Wie können Sie Ihre interne Kommunikation zielgerichtet gestalten?

Laut einer Studie von Opinion Way sind nur 45 % der Mitarbeiter mit der internen Kommunikation ihres Unternehmens zufrieden. Dabei ist die interne Kommunikation ein wichtiger Faktor für das Gedeihen eines Unternehmens. Gartner hat gezeigt, dass die am besten informierten Mitarbeiter ihre Kollegen in Bezug auf die Effektivität um 77 % übertreffen(Quelle CEB / Gartner).  

Um Marktanteile zu gewinnen, reicht es also nicht aus, mit den Kunden zu kommunizieren, man muss auch seine Mitarbeiter verwöhnen. Sie müssen das ganze Jahr über informiert, hervorgehoben und anerkannt werden. Um ihnen relevante Mitteilungen zukommen zu lassen, bedarf es daher einer guten internen Kommunikationsstrategie. Der Schlüssel dazu ist die Segmentierung und Personalisierung der Kommunikation je nach Zielgruppe. Zu wissen, wie man seine Kommunikation zielgerichtet gestaltet, ist eine Schlüsselkompetenz, die die Reichweite der von der Kommunikationsabteilung verbreiteten Inhalte erhöht.  

Wir haben diesen Artikel für Sie verfasst, als methodische Hilfe, um ein Profi bei der Ausrichtung der internen Kommunikation zu werden. Wer sind Ihre Mitarbeiter? Was erwarten sie? Wie können Sie die auf sie ausgerichtete Kommunikation anpassen? Das werden wir in 4 Schritten herausfinden.

Vorbereitung - Ihr Publikum kennen

Um Ihre Kommunikation anpassen zu können, müssen Sie Ihre internen Kommunikationszielgruppen gut kennen. Genau wie bei der Erstellung eines externen Kommunikationsplans beginnen Sie damit, Personas zu erstellen, die jeden Mitarbeitertyp repräsentieren. Listen Sie dazu die Stakeholder, Geschäftsbereiche, Generationen, Berufe usw. Ihres Unternehmens auf.

Welche von ihnen haben besondere Erwartungen an die interne Kommunikation? Schreiben Sie diese in einer Tabelle wie der folgenden auf und gehen Sie zu Ihren Kollegen, um zu erfahren, was sie von der internen Kommunikation erwarten. Diese Tabelle wird Ihnen als Referenz für die folgenden Schritte dienen.

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Wenn Sie über Statistiken über die Wirkung früherer interner Mitteilungen verfügen, können Sie diese zur Vervollständigung Ihrer Analyse verwenden.

Nun, da Sie ein klares Bild von den Segmenten haben, aus denen sich Ihre Zielgruppe zusammensetzt, sind Sie bereit, personalisierte Mitteilungen zu erstellen.  

Erstellen Sie eine personalisierte interne Kommunikation

Schritt 1 - Definieren Sie das Ziel der Nachricht

Für wen ist diese Nachricht bestimmt? Gehen Sie Ihre Tabelle durch und wählen Sie die Gruppen aus, die an den Inhalten, die Sie vorbereiten wollen, interessiert sind. Je nach Thema werden Sie vielleicht nicht die gleichen Zielgruppen auswählen.

Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten der Zielgruppenansprache zur Verfügung.  

• Gezielte Kommunikation nach einem geografischen Gebiet: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in mehreren Ländern vertreten ist und Sie über ein internes Ereignis in einem bestimmten Land informieren möchten.
• Ausrichtung der Kommunikation auf eine Geschäftsrichtung  
• Ausrichtung der Kommunikation nach Hierarchiestufen: In diesem Fall können bestimmte Mitteilungen ausschließlich für die Geschäftsleitung oder für Auszubildende und Stellvertreter bestimmt sein.

Schritt 2 - Wählen Sie den internen Kommunikationskanal

74 % der Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass ihnen Informationen und Nachrichten des Unternehmens entgehen. Diese Zahl zeigt, dass die verwendeten Kanäle nicht immer die am besten geeigneten sind. Sie können mehrere Kanäle nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Je nach Position ist der am besten geeignete Kanal nicht derselbe. Für einen Büroangestellten scheint die Kommunikation über das Intranet eine gute Option zu sein. Für Außendienstmitarbeiter scheint die Kommunikation über eine mobile Anwendung geeigneter zu sein. Die interne Kommunikation erfordert also eine Anpassung an das jeweilige Ziel, indem für jeden Kanal ein geeigneter Ansatz vorgeschlagen wird.

Einige der internen Kommunikationskanäle sind:  

• Die Ideenbox und die Umfrage: sehr praktisch für die Einbeziehung der Mitarbeiter in die interne Kommunikation.
• Interne Anwendung und/oder soziales Unternehmensnetzwerk: Die Implementierung einer internen Anwendung ermöglicht es, Mitarbeiter zu erreichen, die keinen Zugang zu einer Mailbox haben, da sie auf dem Handy leicht zugänglich sind.
• Bildschirme innerhalb des Unternehmens. Sie werden verwendet, um Informationen in Echtzeit in stark frequentierten Bereichen anzuzeigen.
• Digitaler Arbeitsplatz: Diese Plattform, die von den Mitarbeitern sehr geschätzt wird, ermöglicht es der Kommunikationsabteilung, Informationen zu verbreiten, insbesondere in Form von Artikeln. Wir werden sie in Kürze im Detail beschreiben.
• Das Soziales Unternehmensnetzwerk das eine Veränderung der Kommunikationspraktiken ermöglicht, indem es den Mitarbeitern erlaubt, sich zu äußern.

