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Sie sind von den Vorteilen eines Intranets für die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen überzeugt und haben begonnen, Ihr eigenes privates Netzwerk zu entwickeln.
In dieser Phase der Erstellung Ihres Lastenheftes fragen Sie sich, welche Funktionen Sie in Ihr Unternehmensintranet integrieren können . Die Möglichkeiten sind in der Tat zahlreich.
Um Ihnen dabei zu helfen, präsentiert Mozzaik365 eine Auswahl von 16 Funktionen, die Sie in Ihr Unternehmensintranet einbauen können , um die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation innerhalb Ihrer Struktur zu verbessern.
Lesen Sie das Folgende aufmerksam und lassen Sie sich inspirieren!
Jedes Unternehmen hat sein eigenes Intranet (Funktionen)
In einem früheren Artikel hat Mozzaik365 Ihnen verschiedene Beispiele für Unternehmensintranets vorgestellt und Ihnen die besten Ratschläge für die Erstellung Ihres eigenen digitalen Arbeitsplatzes gegeben.
An dieser Stelle sei daran erinnert, dass es kein einheitliches Modell für ein Unternehmensintranet gibt.
Das Intranet des Unternehmens, ein Werkzeug, das angepasst werden muss
Und das aus gutem Grund: Jede Organisation ist einzigartig und hat ihre eigene Arbeitsweise, ihre eigene Kultur, ihren eigenen Markt und natürlich auch ihre eigenen internen Probleme.
Einige Organisationen, wie große Einzelhandelskonzerne, müssen die Kommunikation mit ihren Außendienstteams erleichtern. Für andere, wie z. B. Unternehmen im Bankensektor, besteht die Herausforderung eher darin, ihren Austausch zu sichern, insbesondere in hybriden Arbeitssituationen.
Bei der Einrichtung eines eigenen Intranets muss jedes Unternehmen daher seine Funktionen sorgfältig auswählen, um eine interne Website zu gestalten, die genau seinen spezifischen Anforderungen entspricht.
Ein oder mehrere Unternehmensintranets?
Außerdem kann eine Organisation mehrere Intranets einrichten, um auf verschiedene interne Probleme zu reagieren.
So kann ein Unternehmen beispielsweise ein Intranet für die interne Kommunikation, ein weiteres für Personalinformationen und ein weiteres für die Dokumentation eines Projekts einrichten. Diese Intranets sind komplementär und müssen eine einfache Navigation von einem zum anderen ermöglichen, um ein flüssiges und klares Gesamterlebnis für den Nutzer zu schaffen; das Ganze bildet ein nahtloses Ökosystem: einen digitalen Arbeitsplatz).
Aber wie kann man konkret vorgehen, um ein Intranet oder Intranets zu entwerfen, die Ihre Struktur besser funktionieren lassen und den verschiedenen spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen?
SharePoint, die Anwendung zur Erstellung von Unternehmens-Intranets nach Ihren Vorstellungen
Um die für Ihr Unternehmen erforderliche(n) Intranetseite (n) zu erstellen, können Sie sich auf die Anwendung Microsoft SharePoint verlassen. Mit dieser Software können Sie ganz einfach maßgeschneiderte digitale Arbeitsbereiche erstellen.
Konkret können Sie mit SharePoint Intranetseiten erstellen. Aber das ist noch nicht alles. Sie können Ihre Websites auch mit verschiedenen Funktionen ausstatten. Dazu müssen Sie die Webparts Ihrer Wahl hinzufügen und konfigurieren.
☝️Mozzaik365's advice: Einrichtung eines eines digitalen Arbeitsplatzes ist eine anspruchsvolle und manchmal komplexe Aufgabe. Denken Sie daher über die Begleitung durch einen Integrator. Dieser Experte wird Ihnen vor allem dabei helfen, die Bedürfnisse Ihrer Teams zu ermitteln und sie in Funktionen die Sie in Ihr Intranet Ihres Unternehmens.
Mit diesen Grundlagen im Hinterkopf wollen wir nun die besten Funktionen vorstellen, die Sie in Ihr Unternehmensintranet integrieren können, um es zu einem effektiven Instrument für die Zusammenarbeit und interne Kommunikation zu machen .
