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Le terme " intranet " désigne un réseau informatique privé (aussi appelé " réseau interne ") mis en place par une organisation (école, entreprise, association, etc.). Cette plateforme en ligne facilite principalement le partage d' informations et de documents (souvent confidentiels) de manière sécurisée et fluide.
En d'autres termes, il s'agit d'un outil qui facilite le partage des connaissances en centralisant l'ensemble du savoir en un seul endroit. Un allié de taille pour toute entreprise pratiquant le travail hybride!
Dans cet article, nous vous détaillons les principales fonctionnalités d’un intranet et les différentes façons de l’utiliser.
Pourquoi mettre en place une solution intranet dans son entreprise ?
On l’aura compris : il est impossible de parler d’espace de travail numérique ou de Digital Workplace sans parler d’intranet ! Mais alors, quelles sont les principales fonctionnalités d’un intranet ?
Avant tout, la mise en place d’un intranet d’entreprise permet d’encourager la communication interne et la transparence. Comment ? En donnant la possibilité aux collaborateurs de partager simplement certains documents internes clés, comme des documents financiers, des notes de réunion, des présentations, etc.
💡 Le bon réflexe : intégrer un moteur de recherche à son intranet afin de faciliter la recherche d’informations.
- En réduisant le temps de recherche des employés et en facilitant la collaboration interne, l’intranet optimise les processus de travail. Cet outil permet également de mettre à disposition de tous des modèles de documents afin d’éliminer certaines tâches répétitives. Une façon simple de booster l’efficacité des équipes et de fluidifier leur gestion des tâches !
- Disposer d’un portail intranet permet aussi d’impliquer les collaborateurs et de solliciter leur avis, en leur soumettant par exemple des sondages, des formulaires, etc. Avec un intranet, les collaborateurs ont aussi l’opportunité de mettre à jour les fichiers partagés régulièrement.
- La mobilité interne est par ailleurs facilitée avec cet outil, qui permet de diffuser en quelques clics les dernières offres d’emploi proposées par l’entreprise.
- De manière générale, un intranet permet de renforcer sa culture d'entreprise et sa cohésion des équipes. En effet, cette plateforme en ligne offre la possibilité aux collaborateurs de créer du lien en facilitant les interactions (à l’aide d’un espace social proposant des quizz, une messagerie instantanée, etc). Elle permet également de faire la promotion des évènements internes de l’entreprise, d’annoncer les nouvelles arrivées dans l’entreprise, les mouvements internes…
☝️ Le conseil de Mozzaik365. N’hésitez pas à déployer un intranet qui vous ressemble. Celui-ci doit refléter vos valeurs et incarner votre ADN - en reprenant par exemple votre univers graphique.
Exemple d’intranet d’entreprise : comment créer un bon contenu intranet ?
Commençons par les évidences : le bon contenu intranet est avant tout pertinent - comprendre par là « nécessaire ». Évitez de « communiquer pour communiquer » : l’attention de vos collaborateurs est précieuse. Votre intranet doit leur permettre d’accéder à des informations essentielles.
En pratique, un contenu intranet doit toujours répondre à un objectif. Il peut s’agir par exemple de valoriser une équipe ou un collaborateur en mettant en avant la réussite d’un projet. Autre objectif possible : partager l’actualité de l’entreprise en annonçant l’arrivée ou le départ d’un collaborateur, une nouvelle mesure mise en place dûe au covid, etc.
Voici pour nous les bonnes pratiques à connaître et à mettre en place :
- Premier réflexe à adopter quand on souhaite optimiser sa communication interne : donner des rendez-vous réguliers pour créer et conserver l’intérêt des collaborateurs. Par exemple, choisissez un jour dédié à la publication des nouvelles de l’entreprise et tenez-vous-y ! Ce conseil vaut également pour la diffusion des newsletters internes. Plus vous enverrez votre communication à un moment précis de la semaine, plus cet envoi sera attendu par les équipes.
- Faites en sorte de proposer un contenu attractif - aussi bien sur le fond que sur la forme de votre message. N’hésitez pas, pour ce faire, à demander conseil aux experts marketing de votre équipe. Plus votre contenu sera agréable à lire, plus vous obtiendrez une audience intéressée et fidèle.
💡 De manière générale, l’expérience utilisateur offerte par le portail intranet doit être ergonomique et agréable. Notre solution vous permet de créer une Digital Workplace entièrement intégrée à votre univers Microsoft 365.
- Conçu pour favoriser le travail collaboratif, l’espace intranet est, par définition, un lieu d’échanges. À ce titre, n’hésitez pas à proposer un contenu interactif qui donne la possibilité à vos équipes d’interagir avec vous. La communication ne doit pas être unilatérale !
☝️ À retenir ! Aussi pratique soit-il, un intranet n’est véritablement utile que lorsqu’il est utilisé par les équipes. Prenez le temps de valoriser cet outil auprès de vos collaborateurs à l’aide de campagnes de communications dédiées.
Exemple d’intranet d’entreprise : les différents usages possibles
Gestion de la connaissance, communication interne ou RH… Un intranet peut avoir de multiples usages aussi différents que complémentaires.
Un intranet RH pour faciliter la collaboration
Comme évoqué plus haut, l’intranet d’entreprise est un allié RH qui permet de faciliter le travail des ressources humaines. En créant un portail de communicationRH spécifique à votre entreprise, vous pourrez notamment :
- Centraliser toute la documentation RH des collaborateurs au même endroit (contrat de travail, fiches de paie, documents personnels, etc).
- Communiquer sur les évènements de l’entreprise (séminaires, conférences, pots de départ, anniversaire d’entreprise, déjeuner/dîner d’équipes, ateliers…)
- Promouvoir les offres d’emploi internes de manière à encourager la mobilité au sein de l’entreprise.
- Mettre en avant les collaborateurs et favoriser la cohésion d’équipe en diffusant des portraits d’employés, un trombinoscope d'entreprise, etc.
- Faciliter le processus d’Onboarding en mettant à disposition des nouvelles recrues toute la documentation nécessaire via l’intranet : documents administratifs, documents concernant l’entreprise (guide sur l’entreprise, ses valeurs…), etc.
- Centraliser tous les outils de collaboration et logiciels mis à la disposition des collaborateurs sur l’intranet.
☝️ L'astuce Mozzaik365 : si vous manquez d’inspiration, n’hésitez pas à demander ouvertement à vos collaborateurs de vous indiquer les contenus qu’ils aimeraient voir sur leur portail intranet. N’oubliez pas cette règle d’or : plus un contenu est pertinent, plus il est lu !
