7 Methoden zur Optimierung der kollaborativen Arbeit

1. Was ist kollaborative Arbeit?

Kollaboratives Arbeiten ist eine Arbeitsweise, die darauf abzielt, den Zusammenhalt von Teams zu verbessern, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Zusammenarbeit, Kooperation und gegenseitige Hilfe sind die Säulen dieser Methode. Mit wenigen Worten: Es geht einfach darum, besser zusammenzuarbeiten.

Dabei setzen wir auf die gemeinsame Nutzung und den Austausch von Ressourcen, Werkzeugen und Wissen. Auf diese Weise leistet jeder Mitarbeiter seinen eigenen Beitrag zu den Teams in gleichem Maße.

Laut der Ipsos/OpenMind Kfé-Studie glauben 69 % der befragten Arbeitnehmer, dass sich die Zusammenarbeit positiv auf den Wissensaustausch auswirkt. Fünfundsechzig Prozent glauben, dass sie sich positiv auf die Produktivität des Teams, 62 Prozent auf die Problemlösung und 60 Prozent auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt.

Was ist der Unterschied zwischen kooperativer und kollaborativer Arbeit?

Kollaborative Arbeit ist nicht mit kooperativer Arbeit zu verwechseln.

Die erste ist durch die gegenseitige Abhängigkeit der Akteure definiert, wobei die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten zusammenlegen. Die zweite hingegen wird durch die Bündelung von Einzelaufgaben erreicht. Es gibt keinen Begriff der gegenseitigen Verpflichtung, sondern lediglich eine Zusammenarbeit zur Erreichung eines bestimmten Ziels.

2. Was sind die Vorteile der gemeinschaftlichen Arbeit?

Gemeinsame Arbeit hat viele Vorteile. Unter diesen (es ist unmöglich, sie alle aufzuzählen!), können wir erwähnen:

• Steigerung der Produktivität und Leistung von Teams;
• Erleichterung des Austauschs zwischen Mitarbeitern und Teams;
• Zentralisierung der Arbeitsmittel;
• Stärkung der Motivation und des Engagements der Arbeitnehmer;
• Stimulierung der kollektivenIntelligenz;
• Die Flüssigkeit des Informationsflusses und die Zeitersparnis.  

3. Welche verschiedenen Methoden gibt es, um die Zusammenarbeit zu optimieren?

Methode 1 - SharePoint verwenden

Mit SharePoint können Sie Ihre Dokumente online speichern und sie mit verschiedenen Teams gemeinsam nutzen. Sie müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, neue PowerPoint-Versionen zu verschicken: Sie können online und live mit den gewünschten Personen an Dokumenten zusammenarbeiten.

Schließlich können Sie auch SharePoint-Team-Sites erstellen, um die Kommunikation mit allen Beteiligten zu verbessern, sowie Kommunikations-Sites, um Informationen in großem Umfang zu verbreiten.

Mit SharePoint können Sie dank der natürlichen Erweiterung Mozzaik365 auch kollaborative Intranets erstellen. Sie können mit wenigen Klicks schöne Seiten erstellen, viele grafische und funktionale Funktionen hinzufügen, um Ihren Mitarbeitern eine Lösung für jeden ihrer Bedürfnisse zu bieten (Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensmanagement)

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Methode 2 - Verwendung von Projektmanagement-Tools

Um den Anforderungen gerecht zu werden, die sich aus dem Aufkommen neuer Arbeitsformen ergeben (Digitalisierung, Fernarbeit, Hybridarbeit usw.), bietet Microsoft zahlreiche Projektmanagement-Tools an. Diese Tools können je nach Projekt für verschiedene Arten von Anforderungen eingesetzt werden. Dank des optimalen und effizienten kollaborativen Arbeitsbereichs , den sie bieten, können sie von den Mitarbeitern leicht angenommen werden.  

Einige dieser Projektmanagement-Tools sind:

• Planer: Mit dieser Anwendung können Sie Tabellen erstellen und die Verwaltung der Aufgaben jedes Mitarbeiters erleichtern. Jeder Plan besteht aus Aufgaben, die die zu beachtenden Elemente, wie z. B. Fristen, enthalten;
• Listen: Mit gebrauchsfertigen Vorlagen können die Mitarbeiter ihre Aufgabenlisten verfolgen, verwalten und anpassen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Diese Listen können dann mit anderen Mitarbeitern geteilt werden;
• Aufgaben: Mit dieser Anwendung können Sie die Aufgaben von Einzelpersonen und Teams an einem einzigen Ort zusammenfassen und so die zu erledigenden Aufgaben nach Prioritäten ordnen;
• Microsoft Project: Diese Software ermöglicht Ihnen die Planung Ihres Projektmanagements, insbesondere durch die Erleichterung des Austauschs zwischen den Teammitgliedern.  

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Methode 3 - Einsatz von Teams

Teams ist eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die alle Werkzeuge und Ressourcen zentralisiert, um die Arbeit Ihrer Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten. Sie erfüllt die verschiedenen Bedürfnisse eines bestimmten Projekts, unabhängig von seiner Komplexität. So ist es möglich, Teams und Kanäle zu bilden, die einem bestimmten Projekt gewidmet sind, um dessen Umsetzung zu erleichtern.  

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte zu organisieren und sich mit Ihren Kollegen auszutauschen. Mit Teams können Sie Dokumente bearbeiten, Ihre SharePoint-Dateien verwalten und Ihre Kollegen über eine Aufgabe oder bestimmte Informationen informieren, ohne Teams zu verlassen.