Intranet-Funktion Nr. 1: Anpassen Ihrer internen Website an Ihre Unternehmensfarben
Die visuelle Identität Ihrer Organisation ist ein wichtiger Hebel der internen Kommunikation. Sie trägt in der Tat dazu bei, die Kultur und die Werte Ihrer Struktur an Ihre Teams weiterzugeben. Daher ist es wichtig, dass Sie sich für ein Intranet entscheiden, das sich an Ihre grafische Charta (Logos, Farben, Bilder usw.) anpasst.
Die native Version von SharePoint bietet nur begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten. Mozzaik365 Digital Workplace hebt diese Grenzen auf und ermöglicht es Ihnen, eine interne Website mit ästhetischer Wirkung zu erstellen. Sie können ein Thema auf Ihre Intranet-Sites anwenden, um das Design anzupassen und gleichzeitig die Konsistenz Ihrer Seiten zu wahren. Dank dieser Funktion können die Mitarbeiter den Arbeitsbereich, in dem sie sich befinden, eindeutig identifizieren und sich mit der visuellen Identität ihres Unternehmens identifizieren.
Intranet-Funktion Nr. 2: Erstellen einer benutzerdefinierten Nachrichtengalerie
Wussten Sie das schon? Laut einer Inside-OpinionWay-Umfrage hält sich ein Drittel der befragten Arbeitnehmer in ihrem Unternehmen für "schlecht informiert" und 20 % geben sogar an, "nicht über die Informationen zu verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen". Ein Intranet, das der internen Kommunikation gewidmet ist, kann dieses Problem lindern, da es ein effektiver Informationskanal ist.
Um seine Medienfunktion voll zu gewährleisten, muss das Intranet eine Nachrichtengalerie präsentieren. Der Mozzaik365 Digital Workplace integriert daher ein "News Wall"-Modul. Mit diesem Modul können Sie mit wenigen Klicks schöne Blog-Artikel erstellen, die Lust machen, sie zu lesen. Es ist auch möglich, Bilder, Videos und anklickbare Links zu den Artikeln hinzuzufügen. All das sorgt für attraktive und einprägsame Inhalte!
Noch besser: Die "News Wall" von Mozzaik365 bietet fortschrittliche Funktionen, die das Engagement der Mitarbeiter fördern. In der Tat können die Inhalte, die dort verbreitet werden, auf ein bestimmtes Publikum ausgerichtet werden. Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine eigene News Wall anpassen, indem er die Themen seiner Wahl abonniert. Schließlich können die Mitarbeiter auf die Nachrichten reagieren.
Das i-Tüpfelchen ist das Modul "News Wall" des digitalen Arbeitsplatzes Mozzaik365, das ebenfalls ein beeindruckendes Design aufweist.
Intranet-Funktion Nr. 3: Erlauben Sie Mitarbeitern, vom Unternehmen veröffentlichte Inhalte zu kommentieren
Mit den richtigen Funktionen kann Ihr Unternehmensintranet nicht nur die interne Kommunikation von oben nach unten, sondern auch von unten nach oben und die funktionsübergreifende interne Kommunikation verbessern. Kurz gesagt: Ihre private Website ist eine großartige Möglichkeit, mit den Mitarbeitern zu interagieren und ihr Engagement zu steigern.
Um den Austausch zwischen den Akteuren Ihrer Gruppe zu fördern, sollten Sie eine Funktion in Ihr Intranet aufnehmen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Artikel und andere gemeinsame Inhalte zu kommentieren. Der Mozzaik365 Digital Workplace bietet eine solche Option. Benutzer können auf Beiträge der internen Kommunikationsabteilung auf der "News Wall" der Organisation reagieren.
Intranet-Funktion Nr. 4: Gezielte Verteilung von Inhalten
Arbeitnehmer sind allzu oft Opfer einer Informationsflut. Diese Infobesessenheit kann ihre Produktivität beeinträchtigen, ihren Stress erhöhen und sie zum Burn-out führen. Laut Nadia Boukef, die von Caroline Sauvajol-Rialland zitiert wird, gaben 74 % der befragten Manager an, dass sie"unter Informationsüberlastung und einem allgemeinen Gefühl der Dringlichkeit leiden".
