En Mozzaik, nos dedicamos a crear herramientas para empresas que están digitalizando su negocio. Hemos aprendido mucho sobre este proceso durante nuestra integración con nuestros clientes. Hoy compartimos contigo las 9 mejores prácticas que creemos permiten a una empresa digitalizarse con éxito. ¿Estás preparado?
1. Deja de intentar hacerlo todo de inmediato
Al lanzar un proyecto, a veces el entusiasmo supera a la prudencia. Un error frecuente es integrar herramientas muy potentes y completas, pero demasiado complejas. Estas herramientas no encajan en la vida cotidiana de los empleados y se abandonan rápidamente. Es una pérdida de tiempo, dinero y satisfacción. En efecto, la frustración de no haber conseguido dominar un programa informático puede crear un sentimiento de fracaso o disminuir la satisfacción del usuario.
Este es el método que utilizamos para elegir nuestras prioridades. Selecciona los trabajos más urgentes y clasifica las herramientas según el método MoSCoW:
Vital: Emergencias
Imprescindible: requisitos importantes pero no urgentes
Confort: las ideas innecesarias pero interesantes
Lujo: ideas poco urgentes o relevantes para la estrategia de la empresa
¿Cómo se hace esta clasificación? Simplemente escuchando a sus empleados.
2. Dé voz a sus empleados
Este consejo se basa en el concepto de Producto-Mercado-Ajuste. Usted no lanzaría un nuevo producto sin preguntar al cliente final, ¿verdad? Del mismo modo, si propone una nueva herramienta de trabajo a sus equipos, es necesario conocer de antemano sus necesidades e implicarles en el proyecto.
Implicar a sus empleados tiene varias ventajas:
Sus necesidades te ayudarán a priorizar qué herramientas integrar;
La racionalización de la estrategia de digitalización es crucial para el éxito de una transformación digital. Por un lado, limita los recursos invertidos en el proyecto a los elementos útiles. Por otro, reparte la transformación digital en el tiempo, dando tiempo a los empleados para adaptarse.
Además, la proliferación de herramientas aumenta el riesgo de que algunos programas queden relegados a un segundo plano y poco a poco caigan en el olvido.
Optar por herramientas integradas en las soluciones existentes puede ser una estrategia ganadora. Por ejemplo, Mozzaik se integra con su entorno de trabajo Microsoft. De este modo, racionaliza su inversión. Otro ejemplo de integración es Klaxoon, que ofrece un conjunto de herramientas de colaboración. La interoperabilidad entre Klaxoon y la suite Office 365 permite acceder a las herramientas directamente desde Microsoft Teams.
Una cosa es cierta: no se puede hacer todo a la vez. Por eso es esencial elegir bien las batallas.
Recuerde que racionalizar no significa reducir la experiencia del usuario. El objetivo es siempre crear una experiencia fluida y dar a los usuarios una sensación de simplicidad. Esto nos lleva al siguiente punto.
4. 4. Simplicidad
Diríjase con gran precisión a las principales necesidades de sus equipos. Esto le permitirá crear un ecosistema de herramientas adaptadas a su realidad sobre el terreno. La adopción será la mejor y la gestión del cambio será la más fluida en estas condiciones.
Para el lugar de trabajo digital, las cosas sencillas suelen ser las mejores. Son más eficaces porque pueden implantarse más fácilmente en sus unidades de negocio y porque la satisfacción de los usuarios es mayor cuando son fáciles de aprender.
No dude en anticiparse a los usos y elija herramientas que sean fáciles de cambiar cuando surjan nuevas necesidades.
Cuando un proyecto se ejecuta a largo plazo, las necesidades iniciales pueden evolucionar. Las necesidades de los usuarios cambian y la expresión hecha al principio del proyecto suele ser distinta de la expresada durante la entrega.
El método ágil permite aprender de los errores y ajustar el enfoque rápidamente. Este método hace hincapié en la colaboración y fomenta la autonomía de todos. ¿Cómo se hace?
