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Die derzeitigen Arbeitsbedingungen, die Telearbeit und Arbeit vor Ort miteinander verbinden, zwingen die Unternehmen zur Einführung effizienter digitaler Werkzeuge. Die Verbesserung der digitalen Erfahrung ist ein Hauptanliegen. Es geht darum, die Zusammenarbeit zu fördern, das Wissensmanagement zu vereinfachen und die Kommunikation zu verbessern.
Und wissen Sie was?
Das moderne Intranet ermöglicht es, diese Ziele zu erreichen. Daher ist die Einrichtung eines Digitalen Arbeitsplatzes ist für viele ein Traum, aber es ist nicht immer klar, wo man anfangen soll. Unabhängig davon, ob das Projekt von der Kommunikationsabteilung, der Personalabteilung oder der Abteilung für Informationssysteme initiiert wird, ist der zu verfolgende Plan immer derselbe. Wie strukturieren Sie Ihren Digital Workplace? Und was sind die Integrationsschritte? Entdecken Sie unsere 5-Schritte-Methode für die erfolgreiche Implementierung Ihres Digitalen Arbeitsplatzes.
1. Die relevanten Berufsgruppen einbeziehen und Unterstützung erhalten
Legen Sie zunächst fest, welches Team das Projekt durchführen soll. Dies ist der erste entscheidende Schritt bei der Strukturierung Ihres Plans. Je nach Situation kann das Projekt von verschiedenen Abteilungen des Unternehmens durchgeführt werden: Kommunikation, Informationssysteme, Wissensmanagement oder Personalwesen.
Das Projektteam ist in erster Linie ein Vermittler. Es wird mit allen relevanten Abteilungen, dem Management, den Endnutzern und einem Integrator zusammenarbeiten, um das Projekt zum Erfolg zu führen.
Ihr Integrator spielt eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes. Er ist in der Lage, die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu verstehen und sie in Funktionalität umzusetzen. Darüber hinaus kennt er Ihre Infrastruktur und Software in- und auswendig und spart Ihnen Zeit bei den technischen Aspekten.
2. Definieren Sie den Nutzerbedarf
Der zweite Schritt besteht darin, die Bedürfnisse der Nutzer zu erfassen. Sie sollten sich die richtigen Fragen über die Struktur Ihres Projekts stellen. So können Sie Ihre Erwartungen klar definieren und das Hauptziel des Projekts beschreiben. Wollen Sie die Arbeitsmethoden modernisieren oder die interne Kommunikation fördern? Unsere Spezifikationen können Ihnen dabei helfen.
Der Digital Workplace wird von Ihren Mitarbeitern genutzt werden. Es ist daher unerlässlich, deren Bedürfnisse im Voraus zu definieren, um die zu integrierenden Funktionen zu bestimmen. Zögern Sie nicht, die zukünftigen Nutzer zu Design-Workshops einzuladen. Ihre Mitarbeiter sind eine Fundgrube an Informationen, die für den Aufbau dieser maßgeschneiderten Umgebung äußerst wertvoll sind.
Das ist keine leichte Aufgabe!
Die Erwartungen der verschiedenen Abteilungen miteinander in Einklang zu bringen, kann eine komplizierte Aufgabe sein.
Für die Gestaltung dieses Projekts können mehrere Methoden verwendet werden. Die Methode des Design Thinking eignet sich sehr gut dafür. Sie geht nämlich von den Bedürfnissen der Nutzer aus, um innovative Lösungen zu entwickeln und ein Problem zu lösen. Indem Sie sich auf kollaborative Innovation und Co-Design konzentrieren, werden Sie in der Lage sein, die Fragen der Nutzung und die Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter schnell und effizient zu beantworten.
Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie definieren:
- Die Notwendigkeit;
- Die Ziele des Projekts;
- Zielvorgaben;
- Die Struktur des Intranets (alle Abschnitte, die vorhanden sein sollten) ;
- Funktionelle Anforderungen.
Dann ist es an der Zeit, einen Plan zu machen.
3. Erstellen Sie einen Plan
Nach Angaben von McKinsey scheitern 70 % der Veränderungsmanagementprojekte.
Der Grund? Der Widerstand der Kollaborateure.
Um Misserfolge zu vermeiden, lautet das Schlüsselwort: Kommunikation. Denn wenn man über das Projekt spricht, wird es auch angenommen! Das können Sie von Beginn des Projekts an tun:
- Verstehen Sie es;
- Machen Sie die Entwicklung der Website sichtbar;
- Erläutern Sie die strategischen Entscheidungen;
- Unterstützen Sie die Vorteile, die sie bringen wird.
Eine transparente und beruhigende Kommunikation kann nicht ohne eine klare Vision erreicht werden. Seien Sie sich also über die von Ihnen gewählte Strategie im Klaren, vom Entwurf bis zur Einführung des digitalen Arbeitsplatzes.
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie den Schritt wagen:
- Die Arbeitsmethode: Agile Methode oder V-Modell?
- Steuerung: Wer sind die Beteiligten? Wann und wie treffen sie sich?
- Planung: Was sind Ihre Etappenziele?
- Ausbildung: Wer muss geschult werden und wer wird für die Schulung verantwortlich sein? Welche Materialien werden den Ausbildern zur Verfügung gestellt?
- Überwachung: Wer ist dafür verantwortlich, den Dienst auf dem neuesten Stand zu halten und Fehler zu beheben?