Wie macht man SharePoint zu einem Werkzeug für die Zusammenarbeit?

SharePoint ist eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Inhalte zu teilen und zu verwalten, um die Teamarbeit zu optimieren. Erfahren Sie hier, wie Sie es in ein echtes Kollaborationswerkzeug verwandeln und so den Teamzusammenhalt in Ihrem Unternehmen fördern können!  

Eine kurze Geschichte von SharePoint

Eine erste Version von SharePoint wurde 2001 auf den Markt gebracht, um Microsoft-Benutzern eine Möglichkeit zu bieten, Dokumente zentral zu verwalten und gemeinsam zu nutzen und die Zusammenarbeit durch die schnelle und einfache Einrichtung von Team-Sites zu erleichtern.

Davor wurden Dienste wie Microsoft Frontpage verwendet, um Informationen zwischen Benutzern auszutauschen.    

SharePoint wurde daher entwickelt, um dem wachsenden Bedarf an einem zentralen Tool für Anwendungen, Dateien und Dokumente gerecht zu werden.

Im Jahr 2001 wurden zwei verschiedene Versionen von SharePoint veröffentlicht: SharePoint Team Services (STS) wurde aus Microsoft Frontpage entwickelt und ist eine Lösung mit grundlegenden Funktionen für die Erstellung von Intranets zur Verwaltung von Teamsites in Unternehmen. SharePoint Portal Server (SPS) ist ein Tool für die Zusammenarbeit, das die Erstellung von Inhalten, das Abrufen von Informationen und die Dokumentenverwaltung erleichtert. Diese Lösungen wurden jedoch als unvollkommen angesehen, was zur Entwicklung von SharePoint im Jahr 2003 führte, der ersten Version, die als wirklich integrierte Lösung für die gemeinsame Nutzung von Informationen in einem Netzwerk angesehen wurde.

Im Jahr 2012, als Reaktion auf die Welle der Cloud Computing kündigte Microsoft die Veröffentlichung von SharePoint Online als 100%iges SaaS-Angebot an.

SharePoint Online ist ein von Microsoft gehosteter Dienst, dessen Angebot sich an Unternehmen aller Größenordnungen richtet. Er wird von Unternehmen für die Erstellung von Intranets sowie für die Verwaltung von Inhalten und elektronischen Dokumenten genutzt.

Die Vorteile und Grenzen von SharePoint

SharePoint ermöglicht die Erstellung von Intranets und Geschäftsanwendungen sowie die gemeinsame Nutzung von Dateien, Dokumenten, Daten und Ressourcen. Es fördert die Teamarbeit durch die Erstellung von Websites, die für jedes Team, jede Abteilung oder jeden Bereich bestimmt sind. Diese Websites können individuell angepasst werden. SharePoint macht nicht nur die Unternehmensorganisation flexibler, sondern fördert auch die gemeinsame Nutzung und Koordination von Informationen innerhalb von Arbeitsteams. Mit den Funktionen eines SharePoint-Intranets ist es beispielsweise möglich, Dokumente in Sekundenschnelle zu finden (und auch zu ändern und gemeinsam zu nutzen). Dies erleichtert die Verwaltung von Dokumenten .

Auch die Sicherheit ist gewährleistet: Es ist möglich, mit allen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, unabhängig vom verwendeten Gerät (PC, Mac, Tablet, Smartphone). SharePoint Online verfügt beispielsweise über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, die Benutzer authentifizieren und unbefugten Zugriff verhindern. Laut einer Studie von Vanson Bourne für Last Past Trend haben 92 % der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Authentifizierung auf den Plattformen ihres Unternehmens. Daher ist die Einführung von SSO ( Single Sign-On) die Lösung für dieses Problem. Auch hier ermöglicht SharePoint die Verwendung dieser zuverlässigen und sicheren Identifizierungsmethode. Die Benutzer können sich einmal in ihrem SharePoint-Bereich anmelden und von einer Anwendung zur anderen navigieren, ohne sich erneut authentifizieren zu müssen, wodurch das Risiko von Cyberangriffen begrenzt wird.

Einer der Hauptvorteile von SharePoint ist daher die Schaffung einer angenehmen und effizienten Arbeitsumgebung, insbesondere für die Telearbeit, die sich in den letzten Jahren stark entwickelt hat: Im Jahr 2021 arbeiteten 38 % der Beschäftigten in Telearbeit. Ein weiterer Vorteil ist die Zentralisierung der Unternehmenstools, die es ermöglicht, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Insgesamt wurde SharePoint entwickelt, um die geschäftliche Effizienz zu maximieren.

Es gibt jedoch einige Einschränkungen, die beachtet werden müssen. Zum Beispiel kann die Installation von SharePoint in einer Organisation die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern und einen gewissen Widerstand gegen Veränderungen hervorrufen. Außerdem kann SharePoint mit verschiedenen Tools interagieren, die jedoch miteinander kompatibel sein müssen. Es ist daher wichtig, Microsoft-Tools zu bevorzugen, um deren Kompatibilität zu gewährleisten. Schließlich hat SharePoint einige grafische Einschränkungen (insbesondere in Bezug auf Design und Anpassung) sowie einige funktionelle Einschränkungen. Nicht alle Anforderungen an Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement werden durch die Grundfunktionen von Sharepoint abgedeckt.  

Wie kann man die Grenzen von SharePoint mit Mozzaik365 überwinden?

Mozzaik365 ist eine natürliche Erweiterung von SharePoint (d. h. ein Plugin), mit dem Sie kollaborative Intranets erstellen können. Als solches fügt Mozzaik365 Funktionen zu SharePoint hinzu und ermöglicht es, sein volles Potenzial zu erreichen.