Wenn es gut konzipiert ist, bietet das Unternehmensintranet eine angemessene Antwort auf dieses Problem der internen Kommunikation. Die Komponente "Nachrichten" des digitalen Arbeitsplatzes von Mozzaik365 enthält eine Funktion, die es ermöglicht, die Zielgruppen, die die Informationen erhalten sollen, zu bestimmen. Das Ziel: die richtige Nachricht zur richtigen Zeit an die richtige Person zu senden und so die verfügbare Gehirnzeit der Mitarbeiter (und ihre Nerven!) zu schonen.
So können z.B. finanzrelevante Nachrichten ausschließlich an die Abteilung "Controlling" und die Ankündigung eines neuen Transportdienstleisters nur an die Abteilung "Logistik" übermittelt werden.
Noch besser: Mit einem solchen Tool ist es möglich, dieselbe Nachricht an verschiedene Nutzerprofile anzupassen. So können zum Beispiel die Neujahrsgrüße des Vorstandsvorsitzenden in Videoform (leichter auf einem Smartphone zu konsumieren) an die Außendienstmitarbeiter und in schriftlicher Form, mit einer PowerPoint-Präsentation, an die Mitarbeiter in der Zentrale gesendet werden.
Intranet-Funktion Nr. 5: Integration der internen Zusammenarbeitsanwendung Microsoft Teams
Mit nicht weniger als 270 Millionen monatlichen Nutzern weltweit ist die interne Kollaborationsanwendung Microsoft Teams heute ein unverzichtbares Tool für viele Unternehmen. Um die interne Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Struktur zu verbessern, wird dringend empfohlen, dieses Tool zu Ihrem privaten Netzwerk hinzuzufügen.
Durch die Integration von Teams und SharePoint in Ihr Unternehmensintranet zentralisieren Sie alle Kommunikations- und Projektmanagement-Tools (Microsoft Planner, Task, ToDo, etc.) in einer nahtlosen Umgebung. Mit dieser Funktion, die vom Mozzaik365 Digital Workplace angeboten wird, optimieren Sie die Benutzererfahrung Ihrer Mitarbeiter und erleichtern die gemeinsame Arbeit.
Intranet-Funktion Nr. 6: Zugang zu Dokumenten ermöglichen
Verloren gegangene Anhänge, fehlgeschlagene Downloads, Empfängerfehler usw. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist ein großes Problem bei der internen Kommunikation und Zusammenarbeit und sogar ein Sicherheitsproblem. Die Lösung zur Vereinfachung dieses Prozesses? Ein Unternehmensintranet mit einer Funktion zum Speichern, Ordnen und Abrufen von Dateien in einer nahtlosen und sicheren Weise.
Mit Mozzaik365, das auf SharePoint basiert, können Sie ein EDM (Electronic Document Management) erstellen, das vollständig in Ihren digitalen Arbeitsplatz integriert ist. Mit dieser Funktion können Sie das Wissen Ihres Unternehmens zentralisieren, es allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen und jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, den Inhalt zu erweitern, um eine echte Wissensdatenbank aufzubauen.
Noch besser: Mit der Suchkomponente von Mozzaik365 finden die Mitarbeiter die Inhalte, mit denen sie arbeiten müssen, auf einen Blick. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit der gemeinsamen Dokumentenablage auf SharePoint asynchron an derselben Datei arbeiten und deren Änderungshistorie einsehen. Dies ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit, insbesondere in hybriden Arbeitssituationen.
Intranet-Funktion Nr. 7: Anzeige eines dynamischen Who's Who
Das Unternehmensverzeichnis ist eine wertvolle Unterstützung für neue Talente und für Mitarbeiter großer Organisationen. Es ermöglicht Ihnen, Namen mit Gesichtern zu verbinden, Rollen zu identifizieren und schnell mit Kollegen in Kontakt zu treten. Es ist daher ein grundlegendes Instrument für die interne Zusammenarbeit.
