5 Microsoft Teams Anwendungsfälle, die Sie kennen sollten

Wussten Sie schon? Teams, die kollaborative Kommunikationsanwendung von Microsoft, hat viele Facetten zu bieten. Entgegen der landläufigen Meinung istMicrosoft Teams nämlich nicht auf Videokonferenzen beschränkt.

Stattdessen bietet diese Lösung eine breite Palette von Funktionen, die nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die interne Zusammenarbeit und sogar das Wissensmanagement erleichtern .

Möchten Sie das Beste aus Teams herausholen? Mozzaik stellt einige der wichtigsten Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Teams vor, um Ihren Horizont zu erweitern. Lesen Sie das Folgende aufmerksam durch.

Teams, die erfolgreiche Kollaborationsplattform von Microsoft

Die von Microsoft im Jahr 2016 eingeführte kollaborative Kommunikationsanwendung Teams hat sich seitdem zu einer echten Erfolgsgeschichte entwickelt. Im Januar 2022 überschritt die Plattform, die hybrides Arbeiten erleichtern soll, sogar die Marke von 270 Millionen monatlich aktiven Nutzern.

Microsoft Teams ist bei Unternehmen besonders beliebt. Die Software ermöglicht es Ihnen, durch die Integration zahlreicher Funktionen eine nahtlose, maßgeschneiderte digitale Arbeitsumgebung zu schaffen.

Teams können für Besprechungen, Webinare, asynchrone Konversationen, Dateifreigabe, hybride Arbeitsräume, Telefonanrufe und den Zugriff auf Geschäftsanwendungen genutzt werden.

Aber sehen wir uns an, wie Teams "im wirklichen Leben" eingesetzt werden können.

Anwendungsbeispiel 1: Verwaltung von Projekten in Teams

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, reibungslos zu interagieren, Informationen problemlos auszutauschen und sich schnell zu organisieren. Dies ist schwierig zu erreichen, wenn die Mitglieder des Projektteams nicht im selben Büro sitzen oder wenn es mehrere Beteiligte gibt.

Was ist die Lösung für die einfache Verwaltung Ihrer komplexesten Projekte? Erstellen Sie ein Team oder einen eigenen Kanal in Teams , um alle beteiligten Personen zusammenzubringen. Sie können dann asynchron über den Diskussionsstrang kommunizieren , Videokonferenzen direkt in Teams organisieren und dank gemeinsamer Besprechungsnotizen sogar den Überblick über Ihren Austausch behalten.

Aber das ist noch nicht alles. Dieser virtuelle Raum ermöglicht Ihnen auch die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten mit SharePoint 365. Wenn Sie ein Mozzaik365 Digital Workplace-Benutzer sind, können Sie mit der EDM-Funktion (Electronic Document Management) ganz einfach eine Wissensdatenbank in SharePoint erstellen. Das Ziel? Der Aufbau einer echten kollektiven Enzyklopädie durch die Erleichterung von Beiträgen auf der einen Seite und den Zugang zu Wissen auf der anderen Seite.

Als zusätzlichen Bonus können Sie die Aktionen Ihrer Teammitglieder koordinieren, indem Sie deren Aufgaben über Aufgaben planen und einen gemeinsamen Kalender einrichten.

Kommt Ihnen das alles ein bisschen abstrakt vor?

Stellen Sie sich z. B. ein internationales Ausstellungsprojekt vor, an dem Personen aus der ganzen Welt beteiligt sind. Mit Teams können Projektleiter, Kuratoren, Bühnenbildner und Künstler die umgekehrte Planung der Veranstaltung visualisieren. Sie können auch in Echtzeit auf eine aktualisierte Liste der Werke und allgemeine Anweisungen zur Erhaltung der Werke und zur Sicherheit des Publikums zugreifen. Es können auch Kanäle eingerichtet werden, um in kleinen Gruppen über bestimmte Themen zu diskutieren (Versicherung, Transport von Kunstwerken, Installationsort, Organisation der Eröffnung usw.). Also keine künstlerischen Unklarheiten!