So bieten die von Mozzaik365 angebotenen Funktionen die Möglichkeit, bei der Nutzung von SharePoint 365 noch weiter zu gehen und neue Anwendungen zu schaffen:

• Dashboards: Mit dem Digital Workplace können Mitarbeiter an einem einzigen Ort nach Inhalten suchen und auf Communities und Anwendungen zugreifen;
• Nachrichtenwände: Sie können schöne News-Walls erstellen und die Vorteile der erweiterten Funktionen von Mozzaik365 in SharePoint nutzen, indem Sie Ihre News-Feeds nach Thema oder Zielgruppe ausrichten. Sie können auch Ihre LinkedIn-, Facebook-, Instagram- oder Youtube-Feeds in Ihre SharePoint- und Teamspaces integrieren. Das Ergebnis: optimierte Kommunikation;
• Unternehmensverzeichnis: Das Verzeichnis zeigt das Profil des Nutzers an und ermöglicht die Suche nach anderen Nutzern nach Name, Abteilung, Standort oder Fähigkeiten. Es kann für verschiedene Zwecke eingerichtet werden, z. B. um Mitglieder einer Abteilung oder neue Mitarbeiter vorzustellen, nach bestimmten Fähigkeiten zu suchen, Mitarbeiter zu verbinden usw;
• Community-Gruppen: Sie ermöglichen es, Menschen mit bestimmten Interessen und Fachkenntnissen zusammenzubringen, was Verbindungen zwischen den Mitarbeitern schafft und die Arbeit in der Ferne erleichtert;
• Zentralisierung von Dokumenten: Richten Sie einfach Ihr Suchzentrum mit den von Ihnen gewählten Filtern ein, um ein maßgeschneidertes Sucherlebnis zu erhalten und Ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren;
• HR-Intranet: zur Verbreitung von Nachrichten, internen Stellenangeboten, Mobilität;
• Etc.

Die Verwendung von Mozzaik365 kann daher die SharePoint-Erfahrung verbessern und optimieren, insbesondere in diesen spezifischen Bereichen:

• Interne Kommunikation ;
• Zusammenarbeit im Team ;
• Wissensmanagement.

🤔 Ansehen die Aufzeichnung unseres Webinars um alles über die Einrichtung eines Intranets mit SharePoint, seine Funktionen, seine Vorteile und die Überwindung der Grenzen dieses Tools zu erfahren!

Mozzaik365 und SharePoint: für einen attraktiven digitalen Arbeitsplatz

Mozzaik365 überwindet nicht nur die funktionalen Einschränkungen von SharePoint, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Inhalte zum Digitalen Arbeitsplatz beizutragen und ein benutzerdefiniertes Intranet zu erstellen, das den Anforderungen und Besonderheiten Ihres Unternehmens entspricht. Sie können die Kultur Ihres Unternehmens zum Leben erwecken, indem Sie ein ansprechendes Intranet mit einem modernen Design erstellen.

💡 Um mehr zu erfahren und alle guten Gründe für die Erstellung eines Intranets mit Sharepoint in Microsoft zu kennen, lesen Sie unseren speziellen Artikel!

Mozzaik365 und SharePoint 365 revolutionieren, kurz gesagt, die interne Zusammenarbeit in Unternehmen. Eine gut etablierte Kultur der Zusammenarbeit im Unternehmen kann sich positiv auf den Wissensaustausch (für 69 % der Mitarbeiter), die Produktivität des Teams (65 %), die allgemeine Motivation (60 %) und die Kreativität (59 %) auswirken.

Möchten Sie mehr wissen? Auf unserer Website finden Sie alle Informationen zur internen Zusammenarbeit.

Wie implementieren Sie SharePoint 365 in Ihrem Unternehmen?

SharePoint Online ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung. Sie ist im Microsoft-Abonnement enthalten und ermöglicht es den Mitarbeitern, überall und jederzeit auf ihre Dokumente und Informationen zuzugreifen.

SharePoint Server, seine lokale Version, kann mit einem Microsoft 365-Abonnement genutzt werden. Sie bietet den Unternehmen zusätzliche Funktionen. Die neueste Version stammt jedoch aus dem Jahr 2019 und erhält keine Updates mehr.  

Unabhängig von der gewählten Version ist SharePoint 365 vollständig sicher und kann über Berechtigungen freigegeben werden. Dies bedeutet, dass der Zugriff auf Dateien kontrolliert wird und jeder Mitarbeiter Änderungen an Dokumenten und den Fortschritt der Arbeit seiner Kollegen über den gemeinsamen Verlauf verfolgen kann.

Schlussfolgerung

Mit SharePoint können Unternehmen jeder Größe Intranets, Geschäftsanwendungen und Teamseiten erstellen, Dateien und Dokumente gemeinsam nutzen und die Übermittlung von Informationen erleichtern. Mit SharePoint kann die Verwaltung der Zusammenarbeit optimiert und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert werden, vor allem, wenn sie aus der Ferne arbeiten. In einer Zeit, in der die Kultur der Zusammenarbeit zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen wird, ist dies besonders wichtig. In der Tat ist für jeden vierten Arbeitnehmer eine Kultur der Zusammenarbeit gleichbedeutend mit einer innovativen Art und Weise, Probleme zu lösen (Ipsos/OpenMind Kfé-Studie).

Und mit Mozzaik365 können Sie die Leistungsfähigkeit von SharePoint durch erweiterte Funktionen voll ausschöpfen. Dies wird die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen weiter verbessern.