Was Sie über Viva Insights wissen müssen

Seit mehreren Jahrzehnten ist die Arbeitswelt von vielen tiefgreifenden Umwälzungen geprägt. Vor dem Hintergrund dieses ständigen Wandels suchen die Unternehmen nach Möglichkeiten, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu optimieren und gleichzeitig ihr Wohlbefinden zu gewährleisten. Laut einer Ifop-Studie sind 81 % der französischen Arbeitnehmer im Jahr 2020 der Meinung, dass das Wohlbefinden der Mitarbeiter für die Unternehmen eine Priorität darstellt.

Zu diesem Zweck hat Microsoft Viva Insights ins Leben gerufen, eine Plattform, die Unternehmen helfen soll, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter zu verstehen und zu verbessern.

Viva Insights ermöglicht die Sammlung und Analyse von zuvor anonymisierten Daten aus einer Vielzahl von Quellen. Jede Berechnung, die Viva Insights vornimmt, basiert auf Daten, die durch das Sammeln und Untersuchen der Metadaten von E-Mails, Meetings, Anrufen und Instant Messages gewonnen werden, wie z.B. deren Start- und Endzeiten und Betreffzeilen. Mit anderen Worten: Viva Insights automatisiert, was sonst eine mühsame Aufgabe wäre; diese automatischen Berechnungen bieten Transparenz über die Gewohnheiten der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Funktionen und Vorteile von Viva Insights vor. Wie kann dieses Tool den Mitarbeitern helfen, ihre Zeit besser zu verwalten? Wie fördert es die Zusammenarbeit? Und wie können Sie es in Ihrem eigenen Unternehmen einsetzen?

Was ist Viva Insights?

Viva Insights ist ein Tool zur Analyse von Arbeitsplatzdaten, das entwickelt wurde, um die täglichen Aktivitäten von Microsoft 365-Nutzern zu messen. Es lässt sich in Microsoft Teams integrieren und bietet Einblicke in die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Zeit nutzen, miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten.

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Viva Insights bietet auch Analysen zur Gesundheit und zum Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie Empfehlungen zur Verbesserung der Produktivität und Arbeitszufriedenheit.

Vertraulichkeit bleibt der Schlüssel: Viva Insights analysiert nicht den Inhalt von E-Mails, Meetings oder Anhängen. Es ist kein Überwachungsinstrument, sondern ein Kontroll- und Analysewerkzeug, das zuverlässige Indikatoren für die Optimierung der Arbeit der Mitarbeiter liefert.

⚙️ Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über Engagement der Mitarbeiter, das Geheimnis der Produktivität.

Wie Viva Insights funktioniert

Viva Insights sammelt anonymisierte Daten (Kommunikationsgewohnheiten, Arbeitsbelastung, Zeiten höchster Produktivität usw.) aus Teams, Outlook und LinkedIn. Sobald diese Daten gesammelt wurden, analysiert die Plattform sie, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. Anschließend werden benutzerdefinierte Dashboards erstellt, die den Benutzern helfen, ihre Arbeitsgewohnheiten zu verstehen.

All dies geschieht unter Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit der persönlichen Daten.

Viva Insights ermöglicht insbesondere ein besseres Verständnis der folgenden Aspekte:

• Einbindung der Arbeitnehmer und Produktivität;
• Wege der Kommunikation innerhalb des Unternehmens ;
• Grad der Interaktion zwischen Kollegen und externen Dritten.

Dieses bessere Verständnis sollte den Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesondere wenn es um die Arbeitsorganisation geht.

Kurz gesagt, Viva Insights nutzt konkrete Daten, um relevante Informationen zu liefern, die zur Umsetzung einer besseren Arbeitsorganisation genutzt werden können.

Die verschiedenen Tools und Funktionen, die angeboten werden

Viva Insights bietet die folgenden Funktionen:

• Datenerhebung: Die gesammelten Informationen können aus einer Vielzahl von Quellen stammen und sich auf den E-Mail-Verkehr, geschäftliche Interaktionen, Sitzungen usw. beziehen. Sie bieten einen Überblick über die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter.

Viva Insights verwendet :

- Informationen zum E-Mail-Element: Metadaten, einschließlich Zeitstempel der E-Mail, Absender, Empfänger und "gelesen"-Signal, Aktionen anderer Nutzer, die Ihre E-Mail erhalten, z. B. ob sie Ihre E-Mail geöffnet haben.

- Informationen zum Kalenderelement: Typ (Besprechung oder Termin), Status (besetzt, frei, abwesend, vorübergehend), Kategorie, Thema, Dauer, Teilnehmer

- Informationen aus Teams: Viva Insights zählt Audioanrufe, Videoanrufe und Unterhaltungen, die Nutzer in Teams führen, als kollaborative Aktivitäten.