En el método ágil, avanzamos por iteraciones, planificando acciones para sólo 2 o 3 semanas. Esto aporta flexibilidad y agilidad. En cada fase puedes adaptar el desarrollo a las reacciones de los usuarios.
Los métodos ágiles son ante todo una cultura. Una que hace hincapié en compartir y valora el feedback. Esta noción es importante, porque nos permite progresar y mejorar.
No te preocupes, no hace falta que sepas hacerlo todo. Si no eres un experto en este nuevo software o en la gestión de cambios, no dudes en pedir ayuda.
6. Conseguir apoyo
La integración de una herramienta digital es tan importante como la selección de la herramienta. La integración y la configuración de la herramienta deben responder a sus expectativas. El apoyo a la gestión del cambio es esencial para facilitar la adaptación.
Una vez que haya elegido sus herramientas, su pila técnica, llegará la fase de integración.
Este es el trabajo de los integradores.
Su papel es apoyarle en todos los aspectos técnicos, la implantación, la configuración y también la adopción por parte de los usuarios finales. El integrador es como un director de orquesta, que llevará tu digitalización desde la fase de idea hasta la realidad.
Aquí también entra en juego la gestión del cambio. Es un paso crucial. De hecho, un estudio realizado por Moovone muestra que el 67% de los empleados considera que la dirección no tiene en cuenta sus opiniones y el 63% afirma que no ha tenido la oportunidad de expresarse al respecto. Por tanto, integrar a tus empleados en la digitalización es clave. Esto le permitirá eludir un problema importante: la resistencia al cambio.
7. Sea autónomo con sus herramientas
Obtener ayuda para crear herramientas es un punto clave. Llegar a ser autónomo es el objetivo final. En efecto, sería impensable tener que recurrir a un proveedor de servicios externo para la más mínima solicitud. Así que aprovecha el apoyo de los integradores para formarte.
Ten en cuenta que una herramienta evoluciona constantemente. Así que no olvides mantenerte al día de sus usos formándote constantemente. Suscribirse al boletín de noticias puede ser una excelente manera de mantenerse informado de las actualizaciones y novedades. En Mozzaik, Clément Poulain, nuestro Product Owner, se encarga de esta tarea. Envía mensualmente a los usuarios un resumen de las novedades de Mozzaik365.
8. Mantenga vivas sus herramientas
Lo peor que puede ocurrir tras implantar nuevas herramientas es que no se utilicen. Para mantener viva la herramienta, hay que crear una comunidad comprometida. Pueden ayudarse mutuamente y más tarde formar a otros empleados.
No dude en dedicar unos minutos a presentar sus nuevas herramientas en una reunión de equipo. La convivencia es una excelente forma de afrontar el cambio.
9. Convierta a sus empleados en actores
Implicar a tus empleados en la puesta en marcha de tu transformación digital es esencial. Puedes designar referentes para cada herramienta. Por ejemplo, una comunidad de referentes para el paquete Office, otra para Yammer, etc. Se trata de personas que desarrollan una experiencia específica y asumen una misión transversal adicional.
En la práctica, un directorio de empresa es una excelente manera de encontrar expertos internos en cada tema. Si los empleados tienen preguntas, pueden acudir a un miembro de la comunidad en busca de ayuda.
¡Está preparado para asumir el reto de digitalizar su empresa! ¿Y usted? ¿Qué buena práctica añadirías a esta lista?
Aspectos a tener en cuenta
📌 Prioriza las acciones importantes;
📌 Escucha e intercambia con tus empleados;
📌 Codifica tu transformación digital;
📌 Mantenlo simple;
📌 Adáptate a los diferentes cambios.
📌 Obtén asistencia.
📌 Sé independiente en herramientas digitales
📌 Co-construye tus herramientas con tu comunidad
📌 Transforma a tus empleados.
PREGUNTAS FRECUENTES
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9 buenas prácticas para el éxito de la digitalización
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