Interne Kommunikation: die 11 wichtigsten Instrumente

Warum interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation, die manchmal zugunsten der externen Kommunikation vernachlässigt wird, spielt eine wesentliche Rolle. In der Tat wünschen sich 51 % der Franzosen klarere Informationen über die Maßnahmen ihres Unternehmens (Sicherheit, Strategie, Investitionen usw.). Die interne Kommunikation hat mehrere Ziele: die Mitarbeiter zu motivieren, sie einzubeziehen und zu informieren. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass die angebotenen Informationen ungelesen bleiben. Eine Umfrage von DigitalRecruiters zeigt, dass die Einbeziehung der Mitarbeiter deren Zufriedenheit mit der Unternehmenskommunikation erhöht. Die Zahlen sind beeindruckend: 83 % derjenigen, die an der Kommunikation teilgenommen haben, sind zufrieden, gegenüber 60 % derjenigen, die nicht teilgenommen haben.

Die interne Kommunikation ermöglicht es, Botschaften zu übermitteln, die Werte des Unternehmens zu vermitteln und die Mitarbeiter einzubeziehen. Eine gute Verbreitung von Informationen spiegelt die Qualität der Unternehmensabläufe wider. In großen Unternehmen, in denen sich die Kollegen nicht immer kennen, trägt die interne Kommunikation dazu bei, Verbindungen zu schaffen. Sie stärkt das Gefühl, dass die Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.  

Arten von Instrumenten der internen Kommunikation

Es gibt verschiedene Kategorien interner Kommunikationsmittel. Es ist wichtig, die richtigen Instrumente zu verstehen und auszuwählen, indem Sie Ihre Bedürfnisse definieren. Die richtige Strategie besteht darin, Instrumente zu wählen, die Ihnen auf lange Sicht von Nutzen sind.

• Top-Down-Kommunikationsinstrumente : Diese entsprechen den Instrumenten , die die Verbreitung von Informationen aus dem Unternehmen an die Mitarbeiter ermöglichen. Zu diesen Instrumenten gehören: der digitale Arbeitsplatz über die News-Walls, die Unternehmenszeitung, der Newsletter, Team Building usw.
• Bottom-up-Kommunikationsinstrumente : Diese Instrumente dienen der Weitergabe von Informationen von den Mitarbeitern an die Unternehmensebene. Sie sind: Vorschlagsboxen, Umfragen, Erhebungen, usw.
• Onboarding-Tools: Dazu gehören alle Instrumente zur Integration des Mitarbeiters in das Unternehmen und seine Teams. Zum Beispiel: das Onboarding-Kit, eine Wissensmanagement-Plattform, ein digitaler Onboarding-Kurs, usw.
• Übergreifende Kommunikationswerkzeuge: Dies sind Werkzeuge, die den täglichen Austausch innerhalb von Teams fördern, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Insgesamt finden wir hier alle Tools für die Zusammenarbeit. - Yammer, Teams, SharePoint und andere.

🔎 Um weiter zu gehen und Ihre interne Kommunikationsstrategie zu definieren, sind hier 6 Beispiele entschlüsselt.

Interne Kommunikationsmittel

1) Der digitale Arbeitsplatz, viel mehr als ein Intranet (Mozzaik365)

82 % der Arbeitnehmer wünschen sich, dass ihr Arbeitgeber mehr tut, um die Qualität ihrer digitalen Erfahrungen am Arbeitsplatz zu verbessern, und der digitale Arbeitsplatz scheint ein großer Vorteil zu sein. Daher ist die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes im Zeitalter der Hybridarbeit eine Voraussetzung. Dieses Instrument hat mehrere Vorteile:  

• Verstärkung der Unternehmenskommunikation ;
• Wissen besser verwalten ;
• Förderung der Zusammenarbeit.

Das Angebot eines digitalen Arbeitsplatzes für seine Mitarbeiter ermöglicht eine bessere Kommunikation von Unternehmensinformationen. Die Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, zu interagieren und sich zu Wort zu melden, um in die Kommunikation einbezogen zu werden. Dadurch wird sowohl die Kommunikation nach oben als auch nach unten geschätzt.  

Die beste Strategie ist es, Ihren digitalen Arbeitsplatz von Ihrem Microsoft-Desktop aus aufzubauen. So vermeiden Sie die Vervielfältigung von Tools, was ihre Einführung begünstigt. Das ist es, was Mozzaik365 Digital Workplace bietet: eine Erweiterung der Microsoft 365 Suite. Sie ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach einen digitalen Arbeitsplatz auf dem neuesten Stand der Innovation zu schaffen, ohne Ihre Microsoft-Umgebung zu verlassen. SharePoint ist eine native Lösung für die Erstellung eines mobilen und intelligenten Intranets. So bleiben Ihre Mitarbeiter informiert und verbunden. Als Erweiterung verdoppelt Mozzaik365 die Leistung von SharePoint, indem es neue Funktionen hinzufügt und es Ihnen ermöglicht, ein attraktiveres und personalisiertes Intranet-Design zu erstellen.

