Welche Microsoft-Tools für das Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist ein Prozess, der darauf abzielt, die im Unternehmen zirkulierenden Informationen zu nutzen, um sie in verwertbare Daten umzuwandeln und sie für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Es handelt sich im Allgemeinen um ein Dokumentenmanagement, d.h. um eine Reihe von Prozessen, die die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten auf einem festen oder entmaterialisierten Träger ermöglichen.

Welche Microsoft-Tools können in diesem Zusammenhang eingesetzt werden?    

Folgen Sie dem Leitfaden.

Die Bedeutung des Wissensmanagements in der Wirtschaft

Wissensmanagement ist ein Schlüsselelement des Unternehmens. Es ermöglicht es, das gesamte Wissen der Mitglieder einer Organisation zu identifizieren, zu analysieren, zu strukturieren und zu teilen, unabhängig davon, ob es sich um internes Wissen (Forschung und Entwicklung, Marketing, Kommunikation usw.) oder extern erworbenes Wissen (kulturelles Kapital, Erfahrung und Fachwissen der Mitarbeiter usw.) handelt.

Im Durchschnitt braucht man 1,8 Stunden pro Tag, um Informationen zu finden, was einen offensichtlichen Produktivitätsverlust für das Unternehmen darstellt. Schätzungen zufolge belaufen sich die Verluste im Zusammenhang mit den Methoden des Informationsmanagements in den europäischen Unternehmen auf 46 Milliarden Euro, da die Kosten für das Auffinden eines einfachen verlegten oder verlorenen Dokuments 90 Euro betragen!

Dies ist der Grund für die Bedeutung eines guten Wissensmanagements, das nicht nur den Zugang zu Informationen vereinfacht, sondern auch die gemeinsame Nutzung von Daten durch Mitarbeiter desselben Unternehmens fördert.

Microsoft hat die Bedeutung dieses Themas für seine Kunden erkannt und ist seit langem bestrebt, ihnen in diesem Bereich konkrete Lösungen anzubieten. Im Jahr 2001 brachte Microsoft die SharePoint-Software auf den Markt, um Portale für die Zusammenarbeit zu schaffen, die es Unternehmen ermöglichen, Dokumente zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Mit der Einführung von Teams und Viva wurde auf der Grundlage von SharePoint ein echtes Ökosystem geschaffen.

Wie können Sie diese neuen Instrumente für die Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie nutzen? Schauen wir uns das einmal genauer an.

Welche Tools sollte ich in Microsoft verwenden?

Werkzeug1: SharePoint

Die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM) ist das ultimative Werkzeug für das Wissensmanagement, das eine höhere Produktivität ermöglicht und die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch fördert .

Ganz allgemein ermöglicht das EDM die Verfolgung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellung, Speicherung, verschiedene geänderte Versionen, Löschung und Archivierung. Dieses Dokumentenmanagement-Tool ist Teil dieser Ära, in der die Entmaterialisierung und der Einsatz von Technologie in Unternehmen immer wichtiger werden.

SharePoint, mit dem Sie Ihr Dokumentenmanagement einfach organisieren können, ist das Herzstück des Digital Workplace und der Teams.

SharePoint-Sites dienen dazu, Dokumente zu speichern und zu organisieren, aber auch, um sie den Benutzern zur Verfügung zu stellen. Diese Sites bieten Dokumentvorlagen, mit denen die Benutzer ihr Wissen beschreiben können. Es können Tags hinzugefügt werden, um Dokumente zu kategorisieren. Die erweiterte Suche von Mozzaik365 macht es dann sehr einfach, ein Dokument zu finden: All dies schafft ein SharePoint-Dokumentenmanagement.  

Hier sind die Vorteile, die Sie erhalten, wenn Sie Ihr DMS in SharePoint erstellen:

• Informationssicherheit;
• Ein flüssiger Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen den Mitarbeitern (kein Versenden per E-Mail mehr, keine verlorenen Dateien mehr, keine Probleme mehr mit sperrigen Dokumenten, keine Zeitverschwendung mehr, um die letzte Version der Dateien zu finden...);
• Dank der Möglichkeit, von Teams aus auf SharePoint-Dokumentendatenbanken zuzugreifen, sind die Dokumente organisiert und immer griffbereit.

Interne und externe Benutzer können an derselben Datei arbeiten, ohne eine Kopie erstellen zu müssen. Sie müssen lediglich Zugriff auf den Link zur Datei haben, wodurch die Dokumentationsqualität der Daten erhalten bleibt.

Schließlich ist es möglich, die Organisation von Dokumenten mit Mozzaik365 dank der Hinzufügung von Tags (oder Metadaten) und der erweiterten Suchfunktion noch weiter zu verbessern, um den Zugang zu Ressourcen und Wissen zu erleichtern.

Werkzeug 2: Onedrive

Onedrive ist ein persönliches Online-Dokumentenspeicher-Tool. Mit diesem Tool,

haben Sie Zugriff auf alle Ihre Dateien und Arbeitsdokumente, egal wo Sie sind. Dieser Zugriff funktioniert von jedem Gerät aus, sei es ein Computer, ein Smartphone oder ein Tablet. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich mit Ihrem Microsoft-Konto bei der Onedrive-Anwendung anzumelden. Sie können Ihre Dokumente auch freigeben, indem Sie einen einfachen Link senden.

