollte Mozzaik365 die Microsoft-Suche mit seiner neuen Komponente der erweiterten Suche weiter vorantreiben, indem es einige wesentliche Funktionen einbrachte:

• Eindrucksvolles Design ;
• Die Einstellung von Filtern/Verticals und Vorschlägen nach verschiedenen Benutzergruppen für eine immer persönlichere Erfahrung;
• Die Verfeinerungsfunktion, die eine dynamische Suche ermöglicht;
• Erlauben Sie den Nutzern, ihr eigenes Tool entsprechend den gewährten Rechten einzurichten;
• Legen Sie die Regeln für den Betrieb des Widgets "Erweiterte Suche" fest, um es an den Raum anzupassen, in den es integriert ist;
• Mehr relevante Aktionsschaltflächen, um die Anzahl der Klicks zu begrenzen.

Eine Suchfunktion muss lebendig und fließend sein und sich an die Nutzung durch die Mitglieder einer Organisation anpassen. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie die Dokumentendatenbank genutzt wird, indem die Nutzer befragt und die KPIs sorgfältig analysiert werden. Die auf diese Weise gewonnenen Zahlen können zur Optimierung der Informationssuche und zur Verbesserung der Benutzererfahrung durch die Beseitigung von Schwachstellen verwendet werden.  

Schlussfolgerung

Heutzutage gibt es viele Werkzeuge zur Förderung des Wissensaustauschs. Dank SharePoint und der Suchfunktion können alle Formen von Wissen (Videos, Texte, Dokumente, Anleitungen usw.) gespeichert, strukturiert und von allen Mitgliedern einer Organisation leicht konsultiert werden. Die Suchfunktion ist skalierbar und ermöglicht es Ihnen, den Wissensfluss zu speisen und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf alle Informationen hat.

Wenn es beherrscht wird, ermöglicht das Wissensmanagement die Schaffung von Verbindungen innerhalb des Unternehmens, die Optimierung von Prozessen, aber auch die Verbreitung neuer Fähigkeiten. Dies ist ein enormer Vorteil für die Unternehmen, die nun daran arbeiten müssen, Informationen mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln zu verbreiten.