Communication interne : les 11 outils indispensables

La communication interne, pourquoi ?

Parfois négligée au profit de l’externe, la communication interne joue un rôle essentiel. En effet, 51 % des Français souhaitent davantage d’informations claires sur les actions de leur entreprise (sécurité, stratégie, investissements…). La communication interne a plusieurs objectifs : motiver les collaborateurs, les impliquer et les informer. Cependant, il n’est pas rare que les informations offertes passent à la trappe et ne soient pas lues. Une enquête de DigitalRecruiters  montre que faire participer les collaborateurs augmente la satisfaction de ce dernier envers la communication de l'entreprise. Les chiffres sont frappants : 83% de ceux qui ont collaboré à la communication sont satisfaits contre 60% pour les autres.

Communiquer en interne permet de véhiculer des messages, de transmettre les valeurs de l'entreprise et d’engager les collaborateurs. Une bonne diffusion de l’information traduit la qualité du fonctionnement de l’entreprise. Dans les grandes entreprises où les collègues ne se connaissent pas toujours, la communication interne permet de créer du lien. Elle renforce le sentiment des collaborateurs d’avancer ensemble autour d’un objectif commun.  

Les types d’outils de la communication interne

Il existe plusieurs catégories d’outils de communication interne. Il est important de bien comprendre et bien choisir ses outils en définissant votre besoin. En effet, la bonne stratégie consiste à choisir des outils qui vous serviront sur le long-terme.

• Les outils de communication Top Down : ils correspondent aux outils permettant la diffusion d’information du Corporate aux collaborateurs. Parmi ces outils : la Digital Workplace via les murs d'actualités, le journal d’entreprise, la Newsletter, les Team Building…
• Les outils de communication Bottom Up : à l’inverse, ces outils servent à faire remonter l’information des collaborateurs vers le Corporate. Ils sont : les boîtes à idées, les sondages, les enquêtes…
• Outils d'onboarding : il s'agit de tous les outils permettant d'intégrer l'employé dans l'entreprise et ses équipes. Par exemple : le kit d'intégration, une plateforme de gestion des connaissances, un cours d'intégration numérique, etc.
• Les outils de communication transversale : ce sont les outils favorisant les échanges du quotidien, au sein des équipes, pour collaborer sur des projets. Globalement, on y retrouve tous les outils de collaboration. - Yammer, Teams, SharePoint entre autres.

🔎 Pour aller plus loin et définir votre stratégie de communication interne, voici 6 exemples décryptés

Les outils de communication interne

1) La Digital Workplace, bien plus qu’un intranet (Mozzaik365)

Alors que 82% des employés aimeraient que leur employeur en fasse davantage pour améliorer la qualité de leur expérience numérique au travail, la Digital Workplace semble être un atout de taille. Ainsi, mettre en place une Digital Workplace à l’ère du travail hybride est un prérequis. Cet outil a plusieurs atouts :  

• Renforcer la communication d'entreprise ;
• Mieux gérer la connaissance ;
• Favoriser la collaboration.

Offrir une Digital Workplace à ses collaborateurs permet ainsi de mieux communiquer les informations de l’entreprise. Les collaborateurs ont également la possibilité d’interagir et de prendre la parole pour être inclus dans la communication. De ce fait, la communication ascendante et descendante sont autant valorisées l’une que l’autre.  

Construire votre Digital Workplace à partir de votre bureau Microsoft est la meilleure stratégie. En effet, vous évitez la multiplication des outils, ce qui favorise son adoption. C'est ce que propose Mozzaik365 Digital Workplace : une extension de la suite Microsoft 365. Elle vous permet de créer rapidement et facilement un espace de travail numérique à la pointe de l'innovation et sans quitter votre environnement Microsoft. SharePoint est une solution native pour créer un intranet mobile et intelligent. Il permet aux employés d'être informés et connectés. En tant qu'extension, Mozzaik365 double la puissance de SharePoint en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en vous permettant de créer un design d'intranet plus attrayant et personnalisé.

2) Des réseaux sociaux d’entreprise pour mieux communiquer (Yammer)

80 % des grandes entreprises ont déjà lancé leur plateforme sociale. L'existence d'un réseau social d'entreprise (RSE) favorise la collaboration interne, l'adhésion à la culture d'entreprise et le développement des employés. Les échanges informels (même à distance) sont autant d'avantages des RSE.

