Publié le
29.11.2022
Temps de lecture :
6 minutes
Par
Caroline

Lexique de la Digital Workplace

Maîtrisez-vous le vocabulaire de la Digital Workplace ? Si vous commencez à vous intéresser à ce sujet, il est normal que certains termes vous soient encore inconnus et/ou vous paraissent un peu obscurs. Pas de problème : nous sommes là pour vous apporter des éclaircissements !  

Voici donc un guide pour vous permettre de mieux maîtriser les termes relatifs à la Digital Workplace. N’hésitez pas à le sauvegarder pour pouvoir le consulter dès que nécessaire.   

Focus sur… le lexique de la Digital Workplace

En 2009, Paul Miller, fondateur du Digital Workplace Group, a introduit le terme pour désigner un écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Aujourd’hui, la Digital Workplace peut être définie comme un environnement numérique de travail, qui permet aux collaborateurs d'accéder à l’ensemble de leurs documents, informations et applications relatifs au travail. En général, une Digital Workplace se compose d’un intranet, d'un moteur de recherche, d'un outil de gestion documentaire et d’une application de messagerie collaborative. 

Chez Mozzaik365, la Digital Workplace est créée grâce à l’ajout de nombreuses fonctionnalités de communication interne, de collaboration et de gestion de la connaissance dans SharePoint. Nous utilisons un vocabulaire spécifique, que nous vous détaillons ci-dessous. 

Les mots de l’univers Microsoft

Digital Workplace : chez Mozzaik365, ce terme désigne un espace de travail unique et connecté qui simplifie le quotidien des collaborateurs, et qui double la puissance de Microsoft SharePoint grâce à l’ajout de nombreuses fonctionnalités .

Intranet : réseau informatique privé mis en place par une organisation pour faciliter le partage d’informations et de documents, le tout de manière sécurisée. 

Solution SaaS : le terme “Software as a Service” fait référence à un logiciel ou à une solution application hébergée sur un serveur à distance, plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Le service englobe l’accès à la solution, le support standard, la  maintenance corrective et évolutive 

Microsoft 365 : autrefois appelé Office 365, il s’agit d’une solution SaaS (Software as a service) qui se compose de plusieurs applications développées indépendamment. La suite Microsoft 365 propose ainsi entre autres :

  • Des outils de productivité : Word, Excel, Powerpoint,
  • Des outils de communication : Outlook, Yammer,
  • Des outils de collaboration : Project, planner, Tasks, Teams,
  • Des outils pour la gestion documentaire : SharePoint.

SharePoint : plateforme collaborative qui permet de créer des sites d’équipes ou de projets. Les utilisateurs peuvent y stocker et y partager des documents avec leurs collègues ou avec des tiers autorisés.  

SharePoint Online : version SaaS de SharePoint, hébergée et gérée par Microsoft. SharePoint Online est dédié aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour la création d’intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion de documents électroniques sur le Cloud.

Tenant : dans l’univers de Microsoft, le terme Tenant (“occupant”, ”locataire” en anglais) désigne le “nuage” dans lequel les données sont stockées. Chaque utilisateur possède ainsi son propre Tenant, dans lequel il a accès de manière sécurisée à ses propres données.

Cloud : ce terme désigne des serveurs en réseau, distants et hébergés au sein de Data Centers répartis dans le monde entier. Ces serveurs ont pour fonction de stocker les données. L'utilisation du Cloud permet aux utilisateurs de se passer de la nécessité de gérer eux-mêmes des serveurs et d’accéder à leurs données par une simple connexion à internet.

Administrateur SharepPoint : personne chargée, dans une organisation, de superviser et contrôler l'installation de Microsoft SharePoint. 

Site SharePoint de communication : site utilisé par une organisation pour diffuser des informations à une large audience. Seul un petit groupe de personnes peut contribuer à l’élaboration du contenu. 

Site SharePoint d’équipe : site généralement utilisé pour les projets d’équipe, et dont le contenu est limité aux seuls membres de l’équipe et aux parties prenantes. Un site SharePoint permet de collaborer sur des fichiers, d'échanger des informations, et partager des ressources en lien avec l'équipe projet qui utilise le site d'équipe. Tous les membres du site peuvent contribuer à l’élaboration du contenu.  

