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Das Intranet ist ein großartiges Instrument für den Informations- und Wissensaustausch, kann aber schnell zu einer wahren Müllhalde werden, wenn es nicht richtig organisiert ist. Doch so wie man einen Schrank voller gebrauchter Gegenstände nicht öffnen würde, können sich die Mitarbeiter eines Unternehmens schnell von einem schlecht strukturierten Intranet abwenden. Daher ist es wichtig, es so gut wie möglich zu optimieren... Aber wie? Wir geben Ihnen in diesem Artikel einige Anregungen.
1. Vorwort: Was ist mit "Intranet-Optimierung" gemeint und warum ist sie nützlich?
Ein Intranet ist ein internes Netz, das Informationen, Dokumente und Wissen zusammenführt, um die verschiedenen Teams und Abteilungen eines Unternehmens miteinander zu verbinden. In einer Zeit, in der Telearbeit weit verbreitet ist, ist es besonders wichtig, denn es ermöglicht die Zentralisierung aller notwendigen Informationen und erleichtert so die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.
Wenn das Intranet richtig genutzt wird, sollte es in der Lage sein, alle Informationen, die ein Mitarbeiter sucht, schnell und einfach bereitzustellen. Wenn dieses Netz jedoch schlecht verwaltet und/oder schlecht strukturiert ist, kann das Auffinden von Informationen schnell zu einem Hindernislauf werden. Dann verliert es seinen ganzen Nutzen. Dies zeigt die von Workvivo durchgeführte Umfrage, in der 57 % der Arbeitnehmer angeben, dass sie ihr Intranet nicht nützlich finden. Andererseits sind 24 % der befragten Unternehmen mit der digitalen Erfahrung und der Informationsstruktur ihres Intranets nicht zufrieden.
Die Optimierung des Intranets besteht also darin, den Inhalt so zu strukturieren, dass er präzise, flüssig, detailliert und aktuell ist. Konkret muss ein Intranet den Nutzern die Möglichkeit geben, :
- Verfassen und Abrufen verschiedener Inhalte: interne Informationen, Artikel, Stellenangebote, Pressemitteilungen, Nachrichten, Arbeitsunterlagen...
- Finden Sie schnell und einfach die gewünschten Informationen, ganz gleich, welche Art von Informationen Sie benötigen;
- Interagieren Sie mit anderen Nutzern, sei es durch das Verfassen von Nachrichten, das Kommentieren von Artikeln oder den Austausch von Informationen;
- Integrieren Sie Bilder, Videos, Emojis und Formatierungen in Ihre Nachrichten.
Um diese Optimierung zu erreichen, ist das beste Tool auf dem Markt Microsoft Teams. Leicht zugänglich, zentral in Microsoft 365, ermöglicht Teams die Optimierung Ihres Intranets, um es zu einem echten Knotenpunkt für Kommunikation und Wissensaustausch zu machen.
📌 Um zu den Grundlagen von Microsoft Teams zurückzukehren und zu erfahren, wie man es verwendet, lesen Sie die 5 wichtigsten Anwendungsfälle für Teams.
2. Teams verwenden
Dank des Microsoft-Ökosystems sind die Intranet-Ressourcen in Teams verfügbar.
Um nach Inhalten zu suchen, gehen Sie einfach auf die Startseite und suchen Sie in der Teams-Suchleiste. Durch die Integration der Suchkomponente von Mozzaik365 können Sie nach Dokumenten, E-Mails, OneNote und sogar internen Experten suchen. Die Suchergebnisse werden dann angezeigt und zeigen Dateien, Direktnachrichten und Teams-Kanäle, die der Suchanfrage entsprechen. Das Beste von allem ist, dass Sie auch eine benutzerdefinierte erweiterte Suchseite mit Filterintegration und benutzerdefinierten Vertikalen erstellen können, zu der der Benutzer mit den Funktionen von Mozzaik365 weitergeleitet werden kann.
Sie können relevante Inhalte und Nachrichten über die Mozzaik365-Suchleiste suchen und abrufen.
3. Optimieren Sie die Baumstruktur
Die Baumstruktur eines Intranets entspricht seiner Architektur, d. h. der Organisation der verschiedenen Informationsebenen. Dies wird durch die Erstellung von Seiten und Rubriken erreicht. Es ist wichtig, sich über die Baumstruktur Ihres Intranets Gedanken zu machen: Nur so können Sie ein präzises und intuitives Netz schaffen, in dem die gesuchten Informationen leicht zu finden sind. Beginnen Sie damit, alle Inhalte und Informationen aufzulisten, die Sie in Ihrem Intranet haben möchten. Der zweite Schritt besteht darin, all diese Elemente nach Prioritäten zu ordnen. Ihre Baumstruktur muss sich an den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter orientieren. Dies erfordert eine vorherige Untersuchung der Indikatoren auf der Grundlage ihrer Nutzung (die am häufigsten angesehenen Inhalte, die am häufigsten gesuchten Informationen usw.)
Um Ihnen beim Aufbau Ihrer Baumstruktur zu helfen, zögern Sie nicht, sie zu materialisieren: Sie müssen nur ein Diagramm mit mehreren Ästen erstellen, um die verschiedenen Seiten und Unterseiten darzustellen.