Le réseaux social d’entreprise de Microsoft est Yammer. Dans les grands groupes et les moyennes entreprises, tous les collaborateurs n’ont pas l’occasion d’échanger directement. Yammer permet de faciliter la communication entre des personnes inconnus. Son objectif ? Favoriser les échanges dans l'organisation.

3) Optez pour la phygitalisation de vos lieux de travail (Steeple)

Savez-vous ce qu'est la phygitalisation ? Il s'agit d'une fusion entre le monde physique et le monde numérique. Dans le cadre de la communication interne, de nombreux éléments du lieu de travail peuvent être numérisés. Par exemple, les panneaux d'affichage, l'utilisation de tablettes tactiles ou de tableaux connectés...  

Par exemple Steeple est une solution phygitale de communication interne. Leur objectif est d’aider les entreprises à impliquer leurs collaborateurs dans la vie au travail. De ce fait, ils renforcent le lien entre les équipes. Ils proposent ainsi une solution de panneaux d’affichage dynamique pour que les salariés puissent prendre connaissance de l’information qui les intéresse, et interagir.

4) Boostez votre Employee Advocacy (Sociabble)

L'Employee Advocacy est la stratégie d'engagement la plus en vogue. En effet, les messages sont 24 fois plus partagés et ont une portée de 561% supérieure lorsque les employés en sont à l'origine (étudeSocial Media Today ). Cette technique consiste à transformer les employés en ambassadeurs de l'entreprise, tant en externe qu'en interne.  

En lançant des campagnes d' Employee Advocacy, vous formez vos équipes à prendre la parole sur les réseaux sociaux et à renforcer l'e-réputation de toute l'entreprise. L'idée sous-jacente est que les gens accordent plus de crédit au contenu publié par un employé qu'à celui d'une entreprise. Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre votre stratégie d'Employee Advocacy. Elle peut être mise en œuvre à partir de l'espace de travail numérique avec une solution comme Mozzaik365 qui intègre les flux des médias sociaux directement dans l'intranet. Les messages des employés sont ainsi mis en évidence en interne. Une autre option consiste à utiliser des plateformes externes comme Sociabble. Cette plateforme utilise la curation de contenu pour faciliter les interactions sur les réseaux sociaux.

5) Profitez d’un espace Vidéo (Ioga et Playplay)

Une vidéo est partagée 6 fois plus qu'une image. Ainsi, la vidéo est un support souvent sous-exploité et c’est une erreur. Encore peu utilisé, il existe une réelle opportunité de se lancer dans le montage vidéo. Si vous souhaitez créer des vidéos de communication interne et marque employeur, vous pouvez opter pour un logiciel tel que Playplay qui rend la vidéo accessible à tous.  

En revanche, dans le cadre d’un déploiement de votre stratégie de gestion de la connaissance, Ioga peut vous être très utile. C’est un logiciel qui vous permet de créer des vidéos de captation de connaissances sous forme de question réponse. L’outil va même plus loin en permettant le chapitrage pour segmenter vos vidéos.

6) Harmonisez les signatures de mail (Letsignit)

Des signatures de mail harmonisées offrent une meilleure visibilité à l’entreprise. En accord avec la charte graphique, elles donnent une réelle unité et permettent de partager des éléments tels que des articles, des événements… En soit, la signature de mail est une véritable carte de visite pour l’entreprise. La soigner est donc essentiel. Vous pouvez la créer sur un Word et user du bon vieux copier-coller, mais pour plus de qualité certains outils spécialisés existent. C’est le cas de Letsignit qui permet de synchroniser votre annuaire comme Azure AD avec vos signatures. Ainsi, vous êtes sûrs qu’elles sont toujours à jour !