WebPart : composant fonctionnel permettant de personnaliser les pages dans un site SharePoint, en sélectionnant dans un catalogue des fonctionnalités. 

Azure AD : acronyme pour Azure Active Directory. Il s’agit d’un service d’authentification et de gestion des accès basé sur le Cloud, qui permet de se protéger contre 99,9 % des cyberattaques. Tout cela grâce à un système d'authentification unique (qui simplifie l'accès à ses outils depuis n'importe quel endroit), et d’authentification multifactorielle (qui sécurise les données).

Microsoft Teams : application collaborative qui fait partie de Microsoft 365 et permet aux équipes d’une entreprise de collaborer ensemble et de communiquer. Microsoft Teams crée un environnement de travail numérique sur mesure grâce à l’intégration de nombreuses fonctionnalités. Quelques exemples d’usages : gestion de projet, communication interne, circulation et partage des informations, ressources et documents, organisation d’événements… 

Azure : ensemble de services informatiques basés sur le Cloud, qui permet aux utilisateurs de créer, exécuter et gérer des applications sur plusieurs Clouds

Data Center : “centre de données” en français. Il s’agit d’une infrastructure qui, en tant que lieu physique, se compose d’un réseau d’ordinateurs et de grands espaces de stockage. Elle peut être utilisée par les entreprises pour stocker, organiser et traiter de très grandes quantités de données. 

Les termes liés aux cas d’usages

GED : acronyme de gestion électronique des documents. Processus de contrôle du cycle de vie des documents dans une entreprise, de leur création à leur archivage. Il permet de gérer et d’exploiter l’ensemble des documents dont dispose une organisation. 

Knowledge Management : signifie gestion de la connaissance en français. Il s’agit de rassembler les informations, les savoirs et les expertises pour assurer et simplifier leur diffusion auprès des collaborateurs. 

Knowledge Manager : dans une entreprise, professionnel chargé de mettre en place les méthodes et techniques permettant d'identifier, organiser et partager les connaissances.  

Connaissance tacite : somme de connaissances qui ne peut être facilement formalisée et codifiée, comme l’expérience, les valeurs ou le savoir-faire. Elle représente généralement la majorité des connaissances en entreprise et elle s’oppose à la connaissance explicite.  

Connaissance explicite : somme de connaissances qui peut être formalisée et transmise au travers de documents écrits, de manuels, de tutoriels, de bases de données ou encore de systèmes informatiques.  

Communication descendante (ou Top-Down) : système, dans une organisation donnée, dans lequel les informations sont transmises par la direction aux collaborateurs. Son nom vient du fait qu’elle part des niveaux supérieurs pour aller aux niveaux inférieurs.  

Communication ascendante (ou Bottom-Up) : système, dans une organisation donnée, dans lequel les informations et les idées émanent des collaborateurs. Elle part donc des niveaux inférieurs pour remonter aux niveaux supérieurs. Il peut s’agir par exemple des sondages, des boîtes à idées… 

Employee Advocacy : pratique par laquelle une entreprise mobilise ses salariés pour qu’ils en deviennent les ambassadeurs et/ou les communicants. Par exemple, en les encourageant à publier et mettre en avant sur leurs réseaux sociaux les contenus de l’entreprise. 

Culture d’entreprise : aussi appelée culture organisationnelle. Il s’agit de l’ensemble des valeurs, pratiques, comportements et caractéristiques d'une entreprise, qui permettent d'expliciter le fonctionnement d'une organisation privée ou publique. L’objectif de la culture d’entreprise est d’être une force différenciante, mais aussi de fédérer et d’engager les collaborateurs et parties prenantes.  

Expert interne : personne qui détient, dans une organisation donnée, un savoir ou des compétences spécifiques.  

Dashboard personnel : désigne le tableau de bord qui renvoie les collaborateurs vers l'ensemble de leurs applications.   

Conclusion 

Et voilà : vous en savez désormais plus sur le vocabulaire de la Digital Workplace ! Vous êtes tombé sur un mot que nous n’avons pas défini dans cet article, et dont vous ne connaissez pas le sens ? N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions enrichir ce lexique.  

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