Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihren internen Kommunikationsplan erstellen (+ ein Bonusbeispiel)
51 % der Franzosen wünschen sich klarere Informationen über die Tätigkeit ihres Unternehmens. Daher wird die interne Kommunikation manchmal vernachlässigt. Sie spielt jedoch eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Eine schlechte Kommunikation führt nämlich zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und dazu, dass Ihre Talente das Unternehmen verlassen. Insbesondere in einem hybriden Arbeitsumfeld ist die interne Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Andererseits kann die Menge an Informationen, die Mitarbeiter an einem Tag erhalten, sehr hoch sein und es kann schwierig sein, ihre Aufmerksamkeit zu behalten. Laut einer Studie der Radicati Group erhält ein Mitarbeiter durchschnittlich 88 E-Mails pro Tag. Heute spricht man von Infobesessenheit: Informationsüberflutung. Deshalb ermöglicht es der interne Kommunikationsplan, zu entscheiden, welcher Kanal in welcher Art von Situation genutzt werden soll, und einen Rahmen für alle zu schaffen, die kommunizieren wollen.
Warum einen internen Kommunikationsplan erstellen?
Der interne Kommunikationsplan ermöglicht :
- Festlegung der Hauptlinien und Ziele der Kommunikationsmaßnahmen.
- Bereitstellung eines Fahrplans und eines Leitfadens für die Maßnahmen des Jahres.
- Festlegung eines Kurses für das Kommunikationsteam mit messbaren Zielen.
Die Kommunikation von oben nach unten ist notwendig, um die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, aber sie reicht nicht aus. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Rückmeldung von Informationen erleichtert wird und dass die Meinung der Mitarbeiter so oft wie möglich eingeholt wird. Die Maßnahmen der internen Kommunikation sind also komplexer geworden und müssen den neuen Erwartungen der Arbeitnehmer Rechnung tragen. Es besteht daher ein echter Bedarf, die Mitarbeiter in die interne Kommunikation einzubeziehen und ihr tägliches Handeln hervorzuheben.
Die Phasen der internen Kommunikation
1- Benennen Sie die Kommunikatoren
Kommunikation ist nicht die Sache einer einzelnen Person oder eines Teams. Je nach Thema können mehrere Personen an der Kommunikation beteiligt sein:
- Die Kommunikationsabteilung für alle Informationen über das Leben des Unternehmens. Dies geschieht in der Regel in Form von Newslettern, Artikeln im Intranet oder internen sozialen Netzwerken.
- Die Personalabteilung für rechtliche Informationen und bei gesundheitlichen Krisen über die einzuhaltenden Regeln. Dies geschieht in Form von Kurzinformationen, die in der Regel per E-Mail verteilt werden.
- Management, um zum Beispiel Zahlen oder strukturelle Informationen zu vermitteln. Es ist wichtig, dass die Unternehmensleitung mindestens einmal im Jahr vor den Mitarbeitern spricht und ihre Fragen beantworten kann. In hybriden Arbeitszeiten und aufgrund der fehlenden Möglichkeit, sich zu versammeln, bietet es sich an, Webcasts zu organisieren, in denen das Management spricht und das Video live an die Mitarbeiter übertragen wird. Vergessen Sie nicht, Zeit für Fragen und Antworten zu lassen, um Ihr Publikum nicht zu frustrieren.
- Die CSE , die über Ereignisse und das Leben des Unternehmens berichten wird.
- Mitarbeiter, die unbedingt in die interne Kommunikation einbezogen werden müssen.
2- Ziele definieren
Die Festlegung von Zielen sollte nicht willkürlich erfolgen. Um Ihnen zu helfen: Nehmen Sie SMART-Ziele an. Dieses Akronym ist nicht die englische Übersetzung von "intelligent", sondern: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch, Zeitlich definiert. Genauer gesagt:
- Spezifisch: Das Ziel muss klar und präzise definiert sein. Es muss also konkret sein. In dieser Phase sollte es beispielsweise nicht heißen "Mitarbeiter einbinden", sondern "Intranet-Traffic erhöhen".
- Messbar: Das Ziel muss quantifizierbar sein, damit festgestellt werden kann, ob es erreicht wurde oder nicht. Vermeiden Sie also "Steigerung des Intranetverkehrs", sondern "Steigerung des Intranetverkehrs um 10 %".
- Erreichbar: Was ist frustrierender als ein unerreichbares Ziel? Sie müssen wissen, ob Sie über die Mittel verfügen, um das Ziel zu erreichen oder nicht. Stellen Sie sich also die notwendigen Fragen zu Ihren materiellen und personellen Ressourcen und der Realität Ihres Marktes. "Habe ich genug Leute in meinem Team, um dieses Ziel zu erreichen? In diesem Fall lautet die Frage: "Habe ich in meinem internen Kommunikationsteam genug Leute, um Artikel zu schreiben?", "Ist mein Intranet-Tool leistungsfähig genug?
- Realistisch: Ihr Ziel muss vor allem kohärent und relevant sein. Ist es rentabel? Ist es nicht kontraproduktiv? Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, mit den Füßen auf dem Boden zu bleiben. In unserem Beispiel sollten Sie sich fragen: "Ist es realistisch und relevant, 10 % mehr Besucher pro Monat anzustreben, wenn Ihr Intranet gerade erst eingeführt wurde?
- Zeitlich definiert: Der letzte Schritt besteht darin, dem Projekt und dem Erreichen dieses Ziels eine Frist zu setzen. In unserem Beispiel werden Sie nicht mehr sagen "Steigerung des Intranet-Traffics um 10 %", sondern "Steigerung des Intranet-Traffics um 10 % in einem Jahr".