7) Tenez-vous informé avec la Newsletter (Sarbacane)

Il n’est pas rare que les entreprises incluent la Newsletter externe à destination des clients ou prospects dans leur stratégie. Cependant, elles oublient parfois l’importance d’une Newsletter interne à destination des collaborateurs. Pourtant, c’est bien elle qui permet de faire passer les messages importants au sein de l’entreprise. Cela permet également de renforcer le sentiment d’appartenance et l’adhésion à la culture d’entreprise. Pour créer des Newsletters de qualité vous pouvez recourir à des outils comme Sarbacane. Ce logiciel d'emailing français vous fournit des modèles d’emails et permet de suivre les KPI de vos envois.

8) Sondage interne (Mozzaik365)

L'évaluation de la motivation et de la satisfaction n'est pas à négliger. Quoi de mieux qu'une enquête interne pour y parvenir ? Celle-ci vous permettra certainement d'évaluer votre Employee Net Promoter Score et de mettre en place des actions correctives. C'est également un excellent moyen d'inclure les employés dans les décisions en leur demandant leur avis sur certains sujets. Mozzaik365 offre cette option et la possibilité d'inclure des boîtes à idées dans les intranets d'entreprise. De cette manière, vous permettez aux employés de partager leurs idées. Vous pouvez ensuite les soumettre à un vote pour faire ressortir les idées les plus pertinentes.

9) Un outil de collaboration (Teams et Mozzaik365)

Le travail collaboratif a de nombreuses vertus telles que le gain de temps, la satisfaction des salariés, la baisse du turnover… Parmi les bonnes pratiques du travail collaboratif, se trouve le choix du bon outil. Microsoft Teams ou encore SharePoint sont des logiciels de collaboration indispnsable. Ils vous permettent de travailler à distance et de manière asynchrone sur des documents, d’échanger par chat ou visioconférence, de planifier des tâches, créer des équipes de travail… Bref, le fondement nécessaire au travail d’équipe. Mozzaik365 vient ajouter des fonctionnalités à cela. En effet, l’extension centralise les outils collaboratifs et favorise les échanges. Comment ? Grâce à l’aide à la contribution, l’usine à site, l’intégration de composant Teams ou encore  une plateforme de gestion de la connaissance.

Un autre outil qui semble évident pour mieux collaborer : la messagerie. C’est un outil clé de la communication interne ! Toute entreprise doit disposer d’un moyen de contacter ses collègues sans submerger sa boîte mail. La messagerie n’est pas seulement le moyen de partager des messages, mais également des documents ou même de communiquer de manière plus informelle avec des GIFs ou des emojis. Microsoft Teams excelle en la matière.  

📌 Pour aller plus loin, découvrez les bonnes pratiques du travail collaboratif

10) Embarquement numérique (HeyAxel)

Avec l'essor du télétravail, de nombreuses entreprises doivent désormais procéder à l'intégration de leurs nouveaux employés à distance. Il s'agit donc d'une étape cruciale du parcours de l'employé qui ne doit pas être négligée. Selon Payfit, un Onboarding raté coûte 7 000 € et les premiers moments dans l'entreprise sont ceux où la recrue décide de rester dans l'entreprise ou non. HeyAxel est une plateforme d'Onboarding qui permet de planifier et de suivre l'intégration des recrues. Leur véritable force est d'offrir une expérience qui s'intègre à 100% dans votre environnement de travail, y compris Teams.

11) Offre de postes (Welcome to the Jungle)

L’enjeu principal d’une entreprise est d’attirer les meilleurs talents. Pour cela, beaucoup d’aspects entrent en jeu : image de l’entreprise, marque employeur, attractivité du secteur… Les candidats accordent de plus en plus d’importance aux valeurs d’entreprise. 44% des candidats prennent en compte les valeurs de l'entreprise dans leur choix. La plateforme d'offres de postes Welcome to the Jungle les retranscrit à travers des fiches entreprises, des descriptions et des articles. Avoir une page Welcome to the Jungle est donc un atout primordial pour faire rayonner votre entreprise auprès des candidats. Ainsi, ces derniers sont plus imprégnés de la culture d’entreprise et vous maximisez le nombre de candidatures reçues.

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Ce qu'il faut retenir

📌 Choisissez un outil qui recouvre un maximum de vos besoins ;

📌 Demander à vos collaborateurs de participer ;

📌 Créer une phase de test avant d’adopter un nouvel outil ;

📌 Mesurer la productivité après intégration d’un nouvel outil.