• Das interne Webinar: Es ermöglicht den Austausch zwischen geografisch weit entfernten Standorten, aber auch bei hybrider Arbeit. Die Organisation einer digitalen Veranstaltung für die Mitarbeiter ist eine gute Möglichkeit zur Kommunikation.
• Treffen zur Rückmeldung von Informationen, es ist wichtig, mit dem Topmanagement zusammenzukommen. Dies ist eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, Fragen zu stellen, und für die Unternehmensleitung, die Ergebnisse und ihre Vision zu erläutern.
• Der Newsletter: 91 % der Mitarbeiter geben an, dass sie es schätzen, Informationen per E-Mail zu erhalten, doch ist dieser Kanal oft ungeeignet. Der Newsletter bleibt jedoch ein Mittel, um Informationen zusammenzufassen, Links zum Intranet zu setzen und bestimmte Schlüsselinformationen hervorzuheben.
• Mailing : Einige Informationen können aufgrund ihrer Dringlichkeit oder ihrer Wichtigkeit nicht im Newsletter mitgeteilt werden. Dies ist zum Beispiel bei Informationen über das Coronavirus oder über strukturelle Probleme der Fall. Dieser Kanal wird immer weniger genutzt, zugunsten der Nachrichtenwand im Intranet und anderer Funktionen des Digitalen Arbeitsplatzes, wie z. B. dem Benachrichtigungszentrum.
• Die Zeitung: Sie informiert über die Aktivitäten des Unternehmens durch eine physische Zeitung, die an die Mitarbeiter verteilt wird oder am Eingang der Gebäude ausliegt.

Schritt 3 - Wählen Sie das Format und die Nachricht

Hier kommen Ihre kommunikativen Fähigkeiten voll zur Geltung.  

Je nach Zielpublikum und gewähltem Medium können Sie eine maßgeschneiderte Kommunikation erstellen. Indem Sie den Ton und die Codes Ihrer Zielgruppe verwenden, können Sie eine Kommunikation entwerfen, die sie anspricht. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Zielpublikums und stellen Sie sich vor, was es in Bezug auf Tonfall, Kontext, Länge, Ansatz, Sprache und Energie erwartet.

Wenn Sie sich zum Beispiel dafür entschieden hätten, Ihren Teams die Ergebnisse des Jahres N-1 mitzuteilen:  

• Führungskräfte können sich dafür entscheiden, automatisierte Berichte aus Power BI zu integrieren und über ihren Digital Workplace darauf zuzugreifen;
• Die Innovationsteams werden es zu schätzen wissen, wenn eine Nachricht im Intranet veröffentlicht wird, in der der Kontext des Sektors erläutert wird;
• Die Außendienstteams werden ein dynamisches Video bevorzugen, das im internen sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlicht wird;
• Die Teams Ihrer finnischen Geschäftseinheit benötigen eine englische Version;
• Etc.

Alles, was bleibt, ist, jede Mitteilung an jedes Ziel zu senden, aber nicht zu irgendeinem Zeitpunkt!

Schritt 4 - Wählen Sie das Sendefenster

Wie Ihre Kolleginnen und Kollegen bei Ihrer Umfrage vielleicht erwähnt haben, sind sie nicht immer empfänglich für Unternehmensmitteilungen . Ihre Verfügbarkeit hängt sehr stark von der Tageszeit, den Terminen des Monats, den Höhepunkten der Abteilung usw. ab.  

Um den Empfang Ihrer Botschaft zu maximieren, sollten Sie Ihre Kommunikation dort ansetzen, wo die Zielgruppen am ehesten Zeit für Sie haben. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es, die idealen Zeitfenster für die Verbreitung von Informationen zu wählen.

Zögern Sie nicht, für jedes Ziel zu testen und die Leserstatistiken Ihrer Mitteilungen zu analysieren, um Ihre Ergebnisse zu verbessern.

Der Beitrag des digitalen Arbeitsplatzes zur internen Kommunikation

Durch das Hinzufügen von Funktionen zu Ihrem Intranet können Sie mit dem Digital Workplace Ihre internen Kommunikationsbotschaften gezielter einsetzen. So können Sie Zielgruppen erstellen und einfach auswählen, wer die einzelnen Mitteilungen über welchen Kanal erhält. Auf diese Weise werden die Informationen nicht für alle gleich sein. Jeder erhält die Informationen, die für ihn relevant sind, und es ist wahrscheinlicher, dass er wichtige Mitteilungen sieht.

Der Digitale Arbeitsplatz geht aber noch weiter und ermöglicht es, die Kommunikation mit Metadaten zu versehen. Auf diese Weise kann die Kommunikation organisiert werden und Informationen können mit wenigen Klicks abgerufen werden. Darüber hinaus ermöglichen diese Tags den Mitarbeitern, Themen zu abonnieren. Dank dieser Funktion sehen sie die Mitteilungen, die sie interessieren, zuerst.  

Zu beachtende Dinge

📌 Nur 45% der Mitarbeiter geben an, mit der internen Kommunikation ihres Unternehmens zufrieden zu sein.

📌 Eine zielgerichtete Kommunikation ist der Weg, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person zur richtigen Zeit erreichen.

📌 Es ist notwendig, den richtigen Kommunikationskanal für jedes Ziel zu wählen.

📌 Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Botschaften gezielt zu übermitteln und die Kommunikation interaktiv und funktionsübergreifend zu gestalten.