Warum auf eine SaaS-Intranetlösung umsteigen?

7 Gründe für die Entscheidung für SaaS statt On-Premise-Software. Entdecken Sie die Vorteile, Lösungen und verschiedenen Anwendungsfälle, während Sie das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes näher kennenlernen.

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Sie möchten in Ihrem Unternehmen eine Intranet-Lösung einführen, schwanken aber noch zwischen einer SaaS-Lösung und einer "On Premise"-Software ?

In diesem Artikel finden Sie alle guten Gründe für den Wechsel zu einer SaaS-Lösung: Folgen Sie dem Leitfaden! ‍

Was ist ein SaaS-Intranet?

SaaS (Software as a Service) ist ein Modell, bei dem die Software von einem Dritten gehostet und bereitgestellt und den Kunden über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Bei SaaS muss das Unternehmen keine spezielle Hardware oder Software erwerben, installieren oder aktualisieren. Der Anbieter ist allein für das Hosting, die Wartung und die Weiterentwicklung der Software verantwortlich.

Traditionell wird zwischen SaaS und On-Premise-Software unterschieden (siehe unten).

Konkret handelt es sich bei einem SaaS-Intranet um eine Software, die von einem Dritten bereitgestellt wird, anstatt im internen Netz des Unternehmens installiert zu sein. Die Nutzer nutzen die Funktionen der Software über eine Internetverbindung: Sie können darauf zugreifen, wo immer sie sind. Sie können mit jedem beliebigen Gerät auf die Software zugreifen, egal ob es sich um einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone handelt. Das bedeutet, dass die Unternehmensdaten und -tools immer verfügbar sind, auch unterwegs.

Das SaaS-Modell erfreut sich aufgrund seiner großen Flexibilität und der Qualität der Benutzererfahrung, die es bietet, großer Beliebtheit.

Wie unterscheidet sich ein SaaS-Intranet von anderen Intranet-Lösungen?

Vor dem Aufkommen der SaaS-Technologien verwendeten die Unternehmen eingebettete Software, die im internen Netzwerk installiert war. Infolgedessen waren sie oft gezwungen, zusätzliche Software zu installieren, Updates durchzuführen und/oder Lizenzen zu erwerben. Dies ist das, was wir als "On Premise"-Modell bezeichnen.

Heutzutage sind SaaS- und On-Premise-Modelle zwei diametral entgegengesetzte Ansätze, die sich jeweils auf die Verwaltung, den Personalaufwand, die Kosten usw. auswirken. Ein SaaS-Intranet unterscheidet sich von anderen Lösungen durch folgende Aspekte:

Installation und Wartung: SaaS kann als "out-of-the-box"-System bezeichnet werden, da der Anbieter für alle Aspekte der Software, des Hostings, der Wartung und der Sicherheit verantwortlich ist. Bei integrierter Software ist die IT-Abteilung für den Kauf, die Installation und die regelmäßige Aktualisierung der internen Software zuständig.
Systemintegration: Das SaaS-Modell ist so konzipiert, dass sich zusätzliche Dienste bei Bedarf nahtlos integrieren lassen. Ein SaaS-Intranet kann Ihre IT-Teams entlasten, da es eine Software weniger zu warten gibt.
Kosten: Die Kosten für integrierte Software sind nicht immer erschwinglich, insbesondere für kleinere Unternehmen. Zumal diese Art von Software nicht darauf ausgelegt ist, sich an Veränderungen in einem Unternehmen anzupassen (z.B.: eine Wachstumssituation). Der Vorteil von SaaS liegt in der Tatsache, dass die Abrechnung auf der tatsächlichen Nutzung der Software basiert, was sie zu einer wirtschaftlichen Lösung für Unternehmen jeder Größe macht.

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7 gute Gründe für den Einsatz einer SaaS-Intranetlösung

Grund Nr. 1: Kostenkontrolle

Das"On Premise"-Modell ist in der Regel teuer. Eine SaaS-Intranetlösung hilft, die Kosten zu kontrollieren, da das Unternehmen die Kosten für die Hardware einspart und nach seinem tatsächlichen Bedarf bezahlt, anstatt einen Pauschalbetrag für die Software zu zahlen.

Grund Nr. 2: Geringere Arbeitsbelastung für IT-Teams

Der SaaS-Lösungsanbieter ist dafür voll verantwortlich, einschließlich Wartung und Fehlerbehebung. Dies entlastet die IT-Abteilung, die die eingesparte Zeit für strategischere Aufgaben nutzen kann.

Grund Nr. 3: Verbesserte interne Kommunikation

Mit einer SaaS-Lösung ist es nicht mehr notwendig, Software für neue Mitarbeiter zu installieren. Sie müssen lediglich Zugriff auf das Online-Tool erhalten! Dies erleichtert ihre Integration und ermöglicht es ihnen, schneller von den internen Kommunikationsmitteln zu profitieren.

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Grund Nr. 4: Die Nutzung des Intranets in allen Situationen, auch aus der Ferne

Mit SaaS ist das Intranet Ihres Unternehmens nicht mehr an einen einzigen Arbeitsplatz gebunden. Das bedeutet, dass die Nutzer die bereitgestellten Anwendungen an jedem Ort nutzen können, auch wenn sie unterwegs sind. Alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung.