Das SMART-Ziel lautet daher: "Steigerung des Intranetverkehrs um 10 % in einem Jahr".
Sie können sich auch allgemeine Ziele setzen, aber diese sollten immer durch SMART-Ziele untermauert werden.
Zum Beispiel:
3- Identifizierung von Botschaften und Erstellung einer redaktionellen Linie
In einem großen Unternehmen kann die Kommunikationsabteilung allein nicht die Augen und Ohren eines jeden Teams sein. Daher ist es notwendig, dass mehrere Personen in der Lage sind, ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen. Das ist das Prinzip des Redaktionsausschusses.
Dieser Termin sollte in regelmäßigen Abständen stattfinden. Je nach Bedarf können Sie ihn monatlich oder vierteljährlich durchführen. Unter der Leitung des Beauftragten für interne Kommunikation kommen hier die wichtigsten Personen mit Informationen über ihre Abteilung zusammen. Er ermöglicht es der Kommunikationsabteilung, ihre redaktionellen und/oder digitalen Inhalte, wie z. B. den Newsletter, zu organisieren. In diesem Ausschuss ergreift jede Person das Wort, um ein oder mehrere Themen zu nennen, die sie hervorheben möchte, und es wird über das Interesse, den Zeitpunkt und die Kanäle diskutiert.
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitteilungen kohärent und wirkungsvoll sind, ist Ihr wichtigster Verbündeter die redaktionelle Linie. Sie muss die redaktionellen Konzepte und Säulen des redaktionellen Tons enthalten. Um die Unternehmenskultur zu verkörpern, muss der Ton entsprechend gewählt werden.
Nehmen wir als Beispiel die Einführung des monatlichen Newsletters:
- Humorvoll, unkonventionell, freundlich :
"Hallo Team,
Sie haben schon lange darauf gewartet, und nun ist es an der Zeit (Lachen und Felder), Ihnen den Dezember-Newsletter zu präsentieren!
Wir warten auf viele Rückmeldungen!
Bis bald!"
- Formell, erklärend, spielerisch :
"Hallo zusammen,
Wir freuen uns, den Dezember-Newsletter mit Ihnen zu teilen. Präsentation von Neuzugängen, tolle Produktvorstellungen des Monats, Feedback zu vergangenen Veranstaltungen... Hier finden Sie alle Neuigkeiten, die xcompany bewegt haben!
Viel Spaß beim Lesen."
5- Definition von Instrumenten und Kanälen
Jeder Kanal hat seine eigene Bedeutung und Zielsetzung. Im Folgenden wird erläutert, welcher Kanal für welchen Zweck genutzt werden kann:
- Interner Newsletter: um den Mitarbeitern über einen bestimmten Zeitraum die wichtigsten Nachrichten zukommen zu lassen.
- Intranet-Artikel: zur Weitergabe wichtiger Tagesnachrichten.
- Interne soziale Netzwerke: um gelegentlich Neuigkeiten auszutauschen, Glückwünsche zu übermitteln, in Gemeinschaften zu interagieren.
- Interne Anwendung: für die Kommunikation mit dem Außendienst.
Welche Instrumente benötigen Sie dann, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn Sie diese Instrumente auflisten, können Sie Ihr Marketingbudget aufstocken. Finden Sie die 11 internen Kommunikationsmittel, die Sie einsetzen sollten.
6- Einbindung der Mitarbeiter
Wie bereits erwähnt: Interne Kommunikation geht jeden etwas an. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen, können Sie nur gewinnen:
- Mehr Engagement der Mitarbeiter;
- Loyalere Mitarbeiter, die länger bleiben;
- Sammeln von Feedback ;
Gamification ist eine großartige Möglichkeit, dies zu erreichen. Indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, zu kommentieren, zu liken oder sogar zu posten, können Sie sie einbinden. Sie können zum Beispiel jeden Monat den engagiertesten Mitarbeiter wählen und ihm/ihr eine Plattform im Newsletter geben. Dies ist eine gute Möglichkeit, das Interesse der Mitarbeiter zu wecken und sie von der Unternehmensleitung zu überzeugen. Eine andere Idee: Bieten Sie den Mitarbeitern, die am meisten im internen Netzwerk gepostet haben, kleine Geschenke an. Es gibt viele Strategien, die man sich ausdenken und umsetzen kann, um seine Ziele zu erreichen.
7- Messung Ihrer Ergebnisse
Schließlich muss jeder Plan von Leistungsindikatoren begleitet sein. Was nützt es, Maßnahmen vorzuschlagen, wenn wir uns des damit verbundenen Erfolgs nicht sicher sein können? Hier sind einige KPIs (Key Performance Indicators), die Sie berücksichtigen sollten:
Messung der Mitarbeiterzufriedenheit :
- eNet Promoter Score: Sie können interne Umfragen durchführen, um die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen;
Messen Sie die Leistung Ihrer Mailings/Newsletters:
- Eröffnungskurs
- Durchklickrate
Messung der Leistung Ihres Intranets :
- Mittelbindungsrate
- Absprungrate
- Lesezeit
- Anzahl der Seitenaufrufe / Sitzung
Messung der Leistung einer internen Anwendung :
- Auslastungsrate
Hier finden Sie unsere gebrauchsfertige Vorlage für einen Kommunikationsplan.
Zu beachtende Dinge
📌 Kommunikationsbeauftragte benennen
📌 Festlegung der Ziele
📌 Botschaften identifizieren und eine Redaktionslinie erstellen
📌 Erstellen Sie Ihren Redaktionskalender.
📌 Werkzeuge und Kanäle definieren
📌 Mitarbeiter einbeziehen
📌 Messen Sie Ihre Ergebnisse
.png)
