Wie können Sie angesichts der Verbreitung von Hybrid- und Telearbeit Ihre Teams aus der Ferne managen?
Vor dem Hintergrund der Gesundheits- und Umweltkrise wird hybrides Arbeiten, bei dem Telearbeitstage und die Anwesenheit der Arbeitnehmer vor Ort kombiniert werden, zu einem neuen Standard in der Arbeitsorganisation.
Laut einer von Malakoff Humanis durchgeführten Umfrage wollen im Jahr 2022 82 % der in Frage kommenden Arbeitnehmer in einem hybriden Modus arbeiten, und 84 % der Unternehmensleiter möchten Telearbeit in ihrer Struktur einführen.
Derselben Studie zufolge sind jedoch nur 48 % der Manager für die Fernarbeit Arbeit. In den Augen der Manager stellt die Telearbeit eine echte Herausforderung dar, die sie zwingt, ihre Managementmethoden neu zu erfinden.
Haben auch Sie Schwierigkeiten mit der Einführung von Hybridarbeit? Mozzaik stellt 6 bewährte Verfahren zur Verwaltung Ihres Telearbeitsteams vor.
Lesen Sie das Folgende sorgfältig durch.
Telearbeit: eine Chance für das Unternehmen, eine Herausforderung für das Management
Telearbeit ist sowohl eine echte Chance für das Unternehmen und seine Mitarbeiter als auch eine große Herausforderung für die Führungskräfte.
Die Vorteile der Telearbeit für das Unternehmen und seine Mitarbeiter
Die Vorteile der Telearbeit für Unternehmen und ihre Beschäftigten sind zahlreich.
Und das aus gutem Grund: Diese Form der Arbeitsorganisation fördert das Wohlbefinden und die Produktivität der Beschäftigten. Sie ermöglicht es ihnen, ein gewisses Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben aufrechtzuerhalten, lange und ermüdende Transportzeiten zu vermeiden oder sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne unterbrochen zu werden.
Das Tüpfelchen auf dem i ist, dass laut einer kürzlich von Robert Walters veröffentlichten Studie 45 % der Arbeitnehmer sich produktiver fühlen, wenn sie telearbeiten. Dieser Eindruck wird durch das Sapiens Institute bestätigt, demzufolge eine weit verbreitete Telearbeit die Produktivität der Arbeitnehmer bis 2020 um 22 % steigern würde.
Telearbeit ermöglicht nicht nur eine gewisse Optimierung der Büroflächen und eine Erweiterung des Rekrutierungspools, sondern ist auch ein Gewinn für die Arbeitgebermarke und ein Leistungshebel für das Unternehmen.
Telearbeit, eine Herausforderung für das Management
Allerdings sind nicht alle Teams gleich, wenn es um Remote Arbeit.
Nach Angaben von Robert Walters geben 25 % der Arbeitnehmer an, dass sie weniger arbeiten, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Noch schlimmer ist, dass laut einer 2020 von Harris Interactive veröffentlichten Studie ein ähnlicher Anteil glaubt, dass sich die Arbeit von zu Hause aus negativ auf die psychische Gesundheit auswirkt.
Für manche Menschen ist die Telearbeit eine Quelle von Stress und Entfremdung. Dies ist auf die manchmal unbequemen Arbeitsräume und -mittel zurückzuführen, aber auch auf Schwierigkeiten, die eigenen Aufgaben und den Zeitplan allein zu bewältigen, auf Organisations- und Kommunikationsprobleme innerhalb des Teams, auf ein Gefühl der Isolation oder sogar auf starken Druck seitens der Vorgesetzten.
In einem Kontext, in dem hybrides Arbeiten weit verbreitet ist, ist es daher unerlässlich, die Managementpraktiken anzupassen, um den Herausforderungen der Telearbeit gerecht zu werden.
Bewährte Managementpraktiken für die Verwaltung Ihres Telearbeitsteams
Ob es sich um hybrides Arbeiten oder Vollständige Fernarbeit Die Einführung von Telearbeit erfordert eine Änderung der Managementpraktiken.