Anwendungsbeispiel 2: Interne Kommunikation mit Teams

Interne Kommunikation ist ein wesentlicher Hebel für das Engagement der Mitarbeiter und den Zusammenhalt im Team. Laut einer INside-OpinionWay-Umfrage hat jedoch jeder zweite Mitarbeiter das Gefühl, dass sein Management nicht ausreichend mit ihm kommuniziert, jeder dritte Mitarbeiter sagt, dass er nicht richtig informiert wird, und 20 % der Befragten geben an, dass sie nicht einmal über die Informationen verfügen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Teams ist die richtige Antwort auf die Schwierigkeiten, die große Unternehmen bei der internen Kommunikation haben. Die Kommunikationsabteilung oder die Personalabteilung kann auf der Plattform einen eigenen Kanal für die interne Kommunikation einrichten. Nachrichten und wichtige Dokumente werden so zentralisiert und hervorgehoben. Noch besser ist, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, durch Kommentare zu reagieren. Dies wird ihr Engagement stärken.

Konkret können Sie Teams nutzen, um Ihre Mitarbeiter über den Fortschritt der wichtigsten Projekte Ihres Unternehmens zu informieren. Nutzen Sie es auch, um wichtige administrative Änderungen in Ihrem Unternehmen zu erklären. Die Mitarbeiter werden die Vorteile ihrer Krankenversicherung, die neue Urlaubsregelung des Unternehmens, die Ankündigung von Telearbeit oder die Regeln für die Zuteilung von Essensgutscheinen viel besser verstehen, wenn ihnen diese Informationen von den zuständigen Abteilungen bereitgestellt werden.

Auch hier bietet der Mozzaik365 Digital Workplace einen echten Mehrwert für die Microsoft-Umgebung. Durch die Integration von Teams in Ihr Intranet können Ihre Benutzer alle Unterhaltungen, die in ihren verschiedenen Teams-Arbeitsbereichen stattfinden, leicht finden. Ein echtes Plus für die Erfahrung der Mitarbeiter und eine erhebliche Zeitersparnis.

Machen Sie sich Sorgen, dass Sie Ihre Teammitglieder ermüden, wenn Sie zu viele Nachrichten in Ihrem internen Kommunikationskanal veröffentlichen? Priorisieren Sie die Inhalte und erstellen Sie eine Registerkarte für den schnellen Zugriff auf Ihr Intranet direkt in Teams. Mit Microsofts Viva Connection können Sie dann Ihr Intranet in Teams integrieren und Ihre Kommunikation zentralisieren. Auf diese Weise können Sie interessierten Mitarbeitern zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen, ohne dass die Gefahr besteht, andere Mitarbeiter zu langweilen.

Anwendungsbeispiel 3: Onboarding neuer Mitarbeiter über Teams

Das Onboarding ist ein strategischer Schritt. Er trägt zur Bindung von Talenten bei und beeinflusst das zukünftige Engagement neuer Mitarbeiter.

Laut einer Studie von Go2nextlevels und OfficeVibe behalten Arbeitgeber, die einen Onboarding-Prozess einführen, doppelt so viele Mitarbeiter wie solche, die dies nicht tun. Außerdem arbeiten 58 % der neu eingestellten Mitarbeiter, die einen Onboarding-Prozess durchlaufen haben, drei Jahre nach ihrem Eintritt immer noch im Unternehmen. Um Ihre Talente zu halten, ist es daher wichtig, sich um ihr Onboarding zu kümmern.

Mit Teams können Sie sich auf die Ankunft Ihrer neuen Mitarbeiter vorbereiten, Ihren Onboarding-Prozess systematisieren und das Onboardingvon Talenten, die in Ihr Unternehmen kommen, flüssiger gestalten.

Mit der erweiterten Suchleiste von Teams können neue Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks nach einem internen Experten suchen. Aber das ist nicht der einzige Vorteil von Teams in Bezug auf Onboarding.

Um die Integration von Neuankömmlingen zu erleichtern, sollten Sie deren Ankunft in der Praxis allen Mitgliedern der Organisation ankündigen, indem Sie eine Nachricht in Ihrem Hauptkanal für Teams veröffentlichen.