2) Soziale Unternehmensnetzwerke für eine bessere Kommunikation (Yammer)

80 % der großen Unternehmen haben ihre soziale Plattform bereits eingeführt. Ein soziales Unternehmensnetzwerk (CSN) fördert die interne Zusammenarbeit, die Einhaltung der Unternehmenskultur und die Entwicklung der Mitarbeiter. Der informelle Austausch (auch aus der Ferne) ist einer der Vorteile von CSNs.

Das soziale Unternehmensnetzwerk von Microsoft ist Yammer. In großen und mittleren Unternehmen haben nicht alle Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt zu kommunizieren. Yammer erleichtert die Kommunikation zwischen Fremden. Sein Ziel? Die Förderung des Austauschs innerhalb der Organisation.

3) Entscheiden Sie sich für die Phygitalisierung Ihres Arbeitsplatzes (Steeple)

Wissen Sie, was Phygitalisierung ist? Es ist eine Verschmelzung zwischen der physischen und der digitalen Welt. Im Zusammenhang mit der internen Kommunikation können viele Elemente des Arbeitsplatzes digitalisiert werden. Zum Beispiel Anzeigetafeln, die Verwendung von berührungsempfindlichen Tablets oder angeschlossenen Tafeln...  

Steeple zum Beispiel ist eine digitale Lösung für die interne Kommunikation. Ihr Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Mitarbeiter in ihr Arbeitsleben einzubeziehen. Auf diese Weise stärken sie die Verbindung zwischen den Teams. Sie bieten eine Digital Signage-Lösung an, damit die Mitarbeiter die Informationen, die sie interessieren, lesen und mit ihnen interagieren können.

4) Steigern Sie Ihre Mitarbeiterlobby (Sociabble)

Employee Advocacy ist die angesagte Engagement-Strategie. In der Tat werden Nachrichten 24-mal häufiger geteilt und haben eine um 561 % höhere Reichweite, wenn die Mitarbeiter den Anstoß dazu geben (Studie vonSocial Media Today ). Diese Technik besteht darin, Mitarbeiter zu Botschaftern für das Unternehmen zu machen, sowohl extern als auch intern.  

Durch die Einführung von Employee Advocacy-Kampagnen schulen Sie Ihre Teams darin, sich in sozialen Netzwerken zu äußern und den elektronischen Ruf des gesamten Unternehmens zu verbessern. Dahinter steht der Gedanke, dass die Menschen den von einem Mitarbeiter veröffentlichten Inhalten mehr Glauben schenken als einem Unternehmen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Employee-Advocacy-Strategie umzusetzen. Sie kann vom digitalen Arbeitsplatz aus mit einer Lösung wie Mozzaik365 durchgeführt werden, die Social Media Feeds direkt in das Intranet integriert. Die Beiträge der Mitarbeiter werden so intern hervorgehoben. Eine andere Möglichkeit sind externe Plattformen wie Sociabble. Die Plattform nutzt Content Curation, um Interaktionen in sozialen Netzwerken zu erleichtern.

5) Nutzen Sie die Vorteile eines Videobereichs (Ioga und Playplay)

Ein Video wird 6 Mal häufiger geteilt als ein Bild. Video ist also ein viel zu wenig genutztes Medium, und das ist ein Fehler. Es wird immer noch zu wenig genutzt, aber es gibt eine echte Chance, in die Videobearbeitung einzusteigen. Wenn Sie Videos für die interne Kommunikation und die Arbeitgebermarke erstellen möchten, können Sie sich für eine Software wie Playplay entscheiden, die Videos für alle zugänglich macht.  

Andererseits kann Ioga bei der Umsetzung Ihrer Wissensmanagement-Strategie sehr nützlich sein. Es handelt sich um eine Software, mit der Sie Videos zur Wissenserfassung in Form von Fragen und Antworten erstellen können. Das Tool geht sogar noch weiter, indem es die Segmentierung Ihrer Videos ermöglicht.

6) Harmonisierung der E-Mail-Signaturen (Letsignit)

Harmonisierte E-Mail-Signaturen erhöhen die Sichtbarkeit des Unternehmens. In Übereinstimmung mit der Grafikcharta schaffen sie eine echte Einheit und ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Elementen wie Artikeln, Veranstaltungen usw.. Mit anderen Worten: Die E-Mail-Signatur ist eine echte Visitenkarte für das Unternehmen. Daher ist es wichtig, sich um sie zu kümmern. Sie können sie in einem Word-Dokument erstellen und das gute alte Kopieren und Einfügen verwenden, aber für mehr Qualität gibt es einige spezialisierte Tools. Dies ist der Fall bei Letsignit, mit dem Sie Ihr Verzeichnis wie Azure AD mit Ihren Signaturen synchronisieren können. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind!

