Offrir une bonne expérience numérique

aux salariés : le guide

Et pour cause, la façon dont les salariés perçoivent et vivent leur travail tout au long de leur parcours dans l'entreprise a un impact direct non seulement sur leur engagement et leur loyauté , mais aussi l'attrait de leur employeur aux yeux des recrues potentielles.

Dans une période marquée par la transformation digitale et l'essor du travail hybride, une dimension de l'expérience collaborateur devient essentielle : l'expérience digitale .

Les employés sont entourés quotidiennement de technologies, qui jouent un rôle clé dans l'expérience des employés.

Dans cet article, Mozzaik365 dresse le portrait-robot d'un espace de travail numérique propre à offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs.

Suivez le guide pour tout comprendre sur l'expérience numérique des employés et découvrez ce qui fait une bonne expérience numérique.

Une bonne expérience digitale pour les employés : pourquoi est-ce essentiel ?

Avant d'aller plus loin, rappelons brièvement ce qu'est l'expérience employé et quelles sont les vertus d'une bonne expérience employé numérique.

L'expérience des salariés : définition et défis

L'expérience collaborateur renvoie aux émotions et aux sentiments ressentis par un salarié tout au long de son parcours au sein de l'entreprise, de sa candidature à son Offboarding (processus de séparation lorsqu'un employé quitte une entreprise).

Cette notion découle de celle d'expérience client. Elle s'inscrit dans une logique de symétrie des attentions qui consiste à accorder autant de considération aux besoins des salariés qu’à ceux des clients.

Pour l'organisation, traiter ses employés comme des clients internes et répondre à leurs attentes présente plusieurs avantages notables. Cette démarche permet en effet de :

• Renforcer l'engagement des salariés ;
• Fidéliser les collaborateurs ;
• Et attirer de nouveaux talents.

Conscients de ces bénéfices, les employeurs sont de plus en plus nombreux à se soucier de l'expérience de leurs collaborateurs.

Selon le Baromètre de l'expérience des salariés 2022 publié par ParlonsRH, 50 % des entreprises auraient ainsi mis en place une politique visant à améliorer l'expérience collaborateur, contre seulement 25 % trois ans auparavant.

Une stratégie gagnante puisque, selon la même enquête, les entreprises qui prennent soin de l'expérience des employés sont plus résistent mieux au changement:

• 21% de ces organisations ont en effet enregistré une augmentation de l'engagement de leurs salariés au moment de la crise sanitaire, contre 6% pour les autre structures.

• Par ailleurs, 89% ont"fait évoluer leur organisation dans le sens du travail hybride", contre 67 % pour les autres entreprises.

Les bénéfices d'une expérience digitale positive

Dans un contexte de transformation digitale, les outils numériques jouent un rôle clé dans l'expérience des employés.

Et pour cause, les collaborateurs utilisent quotidiennement différents logiciels et applications. Ceux-ci peuvent donc constituer des irritants ou, au contraire, des facilitateurs.

Cette seconde hypothèse doit bien entendu représenter un objectif prioritaire puisqu'offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs:

• Fait gagner du temps lorsqu'ils recherchent des documents, des outils informatiques, des informations ou encore des contacts ;

• Facilite l'accès des salariés à leurs applications métiers, rentabilisant de ce fait les licences payées par la société ;

• Permet aux équipes de mieux collaborer dans un environnement hybride, mêlant présence sur site et télétravail;

Pour aller plus loin https://www.mozzaik365.com/blog-posts/manager-equipe-teletravail

• Augmente la productivité tout en limitant le risque de perte de connaissances et en assurant la sécurité des données;

• Accélère l'adoption des outils informatiques et le développement d'une véritable culture digitale à l'échelle de l'entreprise ;

• Améliore les conditions de travail des salariés et, par suite, contribue à la rétention des talents et à la baisse duTurnover;

• Favorise l'émergence de promoteurs de la technologie en interne et d'ambassadeurs de la marque employeur auprès du public(aussi appelé Employee Advocacy)

Nous le constatons, les bénéfices d'une expérience digitale positive sont donc nombreux.

Alors, comment offrir une bonne expérience digitale à vos collaborateurs? C'est ce que nous allons voir à présent.

Un environnement unique, fluide et agréable à utiliser

Le premier levier permettant d'offrir une bonne expérience numérique aux salariés est la mise en place d'un environnement numérique de travail (ENT) unique, fluide et agréable à utiliser.

Pour garantir une expérience optimale à l'utilisateur , cet ENT doit présenter différentes caractéristiques :

Des outils digitaux 100% intégrés

L'ENT doit en premier lieu intégrer les logiciels et applications déjà utilisés par les collaborateurs, notamment leurs outils métier.

Il doit par ailleurs articuler l'ensemble des outils les uns avec les autres afin de créer une continuité dans les usages.