Vergessen Sie außerdem nicht, einen Onboarding-Pfad direkt in Teams zu erstellen, indem Sie Informationen, Dokumente, Lernvideos und andere Schulungen in einem einzigen Teams-Kanal für neue Mitarbeiter sammeln. Erstellen Sie dazu ein Teams-Team nach Abteilung und verwenden Sie Wikis oder OneNote-Dokumente, um wichtige Daten über die Aktivitäten der jeweiligen Abteilung zu sammeln. Einfach und effektiv.

Und schließlich sollten Sie darüber nachdenken, über die Teams hinaus die Werte Ihres Unternehmens in Ihrem Intranet zu verbreiten. Auf diese Weise können sich neue Mitarbeiter mit der Kultur Ihres Unternehmens vertraut machen. Dies ist ideal, um ihr Engagement zu stärken.

🤔 Ebenfalls zum Thema Unternehmenskultur zu entdecken ist unser Artikel über die 6 wichtige Schritte zur Schaffung einer starken Unternehmenskultur!

Anwendungsbeispiel 4: Organisieren einer Veranstaltung in Teams

Große Veranstaltungen (Seminare, Produkteinführungen, Konferenzen usw.) sind wertvolle Gelegenheiten, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und eine transparente interne Kommunikation zu gewährleisten. Die Organisation von Veranstaltungen ist jedoch nicht immer einfach, insbesondere in einem gemischten Arbeitsumfeld oder wenn Teams in verschiedenen Ländern ansässig sind.

Und was ist die Lösung? Organisieren Sie Live-Video-Events auf Microsoft Teams! Die Plattform ermöglicht es Ihnen, ein Live-Event so einfach zu planen wie ein Teams-Meeting. Sie haben die Möglichkeit, mit einem internen oder externen Publikum von bis zu 10.000 Personen zu interagieren.

Einige Unternehmen nutzen Team-Events, um ihren Mitarbeitern wichtige Änderungen mitzuteilen. Die Unternehmensleitung kann live zu allen Mitarbeitern sprechen und ihre Fragen per Chat beantworten. Natürlich können Team-Events auch in anderen Kontexten eingesetzt werden, z. B. für Schulungen.

💡 Finden Sie heraus wie Sie Ihre Teams-Videoveranstaltungen mit Microsoft Whiteboard optimieren können optimieren können, lesen Sie unseren Blog-Beitrag.

Anwendungsbeispiel 5: Bereitstellung von Kommunikationsmaterialien über Teams

Die Zugänglichkeit von Informationen ist eine Voraussetzung für die Produktivität der Mitarbeiter. Dies gilt insbesondere für Vertriebsteams und Kommunikatoren. Um einen Vertrag zu unterzeichnen oder einen schlechten Buzz zu bewältigen, müssen diese beiden Kategorien von Mitarbeitern in der Lage sein, ohne Verzögerung auf die entsprechenden Kommunikationsmedien zuzugreifen.

Zum Glück haben Ihre Mitarbeiter mit Teams schnellen Zugriff auf ihre Dateien, auch wenn sie unterwegs sind. Ihre Vertriebsmitarbeiter können zum Beispiel ihren Produktkatalog, den Veranstaltungskalender oder ihre Kundenpräsentationen mit einem Klick finden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um effizient zu arbeiten, insbesondere auf Messen und Ausstellungen, wo die Zeit von entscheidender Bedeutung ist.

Ihre Kommunikationsabteilung ihrerseits kann mit Teams schnell auf alle Materialien zugreifen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt: Corporate Identity und Styleguide, Logo, PowerPoint-Präsentationsvorlagen , Briefpapier, Standard-E-Mail-Signatur, Veröffentlichungsvorlagen für soziale Netzwerke oder eine Anleitung für Beiträge auf LinkedIn.

🚨 Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag, um alle Geheimnisse der Aufgaben in Teams zu planen!

Das letzte Wort

Wie Sie sehen, ist Microsoft Teams mit seinen zahlreichen Funktionen die Anwendung, die die interne Kommunikation, die interne Zusammenarbeit und das Wissensmanagement auf die nächste Stufe hebt.

Für ein optimales Benutzererlebnis kann der Mozzaik365 Digital Workplace über Viva Connection in Teams integriert werden. Ein Muss.