Hinweis: Sie können Ihre Projektmanagement-Tools an Ihre Teams-Kanäle anheften .  

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Methode 4 - Machen Sie das Branchenverzeichnis zu einem strategischen Instrument

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter zunächst dazu, ihre Fähigkeiten, ihre Ausbildung, die Projekte, an denen sie gearbeitet haben, und die Werkzeuge/Software/Methoden, die sie beherrschen, anzugeben. Dies wird den Wissensaustausch optimieren und den Informationsfluss zwischen den Kollegen vereinfachen.  

Zweitens: Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, dasUnternehmensverzeichnis zu nutzen, um nach internen Experten zu einem bestimmten Thema zu suchen und diese zu bitten, ihre Fragen zu beantworten. Dies sollte automatisch geschehen!

Mit der Funktion "Who's Who " von Mozzaik365 können Sie nach Experten nach Namen, Abteilung oder Fähigkeiten suchen und auch Fähigkeiten und Erfolge hervorheben. Am Ende des Tages ist die Kontaktaufnahme viel einfacher.

Methode 5 - Abkürzungen erstellen

Die Tastenkombinationen für alle Business-Tools ermöglichen es Ihnen, auf die Tools zuzugreifen und schneller zwischen den Bereichen zu wechseln, ohne sich zu verirren.  

Der Application Launcher ermöglicht es Ihnen, schnelle Links zu Anwendungen direkt vom Digitalen Arbeitsplatz aus zu erstellen. Er ermöglicht die Beantwortung von 2 Fragen:

• Verwirrung der Benutzer angesichts der Vielzahl von Anwendungen;
• Die Umsetzung von Anwendungen durch das Unternehmen für die entsprechende Zielgruppe.

Methode 6 - Gestalten Sie Ihre Sitzungen interaktiver mit Whiteboard

Seit der Gesundheitskrise sind Online-Meetings immer beliebter geworden. In einer von Owl Labs durchgeführten Umfrage gaben 60 % der Befragten an, dass sie 2020 häufiger an Videomeetings teilnehmen werden als 2019. Aber das "alles aus der Ferne" kann seine Grenzen haben, vor allem in Bezug auf die Konzentration und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Daher das Interesse an der Implementierung interaktiver Funktionen, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmer fesseln.  

Whiteboard ist eine Anwendung der Microsoft 365 Suite, die die Form eines interaktiven virtuellen Whiteboards hat. Es ermöglicht Ihnen, Ihren gesamten Austausch kollaborativer zu gestalten, sogar aus der Ferne! Sie können es zum Beispiel während Ihrer Teams-Meetings verwenden. Indem es die Aufmerksamkeit der Teilnehmer eines Meetings auf sich zieht, hilft Whiteboard ihnen, die ausgetauschten Informationen besser aufzunehmen und sich engagierter zu fühlen.  

Methode 7 - Stärken Sie Ihre Unternehmenskultur durch die Einbindung Ihrer Gemeinschaft

85 % der Mitarbeiter geben an, dass sie motivierter sind, wenn das Management regelmäßig über Neuigkeiten im Unternehmen informiert. Sie sollten aber auch die Bottom-up-Kommunikation nicht außer Acht lassen , die von den Mitarbeitern ausgeht und an die Unternehmensleitung herangetragen wird. Sie ist direkter und transparenter, wirkt sich positiv auf das EngagementIhrer Mitarbeiter aus und stärkt ihr Zugehörigkeitsgefühl. Wir wissen, dass die Unternehmenskultur sehr wichtig ist, um den Zusammenhalt im Team zu fördern und die Mitarbeiter auf gemeinsame Ziele und Werte einzuschwören.

So können Sie Ihren Teams helfen, ihre Ideen mit dem Idea Box Tool zu teilen, aber auch ihre Meinungen und ihr Feedback mit der Umfrage-Funktion zu sammeln.

📌 Um weiter zu gehen, erfahren Sie, wie Sie eine starke Unternehmenskultur schaffen

4. Interne Zusammenarbeit weiter vorantreiben: ein persönliches Dashboard erstellen

All diese Tools für die Zusammenarbeit können in den physischen und mentalen Raum der Mitarbeiter eindringen, wenn sie nicht richtig eingesetzt werden. Um einen Schritt zurückzutreten, sollte das PersonalDashboard die ideale Lösung. Es ist auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters zugeschnitten und bietet den Nutzern eine vereinfachte Schnittstelle, über die sie auf alle benötigten Unternehmensressourcen zugreifen können.

Dank des Dashboardkann jeder Mitarbeiter seine Arbeit nach Belieben organisieren, seine Aufgaben nach Prioritäten ordnen und auf seine Shortcuts zugreifen. Das Ergebnis: ein klarerer Kopf und eine höhere Produktivität.

Schlussfolgerung

Wie wir gesehen haben, trägt die Zusammenarbeit zur Entwicklung der kollektivenIntelligenz eines Unternehmens und damit zur Steigerung seiner Leistung und Produktivität bei. Und was intern geschieht, spiegelt sich extern wider, nämlich in der Wahrnehmung des Unternehmens durch die Kunden. Engagiertere, besser informierte und motiviertere Mitarbeiter verändern die Struktur von innen heraus.

Um diese Zusammenarbeit einzurichten und zu optimieren, sollten Sie nicht zögern, die in diesem Artikel genannten Methoden anzuwenden. Es gibt heute zahlreiche Instrumente, die Ihnen helfen, eine Kultur der Zusammenarbeit einzuführen, die auf Dauer tragfähig ist.