7) Halten Sie sich mit dem Newsletter auf dem Laufenden (Sarbacane)

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen einen externen Newsletter für Kunden oder Interessenten in ihre Strategie aufnehmen. Dabei wird jedoch manchmal vergessen, wie wichtig ein interner Newsletter für die Mitarbeiter ist. Dieser ermöglicht es jedoch, wichtige Botschaften innerhalb des Unternehmens weiterzugeben. Außerdem stärkt er das Gefühl der Zugehörigkeit und die Verbundenheit mit der Unternehmenskultur. Um hochwertige Newsletter zu erstellen, können Sie Tools wie Sarbacane verwenden. Diese französische E-Mail-Software stellt Ihnen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung und ermöglicht Ihnen die Überwachung der KPIs Ihrer Mailings.

8) Interne Umfrage (Mozzaik365)

Die Bewertung von Motivation und Zufriedenheit ist nicht zu vernachlässigen. Wie könnte man dies besser tun als mit einer internen Umfrage? So können Sie Ihren Employee Net Promoter Score auswerten und Korrekturmaßnahmen ergreifen. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, die Mitarbeiter in Entscheidungen einzubeziehen, indem Sie sie nach ihrer Meinung zu bestimmten Themen fragen. Mozzaik365 bietet diese Option sowie die Möglichkeit, Vorschlagsboxen in das Intranet Ihres Unternehmens einzubinden. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Ideen mitzuteilen. Sie können sie dann zur Abstimmung stellen, um die wichtigsten Ideen hervorzuheben.

9) Ein Tool zur Zusammenarbeit (Teams und Mozzaik365)

Kollaboratives Arbeiten hat viele Vorteile wie Zeitersparnis, Mitarbeiterzufriedenheit, geringere Fluktuation... Zu den guten Praktiken der kollaborativen Arbeit gehört die Wahl des richtigen Tools. Microsoft Teams oder SharePoint sind wichtige Software für die Zusammenarbeit. Sie ermöglichen es Ihnen, aus der Ferne und asynchron an Dokumenten zu arbeiten, Informationen per Chat oder Videokonferenz auszutauschen, Aufgaben zu planen, Arbeitsteams zu bilden... Kurzum, die notwendige Grundlage für Teamarbeit. Mozzaik365 ergänzt diese Funktionalität. In der Tat zentralisiert die Erweiterung die Tools für die Zusammenarbeit und fördert den Austausch. Wie wird dies erreicht? Dank der Beitragshilfe, der Site Factory, der Integration von Teams-Komponenten und einer Wissensmanagement-Plattform.

Ein weiteres Werkzeug, das für eine bessere Zusammenarbeit offensichtlich ist: Messaging. Es ist ein Schlüsselinstrument für die interne Kommunikation! Jedes Unternehmen muss eine Möglichkeit haben, mit den Kollegen in Kontakt zu treten, ohne dass die Mailbox überlastet wird. Mit Messaging lassen sich nicht nur Nachrichten, sondern auch Dokumente austauschen oder sogar auf eine informellere Art mit GIFs oder Emojis kommunizieren. Microsoft Teams zeichnet sich in diesem Bereich aus.  

📌 Um weiter zu gehen, entdecken Sie die bewährten Praktiken der kollaborativen Arbeit

10) Digitale Einarbeitung (HeyAxel)

Mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit müssen viele Unternehmen das Onboarding ihrer neuen Mitarbeiter aus der Ferne durchführen- das erste Bild, das ein Mitarbeiter vom Unternehmen hat. Daher ist es ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum Mitarbeiter, der nicht übersehen werden sollte. Laut Payfit kostet ein fehlgeschlagenes Onboarding 7.000 €, und die ersten Momente im Unternehmen sind diejenigen, in denen der neue Mitarbeiter entscheidet, ob er im Unternehmen bleibt oder nicht. HeyAxel ist eine Onboarding-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, die Integration von neuen Mitarbeitern zu planen und zu überwachen. Ihre wahre Stärke ist, dass sie eine Erfahrung bietet, die zu 100% in Ihre Arbeitsumgebung integriert ist, einschließlich Teams.

11) Stellenangebot (Welcome to the Jungle)

Die größte Herausforderung für ein Unternehmen besteht darin, die besten Talente anzuziehen. Dabei spielen viele Aspekte eine Rolle: Unternehmensimage, Arbeitgebermarke, Attraktivität der Branche usw. Die Bewerber legen immer mehr Wert auf die Werte des Unternehmens. 44 % der Bewerber berücksichtigen die Werte des Unternehmens bei ihrer Wahl. Die Jobplattform Welcome to the Jungle spiegelt diese Werte durch Unternehmensprofile, Beschreibungen und Artikel wider. Eine "Welcome to the Jungle"-Seite ist daher ein wesentlicher Vorteil, um Ihr Unternehmen bei den Bewerbern bekannt zu machen. Auf diese Weise wird den Bewerbern die Unternehmenskultur bewusster und Sie maximieren die Zahl der eingegangenen Bewerbungen.

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Zu beachtende Dinge

📌 Wählen Sie ein Werkzeug, das möglichst viele Ihrer Bedürfnisse abdeckt;

Bitten Sie Ihr Personal, sich zu beteiligen;

📌 Schaffen Sie eine Testphase, bevor Sie ein neues Instrument einführen;

📌 Messen Sie die Produktivität nach der Integration eines neuen Tools.