Im Folgenden finden Sie 6 bewährte Verfahren, die Sie anwenden können, um Ihr Team aus der Ferne besser zu verwalten:
# 1 Setzen Sie klare Regeln und SMART-Ziele
In Zeiten der Telearbeit muss der Manager mehr denn je die Rolle des Dirigenten übernehmen. Abseits des Gemeinschaftsbüros können sich die Mitarbeiter sich selbst überlassen fühlen und von Demotivation betroffen sein.
Um diese Situation zu vermeiden, sollten jedem Mitarbeiter SMART-Ziele vorgegeben werden, d. h. spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitlich begrenzte Ziele. Dank dieser Managementmethode weiß und versteht jeder Mitarbeiter, was von ihm erwartet wird. Dies ist eine unabdingbare Voraussetzung für die selbständige Erledigung seiner Aufgaben.
Um zu verhindern, dass die Mitarbeiter orientierungslos werden, ist es außerdem notwendig, die Teamarbeit zu organisieren. Legen Sie dazu Zeitfenster für die gemeinsame Arbeit fest, geben Sie Anweisungen für die gewünschte Reaktionsfähigkeit (z. B. Antwort innerhalb von 24 Stunden) und richten Sie Tools für die kollaborative Fernkommunikation ein, wie z. B. Microsoft Teams.
Um sicherzustellen, dass jeder Telearbeiter die Spielregeln kennt, sollten Sie diese schriftlich formulieren. Noch besser ist es, wenn Sie eine Charta in Ihrem Digitalen Arbeitsplatz aushängen, falls Sie eine haben. So kann sich jeder bei Bedarf an die Regeln erinnern.
💡 Lesen Sie auch unseren Artikel über Ihre Teams mit Microsoft Teams auf die nächste Stufe zu bringen!
# 2 Ein Klima des Vertrauens zwischen Führungskraft und Mitarbeiter schaffen
Die Festlegung eines Rahmens und von Regeln für die Telearbeit ist ebenso wichtig wie die Schaffung eines vertrauensvollen Klimas zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
Bei der Telearbeit müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, ihre täglichen Aufgaben und Zeitpläne selbständig zu verwalten. Diese Verantwortung können sie nur übernehmen, wenn sie von ihrer Leitung dazu "ermächtigt" werden.
Um Ihre Teammitglieder zu befähigen, sollten Sie um jeden Preis eine übermäßige Kontrolle, Mikromanagement und Überwachung vermeiden. Kurz gesagt: Vermeiden Sie Tracking-Tools und schaffen Sie zeitraubende Tagesberichte ab.
Bauen Sie stattdessen eine echte Vertrauenskultur innerhalb Ihres Teams auf.
Ermutigen Sie zu diesem Zweck die Initiative und das Recht, Fehler zu machen. Achten Sie auch darauf, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein gewisses Maß an Flexibilität zugestehen, sowohl bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit als auch bei der Wahl der Methoden, die sie zur Erreichung ihrer Ziele einsetzen.
# 3 Regelmäßige Überwachung der Ziele
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken und ihnen Autonomie gewähren, bedeutet das natürlich nicht, dass Sie Ihre Führungsrolle aufgeben.
Achten Sie also darauf, dass Sie die Erreichung der Ziele, die Sie Ihren Teammitgliedern gesetzt haben, regelmäßig überprüfen.
Mit Projektmanagement-Tools wie Microsoft Teams und Microsoft Planner können Sie ganz einfach eine Aufgabenliste, eine Kanban-Tafel oder einen gemeinsamen Zeitplan einrichten und gemeinsam nutzen. So können Sie die Fortschritte jedes Einzelnen und des gemeinsamen Projekts leicht überwachen.
Überlegen Sie außerdem, ob Sie Zeiten für den kollektiven Austausch und regelmäßige Einzelgespräche (z. B. wöchentlich) einrichten wollen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden, um Fragen zu beantworten und um Ihre Mitarbeiter im Falle einer Blockade zu unterstützen.