Par exemple, les employés devraient pouvoir partager et co-éditer des documents directement sur la page dédiée à un projet sur lequel ils travaillent.
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Une Hub avec une organisation fonctionnelle

L'ENT doit également centraliser toutes les informations, ressources et outils utiles aux collaborateurs pour accomplir leurs missions.

Mieux, il doit permettre d'organiser tous ces éléments de façon fonctionnelle.

Tous les items relatifs au déroulement d’un projet (organigramme, rétroplanning, liste de tâches, outils de suivi, contacts, conversations, etc.) doivent par exemple pouvoir être rassemblés sur un même site projet.

Un espace numérique de travail unifié

Enfin, pour satisfaire les salariés, l' utilisation de l' ENT doit être intuitive et la navigation doit être facile et fluide.

L’objectif : permettre aux utilisateurs de passer d’un outil à un autre ou d’un espace à un autre sans friction et sans perte de temps.

Par exemple, un employé doit pouvoir passer de l'intranet des intranet RH à la base de connaissances interne sans aucun effort, ou d'un site de projet au réseau social d'entreprise en un clic et sans avoir l'impression de changer d'environnement.

Par ailleurs, les employés doivent pouvoir se connecter à leur espace de travail numérique et accéder à l'ensemble de leurs outils de travail à l'aide d'un seul mot de passe et d'un seul identifiant.

En un mot : une Digital Workplace

En résumé, pour que l'expérience numérique des employés soit optimale, il est donc nécessaire de mettre en place un grand espace de travail numérique unifié, en d'autres termes, un Digital Workplace .

Pour ce faire, vous pouvez avoir recours aux solutions de Digital Workplace intégrées telles que Microsoft 365 ou Google Workspace ainsi que leurs plateformes collaboratives (Microsoft Teams par exemple), véritables leviers de communication interne .

Ces produits présentent l'avantage d'être bien connus des collaborateurs, ce qui facilite encore leur adoption et contribue à la qualité de l'expérience digitale des collaborateurs.

💡Pour aller plus loin, découvrez notre guide sur la transformation de votre intranet en Digital Workplace.

Un espace de travail sur mesure pour chaque employé

Comme nous l'avons vu, pour créer un sentiment de satisfaction et de bien-être chez les employés, l'environnement technologique devrait de préférence prendre la forme d'un véritable lieu de travail numérique.

Cependant, toutes les solutions ne se valent pas.

Pour jouer pleinement son rôle dans l'amélioration de l'expérience des employés, l 'espace de travail numérique doit inclure différentes fonctionnalités.

Ce dernier doit en premier lieu offrir un espace de travail sur mesure pour chaque employé.

🚀 Pour aller plus loin , 6 idées concrètes pour améliorer l'expérience digitale des employés

Un espace de travail personnalisé : pour quoi faire ?

La mise à disposition d'un espace de travail personnalisé pour chaque collaborateur contribue grandement à la satisfaction des salariés.

Et pour cause : dans leur vie personnelle, les employés sont habitués à utiliser des produits numériques "personnalisables" (leur Smartphone, leurs pages sur les réseaux sociaux, les publicités ciblées, les sites de e-commerces, etc.)

Ces usages quotidiens influencent bien entendu sur les attentes des collaborateurs en matière d'usages numériques au travail.

Comment, par exemple, ne pas ressentir de frustration par un écosystème numérique complexe, austère et lent alors que, dans sa vie de tous les jours, on passe, d’un simple geste du pouce, d’un article de blog à la messagerie de son réseau social préféré puis à son application bancaire ?

D’un point de vue fonctionnel, un utilisateur qui utilise des outils spécifiques dans sa journée a envie de les voir apparaître sur sa Digital Workplace, et ne souhaite pas être “noyé” avec plusieurs outils qu’il n’utilise jamais.

Pour donner satisfaction aux employés, la Digital Workplace doit donc, elle aussi, se plier aux besoins de chaque individu et mettre à la disposition de chacun un espace personnalisé.

Un tableau de bord (Dasboard) personnalisé pour chaque collaborateur

L'espace de travail personnalisé de chaque salarié doit se présenter comme un véritable tableau de bord ou Dashboard.

Ce dernier doit centraliser tout ce dont le collaborateur a besoin dans le cadre de ses fonctions quotidiennes :

• Les raccourcis vers ses outils métiers (applications et logiciels) et vers les plates-formes de communication interne qu'il utilise quotidiennement ;

• Son agenda personnel, sato-do list et les raccourcis nécessaires pour rejoindre une réunion en vidéoconférence ou programmer un rendez-vous ;

• Les raccourcis vers les sites relatifs aux projets auxquels il contribue et vers ses documents de travail ;

• Les notifications relatives à ses différents projets, à ses conversations ou encore aux actualités internes qui le concernent ;

• Un aperçu des actualités internes importantes diffusées par la communication interne ou issues des flux auxquels le salarié est abonné.

