7 gute Gründe für die Umstellung auf asynchrone Kommunikation im Unternehmen

Asynchrone Kommunikation ist bereits seit einigen Jahren bei Start-ups beliebt und wird nun zu einem wesentlichen Hebel für die Zusammenarbeit und interne Kommunikation in allen großen Unternehmen.

Und das aus gutem Grund, denn im Zeitalter der Telearbeit, des hybriden Arbeitens und der "Meetingitis" ist diese Form der Interaktion für die Teamarbeit unerlässlich.

Nach einem Berufsleben, das von physischen Besprechungen, persönlichen Fortschrittskontrollen und Live-Telefonaten geprägt war, fällt es einigen Mitarbeitern jedoch schwer, die Vorteile dieses neuen Ansatzes zu begreifen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Mozzaik stellt 7 gute Gründe für die Einführung der asynchronen Kommunikation vor, die auch Ihre widerstrebendsten Kollegen überzeugen werden. Lesen Sie das Folgende aufmerksam!

Was ist asynchrone Kommunikation?

Bevor wir zum Kern der Sache kommen, lassen Sie uns kurz die Definition der asynchronen Kommunikation durchgehen.

Kurz gesagt: Asynchrone Kommunikation ist das Gegenteil von synchroner Kommunikation. Synchrone Kommunikation bezieht sich auf unmittelbare Interaktionen, wie sie bei einem Telefongespräch, einer Sitzung oder einer Videokonferenz zu beobachten sind.

Umgekehrt bedeutet asynchrone Interaktion, dass Informationen verzögert ausgetauscht werden. Asynchrone Kommunikation impliziert daher eine Latenzzeit zwischen den einzelnen Nachrichten, sei es in Form von Text, Audioaufnahmen oder Videoclips.

Traditionell wird die asynchrone Kommunikation durch briefliche Gespräche verkörpert. In jüngerer Zeit wird sie natürlich auch durch E-Mail und SMS verkörpert.

Aber das ist noch nicht alles. Mit der digitalen Technologie ermöglichen viele andere Lösungen nun eine Form der asynchronen Kommunikation durch Messaging, integrierte Gesprächsfäden oder einfach gemeinsame Dokumente:

• Anwendungen für kollaborative Kommunikation wie Microsoft Teams;

• Software für Wissensmanagement und elektronische Dokumentenverwaltung (EDM) wie Microsoft SharePoint ;

• Soziale Unternehmensnetzwerke (CSNs) wie Microsoft Yammer;

• Anwendungen für das kollaborative Projektmanagement, wie z. B. Microsoft Planner.

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Sie wissen nun ein wenig mehr über diese beiden Arten der Interaktion in einem geschäftlichen Kontext. Welche Lösung - synchrone oder asynchrone Kommunikation - sollten Sie also für Ihr Unternehmen wählen?

Hier sind 7 gute Gründe, die für die zweite dieser beiden Optionen sprechen:

#1 Parallelisierung von Aufgaben zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit

Asynchrone Kommunikationstools ermöglichen es den Mitarbeitern, Aufgaben parallel auszuführen und gleichzeitig am selben Projekt weiterzuarbeiten. Dies optimiert die Teamarbeit und erhöht die kollektive Produktivität.

Insbesondere können die Mitarbeiter Co-Authoring praktizieren, d.h. an demselben Dokument arbeiten, das über eine EDM-Software wie Microsoft SharePoint freigegeben wird.

Dank dieser Form der asynchronen Kommunikation können die Mitglieder eines Projektteams zum Beispiel die PowerPoint-Präsentation für ihre Jahrespräsentation effizienter gestalten:

Es ist nicht mehr nötig, das Dokument von Hand zu Hand weiterzureichen und dann einen ersten Entwurf zur Korrektur zu schicken, bevor ein neuer Schreibzyklus beginnt. Mit Co-Authoring wird die PowerPoint-Präsentation gleichzeitig von den Mitarbeitern bearbeitet und von ihrem Vorgesetzten korrigiert. Eine echte Zeitersparnis.

Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter stets Zugriff auf eine aktualisierte Version der gemeinsamen Präsentation. Keine verlorenen Anhänge oder veralteten Arbeitsmaterialien mehr, die zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.
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Mehr noch, die Versionskontrolle ermöglicht es, den Verlauf des gemeinsamen Dokuments zu verfolgen, eine frühere Version einzusehen und sogar wiederherzustellen. Mit dieser Funktion haben die Teammitglieder also das Recht, Fehler zu machen, was Initiative und Innovation fördert.

Dies ist ein Vorteil, der anderswo nicht zu finden ist, denn im Falle einer versehentlichen Löschung wird das Dokument 93 Tage lang aufbewahrt.

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#2 Sichtbarkeit für die Beteiligten zur Erleichterung der Teamarbeit

Asynchrone Kommunikation trägt auch dazu bei, den Verlauf eines Projekts für die beteiligten Mitarbeiter zu verdeutlichen und damit die Teamarbeit zu vereinfachen.

Aufgabenplanungsanwendungen wie Microsoft Planner und ToDo können zum Beispiel in die kollaborative Kommunikationssoftware Microsoft Teams integriert werden. Über die Registerkarte "Aufgaben" in Teams können Aufgaben geplant, priorisiert, einzelnen Projektteammitgliedern zugewiesen, in einer Kanban-Tafel oder -Liste angezeigt und sogar mit der persönlichen ToDo-Liste der einzelnen Teammitglieder synchronisiert werden.

Auf diese Weise ist jeder Mitarbeiter über die von ihm zu erledigenden Aufgaben, aber auch über die an seine Teamkollegen delegierten Aufgaben und über den Fortschritt jeder Aufgabe informiert. Es gibt nichts Besseres als Transparenz, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

#3 Organisation von Informationen zur Vereinfachung der internen Kommunikation

Asynchrone Kommunikationsmittel bieten auch viele Möglichkeiten, Informationen zu priorisieren.

Die interne Kommunikationsanwendung Microsoft Teams ermöglicht es beispielsweise, in jeder Teams-Gruppe thematische Kanäle zu erstellen. So kann eine Arbeitsgruppe beschließen, einen Diskussionsstrang zu eröffnen, der jedem ihrer Kunden oder einer bestimmten Dimension des laufenden Projekts (F&E, Design, Marktforschung usw.) gewidmet ist.

Aber das ist noch nicht alles. Die Mitglieder einer Teamgruppe können auch einen Nutzer in einer Nachricht markieren, um ihn auf eine wichtige Information aufmerksam zu machen oder ihn um eine Antwort auf einen bestimmten Punkt zu bitten.

Schließlich haben Teams-Benutzer Zugriff auf mehrere Formatierungsoptionen (fett, farbig, Aufzählungslisten usw.), die es ihnen ermöglichen, ihre Rede zu organisieren und die wichtigsten Informationen hervorzuheben. Noch besser ist, dass die Mitarbeiter Bilder (Grafiken, Diagramme usw.) und Links verwenden können, um ihre Rede zu bereichern, und vieles mehr.

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#4 Speicherung von Daten zur Optimierung des Wissensmanagements

Neben der Priorisierung von Informationen ermöglicht die asynchrone Kommunikationssoftware auch die Speicherung von Daten und die Schaffung echter Wissensdatenbanken, die allen Mitarbeitern im Laufe der Zeit zugänglich sind.

Die elektronische Dokumentenmanagement-Software (EDM) unter SharePoint365, die in den Mozzaik365 Digital Workplace integriert ist, ermöglicht es beispielsweise, eine gemeinsame Wissensdatenbank zu erstellen, die von den Mitarbeitern gefüttert wird und die Informationen dank der erweiterten Suche von Mozzaik für alle zugänglich macht.

Das bedeutet, dass keine stundenlangen Recherchen und kein E-Mail-Austausch mehr nötig sind, um Informationen zu bestätigen, die in einer Sitzung oder Videokonferenz nicht verstanden wurden. Jeder hat alle Materialien, die er braucht, um gut zu arbeiten, ohne Zeit mit unproduktiven Interaktionen zu verschwenden.

#5 Vermeidung von Unterbrechungen zur Steigerung der Produktivität des einzelnen Mitarbeiters  

Wir können nicht über asynchrone Kommunikation sprechen, ohne die individuellen Produktivitätsgewinne zu erwähnen, die mit dieser Art der Interaktion verbunden sind!

Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es, eine bestimmte Anzahl von Besprechungen zu vermeiden (z. B. solche, die dem Austausch von kalten Informationen oder bestimmten Fortschrittskontrollen dienen). Die Mitarbeiter können so einen Großteil ihrer Zeit für Arbeiten mit höherem Mehrwert aufwenden und ihre Produktivität steigern.

Die asynchrone Kommunikation bedeutet vor allem, dass die Mitarbeiter weniger häufig bei ihrer Arbeit unterbrochen werden. Insbesondere bleiben sie von einer großen Anzahl unangekündigter Anrufe verschont. Die Mitarbeiter können sich daher voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren, ihre Konzentration aufrechterhalten und produktiver sein.

#6 Förderung eines hochwertigen Austauschs zum Nutzen der kollektiven Intelligenz

Unerwarteterweise fördert die asynchrone Kommunikation in mancher Hinsicht die Qualität des Austauschs zwischen Kollegen.

Diese Art der Interaktion gibt jedem der Beteiligten die Möglichkeit, in Ruhe nachzudenken und seine Ideen möglichst genau, klar und synthetisch zu formulieren.

Außerdem leiden die Mitarbeiter bei der Offline-Kommunikation nicht unter einem Konzentrationsverlust wie bei einer Sitzung oder Videokonferenz.

Die asynchrone Kommunikation ist daher ein echtes Plus in einer Zeit, in der die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen abnimmt und 49 % der Manager Schwierigkeiten haben, sich in Sitzungen auszudrücken.

Dank der asynchronen Kommunikation können die Mitarbeiter wichtige Informationen sammeln, ihr Bestes geben und an der Entstehung einer echten kollektiven Intelligenz mitwirken, selbst wenn sie von Natur aus introvertiert sind.

#7 Bessere Teamarbeit in einem internationalen Kontext

Schließlich, und das überrascht nicht, hat die asynchrone Kommunikation den Vorteil, dass sie die Zusammenarbeit von Teams erleichtert, die sich weltweit und in verschiedenen Zeitzonen befinden.

Dank der gestaffelten Kommunikation müssen Sie nicht in aller Herrgottsfrühe aufstehen oder bis spät in die Nacht aufbleiben, um mit Ihren japanischen oder brasilianischen Kollegen zu kommunizieren. Jeder kann seine Nachrichten abrufen und antworten, wenn er verfügbar ist.

Aber das ist noch nicht alles. Interne Kommunikationswerkzeuge wie Microsoft Teams oder das soziale Unternehmensnetzwerk (CSN) Microsoft Yammer bieten auch eine automatische Übersetzungsfunktion. Das bedeutet, dass Nachrichten, die von Kollegen gepostet werden, die nicht dieselbe Sprache sprechen, mit wenigen Klicks verstanden werden können.

Gut zu wissen: Der Digital Workplace und seine verschiedenen Funktionen machen es einfach, asynchrone Kommunikation im Unternehmen einzuführen. Mit Mozzaik365 können Sie Ihre Teams- und Sharepoint-Anwendungen problemlos integrieren und Ihren Mitarbeitern eine echte digitale Arbeitsumgebung bieten, indem Sie die Interaktion zwischen Kollegen fördern und Ihre Teams miteinander verbinden. Dieser digitale Arbeitsbereich erleichtert auch die interne Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und letztendlich die gemeinsame Arbeit.

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Gute Gründe für die Einführung asynchroner Kommunikation in Ihrem Unternehmen: Schlussfolgerung

Wie Sie diesem Artikel entnommen haben, gibt es viele gute Gründe für die Einführung asynchroner Kommunikation.

Wenn sie intelligent und klug eingesetzt wird, verbessert diese Art der Interaktion mit Kollegen die interne Zusammenarbeit, Teamwork, interne Kommunikation, Wissensmanagement und kollektive Intelligenz.

Glücklicherweise ist der Digitaler Arbeitsplatz Tools wie Microsoft Teams, Yammer und SharePoint besonders gut für die asynchrone Kommunikation geeignet und machen die Einführung sehr viel einfacher. Warum also nicht auch in Ihrem Unternehmen auf asynchrone Kommunikation umsteigen?