- SharePoint OneDrive-Daten: Viva Insights zeigt die Anzahl der OneDrive- und SharePoint-Dokumente an, an denen gearbeitet wurde.

• Datenanalyse: Viva Insights verwendet fortschrittliche Algorithmen, um Muster und Trends zu erkennen.
• Dashboards: Das Tool erstellt individuelle Dashboards für Mitarbeiter und Manager. In diesen Tabellen werden die gesammelten Daten übersichtlich dargestellt, um ein besseres Verständnis und eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.  
• Empfehlungen: Viva Insights bietet personalisierte Empfehlungen (basierend auf den gesammelten Daten), die den Nutzern helfen, ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden zu optimieren. Zum Beispiel: Die Plattform kann vorschlagen, Pausen zu machen, Meetings zu organisieren, Momente der Konzentration zu planen...

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Die Vorteile von Viva Insights für Unternehmen

Unternehmen sind immer auf der Suche nach neuen Wegen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu optimieren und gleichzeitig ihre Work-Life-Balance zu erhalten. Viva Insights bietet ihnen die folgenden Vorteile:

• Verbessern Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter durch die Erfassung und Analyse relevanter Daten;
• Stärkung des Engagements und der Arbeitszufriedenheit;
• Bessere Verwaltung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter;
• Bessere Messung der Auswirkungen des organisatorischen Wandels;
• Daten nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen.

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Viva Insights betrifft

Die Verwendung von Viva Insights wirft berechtigte Bedenken auf, insbesondere im Hinblick auf die Privatsphäre der Mitarbeiter.

Die von Viva Insights gesammelten Daten werden zu 100% anonymisiert und aggregiert, um die Privatsphäre zu schützen. Das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die Daten und ist in der Lage, auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Datenschutzrichtlinien zu definieren.

Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, wie z.B. der RGPD-Verordnung, wird ebenfalls gewährleistet, um die Sicherheit der gesammelten Informationen zu garantieren.

Wie kann ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Instrument gewährleistet werden?

Vor allem ist es wichtig, die Mitarbeiter zu informieren und einzubeziehen. Sie müssen wissen, wie Viva Insights genutzt wird und wie ihre Daten erhoben und verwendet werden. Transparenz und die Zustimmung der Mitarbeiter müssen die Schlagworte bleiben.

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Darüber hinaus muss sich das Unternehmen verpflichten, die gesammelten Daten nach ethischen Gesichtspunkten zu verwenden. Die mit dem Instrument gesammelten Informationen dürfen nicht zur Überwachung oder Bestrafung von Mitarbeitern verwendet werden. Das Ziel bleibt, sich auf die Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit zu konzentrieren und ein Umfeld des Vertrauens zu schaffen.

Schließlich muss das Unternehmen gewährleisten können, dass die von Viva Insights erhobenen Daten anonymisiert und unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Wie können Sie Viva Insights in Ihrem Unternehmen einführen?

Die Einrichtung von Viva Insights erfordert eine sorgfältige Planung.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

1. Legen Sie klare Ziele fest : Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen? In welchen spezifischen Bereichen wollen Sie sich verbessern? Geht es um das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit im Team? Definieren Sie messbare Ziele und entwickeln Sie eine entsprechende Strategie.
2. Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter: Eine effektive Kommunikation ist für die erfolgreiche Einführung von Viva Insights unerlässlich. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die Vorteile der Plattform, die Verwendung ihrer Daten und die Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Daten informieren.

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3. Schrittweise Einführung: Wir empfehlen, Viva Insights schrittweise einzuführen. Beginnen Sie mit einer bestimmten Abteilung oder einem Team, um die Auswirkungen zu bewerten und Feedback einzuholen. Dieser Ansatz hilft dabei, Anpassungen zu identifizieren, die vor einer breiteren Einführung vorgenommen werden müssen.
4. Ergebnisse überwachen: Um den Nutzen von Viva Insights zu maximieren, ist es wichtig, die erzielten Ergebnisse regelmäßig zu überwachen und zu bewerten. Nutzen Sie die Dashboards und Berichte, die das Tool bereitstellt, um die Auswirkungen auf die Produktivität, die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu messen.

Zu beachtende Dinge

Viva Insights ermöglicht die Nutzung von Unternehmensdaten, um tiefgreifende Erkenntnisse zu gewinnen und gleichzeitig die Arbeitsorganisation und die Work-Life-Balance zu verbessern.

Wohlbefinden der Mitarbeiter, Arbeitsbelastung, Interaktionen, beruflicher Austausch... Es können zahlreiche Indikatoren gemessen und analysiert werden.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass Viva Insights als Instrument zur Verbesserung der Produktivität und nicht als Mittel zur Überwachung oder Kontrolle eingesetzt werden sollte. In dieser Hinsicht müssen die Daten und die Privatsphäre der Nutzer vom Unternehmen geschützt werden.