Comment doter votre ENT d'espaces de travail personnalisés ?

Mozzaik365 vous permet de créer un lieu de travail numérique dans Microsoft 365 et de mettre en place un tableau de bord personnel pour chaque utilisateur.

Véritable Hub  de productivité personnel, ce tableau de bord peut être personnalisé au niveau de l’entreprise et au niveau du collaborateur afin d’épouser parfaitement les besoins de ce client interne.

Des fonctionnalités toujours à la pointe

Outre un t Dashboard personnel, pour permettre aux collaborateurs de vivre une expérience digitale positive, l'espace numérique de travail doit également proposer des fonctionnalités toujours à la pointe.

Pourquoi opter pour un espace de travail numérique évolutif ?

L'environnement technologique joue un rôle de premier ordre dans l'expérience des collaborateurs au sein de l'entreprise.

Changer régulièrement de plateforme parce que cette dernière ne répond plus au besoin ou est obsolète peut nuire à la  satisfaction et au bien-être des employés. Le cas échéant, ces derniers doivent en effet s'habituer à un nouvel environnement numérique de travail, ce qui peut induire du stress, une baisse de motivation ou encore une perte de productivité.

Pour garantir une bonne expérience digitale aux salariés, , il est donc nécessaire de miser sur un outil moderne, qui répond à la réalité de leur métier et aux changements du monde du travail. La plateforme doit évoluer en même temps que la maturité digitale de l’entreprise : la Digital Workplace, capable d’évoluer et de s’adapter continuellement aux besoins de l’organisation et de ses salariés, est la solution à adopter.

Portrait robot d'une Digital Workplace évolutive  

Une Digital Workplace évolutive est tout simplement une plateforme qui propose des outils modernes en adéquation avec la réalité du métier des collaborateurs. 

Mais ce n'est pas tout. Il s’agit également d’une plateforme qui se transforme au fil des demandes, des défis Business, des innovations technologiques et des changements du monde du travail.

Il s'agit, par exemple, d'un espace numérique de travail  adapté au travail hybride qui permet de tenir une conférence simultanément en physique et en distanciel, sur différents supports.

Il s’agit aussi d’un ENT qui peut aisément être enrichi en y ajoutant les dernières applications apparues sur le marché.

Tel est le cas de la Digital Workplace Microsoft de Mozzaik365. Puisque Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint, la Digital Workplace qui en résulte peut être agrémentée des nombreuses innovations proposées par Microsoft et connaît des mises à jour régulières afin de rester toujours à la pointe de la fonctionnalité et du design.

📢 Pour aller plus loin, découvrez en quoi l'agilité est la clé d'une Digital Workplace bâtie pour durer..

Un environnement de travail sécurisant et sécurisé

Personnalisable et évolutive, une Digital Workplace doit également être sécurisée et sécurisante pour offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs.

La nécessité d'un espace de travail numérique sécurisé et sécurisant

La sécurité informatique est un enjeu clé pour toutes les organisations.

Et pour cause, selon le 7ème baromètre annuel du CESIN, en 2021, plus d’une entreprise française sur deux déclare avoir subi entre une et trois cyberattaques avec un impact Business dans 6 cas sur 10. 

Les employés sont conscients des risques informatiques liés à la digitalisation. L'utilisation des outils numériques peut d'ailleurs devenir pour eux une source de stress.

Combien de salariés sont angoissés à l’idée de « faire une bêtise » en « attrapant » un virus informatique via un email malveillant, en diffusant accidentellement des informations confidentielles ou juste en supprimant malencontreusement une ressource clé ? 

Nous le voyons, un environnement numérique de travail sécurisé est donc nécessaire pour optimiser l'expérience collaborateur  et protéger les intérêts de l'organisation.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment sécuriser les postes de travail.

Une Digital Workplace sécurisée et sécurisante : qu’est-ce que c’est ?

Une Digital Workplace sécurisée et sécurisante présente deux caractéristiques principales. 

En premier lieu, elle permet aux administrateurs de gérer les droits d'accès aux différents espaces et aux différentes ressources mis à disposition par l’entreprise. 

L'objectif : mettre en place des accès restreints pour que les collaborateurs ne puissent pas faire d’actions compromettantes, notamment par mégarde. 

Mais ce n'est pas tout. Un intranet collaboratif  sécurisant doit également être sécurisé, c’est-à-dire résistant aux cyberattaques. 

La Digital Workplace intégrée dans Microsoft 365 remplit bien entendu ce cahier des charges. Elle n’héberge aucune donnée et est certifiée ISO 27001.