#4 Das Engagement der Mitarbeiter erhalten
Telearbeit ist zwar per definitionem gleichbedeutend mit räumlicher Distanz, sollte aber nicht das Zugehörigkeitsgefühl und die Bindung der Mitarbeiter an ihr Unternehmen schwächen.
Abgesehen von den kollektiven Räumen, den geselligen Beziehungen zwischen den Kollegen und den Veranstaltungen, die die Unternehmenskultur lebendig halten, ist die Rolle der Führungskraft entscheidend. Die Unterstützung der Mitarbeiter für das gemeinsame Projekt ist eng mit dem Gefühl der Wertschätzung und Anerkennung verbunden, das sie erfahren.
Achten Sie deshalb als Führungskraft darauf, dass Sie in Ihrem Team eine echte Feedback-Kultur schaffen. Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen und ihnen danken, wenn sie ihre Ziele erreichen, aber auch, wenn sie lobenswerte Verhaltensweisen und Methoden anwenden.
Geben Sie auch Ihren Mitarbeitern eine Stimme. Um Ihre Teams einzubinden, gibt es nichts Besseres, als die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen und sie zu ermutigen, Ideen einzubringen. Der Mozzaik365 Digital Workplace bietet in diesem Bereich besonders nützliche Funktionen, wie die Ideenbox und das Umfragetool, die für eine flüssige Bottom-up-Kommunikation unerlässlich sind.
Indem Sie Ihren Mitarbeitern einen einzigartigen und ansprechenden Arbeitsplatz bieten, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich in Ihr Unternehmen und in Ihre Projekte einzubringen, indem Sie die Kommunikation zwischen den einzelnen Akteuren fördern und einen echten Zusammenhalt zwischen ihnen schaffen, auch über die Entfernung hinweg.
# 5 Kommunikation nutzen, um den Zusammenhalt zu stärken
Die Pflege der Fernkommunikation und des Zugehörigkeitsgefühls zur Gruppe ist ein weiterer Hebel, mit dem das Management seine Teams einbinden und den internen Zusammenhalt stärken kann.
In einer Telearbeitssituation können Manager das Band, das ihre Teammitglieder verbindet, stärken, indem sie die Interaktion zwischen ihnen erleichtern. Anwendungen für die kollaborative Kommunikation, wie Microsoft Teams, ermöglichen es ihnen, synchrone oder asynchrone Diskussionen innerhalb eines Projekts zu erleichtern.
Mit Hilfe von Tools wie Teams kann das Management auch Rituale und gelegentliche gesellige Veranstaltungen einrichten.
Ein "Team-Kaffee" am Morgen oder ein "Team-Video-Apéro" am Ende der Woche ermöglicht es den Mitarbeitern, sich informell auszutauschen und die Isolation zu durchbrechen.
💡 Und warum nicht von Zeit zu Zeit ein Treffen einplanen, um einen gemeinsamen Erfolg (Veröffentlichung eines Produkts, Abschluss eines Projekts usw.) oder ein wichtiges Datum (z. B. ein berufliches Jubiläum) zu feiern?
Wenn Ihr Unternehmen über einen digitalen Arbeitsbereich (DWS) oder ein soziales Unternehmensnetzwerk (CSN) wie Microsoft Yammer verfügt, sollten Sie einen Diskussionskanal einrichten, in dem sich Ihre Teammitglieder spontan austauschen und die Unternehmenskultur lebendig halten können.
# Nr. 6 Einfache und effektive Hilfsmittel verwenden
Das Arbeitsumfeld und die Qualität der Instrumente, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg von Telearbeit und Hybridarbeit.
Wie Sie aus den vorangegangenen Punkten verstanden haben, können Sie als Führungskraft verschiedene digitale Tools in Ihrem Team einsetzen, um Remote Arbeit flüssiger zu gestalten.
Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Mitarbeiter mit den folgenden Lösungen auszustatten:
- Eine Anwendung für kollaborative Kommunikation und Projektmanagement wie Microsoft Teams, um die Fernkommunikation innerhalb Ihrer Projekte zu erleichtern, indem der Austausch mit Ihrem Team zentralisiert und strukturiert wird;
- Aufgabenplanungssoftware, wie z. B. Microsoft Planner (Tasks), um Ihren Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt Ihres Projekts gemeinsam zu überwachen;
- Eine Anwendung zur Vorbereitung und Durchführung dynamischer, interaktiver und ansprechender Videokonferenzen, z. B. Microsoft-Whiteboard;
- Ein soziales Unternehmensnetzwerk (Corporate Social Network, CSN), wie z. B. Microsoft Yammer, um sich mit Ihren Mitarbeitern auf benutzerfreundliche Weise auszutauschen und gezielte Informationen zu teilen;
- Ein digitaler Arbeitsplatz , der alle Ihre digitalen Tools auf einer einzigen Schnittstelle zusammenfasst, sie miteinander verbindet und ihre Nutzung flüssiger macht. Als echter digitaler Arbeitsbereich ist der Mozzaik365 Digital Workplace eine Microsoft-Erweiterung. Er erweitert SharePoint um Funktionen und vereinfacht die interne Kommunikation, den Zugang zu Informationen, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit.
Unser Digital Workplace ermöglicht es Ihnen, schöne Intranets in Microsoft 365 zu erstellen, Ihre Mitarbeiter mit einem maßgeschneiderten und ansprechenden digitalen Arbeitsbereich zu verbinden und den Austausch mit anderen durch Funktionen wie das "Unternehmensverzeichnis" und Teams- und Outlook-Verknüpfungen zu erleichtern.
Aber das ist noch nicht alles. Mozzaik365 gibt Ihren Mitarbeitern durch soziale Funktionen und Umfragen auch eine Stimme. Darüber hinaus erleichtert unser kollaboratives Intranet den Wissensaustausch, indem es Ihren Teams wichtige Ressourcen zur Verfügung stellt, und erweckt Ihre Unternehmenskultur mit einer Plattform zum Leben, die Ihr Unternehmen widerspiegelt.
Schließlich bietet der Mozzaik365 Digital Workplace Ihrem Unternehmen einen sicheren Arbeitsbereich, auch wenn Ihre Mitarbeiter Telearbeit leisten. Wie bereits erwähnt, ist Mozzaik365 eine natürliche Erweiterung von Microsoft , so dass keine Daten bei Mozzaik gehostet werden, was das Risiko von Datenverlusten einschränkt. Ihre Benutzer haben sicheren Zugang zu einer einzigartigen Arbeitsumgebung innerhalb von Microsoft. Genug, um den Risiken der Schatten-IT zu begegnen!
💡 Lesen Sie auch: die bewährten Praktiken, um Ihre Mitarbeiter bei diesem Wandel zu begleiten, in unserem Artikel über Veränderungsmanagement
6 bewährte Verfahren für die Verwaltung Ihres Telearbeitsteams: Schlussfolgerung
Telearbeit, ob in Vollzeit oder im Rahmen von Hybridarbeit, ist eine echte Chance für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Allerdings stellt dieses Modell der Arbeitsorganisation die Führungskräfte vor zahlreiche Herausforderungen, die mit seiner weit verbreiteten Nutzung nicht zufrieden sind.
Die Befürchtungen der Manager sind zwar begründet, können aber durch eine Anpassung ihrer Überwachungs- und Koordinierungspraktiken, aber auch durch den Einsatz von Software, die für die Fernarbeit und -kommunikation geeignet ist, ausgeräumt werden.
Als die Königin der digitalen Arbeitsmittel bietet der Digitale Arbeitsplatz eine umfassende Antwort für Manager, die ihre Verwaltungsmethoden umgestalten und das Beste aus der Telearbeit machen wollen. Es liegt also an Ihnen!
Zu beachtende Dinge
Gute Managementpraktiken sind :
📌 Die Festlegung klarer Regeln mit SMART-Zielen;
📌 Vertrauen aufbauen;
📌 Die Einführung einer regelmäßigen Überwachung der Ziele;
📌 Das Engagement der Mitarbeiter aufrechterhalten;
📌 Verbesserung der Kommunikation zur Stärkung des Zusammenhalts;
📌 Die Verwendung einfacher und wirksamer Instrumente.