📍Um dieses Thema zu vertiefen, erfahren Sie warum das Unternehmensverzeichnis für Ihre interne Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Auf der Grundlage dieser Beobachtung empfehlen wir Ihnen, eine "Dynamic Who's Who" -Funktion in Ihr Unternehmensintranet zu integrieren. Diese von Mozzaik365 vorgeschlagene Komponente ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter zu referenzieren und auch nach Namen, Abteilungen, Funktionen oder Fähigkeiten zu suchen und sogar Filter anzuwenden und mit einem Klick Kontakt aufzunehmen. Der ideale Weg, um schnell den richtigen Kontakt zu finden und Ihre Projekte voranzutreiben.
Intranet-Funktion Nr. 8: Erstellen von Shortcuts
Um die interne Zusammenarbeit und die Benutzererfahrung zu verbessern, verwandeln Sie Ihr privates Netzwerk in einen echten Knotenpunkt , der Zugang zu allen Ressourcen und Softwareprogrammen bietet, die Ihre Teams benötigen. Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiter nie wieder in der digitalen Umgebung Ihres Unternehmens "verloren" gehen.
Unter diesem Gesichtspunkt muss das Intranet Ihres Unternehmens eine Funktion enthalten, die es ermöglicht, Verknüpfungen zu erstellen. Sie können dann Links zu Business-Tools, Websites, Dateien und anderen für die Mitarbeiter nützlichen Intranetseiten einrichten. Der Mozzaik365 Digital Workplace bietet diese Möglichkeit.
Mozzaik365 bietet einen "Application Launcher". Dank dieser Funktion erscheinen Links zu Anwendungen, die für die Mitarbeiter nützlich sind, direkt am digitalen Arbeitsplatz. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, welches Tool sie verwenden müssen und verlieren sich nicht in der Vielzahl der vorhandenen Anwendungen.
Intranet-Funktion Nr. 9: Zusammenführung der sozialen Netzwerke des Unternehmens
Nach Angaben von We Are Social und Hootsuite werden im Jahr 2022 58,4 % der Weltbevölkerung soziale Netzwerke nutzen. Es ist daher wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Instagram, Twitter, Facebook oder LinkedIn aktiv sind. Warum also nicht auf deren Boden gehen und diesen Hebel nutzen, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern und Ihre externe Kommunikation anzukurbeln?
Fügen Sie dazu in Ihrem Intranet eine Funktion hinzu, die die in den sozialen Netzwerken Ihres Unternehmens veröffentlichten Inhalte zentralisiert. Die Mitarbeiter haben so einen Überblick über die externe Kommunikation Ihrer Struktur. Sie können sich auch an Diskussionen beteiligen, sich für Ihre Beiträge engagieren und als Botschafter Ihrer Marke (Unternehmen und Arbeitgeber) auf den verschiedenen Plattformen auftreten. Ein Muss.
🚀 Um dieses Thema zu vertiefen, erfahren Sie, wie die Funktion "Social Media Wall" Ihre Mitarbeiter zu Botschaftern macht
💡Wussten Sie schon. Laut einer Studie namens "Kredible Employee Advocacy Study", die von Influencer Marketing Hub weitergegeben wurde, könnenEmployee-Advocacy-Programme (im Text "Mitarbeiter-Botschafter") mit mindestens 1.000 aktiven Teilnehmern einen Werbewert von bis zu 1,9 Millionen Dollar generieren, und das zu geringen Kosten! Es wäre also schade, es nicht auszuprobieren, zum Beispiel mit der "News Wall" des Mozzaik365 Digital Workplace.
Intranet-Funktion Nr. 10: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Meinung
Denken wir daran, dass gute interne Kommunikation mehrere Dimensionen hat. Vor allem ist es wichtig, die Aufwärtskommunikation zu fördern, d. h. regelmäßig Feedback von den Teams einzuholen. Diese Praxis ermöglicht es Ihnen, den Puls Ihrer Mitarbeiter zu fühlen, ihre Probleme zu erkennen und entsprechende Lösungen anzubieten (oft inspiriert durch die Praxis!).
Wenn Ihr Unternehmensintranet gut gestaltet ist, kann es ein wirksames Instrument zur Förderung dieses Bottom-Up-Ansatzes sein. Der digitale Arbeitsplatz von Mozzaik365 kann zum Beispiel mit Funktionen erweitert werden, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Meinung zu äußern, wie z. B. die Vorschlagsbox, Umfragen oder Quizze.