Zu diesem Zweck sollten die Informationen zentralisiert werden, indem Abkürzungen zu den am häufigsten verwendeten Tools hinzugefügt werden. Die Informationen müssen hierarchisch geordnet und miteinander verknüpft sein, entsprechend den Inhalten, die von den Nutzern am häufigsten angesehen und/oder gesucht werden.
Schließlich kann es interessant sein, das Intranet mit anderen Unternehmenstools und Kommunikationsmitteln zu verknüpfen: soziale Netzwerke, Kalender, Salesforce KPI (für Vertriebsteams), Power BI (für Managementteams) usw. Auf diese Weise wird eine Streuung der Informationen vermieden und Ihr Intranet wird im Alltag unverzichtbar.
4. Fokus auf ein optimales Nutzererlebnis
Die Nutzererfahrung ist bei weitem das wichtigste Element, das Sie bei der Optimierung Ihres Intranets berücksichtigen müssen. Es muss in der Lage sein, die Bedürfnisse Ihrer Nutzer zu befriedigen, und zwar sowohl in Bezug auf den funktionalen Aspekt als auch auf die vorgeschlagenen Inhalte (Neuigkeiten aus dem Tätigkeitsbereich, Berufe, Informationen über das Leben des Unternehmens usw.).
Laut der Nexthink-Studie wollen 82 % der befragten Mitarbeiter ihre Mitarbeitererfahrung verbessern.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeitererfahrung zum Kernstück Ihres Intranetprojekts machen:
- Definieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen die richtigen Fragen stellen;
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein und schulen Sie sie im Umgang mit den von Ihnen eingeführten Tools. 56 % von ihnen glauben, dass sie nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um digitale Technologien zu beherrschen;
- Richten Sie ein Governance-System für die Verwaltung der Inhalte Ihres Intranets ein;
- Halten Sie Ihr Intranet lebendig. Es ist ein Instrument, das sich entsprechend den Technologien und Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter weiterentwickeln muss. Befragen Sie Ihre Nutzer, um Ihr Intranet im Laufe der Zeit zu optimieren.
So wie eine gute Kundenerfahrung Ihr Unternehmen profitabler macht, so spielt auch die Erfahrung der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Wenn Sie Ihre Bemühungen darauf richten, Ihren Mitarbeitern ein optimales digitales Erlebnis zu bieten, werden Sie einen Produktivitätsanstieg, eine geringere Fluktuation und ein höheres Engagement der Mitarbeiter feststellen.
Im Zeitalter des Kampfes um Talente ist das Mitarbeitererlebnis ein echter Wettbewerbshebel, um die besten Profile anzuziehen und zu halten!
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5. Gezielte Kommunikation für jede Bevölkerungsgruppe
Die Optimierung Ihres Intranets erfordert analytische Prüfungen, um besser zu verstehen, wie die Nutzer interagieren, welche Ressourcen am häufigsten angefordert werden und welche Inhalte weniger gut funktionieren. Die daraus resultierenden Daten sollten nach Bevölkerungsgruppen aufgeschlüsselt werden, damit die Kommunikation besser auf die einzelnen Nutzerkategorien ausgerichtet werden kann.
Denken Sie daran: Das Ziel ist es, einen fließenden Pfad anzubieten, in dem Informationen leicht auffindbar sind. Mit Mozzaik365 können Sie Ihre Zielgruppen ansprechen und thematische Feeds definieren, um ein 100% personalisiertes Intranet zu schaffen.
💡 Lesen Sie dazu auch unseren Artikel über wie Sie Ihre interne Kommunikation richtig ausrichten!
6. Verbreitung bewährter Verfahren an die Mitarbeiter
Ein Intranet einzurichten, ohne den Nutzern seinen Zweck zu erläutern, ist nutzlos. Um genutzt zu werden, muss ein solches Netz bei den betroffenen Bevölkerungsgruppen bekannt gemacht werden, und seine Funktionsweise muss hinreichend klar sein. Damit Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet annehmen und nutzen, müssen sie von Anfang an einbezogen werden. Daher ist es wichtig, sie in der richtigen Nutzung des Intranets zu schulen, damit die Nutzung dieses Netzes zur täglichen Gewohnheit wird. Diese Schulung muss Bestandteil des Integrationskurses für jeden neuen Mitarbeiter sein und regelmäßig aktualisiert werden, damit sie nicht veraltet.
So ist es z. B. unerlässlich, Ihre Mitarbeiter in den besten Cybersicherheitspraktiken zu schulen und so Ihre Arbeitsumgebungen zu sichern, um häufige Computerangriffe abzuwehren.
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7. Vorlagen erstellen, um schöne Seiten mit 2 Klicks zu erstellen
Mit Microsoft 365 und SharePoint können Sie eine benutzerdefinierte Plattform mit einfach zu verwendenden Vorlagen erstellen. In wenigen Minuten können Sie das Design Ihres Intranets anpassen und ihm eine echte visuelle Identität mit den Farben und dem Image Ihres Unternehmens verleihen.
Natürliche Erweiterungen wie Mozzaik365 können Ihnen auch neue Funktionen und Designs bieten, ohne die Sicherheit Ihrer Umgebung zu gefährden. Mit Mozzaik365 wird es sehr einfach, schöne Seiten mit nur wenigen Klicks zu erstellen! Die Erstellung kollaborativer und ansprechender Intranets ist für jeden erreichbar.