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Pendant de l'expérience client, l'expérience collaborateur intéresse les services RH depuis plusieurs années. La raison de cet attrait croissant ? Une bonne expérience collaborateur est un gage d'attractivité, de performance et de rétention des talents.
Selon le 5e baromètre de l'expérience salarié publié en 2022 par l'agence "Parlons RH", une organisation sur deux a déjà mis en place une politique d'expérience salarié (EX). Un choix judicieux puisque les salariés des organisations ayant mis en place une telle stratégie sont plus engagés que les autres.
Une plateforme d'expérience utilisateur est un levier intéressant pour améliorer l'expérience des salariés, notamment dans le cadre du télétravail et du travail hybride. Ce type d'interface numérique est en effet conçu pour répondre aux différents besoins des employés tout au long de leur parcours au sein de l'organisation.
La bonne nouvelle ? En tant qu'utilisateur de Microsoft Teams, vous pouvez désormais transformer votre application collaborative en une véritable plateforme d'expérience utilisateur numérique. Dans cet article, Mozzaik365 vous explique comment procéder.
1. Les équipes, vers une expérience utilisateur optimale
L'expérience utilisateur désigne la perception globale que les utilisateurs ont d'un produit en termes d'ergonomie, d'utilité, de fiabilité ou de désirabilité.
L'expérience utilisateur (UX) joue donc un rôle clé dans la satisfaction ressentie par les individus à l'égard du produit en question. Elle contribue à son adoption et à la fidélité de ses utilisateurs.
La notion d'expérience utilisateur s'applique aussi bien aux produits destinés aux clients (expérience client) qu'à ceux dédiés aux parties prenantes d'une entreprise.
Dans un contexte de travail hybride et de transformation numérique, les logiciels internes doivent donc faire l'objet d'une attention particulière en termes d'expérience utilisateur.
Ils sont nécessaires à la communication et à la collaboration entre les employés, ainsi qu'à l'accomplissement de nombreuses tâches quotidiennes. Leur caractère incontournable en fait un levier majeur d'engagement ou, au contraire, un motif de démotivation pour les salariés.
Conscient de l'importance de l'expérience utilisateur pour les entreprises, Microsoft s'efforce d'étendre les fonctionnalités de son application collaborative phare, Microsoft Teams.
En 2021, l'éditeur de logiciels a lancé la première plateforme d'expérience des employés : Microsoft Viva. Avec cette solution intégrée à Teams, la firme américaine propose cinq modules pour faire de Teams une véritable plateforme numérique d'expérience utilisateur .
2. Transformer Teams en une plateforme d'expérience utilisateur
Avec Microsoft, les entreprises peuvent optimiser l'expérience utilisateur de leurs employés directement sur les plateformes qu'ils utilisent déjà.
Grâce aux fonctionnalités de l'application et aux nouvelles solutions fournies par Microsoft Viva, il est ainsi possible de transformer Teams en un environnement de travail numérique unique, sur mesure et transparent.
Pour ce faire, commencez par identifier les besoins de vos employés, puis reliez les équipes à votre lieu de travail numérique en suivant les conseils ci-dessous.
🎯 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d'utilisation de Microsoft Teams que vous devez connaître
2.1 Intégrer des pages SharePoint dans Teams
Microsoft permet de créer des pages SharePoint directement à partir de l'application collaborative Teams. Cette fonctionnalité vous permet d'intégrer des pages intranet dans Teams.
Avec un site web d'entreprise accessible en un clic, sans quitter la plateforme, vous permettrez à vos employés d'accéder plus facilement aux informations qui sont importantes pour eux et pour votre organisation.
Un vrai plus en termes d'expérience utilisateur et de culture d'entreprise.
2.2 Créer des tableaux de bord personnels dans les équipes
Comme vous pouvez le constater, une bonne expérience utilisateur consiste à obtenir la bonne information au bon moment, sans avoir à faire d'effort.
Pour optimiser l'expérience de vos employés, envisagez de leur offrir un tableau de bord personnalisé, accessible dans Teams.
Ce tableau de bord personnel leur permettra de visualiser instantanément une sélection d'informations importantes pour eux : leur liste de tâches quotidiennes, leurs rendez-vous à venir, les documents sur lesquels ils travaillent ou un flux d'informations pertinentes.
2.3 Intégrer des outils professionnels dans Teams
Pour une expérience transparente, envisagez d'intégrer immédiatement les applications professionnelles de vos employés dans Teams.
Ainsi, vos collaborateurs pourront naviguer sans friction entre leurs espaces de discussion, leurs documents de travail et leurs outils métiers. Un vrai plus en termes d'ergonomie, surtout pour les équipes de terrain.
Des logiciels tels que PowerBI ou Salesforces peuvent être intégrés à la plateforme Microsoft Teams afin d'optimiser l'expérience utilisateur de vos analystes de données ou de vos vendeurs.
2.4. Planifiez, facilitez et documentez vos réunions sans quitter Teams
Teams est une plateforme de communication collaborative qui prend soin de l'expérience de ses utilisateurs. La preuve ? Il est possible de gérer tous les aspects d'une réunion sans quitter le logiciel.
Les employés peuvent programmer un événement dans leur calendrier Teams, animer la réunion avec le tableau blanc Teams ou documenter la réunion avec les notes de réunion intégrées à Teams.
📌 Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard
Cerise sur le gâteau, tous ces éléments (notes, schémas, enregistrement de l'entretien, etc.) peuvent être retrouvés et réutilisés simplement via l'application.
2.5. Modifiez vos documents SharePoint partagés en collaboration
Comme nous l'avons vu, Teams est une application de travail collaboratif utile et facile à utiliser. Mais ce n'est pas tout. C'est aussi une plateforme de collaboration qui simplifie la co-écriture.
Pour faire de Teams une véritable plateforme d'expérience utilisateur tout-en-un, tirez parti de cette capacité en intégrant vos documents (Excel, Word, PowerPoint, etc.) hébergés sur SharePoint dans votre application Teams.
Ainsi, les collaborateurs peuvent coéditer ces fichiers sans quitter leur interface Teams habituelle. Un must en termes d'accessibilité et d'efficacité.
Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez les outils Microsoft qui vont booster votre collaboration interne.
2.6. Documentez vos projets, partagez vos connaissances et apprenez sur n'importe quel sujet.
La facilité d'accès aux informations et aux connaissances nécessaires à l'accomplissement des tâches est une dimension importante de l'expérience des employés.
Microsoft Teams apporte une réponse pertinente aux problèmes rencontrés par les salariés.
Avec le nouveau module Viva Topics, intégré à Teams, il est en effet possible de documenter vos projets au fur et à mesure, de partager vos connaissances simplement via un système de fiches, et même d'accéder à l'information sans effort grâce à des liens insérés automatiquement à chaque mention d'un concept clé.
Les équipes et les canaux sont également des alliés précieux en termes d'expérience utilisateur. Ils permettent de réunir les parties prenantes d'un projet, de centraliser les informations relatives au projet et de partager les documents utiles à sa réalisation.