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Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ermöglicht die Vereinheitlichung aller Kommunikationstools des Unternehmens (soziale Netzwerke, E-Mail, Instant Messaging usw.) und des Dokumentenmanagements (kollaborative Arbeitsbereiche, digitale Dokumente usw.) und trägt so zur digitalen Transformation des Unternehmens bei. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, die Erwartungen der Mitarbeiter zu erfüllen, denn 82 % der befragten Mitarbeiter wünschen sich eine Verbesserung der Qualität ihrer digitalen Erfahrung am Arbeitsplatz, und 61 % von ihnen geben an, dass es häufig zu IT-Problemen kommt (laut der Nexthink-Studie über die digitale Erfahrung der Mitarbeiter im Jahr 2020)!
Aber die Durchführung eines solchen Projekts und die Überwachung und Verwaltung nach der Einführung sind zwei verschiedene Dinge. Und jeder dieser Bereiche hat seine eigene Bedeutung. Wie definieren (und überwachen) Sie also die relevanten KPIs , um sicherzustellen, dass sich Ihr digitaler Arbeitsplatz gut entwickelt?
Hier sind einige der Antworten.
Zur Erinnerung: Was ist ein KPI?
Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein Indikator, der dazu dienen soll, die in Bezug auf ein Ziel erreichte Leistung zu messen. Er dient als Richtschnur für Maßnahmen zur Erreichung einer vordefinierten Strategie, kann aber auch zur Festlegung neuer Strategien auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse verwendet werden.
Definition der Ziele des digitalen Arbeitsplatzes
Das Hauptziel eines Digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, ein Unternehmen in digitaler Hinsicht positiv zu verändern. Durch die Zusammenführung der von den Unternehmen genutzten digitalen Tools ermöglicht der Digitale Arbeitsplatz eine Steigerung der Produktivität und Effizienz sowie die Förderung der kollaborativen Arbeit. Dieses Ziel ist jedoch sehr weit gefasst: Wenn Sie die Leistung eines Digitalen Arbeitsplatzes messen und analysieren wollen, müssen Sie die Ziele und die erwarteten Auswirkungen auf das Unternehmen genauer definieren. Zum Beispiel: den Informationsstand der Mitarbeiter im Unternehmen um X % zu erhöhen, die Anzahl der Besprechungen von X auf Y zu reduzieren, durch die Verringerung der Anzahl der Reisen ein bestimmtes Maß an Einsparungen zu erzielen, die Arbeitgebermarke zu stärken und die Personalbeschaffung zu verbessern...
Die SMART-Methode, die für Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Realistic (realistisch) und Time-bound (zeitgebunden) steht, kann als Leitfaden dienen. Die festgelegten Ziele müssen also diese Merkmale aufweisen.
Die SMART-Methode ermöglicht es, eine hinreichend präzise und damit wirksame Strategie zu entwickeln, die die Etappen und Ergebnisse eines Projekts genau misst.
Hier ein Beispiel für ein SMART-Ziel bei der Einführung eines neuen Tools zur Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen:
- Spezifisch: Ziel ist es, die Einführung des Tools zu erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu fördern
- Messbar: Hier geht es darum, die allgemeine Akzeptanz des Tools zu messen, indem Indikatoren wie die Interaktionsrate (Interaktion der Nutzer mit einer Veröffentlichung), die Anzahl der aktiven Nutzer, die durchschnittliche Anzahl der Weiterleitungen von Beiträgen und Nachrichten usw. verwendet werden. Ein Unternehmen kann sich beispielsweise ein Ziel von 500 aktiven Nutzern setzen, um eine Engagement-Rate von 5 % zu erreichen.
- Erreichbar: Hier geht es darum, sich ein Ziel zu setzen, das man auf faire Weise und konsequent erreichen kann. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel 1000 Mitarbeiter hat, ist es unwahrscheinlich, dass Sie in einem Monat 500 aktive Nutzer haben werden.
- Realistisch: Die Zielvorgabe sollte unter Berücksichtigung der Größe und der Merkmale des Unternehmens angemessen und konkret sein.
- Zeitgebunden: Das Ziel muss auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt sein, mit Fristen und einem genau definierten Zieltermin. Zum Beispiel: Steigerung der Engagement-Rate um 3 bis 5 % innerhalb eines Monats zu einem bestimmten Datum, Verdoppelung der Zahl der aktiven Nutzer zwischen Monat X und Monat Y...
Verknüpfung von KPIs mit ausgewählten Zielen
Jedes vom Unternehmen gewählte Ziel (z. B. die Verbesserung der Zusammenarbeit durch den Digital Workplace) muss mit einem KPI verknüpft werden.
Im Allgemeinen können mehrere Metriken analysiert werden:
- Nutzungsmetriken (Nutzungsrate des Tools, am häufigsten angesehene Abschnitte, für jeden Abschnitt aufgewendete Zeit usw.);
- Engagement-Metriken (Anzahl der geteilten Dokumente, Anzahl der Freigaben, Anzahl der "Likes" unter jedem Beitrag usw.);
- Effizienzmetriken (verbesserte Produktivität und Teamdynamik, Zeitersparnis usw.).
Hier finden Sie einige Beispiele für Ziele und zugehörige KPIs, wenn Sie die Zusammenarbeit durch die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes verbessern möchten:
- Fördern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie die Einführungsrate des neuen Tools, die Engagementrate und die Interaktionsrate zwischen den Mitarbeitern messen:
- Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter, indem Sie die Anzahl der Likes und Shares von Beiträgen messen;
- Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation, indem Sie die Öffnungs- und Leserate Ihrer Mitteilungen messen;
- Fördern Sie den Wissensaustausch, indem Sie die Interaktion der Mitarbeiter, die Anzahl der geteilten Beiträge und die Produktivitätsrate messen;
- Steigern Sie die Zufriedenheit der Nutzer, indem Sie die Zufriedenheitsrate, die Teilnahmequote und die Engagementrate des Tools messen.
Sobald Sie Ihre Ziele und die sich daraus ergebenden KPIs definiert haben, müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten erfassen wollen.
KPIs können auf verschiedene Weise erhoben werden, unter anderem
- Über spezifische Software (Microsoft Power BI, Dashboards usw.);
- Durch das Sammeln von Informationen direkt von den Nutzern mit Hilfe von Instrumenten wie Umfragen, Abstimmungen, Vorschlagsboxen usw.