Der Vorteil von Onedrive ist, dass Ihre Dokumente in der Cloud gespeichert werden, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Dies bietet zusätzlichen Schutz: Wenn zum Beispiel ein Gerät verloren geht, sind die gespeicherten Dokumente nicht verloren, da sie in der Cloud gespeichert sind.

Onedrive ist besonders geeignet für :

• Persönliche arbeitsbezogene Akten (Sitzungsnotizen, Spesenabrechnungen, juristische Dokumente wie Arbeitsverträge usw.);
• Entwürfe von Dokumenten, bevor sie in SharePoint übertragen werden.

Werkzeug 3: Teams

Teams ist eine sichere Plattform für die Zusammenarbeit , über die Sie auf SharePoint-Dokumente zugreifen können. Die Projektbeteiligten können täglich zusammenarbeiten, auch bei der Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Die Zusammenarbeit ist nach Kanälen und/oder Teams organisiert, was die Strukturierung von Projekten erleichtert.

Die Wiki-Anwendung ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Kanäle zu nutzen, um Informationen in Teams zu erstellen, hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Sie dient auch als Kommunikationstool für das Team. Jeder Teams-Kanal verfügt standardmäßig über eine Wiki-Registerkarte, aber es können auch zusätzliche Registerkarten erstellt werden, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die richtigen Informationen.

Und schließlich ermöglichen Systeme mit Registerkarten die Integration externer Anwendungen, wie z. B. Tools für die Aufgabenverwaltung (Planner usw.), Tools für die Erstellung von Notizen (OneNote) und Reporting-Tools (Power BI). Das Ergebnis: weniger unzusammenhängende Teamarbeit.

Teams bringt einen echten Vorteil als kollaboratives Werkzeug, um die Dokumentenbasis lebendig zu halten. Es ist ein ergänzendes Werkzeug und zu 100 % mit der Dokumentenbasis verbunden, um den Lebenszyklus von Dokumenten besser zu verwalten, insbesondere während eines Projekts, an dem verschiedene Mitarbeiter und Interessengruppen beteiligt sind.

Beachten Sie, dass Teams mit einem System der Erwähnungen ausgestattet ist, das es den Benutzern ermöglicht, benachrichtigt zu werden, wenn Inhalte hinzugefügt oder aktualisiert werden. Dies vermeidet den Versand unnötiger E-Mails, denn in Unternehmen gehen täglich 88 E-Mails pro Mitarbeiter ein!

Das Beste daran: Teams ist dank des Apps-Systems mit vielen Projektmanagement-Anwendungen (wie Planner) und kollektivem Wissen kompatibel.
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Verwenden Sie SharePoint, Onedrive und Teams, um deren Funktionen zu nutzen

Die drei soeben beschriebenen Werkzeuge können zusammen eingesetzt werden, um den Lebenszyklus von Dokumenten zu optimieren.

Sie können beispielsweise zunächst einen Dokumententwurf in Onedrive erstellen, bevor Sie die Datei in SharePoint freigeben, damit die Personen Ihrer Wahl gemeinsam daran arbeiten können. Sobald die Datei fertiggestellt ist, können Mitglieder desselben Teams oder Kanals von mehreren Standorten aus darauf zugreifen.

Die Funktionen der Apps

Anwendungen wie Confluence, Jira oder Trello können zusätzliche Funktionen bieten und so das Wissensmanagement in Unternehmen optimieren.

Confluence ermöglicht es Ihnen beispielsweise, alle Arten von Inhalten zu hosten und mit Ihren Teams zusammenzuarbeiten, insbesondere durch die gemeinsame Nutzung von Projektfortschritten. Confluence erstellt automatisch einen Bericht, der je nach Bedarf geändert werden kann. Ebenso ist es möglich, interne Notizen zu veröffentlichen, die von allen Teammitgliedern genutzt werden können.

Mit der Anwendung Jira können Sie Projekte und Aufgaben dank eines vordefinierten, an die Bedürfnisse des Teams angepassten Workflows verfolgen. Der Vorteil: detaillierte Nachverfolgung dank Berichten und Dashboards, die an die Besonderheiten des Teams angepasst sind.

All diese Funktionen ermöglichen es, bestehende Wissensmanagement-Tools zu bereichern und zu erweitern.

Schlussfolgerung

Wissensmanagement-Tools bieten effiziente Möglichkeiten, die in einem Unternehmen vorhandenen Informationen zu zentralisieren und ihre Nutzung zu optimieren. Sie ermöglichen es, Wissen zu organisieren und in Medien zu speichern, die für alle zugänglich sind, um Produktivitätsverluste durch die Suche nach verstreuten Informationen zu vermeiden. Für die Mitarbeiter ist dies auch eine Garantie für mehr Autonomie in ihren Funktionen und für eine Steigerung der Fähigkeiten durch das Lernen von Gleichgesinnten.

Warum sollten Sie Microsoft-Tools für das Wissensmanagement verwenden? Zusätzlich zu ihren zahlreichen Funktionen sind diese Tools miteinander verbunden und integrieren sich in eine einzigartige Arbeitsumgebung namens den digitalen Arbeitsplatz.  

Dies erleichtert die Innovation, die Zusammenarbeit zwischen Teams, die Verbreitung von Informationen, das Lernen und letztlich die Nutzung aller vom Unternehmen erworbenen Ressourcen.