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Grund Nr. 5: Erhöhte Sicherheit

Beim SaaS-Modell werden alle Daten dezentral, in der Cloud, gespeichert. Sicherheitsprobleme (z. B. Cyberangriffe) und Datenverluste aufgrund von Hardwareausfällen werden daher auf ein Minimum reduziert.

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Grund Nr. 6: Die schnelle Implementierung aller neuen Softwarefunktionen

Wir haben gesehen, dass der Anbieter einer SaaS-Lösung für alle Aspekte verantwortlich ist. Dazu gehören auch Aktualisierungen, die das Unternehmen nicht mehr intern verwalten muss. Die Nutzer profitieren also immer von der aktuellsten Version des Intranets.

Grund Nr. 7: Mangel an notwendiger Ausrüstung

Während eine SaaS-Intranetlösung keinen physischen Raum für den Betrieb benötigt (da alles in der Cloud gespeichert wird), erfordert eine integrierte Software Hardware: Server, eigene Räumlichkeiten... In einer Zeit, in der viele Unternehmen versuchen, ihre Immobilienausgaben und -kosten zu optimieren, bietet SaaS eine willkommene Flexibilität.

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Wie wählen Sie Ihre SaaS-Intranetlösung aus?

Ein flüssiges und effizientes Intranet ist ein ausgezeichneter Hebel in einer internen Kommunikationsstrategie. Dank dieses Instruments profitieren Ihre Mitarbeiter nicht nur von einem Ort, an dem alle unternehmensrelevanten Informationen zentralisiert sind, sondern auch von einer verstärkten Unternehmenskultur und einer besseren Verwaltung von Projekten, Sitzungen und Veranstaltungen.

Daher muss die Wahl einer Intranet-Lösung sorgfältig getroffen werden. Es ist eine Entscheidung, die sich nicht allein auf die Kostenfrage beschränken sollte: mehrere andere Parameter sollten Ihre Wahl leiten. Hier sind einige von ihnen:

Die Möglichkeit (oder auch nicht) der Schaffung eines Digitalen Arbeitsplatzes ;
Die Sicherheitsstufe der Lösung ; ‍
Die mögliche Verbindung mit anderen Tools, die das Unternehmen bereits nutzt: In dieser Hinsicht ist Microsoft 365 unschlagbar, insbesondere da es möglich ist, natürliche Erweiterungen zu SharePoint hinzuzufügen und Anwendungen in Teams hochzuladen; ‍
Die Flexibilität der Lösung (ist der Zugang zur Software sofort nach Vertragsunterzeichnung möglich?); ‍
Die Qualität der Benutzererfahrung: Wenn sie mittelmäßig ist, wird das Intranet nicht oder nur wenig von den Mitarbeitern genutzt und stellt eine unnötige Belastung für das Unternehmen dar. Daher ist es wichtig, den Nutzer in den Mittelpunkt des Ansatzes zu stellen;‍
Skalierbarkeit: Aktualisiert der Softwarehersteller seine Lösung häufig? Unterstützen die regelmäßigen Verbesserungen die Entwicklung meines Unternehmens ; ‍
Zugänglichkeit: Dieser Begriff umfasst mehrere Aspekte, nämlich die Zugänglichkeit für Mitarbeiter mit Behinderungen, aber auch für Mitarbeiter, die häufig reisen, Mitarbeiter, die keinen Computer haben, Telearbeiter usw. Im Allgemeinen wird eine SaaS-Lösung Unternehmen mit einer eher nomadischen Bevölkerung empfohlen;‍
Die Möglichkeit, das Intranet an die Entwicklungen des Unternehmens anzupassen: Wenn das Unternehmen beispielsweise eine neue Niederlassung im Ausland eröffnet, kann das Intranet dann übersetzt und/oder an die Besonderheiten des betreffenden Landes angepasst werden? Kann die interne Kommunikation auf das Land des Nutzers abgestimmt werden usw.‍
Die Fähigkeit die Nutzung zu analysieren um das Werkzeug zu verbessern und/oder Trends zu erkennen; ‍
Kostentransparenz: Die Kosten einer SaaS-Lösung sind im Allgemeinen transparent (da das Unternehmen eine Abonnementgebühr zahlt, wodurch die Kosten im Laufe der Zeit geglättet werden können), während eine On-Premise-Software in diesem Bereich wenig Transparenz bietet. Sie müssen nämlich die Kosten für die Veralterung der verwendeten Technologien, die Kosten für die Arbeitskräfte, die Kosten für die Weiterentwicklung der Lösung usw. berücksichtigen.

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen, hat die Entscheidung für eine SaaS-Intranetlösung viele Vorteile. Erhöhte Sicherheit, größere Flexibilität, geringere Arbeitsbelastung für IT-Teams, die Möglichkeit, die Lösung von jedem Gerät aus zu nutzen...

Während das "On Premise"-Modell für einige Unternehmen von Interesse sein mag, werden sich diejenigen, die vor allem eine praktische, flexible und weniger restriktive Lösung suchen, die an die Entwicklungen des Arbeitsmarktes angepasst ist, ohne zu zögern für ein SaaS-Intranet entscheiden.

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FAQ

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