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Laut einer von Cap'Com durchgeführten Studie aus dem Jahr 2017 gaben drei Viertel der befragten lokalen Behörden und öffentlichen Einrichtungen an, bereits über eine solche Plattform zu verfügen, und drei Viertel derjenigen, die noch nicht über eine solche Plattform verfügen, planten, in Kürze ein Intranet einzurichten .
Angesichts der berechtigten Begeisterung von Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen für diese Technologie stellt sich die Frage: Wie kann ein Intranet im öffentlichen Sektor eingerichtet werden?
Sind Sie an diesem Thema interessiert? In diesem Artikel gibt Ihnen Mozzaik365 die Schlüssel, um dieses Projekt durchzuführen und einen Anbieter zu finden, der an die Bedürfnisse Ihrer Struktur und Ihrer Arbeitnehmer angepasst ist, so einfach wie möglich.
Viel Spaß beim Lesen!
Der Wert eines Intranets für Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes
Intranets sind eine unverzichtbare Kommunikations- und Kollaborationslösung sowohl für den privaten als auch für den öffentlichen Sektor. Laut der bereits erwähnten Cap'Com-Studie betrachten 70 % der öffentlichen Organisationen , die über ein Intranet für die interne Kommunikation verfügen, dieses als ein Instrument, auf das sie nicht verzichten können.
Und das aus gutem Grund, denn eine Intranet-Plattform erleichtert den Austausch von Informationen (HR-Informationen, Who's Who usw.) und die gezielte Kommunikation mit den betroffenen Bevölkerungsgruppen, zum Beispiel dank einer personalisierten"News Wall". Aber das ist noch nicht alles...
Ein digitaler Arbeitsbereich fördert auch die interne Zusammenarbeit, insbesondere wenn Beamte und Angestellte in Telearbeit oder im Außendienst tätig sind. Er bietet Zugang zu Tools für die gemeinsame Bearbeitung (Microsoft Whiteboard, Excel Live, Word usw.), gemeinsame Aufgabenlisten und Wikis für die Schaffung einer gemeinsamen Wissensbasis.
Schließlich, wenn es ein internes soziales Netzwerk und die Farben der Organisation trägt, ist ein Intranet-Portal ein Kanal zur Verbreitung der Unternehmenskultur und ein Vektor für den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern. Es bricht Silos auf, stärkt den Teamgeist und fördert das Zugehörigkeitsgefühl der Arbeiter und Angestellten.
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Die Besonderheiten eines Intranet-Projekts im öffentlichen Sektor
Obwohl die Vorteile eines Digitalen Arbeitsplatzes für öffentliche und private Einrichtungen identisch sind, weisen die Intranetprojekte des öffentlichen Sektors einige Besonderheiten auf.
In erster Linie muss die gewählte Lösung ein Höchstmaß an IT-Sicherheit bieten, um die Integrität der Daten zu gewährleisten, insbesondere der Daten von Benutzern und Bürgern. Microsoft365 bietet beispielsweise Schutz vor unbefugtem Zugriff und Online-Bedrohungen, einschließlich Ransomware und bösartigen E-Mails.
Anschließend wird der mit der Einrichtung und Pflege des Intranets beauftragte Dienstleister nach einer Ausschreibung bestimmt oder von einer öffentlichen Einkaufsgemeinschaft wie der Union des Groupements d'Achats Publics" ( UGAP) ausgewählt.
💡 Wussten Sie schon. UGAP ist ein Vermittler zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern. Sie bietet letzteren einen Katalog von Verlegern , die bereits nach Ausschreibungen ausgewählt wurden und den Regeln des öffentlichen Auftragswesens entsprechen. Dank dieser öffentlichen Einkaufszentrale sparen die öffentlichen Akteure Zeit, Geld und Sicherheit und vereinfachen ihre Einkäufe. Und das Tüpfelchen auf dem i: Der digitale Arbeitsplatz Mozzaik365 ist im UGAP-Multiverlagskatalog referenziert!
Schritte zur Einführung eines Intranets im öffentlichen Sektor
In Anbetracht der Besonderheiten von Intranet-Projekten, die von öffentlichen Organisationen durchgeführt werden, ist die Implementierung eines Digitalen Arbeitsplatzes für eine Verwaltung, eine Gemeinde oder ein staatliches Unternehmen mehrere spezifische Schritte zu beachten. Hier sind einige von ihnen:
Schritt 1: Bestandsaufnahme mit den Beteiligten
Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Intranets besteht in einer Bestandsaufnahme des bestehenden Intranets. Wenn Ihre Organisation bereits über einen digitalen Arbeitsbereich verfügt, müssen Sie in dieser Phase Feedback dazu einholen: was gefällt den Benutzern und der IT-Abteilung, welche Funktionen fehlen, was könnte verbessert werden usw.
Schritt 2: Verfassen einer Spezifikation
Die Erstellung eines Spezifikationsdokuments ist ein wichtiger Schritt bei der Entwicklung eines Intranets. Dieses Dokument dient als Fahrplan für das gesamte Projekt und legt die verschiedenen Merkmale Ihres Digitalen Arbeitsplatzes und ermöglicht es Ihrem Anbieter zu wissen, was Sie von ihm erwarten.
Ihr Lastenheft sollte in verschiedene Abschnitte unterteilt sein:
- Eine Präsentation Ihres Unternehmens, seines Kontextes und seiner Ziele;
- Eine Beschreibung Ihrer funktionalen Anforderungen und technischen Beschränkungen;
- Eine Beschreibung der von Ihrem Lieferanten erwarteten Dienstleistungen (Planung, Ergebnisse, Unterstützung usw.);
- Eine Beschreibung des Intranets , das Sie in fine erhalten möchten(Anwendungsfälle, Benutzererfahrung usw.).
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